Штатний розпис 2026: розробка та складання

1. Чим передбачено затвердження штатного розпису
2. Хто готує проєкт штатного розпису
3. Як часто затверджувати та вносити зміни до штатного розпису
4. Як відповідальність загрожує за відсутність штатного розпису
5. Форма штатного розпису
6. Правила та етапи складання штатного розпису
7. Висновки

Чим передбачено затвердження штатного розпису

До 28.08.2025 ст. 64 Господарського кодексу України вимагала наявності штатного розпису у кожного підприємства.

Водночас ані в Кодексі законів про працю України (далі – КЗпП), ані в Законі України від 24.03.1995 № 108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці) чи інших законах, згадки про штатний розпис немає. Хоча в численних роз’ясненнях йдеться про наявність цього документу на підприємстві (див. листи Мінсоцполітики від 25.04.2013 №336/13/155-13, від 22.03.2012 № 42/06/186-12, вiд 28.12.2016 №1812/0/101-16/284, від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08). Фахівці Мінекономіки та Держпраці надали з приводу використання штатного розпису роз'яснення у листах:

1. лист Мінекономіки від 19.08.2025 № 4701-05/55169-09;
2. лист Держпраці від 07.08.2025 № 2983/2.3/2.1-25а.

Оскільки після 28.08.2025 норми щодо штатного розпису не буде, власне як і самого ГКУ, підприємства самостійно вирішуватимуть, чи потрібно їм затверджувати організаційну структуру та використовувати такий документ, як штатний розпис у своїй діяльності. Утім ми переконані що без цього документа точно не обійтися. Чому так читайте за посиланням.

Ані в КЗпП, ані в інших нормативних актах нема визначення поняття «штатний розпис». Тож у цьому випадку слід звертатися до відповідних роз’яснень державних органів і практики, що склалася.

Отже, з огляду на роз’яснення Мінсоцполітики (лист від 25.04.2013 № 336/13/155-13), штатний розпис є документом, що встановлює для даного підприємства, установи, організації структуру, штати й посадові оклади працівників.

Чи треба мати штатний розпис ФОПам, які використовують працю найманих працівників?

Такий обов’язок за ФОПами законодавством не закріплений.

Заразом роз’яснення профільних Міністерств щодо цього різняться. Водночас навіть ФОПам, які мають найманих працівників, варто мати штатний розпису.

Хто готує проєкт штатного розпису

Проєкт штатного розпису готує відділ організації праці та заробітної плати, а у випадку, коли такий відділ відсутній на підприємстві, то такий документ може розробити кадрова служба (інспектор з кадрів) та бухгалтерія (бухгалтер) спільно.

Підприємство має широке поле до дій, адже законодавством не регламентовано це питання.

Як часто затверджувати та вносити зміни до штатного розпису

Законодавство не встановлює строків затвердження штатного розпису для комерційних підприємств. Також не встановлено періодичності його оновлення або внесення змін. Тож у цьому випадку комерційні підприємства діють на свій власний розсуд.

А ось для бюджетних установ строк затвердження штатного розпису встановлений п. 45 Порядку складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 №228. Штатні розписи бюджетних установ затверджуються в установленому порядку у місячний строк з початку бюджетного періоду.

На практиці на багатьох підприємствах внутрішніми документами встановлено, що штатний розпис затверджується щорічно

Вважаємо такий підхід логічним, адже зазвичай з нового року міняється розмір мінімальної заробітної плати, а тому виникає необхідність змінити розмір оплати праці. Мінсоцполітики теж рекомендує затверджувати штатний розпис на кожен поточний рік (лист від 28.12.2016 №1812/0/101-16/284).

Але зверніть увагу, що це тільки рекомендація, і якщо у вас на підприємстві не встановлено щорічний порядок затвердження штатного розпису, то затверджувати його щороку не обов’язково. У цьому випадку ви можете коригувати чинний штатний розпис за потреби, видаючи накази про зміну штатного розпису.

Отже, протягом року до штатного розпису можна внoсити зміни і їхня кількість та періодичність законодавством не обмежена.

Так, зазвичай зміни вносяться у таких випадках:

1. під час введення або виведення штатних одиниць;
2. змін розміру посадових окладів (тарифних ставок);
3. змін істотних умов праці (назв посад, розрядів, категорій тощо).

Зміни до штатного розпису можна вносити двома способами:

1. Видати наказ про внесення змін до штатного розпису. Цей спосіб використовують, коли змін до штатного розпису небагато. Наприклад, якщо потрібно ввести або вивести одну штатну одиницю.
2. Видати наказ про затвердження нового штатного розпису і введення його в дію з певної дати поточного року.

Як відповідальність загрожує за відсутність штатного розпису

Відсутність на підприємстві затвердженого штатного розпису може бути визнана органами Держпраці порушенням трудового законодавства (дивіться, наприклад, роз’яснення Мінсоцполітики в листі від 25.04.2013 №336/13/155-13).

За це порушення можуть бути застосовані наступні заходи впливу:

1. До підприємства – на підставі ч. 2 ст. 265 КЗпП за порушення інших вимог трудового законодавства – штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (до кінця 2024 року – 8 000 грн). Але у період дії воєнного стану, у разі виконання роботодавцем у повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених органом Держпраці під час перевірки, цей штраф не застосовуються (ст. 16 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).
2. До посадових осіб підприємства – адміністративний штраф на підставі ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення у розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн).

Форма штатного розпису

Форма штатного розпису затверджена тільки для бюджетних організацій (Наказ Мінфіну від 28.01.2002 №57 «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» (далі – Наказ №57)).

Комерційні підприємства можуть використовувати форму, затверджену Наказом №57 для бюджетних організацій, з включенням до нього відомостей, необхідних для цього виду документа, та пристосувати її під специфіку свого підприємства. Роз’яснення Мінсоцполітики щодо цього наведено в листі від 25.04.2013 №336/13/155-13.

Крім того, при розробленні штатного розпису можна скористатися уніфікованою формою штатного розпису, що наведена у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, що схвалений протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 №7. Цей документ містить пояснення щодо оформлення штатного розпису.

Отже, аналізуючи практичне застосування, до штатного розпису включають наступні розділи:

1. найменування структурних підрозділів підприємства;
2. найменування посад і коди професій за Національним класифікатором України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затверджений наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 №327 (далі – Класифікатор професій ДК 003:2010);
3. кількість штатних одиниць кожної посади;
4. розмір посадових окладів;
5. розміри надбавок та доплат (за наявності), які мають постійний характер;
6. розміри тарифних ставок;
7. місячний фонд заробітної плати;
8. річний фонд заробітної плати.

Як правило, текст штатного розпису оформлюють у вигляді таблиці.

Правила та етапи складання штатного розпису

Розробляючи штатний розпис, потрібно дотримуватися певних правил:

1. Найменування посад і професій у штатному розпису має відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010. При визначенні найменувань можна використовувати похідні назви посад, зазначених в додатку В до Класифікатора професій ДК 003:2010. Наприклад, «головний», «провідний», «старший» тощо.
2. У штатний розпис слід додавати всі посади та професії, які можуть займати працівники, незалежно від особливостей умов праці та умов трудового договору. Тобто, слід включати в штатний розпис посади та професії, які працівники займають за основним місцем роботи, за сумісництвом, працюють за строковим трудовим договором, на умовах неповного робочого часу, дистанційно або надомно, з гнучким графіком роботи тощо.
3. До штатного розпису не включають роботи та послуги, які фізичні особи виконують за цивільно-правовими договорами (угодами).
4. У штатному розписі потрібно зазначити дату його введення в дію, адже дата затвердження штатного розпису і дата введення його в дію можуть не збігатися. Наприклад, штатний розпис затверджено наприкінці року (29.12.2025), а введено в дію з 01.01.2026.

Процедура затвердження штатного розпису, як показує практика, відбувається в декілька кроків.

Крок 1. Розробка проєкту штатного розпису.

Проєкт штатного розпису розробляється уповноваженим на це підрозділом підприємства (наприклад бухгалтерією, фінансовим або економічним відділом, відділом кадрів). Повноваження на розроблення цього документа мають бути закріплені в посадових інструкціях працівників та положеннях про відділи (структурні підрозділи).

Крок 2. Узгодження проєкту штатного розпису.

Проєкт штатного розпису узгоджується з відповідними підрозділами підприємства, наприклад з юридичною службою підприємства, якщо це передбачено внутрішніми правилами документообігу на підприємстві.

Крок 3. Затвердження штатного розпису.

Штатний розпис затверджується наказом керівника підприємства. У наказі, яким затверджується штатний розпис, мають бути всі необхідні реквізити, зокрема найменування підприємства, назва виду документа, дата складання, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис тощо.

Висновки

1. Штатний розпис необхідно затверджувати на кожному підприємстві.
2. Періодичність і строки складання та затвердження штатного розпису, а також внесення в нього змін комерційне підприємство визначає самостійно. Але рекомендуємо затверджувати штатний розпис щорічно, перед початком нового року.
3. Затвердженої законодавством форми штатного розпису для комерційних підприємств немає, але є рекомендовані форми для бюджетних установ, які можна використовувати як допомогу.

Джерело: kadroland

Стаття на тему:

Штатний розпис з 28.08.2025: що зміниться

Шаблони та зразки документів:

Штатний розпис на 2026 рік

Наказ про затвердження штатного розпису

Наказ про затвердження штатного розпису (ФОП)

Штатний розпис (погодинна оплата праці)

Штатний розпис (у ФОП)