Закриття зарплатного місяця: 15 перевірок бухгалтера перед виплатою та звітністю

1. Які документи потрібні бухгалтеру для нарахування зарплати
2. 15 перевірок перед виплатою зарплати
3. Висновки

Які документи потрібні бухгалтеру для нарахування зарплати

Зарплатний місяць варто закривати лише після того, як ви (бухгалтер) отримали усі первинні документи та звірили розрахункові показники. Основою для нарахувань є:

1. табель обліку використання робочого часу,
2. штатний розпис,
3. накази щодо прийняття, звільнення, переведення, відпусток, премій, доплат, роботи у вихідні та інших подій, що впливають на оплату праці.

Вимоги до оформлення господарських операцій первинними документами встановлює Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік).

Далі ми зупинимося на тих моментах, які вартують уваги під час закриття зарплатного місяця. Упевнені ви можете назвати й інші контролі (загальні або притаманні вашому підприємству). Пишіть їх у коментарях. Цілком можливо вони допоможуть іншим колегам.

15 перевірок перед виплатою зарплати

1. Чи збігається список працівників із кадровими документами

Звіряємо працівників у зарплатній програмі з наказами про прийняття, звільнення, переведення, сумісництво та зміну істотних умов праці.

Окремо перевірте дати кадрових подій. Від них залежать кількість оплачуваних днів, сума заробітку та й на звітність це звісно ж впливає (адже такі дати фіксуємо у додатках 4ДФ та 5 Податкового розрахунку).

2. Вивчаємо табель обліку робочого часу

Порівняйте норму робочого часу з фактично відпрацьованими годинами та днями. Перевірте наявність / відсутність неявок, надурочної роботи, нічних години, роботи у вихідні та святкові дні. Позначення у табелі мають відповідати Положенню про табельний облік, а також враховувати інформацію за наказами, листками непрацездатності та іншими підтвердними документами.

3. Чи правильно застосовано оклади та ставки

Перевіряємо оклади, тарифні ставки, погодинну оплату й відсотки доплат за даними штатного розпису, трудовими договорами та наказами. Якщо оклад змінювався посеред місяця, розмежуйте нарахування за періодами до і після проведених змін.

4. Контроль дотримання рівня мінзарплати (пропускайте якщо оклади більші за мінзарплату)

За повністю виконану місячну норму зарплата не може бути нижчою за мінімальну. У 2026 році мінімальна зарплата становить 8647 грн на місяць і 52 грн за годину (ст. 8 Закону України від 03.12.2025 №4695-IX «Про Державний бюджет України на 2026 рік»).

У разі встановлення працівнику неповного робочого часу цю гарантію визначайте пропорційно виконаній нормі.

До суми для порівняння з мінзарплатою включайте не всі виплати. Так, не враховують (ч.2 ст. 3-1 Закон України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці», далі – Закон про оплату праці):

1. доплати за роботу в несприятливих умовах і у разі підвищеного ризику для здоров’я;
2. оплату за нічну та надурочну роботу;
3. оплату роз’їзного характеру робіт;
4. премії до святкових і ювілейних дат.

5. Чи правильно визначено доплату до мінімальної зарплати (пропустіть, якщо пропускали п. 4)

Доплату обчислюйте після нарахування всіх виплат, які включаються до мінзарплати. Не підміняйте нею оплату невідпрацьованого часу: відпускні, лікарняні та інші виплати за середнім заробітком не впливають на доплату, адже її виплачують за відпрацьований час.

6. Контроль нарахування індексації

Перевірте, чи не виникло право на індексацію, чи правильно визначено базовий місяць і суму підвищення зарплати. Правила встановлюють Закон України від 03.07.1991 №1282-XII «Про індексацію грошових доходів населення» та Порядок проведення індексації грошових доходів населення, затверджений постановою КМУ від 17.07.2003 №1078.

У вересні та жовтні 2026 року індексацію нараховуємо якщо останнє підвищення зарплати у вас було до березня 2026 року, якщо ж підвищували зарплати у березні або пізніше індексації не буде. Подробиці тут.

7. Чи правильно розраховано відпускні та компенсації (якщо були відпустки та звільнення)

Перевірте розрахунковий період, виплати, які беруть участь у розрахунку, виключені календарні дні та коефіцієнт зайнятості.

За звільненими працівниками проконтролюйте кількість днів невикористаної відпустки та розмір компенсації.

8. Чи опрацьовано лікарняні та декретні

Перевіряємо за даними табеля відсутність працівників на роботі та статуси електронних листків непрацездатності (якщо такі є), страховий стаж працівників та відповідно відсоток оплати за ним, розрахунковий період, середньоденну зарплату та джерело фінансування.

Окремо перевірте оплату перших п’яти днів непрацездатності коштом роботодавця з допомогою, яку фінансує ПФУ.

9. Чи правильно нараховано премії, доплати та середній заробіток

Кожна премія або разова виплата повинна мати документальну підставу. Проконтролюйте чи під всі виплати у вас є належним чином оформлені документи та чи нараховано премії згідно умов преміювання. Перевірте чи ви нарахували премію усім працівникам, яким вона повинна бути нарахована.

Аналогічна ситуація щодо доплат та надбавок. Тут зокрема контроль проводимо за табелем обліку використання робочого часу (наприклад, для оплати нічних годин роботи, надурочних годин).

Окрему увагу приділіть періоду нарахування та правила включення виплат до середньої зарплати (звісно, коли були виплати за середнім заробітком).

10. Чи проведені утримання за виконавчими документами або заявами працівників та чи дотримано обмежень для утримань

Перевірте виконавчі документи, профспілкові внески, аліменти та повернення надміру виплачених сум. У загальному випадку під час кожної виплати сукупний розмір відрахувань не може перевищувати 20%, а у випадках, установлених законом, – 50% або 70% зарплати, належної працівникові до виплати (ст.128 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП). Звісно ж у разі утримання за заявою працівника може йтися й про більші відсотки. Але у такому разі це вже не відрахування, а саме утримання із зарплати, адже працівник просто розпоряджається своїми коштами.

11. Контроль утримання ПДФО та військового збору

Навіть у разі використання спеціалізованих програм варто упевнитися що вірно визначено базу оподаткування за кожним працівником та застосування податкової соціальної пільги. Загальна ставка ПДФО для зарплати становить 18%, військового збору – 5%. Особливу увагу приділіть нетиповим виплатам на користь працівників. Перевірте також неоподатковувані виплати та документи, що підтверджують право на пільгу.

12. Контроль нарахування ЄСВ

Для більшості роботодавців ставка ЄСВ становить 22%. Перевірте базу за кожною застрахованою особою, пільгові ставки, максимальну величину бази та необхідність доплати до мінімального страхового внеску за основним місцем роботи.

Особливу увагу приділіть випадкам коли зарплата працівника за місць менша за мінімальну (у 2026 р. – 8647 грн) і більша за максимальний показник для нарахування ЄСВ (172 940 грн). Не застосовуйте мінімальну базу ЄСВ автоматично: спочатку перевірте зайнятість, місце роботи, дату прийняття або звільнення та інші передбачені законом винятки.

13. Контролі підсумків розрахункової та платіжної відомостей

Для кожного працівника має виконуватися контрольна формула: нараховано мінус ПДФО, військовий збір та інші утримання дорівнює сумі до виплати. Перевірте також банківські реквізити, зарплатний проєкт, депоновані суми та відсутність звільнених осіб у платіжному реєстрі.

І звісно ж проконтролюйте щоб підсумкові суми до виплати у розрахунковій відомості збігалися із сумами у платіжній відомості.

14. Дотримуємося та контролюємо строки виплати зарплати та сплати платежів

Зарплату виплачують не рідше двох разів на місяць із проміжком не більш як 16 календарних днів і не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який її виплачують. Якщо встановлений день припадає на вихідний, святковий або неробочий день, виплату проводять напередодні (ст. 115 КЗпП).

Під час перерахування зарплати одночасно потрібно сплатити ПДФО, військовий збір та ЄСВ. Перш ніж відправляти платежі обов’язково перевірте рахунки, бюджетні коди, територіальну належність і призначення платежу.

15. Контроль виплат у звітності

Перевірте чи потрапила належна інформація із зарплатної відомості до показників додатків Д1 і 4ДФ та основної частини Податкового розрахунку. Особливу увагу приділіть новим та звільненим працівникам – перевірте РНОКПП та кількість днів трудових відносин.

Також проконтролюйте всі нетипові виплати щодо ознаки доходів. Ну і звісно ж перевірте категорії застрахованих осіб, суми доходу, ПДФО, військового збору та ЄСВ.

Завантажуйте чекліст «15 перевірок перед виплатою зарплати», щоб системно перевірити всі ключові етапи та впевнено закрити зарплатний місяць:

Висновки

1. Закривайте зарплатний місяць лише після отримання табеля та всіх кадрових і розрахункових документів.
2. Контролюйте мінімальну зарплату, індексацію, середній заробіток, утримання та мінімальну базу ЄСВ окремо за кожним працівником.
3. Суми у платіжній відомості, бухгалтерському обліку, додатках Д1 і 4ДФ мають збігатися.

Читайте більше:

Зміна системи оплати праці у 2026 році: як оформити та повідомити працівників

Розрахунковий листок у 2026 році: коли видавати, що має містити та який штраф загрожує роботодавцю

Бухгалтерські проводки із зарплати, лікарняних, відпускних і винагороди за ЦПД

Затримують зарплату: що робити працівнику та які наслідки для підприємства

Не поспішайте давати премію! 7 ситуацій, коли потрібна інша виплата

Зменшення зарплати працівнику: як оформити без порушення