Компенсація за відпустку: як нараховувати і оформити у 2025 році

1. Коли виплачується компенсація за відпустку
2. Як нараховується компенсація: алгоритм
3. Висновки

Коли виплачується компенсація за відпустку

Обов’язок роботодавця в частині виплати працівнику грошової компенсації за невикористані ним щорічні відпустки визначено у частині першій ст. 24 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки):

«У разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи».

Тобто у разі звільнення працівника компенсація виплачується в обов’язковому порядку. Але можлива виплата компенсації також працівнику, з яким трудові відносини тривають Підстави для такої виплати вказані у частині четвертій ст. 24 Закону про відпустки:

«За бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні».

Як нараховується компенсація: алгоритм

За загальним правилом сума компенсації працівнику за невикористані дні щорічних відпусток нараховується у такому ж порядку, як і нарахування оплати відпустки. Наведемо покроковий алгоритм нарахування компенсації.

Крок 1. Визначити кількість невикористаних днів відпустки.

Як правило, працівник має право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні за відпрацьований рік (ст. 6 Закону про відпустки). Тож якщо працівник не використав відпустку повністю, або використав частково – потрібно обчислити кількість днів, що залишилися.

Щоб визначити кількість днів невикористаної відпустки радимо скористатися нашим Калькулятором днів щорічних відпусток.

Крок 2. Розрахувати середньоденну заробітну плату.

Середньоденний заробіток обчислюється за останні 12 місяців, що передують місяцю звільнення. Про це вказано в абзаці 1 п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 №100 (далі – Порядок №100):

«2. Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток, надання матеріальної (грошової) допомоги або виплати компенсації за невикористані відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки, надання матеріальної (грошової) допомоги або виплати компенсації за невикористані відпустки».

Але це загальне правило. Воно застосовується, якщо у працівника є невикористані дні відпусток, право на які набуто з 1 січня 2024 року.

Якщо ж у працівника є невикористані дні відпусток за періоди до 31.12.2023, то застосовується окреме правило, визначене абзацом 2 п. 2 Порядку №100:

«Обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 р., проводиться виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році».

Тобто при нарахуванні компенсації за дні невикористаних відпусток, які накопичились за періоди до 31 грудня 2023 року, середньоденна заробітна плата визначається на підставі виплат за 2023 рік, що впливає на особливий порядок визначення розрахункового періоду.

Лист Мінекономіки від 03.10.2023 №4707-05/53176-07:

«… у разі звільнення працівника після 01.02.2024 обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023, здійснюється з урахуванням абзацу другого пункту 2 Порядку №100 в розрахунковому періоді з 01.01.2023 по 31.12.2023, а за невикористані відпустки, на які працівник набув право після 31.12.2023, – відповідно до абзацу першого пункту 2 Порядку №100 в розрахунковому періоді з 01.02.2023 по 31.01.2024».

Отже, сума компенсації має обчислюватися за різними показниками середньоденної заробітної плати:

1. щодо відпусток, невикористаних станом на 31 грудня 2023 року;
2. щодо відпусток, невикористаних за відпрацьовані дні з 1 січня 2024 року.

Якщо працівник пропрацював менше року, середня зарплата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку (п. 2 Порядку №100).

Якщо працівника прийнято (оформлено) на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний місяць.

Якщо у працівника відсутній розрахунковий період або в розрахунковому періоді у працівника не було заробітної плати, розрахунки проводяться з установлених в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу або МЗП, якщо оклад є меншим від розміру МЗП.

Зверніть увагу! Час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду (п. 2 Порядку № 100).

Йдеться про періоди відпусток без збереження заробітної плати, відпусток по догляду за дитиною до 3-х (6-ти) років, дні простою не з вини працівника, який оплачується в розмірі 2/3 окладу, дні військової служби без збереження середнього заробітку та інші.

Формула для обчислення розміру середньоденної заробітної плати:

Детальні покрокові алгоритми для обчислення середньоденної заробітної плати ви можете знайти у нашій публікації «Середня зарплата для відпускних: правила розрахунку».

Крок 3. Нарахувати суму компенсації.

Компенсація розраховується шляхом множення розміру середньоденної заробітної плати та кількості невикористаних днів відпустки.

Формула для обчислення суми компенсації:

Ситуація 1. Працівник звільняється 14.04.2025 року. Він був прийнятий на роботу 14.12.2022. У нього є дні невикористаної відпустки:

1. за перший робочий рік (14.12.2022 – 13.12.2023) – 3 к. дні;
2. за другий робочий рік (14.12.2023 – 13.12.2024) – 1 к. дн. за період 2023 року та 6 к. дні за період 2024 року;
3. за третій робочий рік (14.12.2024 – 14.04.2025) – 8 к. днів.

У даному випадку бухгалтерія має розрахувати окремо середньоденну зарплату для нарахування компенсації:

1. за 4 к. днів невикористаних відпусток за періоди з 14.12.2021 по 31.12.2023, тобто виходячи із виплат за січень – грудень 2023 року;
2. за 6 к. дні 2024 року та за 8 к. дні за 2024– 2025 роки за загальним правилом, тобто виходячи із виплат за розрахунковий період з травня 2024 по квітень 2025 р.

В наказі про звільнення працівника слід обов’язково вказувати, за які періоди працівнику потрібної виплатити компенсацію.

Зразок Наказу про звільнення за власним бажанням у 2025 році з виплатою грошової компенсації

Припустимо, що у нашій ситуації за січень – грудень 2023 року працівник отримав 180000 грн заробітної плати і відпрацював всі дні протягом цього періоду. Тож тривалість розрахункового періоду – 365 к. днів.

Зверніть увагу! В період дії воєнного стану не діє норма ст. 73 КЗпП, тому якщо розрахунковий період припадає на період дії воєнного стану, то святкові і неробочі дні не зменшують такий розрахунковий період.

Актуальну інформацію про норми робочого часу в умовах дії воєнного часу див. у довідниках:

1. «Норма тривалості робочого часу – 2025».
2. «Норма тривалості робочого часу – 2024».

Тож у нашій ситуації середньоденна заробітна плата за січень – грудень 2023 року складає:

1. 180000 грн / 365 к. дн. = 493,15 грн.

Тож сума компенсації за 4 к. дн. нараховується у розмірі:

1. 493,15 грн х 4 к. дн. = 1 972,60 грн.

За період з травня 2024 по квітень 2025 р. працівник отримав заробітну плату у розмірі 250000 грн і також не мав днів, які він не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково.

Середньоденна заробітна плата за січень – грудень 2023 року складає:

1. 250000 грн / 365 к. дн. = 684,93 грн.

Тож сума компенсації за 14 к. дн. роки (за період з 2024 по 2025) нараховується у розмірі:

1. 684,93 грн х 14 к. дн. = 9 589,02 грн.

Тож загальна сума компенсації працівнику у зв’язку із звільненням має бути виплачена у розмірі:

1. 1 972,60 грн + 9 589,02 грн = 11 561,62 грн.

Ситуація 2. Працівник звільняється 30 травня 2025 року. Він прийнятий на роботу у 7 жовтня 2024 року. Заробітна плата в розрахунковому періоді (листопад 2024 – квітень 2025) склала 110 000 грн. У грудні 2024 року працівник перебував у відпустці без збереження зарплати за згодою сторін 10 к.дн.

За допомогою Калькулятора днів щорічних відпусток визначаємо кількість днів щорічної відпустки, за які працівнику слід нарахувати компенсацію. За даними калькулятора працівник відпрацював 236 к. дн. і має право на 16 к. дн. щорічної відпустки.

Тривалість розрахункового періоду у цій ситуації (листопад 2024 – квітень 2025) зменшується на дні відпустки без збереження зарплати:

1. 181 к. дн. – 10 к. дн. = 171 к. дн.

Середньоденна заробітна плата за листопад 2024 – квітень 2025 складає:

1. 110000 грн / 171 к. дн. = 643,27 грн.

Тож сума компенсації за 16 к. дн. нараховується у розмірі:

1. 643,27 грн х 16 к. дн. = 10 292,32 грн.

Для розрахунку середньої заробітної плати радимо користуватися нашим Калькулятором середня зарплата-відпускні.

Висновки

1. У разі звільнення працівника компенсація виплачується в обов’язковому порядку. Але відповідно до частини четвертої ст. 24 Закону про відпустки можлива виплата компенсації працівнику, з яким трудові відносини тривають.
2. Сума компенсації має обчислюватися за різними показниками середньоденної заробітної плати: щодо відпусток, невикористаних станом на 31 грудня 2023 року, та щодо відпусток, невикористаних за відпрацьовані дні з 1 січня 2024 року.
3. В наказі про звільнення працівника слід обов’язково вказувати, за які періоди працівнику належить виплатити компенсацію.

Джерело: 7еminar

Шаблони та зразки документів:

Наказ про звільнення за власним бажанням у 2025 році з виплатою грошової компенсації

Наказ про звільнення за угодою сторін з виплатою компенсації за основну і додаткову відпустки

Наказ про виплату директору компенсації за щорічну додаткову відпустку (без звільнення)

Заява про звільнення за власним бажанням з виплатою компенсації

Заява про надання щорічної основної відпустки та виплати компенсації за невикористану щорічну основну відпустку (без звільнення)

Сервіси для бухгалтера:

Калькулятор середня зарплата-відпускні

Калькулятор днів щорічних відпусток

Строки зберігання документів

Довідники:

Норма тривалості робочого часу – 2025