Місячний Податковий розрахунок з ПДФО, ЄСВ та військового збору: як заповнити

Хто подає місячний Податковий розрахунок

Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Податковий розрахунок) складають і подають:

1. роботодавці-страхувальники (пп. 1 і 16 ч. 1 ст. 4 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування»; далі – Закон №2464);
2. податкові агенти (пп. 14.1.180 Податкового кодексу України; ПКУ).

Зокрема, це роботодавці, тобто – юридичні особи (у тому числі їх філії, відділення, інші відокремлені підрозділи) та фізичні особи – підприємці, фізичні особи, які використовують працю найманих працівників або укладають договори ЦПХ на виконання робіт (надання послуг).

Які строки подання місячного Податкового розрахунку

Податковий розрахунок подають протягом 20 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) місяця.

Увага! Уперше місячний Податковий розрахунок за січень 2025 року слід подати у строк не пізніше 20 лютого 2025 року. А ось дедлайн для Податкового розрахунку (стара форма) за 4 квартал 2024 року – 10 лютого 2025-го.

Якщо останній день строку подання Податкового розрахунку припадає на вихідний або святковий день, останнім днем строку вважається операційний (банківський) день, що настає за вихідним або святковим днем.

Куди подавати Податковий розрахунок

Податковий розрахунок подають до податкових органів за основним місцем обліку.

У разі якщо відокремлений підрозділ юридичної особи не уповноважений нараховувати, утримувати і сплачувати (перераховувати) податок до бюджету та не має окремого балансу і самостійно не веде розрахунки із застрахованими особами для сплати єдиного внеску на небюджетні рахунки, то Податковий розрахунок за такий підрозділ подає юридична особа до контролюючого органу за основним місцем обліку.

Яка відповідальність за неподання Податкового розрахунку

За неподання, подання з порушенням встановлених строків, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками Податкового розрахунку загрожує штрафом у розмірі:

1. 1020 грн;
2. 2040 грн – за ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення (ст. 119.1 ПКУ).

Важливо! На період воєнного стану у разі відсутності у платника податків можливості вчасно подати податкову звітність штрафи не застосовують (п. 69.1 підрозд. 10 Перехідних положень ПКУ)

Водночас у разі відсутності у платника податків можливості своєчасно виконати свій податковий обов’язок щодо дотримання термінів сплати податків та зборів, подання звітності та / або документів (повідомлень) ... платники податків звільняються від передбаченої ПКУ відповідальності з обов’язковим виконанням таких обов’язків протягом шести місяців після припинення або скасування воєнного стану в Україні (п. 69.1 підрозд. 10 Перехідних положень ПКУ). Порядок підтвердження можливості чи неможливості виконання платником податків обов'язків, затверджений наказом Мінфіну від 29.07.2022 №225.

Можливий лише адміністративний штраф на посадових осіб – від 34 до 51 грн, а за повторного порушення протягом року – від 51 до 85 грн (ст. 163-4 КпАП).

За якою формою подавати місячний Податковий розрахунок

Місячний Податковий розрахунок подають за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4 (у редакції наказу Мінфіну від 24.01.2025 №39).

Завантажити бланк:

Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків м фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (зі звіту за січень 2025)

Який порядок заповнення місячного Податкового розрахунку

Податковий розрахунок складається із власне Податкового розрахунку (вступна частина + таблиця) та шести додатків.

Роботодавці, зокрема, заповнюють та подають:

1. Додаток 1 (Д1) «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам)»;
2. Додаток 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору»;
3. Додаток 5 (Д5) «Відомості про трудові відносини та період проходження військової служби»;
4. Додаток 6 (Д6) «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства».

Розглянемо порядкове заповнення Податкового розрахунку та наведених вище чотирьох його додатків відповідно до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4 (далі – Порядок №4).

Вступна частина Податкового розрахунку

Рядок 01. Тут зазначаємо необхідний тип Податкового розрахунку:

1. «Звітний» – якщо Податковий розрахунок подаємо за звітний період перший раз;
2. «Звітний новий» – якщо до закінчення граничного терміну подання Податкового розрахунку проводимо коригування інформації з попередньо поданих за такий звітний період Податкових розрахунків із типом «Звітний» та/або «Звітний новий»;
3. «Уточнюючий» – якщо після закінчення граничного терміну подання Податкового розрахунку проводимо коригування даних з попередньо поданих за минулий звітний (податковий) період Податкових розрахунків.

Рядок 02 «Звітний (податковий) період». Вказуємо рік, місяць, за який подаємо Податковий розрахунок та порядковий номер.

Увага! Місяць зазначаємо в цифровому значенні від 1 до 12 (наприклад за січень – 1, за лютий – 2, за березень – 3, за квітень – 4, за травень – 5, за червень – 6, за липень – 7, за серпень – 8, за вересень – 9, за жовтень – 10, за листопад – 11, за грудень – 12)

Номер Податкового розрахунку зазначаємо у хронологічному порядку незалежно від типу Податкового розрахунку.

Рядок 03. «Платник». Зазначаємо повне найменування юридичної особи або прізвище (за наявності) ім’я, по батькові (за наявності) платника згідно з реєстраційними даними, інвесторами (операторами) за угодою про розподіл продукції зазначаємо дату і номер договору (угоди).

Рядок 031. Вказуємо код за ЄДРПОУ платника або реєстраційний (обліковий) номер платника податків, який присвоюється контролюючими органами, або реєстраційний номер облікової картки платника податків - фізичної особи, або серія (за наявності) та номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті.

Рядок 032. Зазначаємо відповідний код адміністративно-територіальної одиниці за Кодифікатором адміністративно територіальних одиниць та територій територіальних громад (КАТОТТГ).

Рядок 033. Зазначаємо дані про відокремлений підрозділ юридичної особи (повне найменування відокремленого підрозділу), якщо Податковий розрахунок подає податковий агент за відокремлений підрозділ.

Рядок 034 «Податковий номер ліквідованого платника єдиного внеску». Вказуємо код за ЄДРПОУ ліквідованого платника єдиного внеску у разі подання правонаступником Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий» за осіб, що перебували в трудових відносинах чи відносинах цивільно-правового характеру з платником єдиного внеску, який ліквідований.

Рядок 035. «Код філії». Вказуємо у разі подання платником єдиного внеску відомостей про філію під час подання Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий»

Рядок 04. «Податкова адреса». Вказуємо податкову адресу платника, поштовий індекс, а також контактні телефони та адресу електронної поштової скриньки.

Рядок 05. Зазначаємо найменування контролюючого органу, до якого подаємо Податковий розрахунок.

Рядок 06. Тут зазначаємо інформацію про додатки (кількість додатків та кількість аркушів додатків, що є складовими Податкового розрахунку). За наявності певного додатку проставляємо відмітку «Х» та вказуємо кількість аркушів таких додатків. У рядку 061 зазначаємо про подання додатку 1, у рядку 064 – про додаток 4ДФ, у рядку 065 – про додаток 5, у рядку 066 – про додаток 6. Якщо певний додаток не подаємо, то у відповідному полі проставляємо відмітку: на паперових носіях – прочерки; в електронній формі – поле залишається незаповненим.

Рядок 07. Зазначаємо код основного виду економічної діяльності, заповнюється згідно з Класифікацією видів економічної діяльності (ДК 009:2010).

Рядок 08. Зазначаємо клас професійного ризику виробництва – у разі подання Податкового розрахунку за період до 01.01.2016.

Рядок 09 «Ознака платника єдиного внеску». В одному з рядків 091–095 проставляємо позначку «Х», яка відповідає ознаці платника податку:

1. звичайні роботодавці проставлять позначку «Х» в рядку 091,
2. бюджетні установи — в рядку 092,
3. підприємства, організації всеукраїнської громадської організації осіб з інвалідністю, зокрема товариства УТОГ, УТОС – 093;
4. підприємства, організації громадської організації осіб з інвалідністю – 094,
5. резидент Дія Сіті – 095.

Рядок 10 «Чисельність працівників». У відповідних рядках зазначаємо інформацію про чисельність працівників за звітний період.

На замітку! Показники кількості працівників зазначаємо в цілих одиницях

Рядки 101, 101.1, 101.2. Відображаємо середньооблікову кількість штатних працівників (СКШП) усього (рядок 101) та за окремими категоріями (рядки 101.1 та 101.2). Визначаємо цей показник відповідно до приписів Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 №286. У рядку 101.1 зазначаємо СКШП працівників, яким відповідно до чинного закону встановлено інвалідність, у рядку 10.2 – працівників, що мають додаткові гарантії в сприянні працевлаштуванню.

Рядок 102. Показуємо облікову кількість штатних працівників. Її обчислюємо на певну дату, наприклад на перше або останнє число місяця.

Рядок 103. Зазначаємо кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано заробітну плату (крім осіб, яким у звітному періоді нараховано грошове забезпечення). Заповнюємо на підставі інформації, відображеної у Додатку 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення застрахованим особам», а саме – включає винятково працівників, з якими укладено трудові договори (контракти) та яким нараховано заробітну плату у звітному періоді.

При цьому до рядку 105 Податкового розрахунку не включаємо працівників, стосовно яких у Додатку 1 до Податкового розрахунку зазначили тільки кількість днів перебування у трудових відносинах, проте їм не здійснювали нарахування заробітної плати у звітному періоді, зокрема, у зв’язку із:

1. відпусткою без збереження заробітної плати (якщо така відпустка тривала протягом всього звітного періоду);
2. перебуванням протягом всього звітного періоду на лікарняному, який фактично буде оплачений тільки в наступному звітному періоді;
3. відсутністю нарахованої заробітної плати (оскільки відпускні були нараховані в попередньому звітному періоді) (ЗІР, підкатегорія 201.06.01).

Рядок 106 107. Зазначаємо кількість жінок та чоловіків. Ці рядки розшифровують значення рядка 103.

Рядок 108. Зазначаємо кількість створених нових робочих місць у звітному періоді.

До відома! Новим робочим місцем є робоче місце, яке створене у зв’язку зі створенням нового суб’єкта господарювання (крім того, що створений шляхом припинення) або збільшенням штатної чисельності працівників за умови відсутності скорочення (зменшення) середньомісячної чисельності за попередні 12 місяців, а також створене шляхом модернізації або зміни технології виробництва, що потребують нових знань, навичок та вмінь працівника

Таблична частина Податкового розрахунку

Таблична (основна) частина Податкового розрахунку має три розділи. Проте звичайні роботодавці та резиденти Дія Сіті заповнюють лише розділ I. У ньому зазначають інформацію щодо нарахованого єдиного внеску за звітний період (за місяць).

Рядок 1 «Загальна сума нарахованого доходу». Зазначаємо загальний нарахований дохід, що є базою нарахування ЄСВ без обмеження максимальною величиною бази нарахування ЄСВ. Це сума за даними графи 16 додатку 1. Дані цього рядка дорівнюють сумі рядків з 1.1 по 1.6, в яких в свою чергу зазначаємо:

1. у рядку 1.1 – суму нарахованої заробітної плати;
2. рядку 1.2 – суму винагороди за договорами цивільно-правового характеру;
3. рядку 1.3 – суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів платника податків;
4. рядку 1.4 – суму допомоги по тимчасовій непрацездатності, яку виплачують за рахунок коштів Пенсійного фонду України;
5. рядку 1.5 – суму допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами;
6. рядку 1.6 – суму нарахованої заробітної плати за найманих працівників, призваних під час мобілізації на військову службу до Збройних Сил України, які не отримували доходи у вигляді грошового забезпечення у період мобілізації, визначеної Указом Президента України від 24.02.2022 №65 «Про загальну мобілізацію», затвердженим Законом України від 03.03.2022 №2105-IX.

Рядок 2. Вказуємо суму нарахованого доходу у межах максимальної величини, на яку нараховуємо ЄСВ. Проставляємо загальну суму за рядками 2.1–2.5. Показник цього рядка дорівнює сумі графи 17 та 18 Додатку 1.

Увага! У цьому рядку не враховуємо суми, які в Додатку 1 відобразили із кодом типу нарахування 2, 3, 6–9, 11 і 12 у графі 09 Додатку

Нижче у рядках 2.1-2.6 зазначають такий нарахований дохід у розмірі сум нарахованого доходу:

1. рядок 2.1 – роботодавці, які нараховують ЄСВ за ставкою 22%;
2. рядок 2.2 – підприємства, установи і організації, фізичні особи – підприємці, у тому числі тими, які обрали спрощену систему оподаткування, працюючим особам з інвалідністю (ставка ЄСВ 8,41%);
3. рядок 2.3 – підприємства та організації всеукраїнських громадських організацій осіб з інвалідністю, зокрема товариства УТОГ, УТОС (5,3%);
4. рядок 2.4 – підприємства та організації громадських організацій осіб з інвалідністю, працюючим особам з інвалідністю (5,5%).

У рядку 2.5 зазначають додаткову базу нарахування ЄСВ (22%) (дані із графи 18 Додатку 1), визначену з метою виконання вимоги про сплату ЄСВ з мінімальної зарплати проведених стосовно застрахованих осіб з типом нарахувань 13, 14.

Рядок 3. Проставляємо загальну суму нарахованого ЄСВ за рядками 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5 і 3.6.

У рядках з 3.1 по 3.4 зазначаємо суми ЄСВ, нарахованого до виплати, зазначені в рядках 2.1–2.4.

У рядку 3.5 зазначаємо загальну суму ЄСВ, нарахованого на додаткові бази ЄСВ, що відображені у рядку 2.5.

Рядки 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1. Зазначають довідково суми ЄСВ, які нарахував би страхувальник на базу нарахування ЄСВ працівника з інвалідністю, якби не застосовував пільгову ставку. Значення цих рядків визначають так:

1. рядок 3.2.1 = рядок 2.2 × 22 % ÷ 100 %;
2. рядок 3.3.1 = рядок 2.3 × 22 % ÷ 100 %;
3. рядок 3.4.1 = рядок 2.4 × 22 % ÷ 100 %.

Важливо! Значення за рядками 3.2.1, 3.3.1 і 3.4.1 до загального значення рядка 3 не включають

Рядок 4. Донараховано та/або доутримано єдиного внеску у зв’язку з виправленням помилок, допущених в попередніх звітних періодах. Зазначаємо суму рядків 4.1, 4.2, 4.3.

Заповнюємо, якщо у звітному періоді виявили заниження сум ЄСВ, що мали місце у попередніх звітних періодах. Суми донарахованого ЄСВ (у розрізі ставок) зазначаємо в рядках 4.1, 4.1.1–4.1.3. Суми доутриманого ЄСВ (виправлення помилки, допущеної до 01.01.2016) – у рядку 4.3.

Рядок 4.2 заповнюємо, якщо заниження суми ЄСВ у частині нарахувань пов’язане зі збільшенням розміру ставки ЄСВ через зміну класу профризику виробництва (виправлення помилки, якої припустилися до 01.01.2016).

У рядках 4.4, 4.4.1–4.4.3 у розрізі ставок зазначаємо ЄСВ, донарахований у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах за мобілізованими працівниками, за якими єдинник прийняв рішення не сплачувати ЄСВ.

Рядок 5, 5.1. Заповнюємо у випадку нарахування пені. Проставляємо загальну та у розрізі місяців звітного кварталу суму пені, яка самостійно вами розрахована відповідно до ч. 2 ст. 25 Закону №2464.

Рядок 6. Сума на яку зменшено суму нарахувань та/ або утримань з єдиного внеску у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах. Це показник суми рядків 6.1–6.3. Заповнюємо, якщо у місяцях звітного кварталу виявили завищення сум ЄСВ, що мало місце у попередніх звітних періодах. У рядках 6, 6.1, 6.1.1–6.1.3 зазначаємо зменшення сум ЄСВ у частині нарахувань у розрізі ставок. Зменшення сум ЄСВ в частині утримання (виправлення помилки, допущеної до 01.01.2016) показуємо в рядку 6.3.

Рядок 6.2 заповнюємо, якщо завищення суми ЄСВ у частині нарахувань пов’язане зі зменшенням розміру ставки ЄСВ через зміну класу професійного ризику виробництва (виправлення помилки, допущеної до 01.01.2016).

У рядках 6.4, 6.4.1–6.4.3 у розрізі ставок зазначаємо зменшення ЄСВ у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах за мобілізованими працівниками, за якими єдинник прийняв рішення не сплачувати ЄСВ.

Рядок 7. Загальна сума єдиного внеску, що підлягає сплаті за звітний період. Визначаємо за формулою: рядок 3 + рядок 4 – рядок 6.

Додаток 1

Рядок 01. Тип додатку. Відмічаємо відповідну клітинку «Звітний», «Звітний новий», «Уточнюючий» залежно від того, який тип Податкового розрахунку подаємо:

1. «Звітний» (рядок 011) – звіт подаємо за звітний період уперше;
2. «Звітний новий» (рядок 012) – звіт подаємо з метою уточнення внесених відомостей (виправлення помилок) щодо реквізитів та/або сумових показників вже після подання розрахунку типу «Звітний», але до закінчення граничного строку звітування). Зверніть увагу: коригування даних проводять на підставі інформації з попередньо поданих за такий звітний період звітів (із типом «Звітний» та поданих пізніше з типом «Звітний новий»);
3. «Уточнюючий» (рядок 013) – порядок заповнення такого звіту такі ж, що й для «Звітного нового», але подаємо його у разі, коли несумові помилки виявили після закінчення граничного строку подання.

Рядок 02. Звітний (податковий) період. Арабськими цифрами вказуємо:

1. звітний (податковий) період (календарний рік), за який подаємо Податковий розрахунок;
2. місяць, за який формуємо Податковий розрахунок. Місяць зазначаємо в цифровому значенні від 1 до 12. Наприклад, за січень – 1, за лютий – 2, за березень – 3, за квітень – 4, за травень – 5, за червень – 6, за липень – 7, за серпень – 8, за вересень – 9, за жовтень – 10, за листопад – 11, за грудень – 12.

Рядок 03. Вказуємо повне найменування юридичної особи або прізвище (за наявності), ім’я, по батькові (за наявності) фізичної особи – платника єдиного внеску.

Рядок 031. Зазначаємо код за ЄДРПОУ для юридичних осіб. Якщо Д1 подає ФОП за найманих працівників, то тут наводять реєстраційний номер облікової картки платника податків – фізичної особи, або серія (за наявності) та номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті.

Рядок 032. Податковий номер ліквідованого платника єдиного внеску. В загальному випадку цей рядок не заповнюють. Однак якщо страхувальник ліквідований, але потрібно подати Д1 із типом «Уточнюючий» за осіб, що перебували в трудових відносинах чи відносинах цивільно-правового характеру з платником єдиного внеску, який ліквідований, і такий додаток подає правонаступник, то тут зазначають код за ЄДРПОУ ліквідованого платника єдиного внеску.

Рядок 033. Код філії. Заповнює платник ЄСВ у разі подання Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий» за попередні періоди, у яких використовували код філії.

Графа 04. Вказуємо арабськими цифрами номер за порядком проведеного запису щодо застрахованої особи.

Графа 05. Проставляємо відповідну позначку щодо громадянства фізичної особи. Так, якщо застрахована особа, щодо якої зазначаємо відомості в Д1, є громадянином України, проставляємо позначку «1», якщо ні – «0».

Графа 06. Зазначаємо стать застрахованої особи, якщо це жінка – зазначаємо літеру «Ж», якщо чоловік – «Ч».

Графа 07. Зазначаємо реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію (за наявності) та номер паспорта застрахованої особи

Графа 08. Вказуємо код застрахованої особи (КЗО). Такий код обираємо з відповідної таблиці, наведеної в додатку 1 до Порядку №4. Так, для відображення інформації щодо нарахування заробітної плати звичайному працівнику (ставка ЄСВ 22%), тут проставляємо КЗО «1», якщо це особа з інвалідністю (ставка ЄСВ 8,41%) – зазначаємо КЗО «2». Якщо застрахованій особі (ставка ЄСВ 22%) нараховані лікарняні, то проставляємо КЗО «29», декретним відповідає КЗО «42». Винагороду за виконані роботи (надані послуги) за договором ЦПХ зазначаємо із кодом «26».

Графа 09. Цю графу заповнюють лише у певних випадках із зазначенням коду типу нарахування (КТН) 1–15. У більшості випадків роботодавці використовують такі КТН:

1. 1 – якщо відображають зарплату, нараховану колишньому працівникові за відпрацьований час або за рішенням суду середній заробіток за вимушений прогул; або винагороду за ЦПД за виконані роботи (надані послуги), строк виконання якої (яких) перевищує календарний місяць;
2. 2 – якщо самостійно донараховують ЄСВ за минулі періоди;
3. 3 – якщо самостійно зменшують зайво нарахований ЄСВ за минулі періоди;
4. 10 – якщо відображають відпускні. Якщо в поточному місяці були нараховані «перехідні» відпускні, відпускні за дні відпустки майбутнього місяця, то їх відображають в окремих рядках в сумі, що припадає на дні відпустки в цих місяцях. Обов’язково вказують місяць та рік, за який вони були нараховані;
5. 13 – якщо потрібно відобразити ЄСВ-різницю (різницю між МЗП і фактичною базою нарахування ЄСВ). Саму різницю зазначають у графі 18 за поточний місяць. Внесення інформації за минулі місяці можливо лише під час нарахування лікарняних/декретних за попередні місяці;
6. 14 – якщо відображають у Д1 за поточний звітний період суму ЄСВ-різниці за попередні періоди, яка виникла у зв’язку з утриманням відпускних, за дні відпустки наданої в рахунок невідпрацьованої частини робочого року при звільненні працівника.

Увага! КТН «13» і «14» не можна застосовувати за майбутні звітні періоди

Графа 10. Зазначаємо місяць і рік, за який проведено нарахування доходу фізособі.

Графа 11. Зазначаємо прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) застрахованої особи.

Графа 12. Проставляємо кількість календарних днів, що припадають на період тимчасової непрацездатності працівника.

Графа 13. Зазначаємо кількість календарних днів відпустки без збереження заробітної плати.

Графа 14. Проставляємо кількість календарних днів звітного місяця, протягом яких застрахована особа перебувала в трудових відносинах (на які припадає дія ЦПД на виконання робіт або надання послуг).

Якщо за працівником заповнені декілька рядків, графу 14 заповнюємо за одним рядком, а саме за рядком із сумою зарплати (за наявності).

Графа 15. Проставляємо кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, які припадають на конкретний місяць перебування працівниці в такій відпустці.

Графа 16. Зазначаємо фактично нараховані суми зарплати, винагород за виконані роботи (надані послуги) за ЦПД, лікарняних і допомоги по вагітності та пологах, тобто без обмеження максимальною величиною бази нарахування ЄСВ.

Стосовно однієї застрахованої особи допустиме декілька записів у Д1, якщо протягом одного звітного (податкового) періоду застрахованій особі були здійснені нарахування виплат за поточні та майбутні (відпускні, допомога у зв’язку з вагітністю та пологами), за минулі (тимчасова непрацездатність та перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами і нарахування сум заробітної плати (доходу) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання якої (яких) перевищує календарний місяць, а також за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду – сум середньої заробітної плати за вимушений прогул) періоди.

Суми відпускних вносимо до поля відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки цього місяця. При цьому в графі 09 зазначаємо код типу нарахування «10».

Суми виплат, нарахованих за дні тимчасової непрацездатності, у тому числі у зв’язку з вагітністю та пологами, відображаємо в окремих рядках у полі відповідного місяця тільки в сумі, яка припадає на такий місяць.

Якщо у звітному місяці нараховуємо зарплату за попередній період, зокрема у зв’язку з виявленням помилок, то донараховані суми включаємо до зарплати поточного місяця (тобто місяця, в якому здійснили такі донарахування).

Зверніть увагу: в графі 16 (17) можна проставити від’ємні значення зарплати (допомоги), тільки якщо необхідно відобразити:

1. суми перерахунків зарплати, пов’язаних з уточненням кількості відпрацьованого часу попередніх звітних (податкових) періодах у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю і настанням відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
2. сторновані суми відпускних, лікарняних і допомоги по вагітності та пологах;
3. сторновані суми, нараховані платниками єдиного податку, які обрали спрощену систему оподаткування – фізичними особами – підприємцями, які належать до другої та третьої груп платників єдиного податку, а також юридичними особами, які належать до третьої групи платників єдиного податку, у період дії воєнного стану, для категорії застрахованих осіб 29, 36, 37, 39, 42-45, 47, 50, 66, 75-78 відповідно до додатка 1 до Порядку №4.

На замітку! Нарахування відображають за календарний місяць (з першого по останнє число місяця)

Графа 17. Відображаємо нараховані суми зарплати, винагород за виконані роботи (надані послуги), лікарняних і допомоги по вагітності та пологах у межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ.

Графа 18. Заповнюємо за працівниками, за якими донараховували ЄСВ до розміру мінімального страхового внеску. Зазначаємо різницю між МЗП і фактичною базою нарахування ЄСВ за конкретний місяць. Якщо заповнюємо графу 18, то обов’язково в рядку 09 треба зазначати тип нарахування.

Графа 19. Заповнюємо лише у випадках, коли потрібно виправити помилку в попередніх періодах щодо ЄСВ, утриманого з доходу працівника.

Графа 20. Зазначаємо суму ЄСВ, нарахованого на конкретний вид доходу.

Графа 21. Зазначаємо наявність трудової книжки у роботодавця. Так, за рядками з виплатами, нарахованими за основним місцем роботи, проставляємо «1». В усіх інших випадках – «0».

Якщо працівник – внутрішній сумісник (працює на умовах сумісництва на тому ж підприємстві, яке є його основним місцем роботи), то за рядком із сумами доходу, нарахованого:

1. за основним місцем роботи, проставляємо «1»;
2. за місцем роботи за внутрішнім сумісництвом – «0»

Графа 22. Якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу, проставляємо «1», в інших випадках – «0». Ознаку «неповний робочий час» проставляємо у разі, якщо особа працює:

1. неповний робочий день (тобто зменшення тривалості щоденної роботи на обумовлену кількість годин);
2. неповний робочий тиждень (зберігається нормальна тривалість робочого дня, але зменшується кількість робочих днів на тиждень);
3. за поєднання неповного робочого дня і неповного робочого тижня (наприклад, тривалість робочого дня – 5 годин при 4 робочих днях на тиждень).

Графа 23. Проставляємо «1», якщо за працівником ведемо облік спецстажу або він має право на пільги з пенсійного забезпечення. В інших випадках — «0»

Графа 24. Проставляємо «1» за працівниками, яких прийняли на нові робочі місця. В інших випадках – «0»

Графа 25. Заповнюємо в разі подання Податкового розрахунку з типом:

1. «Звітний новий» або «Уточнюючий» з метою виправлення помилок у несумових показниках; («0» – рядок на введення, «1» – рядок на виключення);
2. «Звітний новий» з метою виправлення помилок у сумових показниках, які виправляємо до граничного строку подання звіту.

До відома! Для виправлення помилок проставляємо «0» – якщо потрібно ввести рядок, «1» – якщо рядок потрібно виключити

Графа 26. Проставляємо ознаку наявності трудового договору з нефіксованим робочим часом. Ознаку «1» проставляємо у разі, якщо працівник виконує роботу на підставі трудового договору з нефіксованим робочим часом, ознаку «0» – якщо до працівника не застосовують умови ст. 21-1 Кодексу законів про працю України.

Додаток 4ДФ

Рядок 01. Відмічаємо відповідну клітинку щодо типу додатку: «Звітний», «Звітний новий» чи «Уточнюючий» залежно від того, який Податковий розрахунок подаємо.

Рядок 02. «Звітний (податковий) період». Відображаємо рік та місяць, за який формуємо додаток 4ДФ. Місяць зазначаємо в цифровому значенні від 1 до 12. Наприклад, за січень – 1, за лютий – 2, за березень – 3, за квітень – 4, за травень – 5, за червень – 6, за липень – 7, за серпень – 8, за вересень – 9, за жовтень – 10, за листопад – 11, за грудень – 12.

Також вказуємо номер Податкового розрахунку, до якого додаємо 4ДФ, який відповідає номеру, вказаному у заголовній частині Податкового розрахунку.

Рядок 03. «Платник податків». Зазначаємо найменування юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові (за наявності) самозайнятої фізичної особи, що подає Податковий розрахунок.

Рядок 031. «Податковий номер або серія (за наявності) та номер паспорта платника податків». Вказуємо ЄДРПОУ юридичної особи або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта фізичної особи – податкового агента, який подає Податковий розрахунок.

Рядок 032. Код адміністративно-територіальної одиниці за місцезнаходженням податкового агента або відокремленого підрозділу, якщо Розрахунок подається за відокремлений підрозділ, за КАТОТТГ. Зазначаємо відповідний код.

Рядок 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)». Проставляємо кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, по яких здійснюємо нарахування доходу за ознакою «101».

Рядок 05 «Працювало за цивільно-правовими договорами (ознака 102)». Проставляємо кількість працівників, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді, по яких здійснюємо нарахування доходу за ознакою «102».

Розділ 1 (рядок 06)

Графа 1. Відображаємо порядковий номер кожного рядка, що заповнюємо.

Графа 2. Відображаємо реєстраційний номер облікової картки або серію, номер паспорта фізичної особи, якій нараховано дохід.

Графа 3а «Сума нарахованого доходу». Відображаємо дохід (суму), нарахований фізичній особі. Дохід вказуємо окремо за кожною ознакою доходу, наведеній у Довіднику ознак доходів фізичних (додаток 2 до Порядку №4). У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов’язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні.

Графа 3 «Сума виплаченого доходу». Відображаємо суму фактично виплаченого податковим агентом доходу фізичній особі у місяці, за який заповнюємо додаток 4ДФ. Якщо заробітну плату за звітний місяць виплачуємо у встановлені терміни в наступному місяці (тобто не пізніше 7 числа), то її слід відобразити в 4ДФ за той місяць, за який її нарахували. Наприклад, у 4ДФ за січень відображаємо заробітну плату, яку нарахували у січні та виплатили в лютому.

Графа 4а «Сума податку на доходи фізичних осіб нарахованого». Відображаємо суму податку, нарахованого та утриманого з доходу фізичної особи.

Графа 4 «Сума податку на доходи фізичних осіб перерахованого». Відображаємо фактичну суму ПДФО, перераховану до бюджету у звітному періоді.

Графа 5а «Сума військового збору нараховано». Відображаємо суму військового збору, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством. Дані зазначаємо персоніфіковано по кожній фізособі.

Графа 5 «Сума військового збору перераховано». Відображаємо фактичну суму перерахованого військового збору до бюджету. Дані зазначаємо персоніфіковано по кожній фізособі.

Графа 6 «Ознака доходу. Вказуємо ознаку доходу відповідно до Довідника ознак. Наприклад, зарплаті та лікарняним відповідає ознака доходу «101», винагороді за цивільно-правовим договором – ознака «102», «декретним» – «128». Щодо кожної фізичної особи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має, тобто одна ознака доходу – один окремий рядок у 4ДФ.

Графа 7 «Дата прийняття на роботу». Проставляємо дату (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу. Наприклад, якщо дата прийняття – 22 січня 2025 року, то у графі 7 потрібно вказати «22.01.2025». Графу 7 заповнюємо щодо працівників, прийнятих на роботу у звітному періоді.

Графа 8 «Дата звільнення з роботи». Зазначаємо дату звільнення працівника в такому ж порядку як у графі 7.

Увага: у разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу й її звільнення з роботи у звітному місяці про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному місяці. Наприклад, якщо працівник звільнився 11 січня, а 25 січня знову прийнятий на роботу, то інформацію по ньому вказуємо у графах 7 та 8 в окремих рядках, адже дохід у вигляді зарплати був нарахований двічі за окремими підставами і за окремі періоди роботи протягом звітного місяця. Але якщо працівника прийняли на роботу 4 січня, а 29 січня він звільнився, то інформацію по ньому вказуємо у графах 7 та 8 в одному рядку, оскільки у такому разі дохід виплачено за однією підставою і за один період.

Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 7, 8 не заповнюємо.

Увага! Графи 7 та 8 не заповнюємо щодо договорів цивільно-правового характеру

Графа 9 «Ознака податкової соціальної пільги». Відображаємо ознаку пільги відповідно кодів, наведених у додатку 2 до Порядку №4. За відсутності у фізичної особи пільг у звітному періоді проставляємо прочерк.

Графа 10 «Ознака (0, 1)». Заповнюємо лише для «Звітного нового» та «Уточнюючого» Податкових розрахунків у випадку виправлення раніше поданої звітної інформації. У цій графі відображаємо ознаку «0», якщо рядок потрібно ввести, чи ознаку «1», якщо рядок потрібно виключити.

В останньому рядку розділу I вказуємо загальні суми показників за графами 3а, 3, 4а, 4, 5а та 5.

Рядок 07 або розділ II Зведені дані про оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею. Призначений для відомостей щодо оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею. Ці дані вказують лише податкові агенти, які є банківськими чи іншими фінансовими установами, а також оператори лотереї.

Крім того у ньому передбачено рядки щодо сум військового збору. Однак у розділі ІІ показники заповнюють лише у випадках, якщо потрібно виправити помилки за періоди до 2021 року. Адже з 1 січня цього року дані щодо військового збору вказують у формі 4ДФ у розділі 1 не узагальнено, а персоніфіковано. Тож у разі подання звітного Податкового розрахунку показники рядка 07 не заповнюємо.

Рядок 08 або Розділ ІІІ. Розгорнута інформація про бюджетні гранти. Відображаємо інформацію стосовно осіб, щодо яких у розділі І наявні відомості з ознакою доходу «Дохід у вигляді бюджетного гранту» (201), «Дохід у вигляді бюджетного гранту, використаний за нецільовим призначенням» (202), «Дохід у вигляді бюджетного гранту, що повертається платником податку» (203).

Графа 1. «№ з/п». Відображаємо порядковий номер кожного рядка, який заповнюємо.

Графа 2. «Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта». Відображаємо реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), яким одержано бюджетний грант, і про якого надаємо інформацію в 4ДФ.

Графа 3. Зазначаємо номер укладеного договору з надання бюджетного гранту.

Графа 4. Відображаємо дату складання договору про надання бюджетного гранту.

Графа 5. Відображаємо граничний термін виконання такого договору.

Графа 6. Зазначаємо конкретну інформацію – на які цілі, програми (заходи) надані кошті згідно з договором.

Графа 7. Зазначаємо фактичну дату виконання заходу (цілі).

Графа 8а «Сума гранту згідно з договором». Відображаємо суму гранту, передбачену згідно договору.

Графа 8 «Сума гранту фактично надано». Відображаємо суму фактичного наданого (нарахованого, виплаченого) гранту платнику податку у відповідному періоді, яку обов’язково зазначаємо у розділі I за ознакою доходу «201».

Графа 9а «Використання сум гранту». Відображаємо суму гранту, фактично використану за цільовим призначенням платником податку.

Графа 9 «Використання сум гранту». Відображаємо суму гранту, фактично використану за нецільовим призначенням та/або використану не в повному обсязі, та неповернуту платником податку надавачу, яку відображаємо у розділі I за ознакою доходу «202», та яка підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб та військовим збором.

Графа 10а «Повернення коштів». Відображаємо загальну суму гранту, яку фактично не використав і повернув платник податку.

Графа 10 «Повернення коштів». Відображаємо суму гранту, повернуту платником податку у зв’язку з нецільовим використанням, яку відображаємо у розділі I за ознакою доходу «203».

Графа 11. «Ознака (0, 1)». Заповнюємо лише для «Звітного нового» та «Уточнюючого» Податкових розрахунків у випадку виправлення раніше поданої звітної інформації. У цій графі відображаємо ознаку «0», якщо рядок потрібно ввести, чи ознаку «1», якщо рядок потрібно виключити.

На замітку! Показники, які відображені у графах 2, 8, 9, 10 розділу III по платнику податку – фізичній особі мають відповідати графам 2, 3а та 3 такого платника, що зазначені у розділі I цього додатка

У кінці 4ДФ проставляємо: кількість заповнених рядків розділу I, кількість фізичних осіб, щодо яких подали інформацію, та кількість сторінок додатка. Під час визначення кількості заповнених рядків розділу I підсумковий рядок не враховуємо.

У полі «Дата подання» проставляємо дату подання Податкового розрахунку податковим агентом.

4ДФ на останній сторінці завіряють своїми підписами керівник і головний бухгалтер або ФОП і особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку. Засвідчують печаткою за наявності.

Додаток 5

Рядок 01. Зазначаємо потрібний тип Податкового розрахунку:

1. «Звітний» (рядок 011) – якщо Д5 подаємо в складі Податкового розрахунку з типом «Звітний»;
2. «Звітний новий»( рядок 012) – якщо Д5 подаємо в складі Податкового розрахунку з типом «Звітний новий» та він містить винятково коригування даних відповідно до передбаченого для цього додатку порядку коригування рядків;
3. «Уточнюючий» (рядок 013) – якщо Д5 подаємо в складі Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий» та містить винятково коригування даних відповідно до передбаченого для цього додатку порядку коригування рядків.

Рядок 02. Звітний (податковий) період. Вказуємо арабськими цифрами:

1. звітний (податковий) період (календарний рік), за який подаємо Податковий розрахунок;
2. місяць, за який формуємо Податковий розрахунок. Місяць зазначаємо в цифровому значенні від 1 до 12. Наприклад, за січень – 1, за лютий – 2, за березень – 3, за квітень – 4, за травень – 5, за червень – 6, за липень – 7, за серпень – 8, за вересень – 9, за жовтень – 10, за листопад – 11, за грудень – 12.

Рядок 03. Зазначаємо повне найменування юридичної особи або прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) фізичної особи – платника єдиного внеску.

Рядок 031. Податковий номер або серія (за наявності) та номер паспорта платника єдиного внеску. Вказуємо код за ЄДРПОУ платника єдиного внеску або реєстраційний номер облікової картки платника податків – фізичної особи, або серію (за наявності) та номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті.

Рядок 032. Вказуємо код за ЄДРПОУ ліквідованого платника єдиного внеску у разі подання правонаступником Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий» за осіб, що перебували в трудових відносинах чи відносинах цивільно-правового характеру з платником єдиного внеску, який ліквідований.

Рядок 033. Тут зазначають код філії, у разі подання платником єдиного внеску Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий» за попередні періоди, у яких використовували код філії.

Графа 04. Вказуємо арабськими цифрами номер за порядком проведеного запису щодо застрахованої особи.

Графа 05 «Громадянин України (1 – так; 0 – ні)». Зазначаємо відповідну ознаку. Так для застрахованих осіб, які є громадянами України, вносимо позначку «1», для негромадянина – «0».

Графа 06 «Договір ЦПХ за основним місцем роботи або за сумісництвом». Зазначаємо «1», якщо уклали ЦПД на виконання робіт / надання послуг (у тому числі гіг-контракт) з особою, яка є найманим працівником нашого підприємства. В іншому випадку – «0».

Графа 07 «Категорія особи». Зазначаємо, до якої категорії особи відноситься особа, на яку сформовано рядок. Так, якщо формуємо рядок з інформацією про прийняття, призначення переміщення, переведення, звільнення, то обираємо категорії:

1. «1» – наймані працівники (з трудовою книжкою) – якщо особу прийнято за основним місцем роботи,

або

1. «2» – наймані працівники (без трудової книжки) – якщо особу прийнято за сумісництвом, у тому числі внутрішнім.

Якщо з особою укладено ЦПД, обираємо категорію 3 – особи, які виконують роботи за договорами цивільно-правового характеру.

Якщо зазначаємо інформацію про «декретну» відпуску, то зазначаємо категорію, яка відповідає її виду:

1. «4» – особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку;
2. «5» – особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами;
3. «6» – особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.

Якщо застрахована особа є гіг-спеціалістом за гіг-контрактом у резидента ДіяСіті, обираємо категорію 9.

Графа 08. Зазначаємо реєстраційний номер облікової картки платника податків. Якщо особа відмовилася від нього й має паспорт громадянина України у формі:

1. книжечки, графу заповнюємо у форматі БКNNXXXXXX, де БК – константа, що вказує на реєстрацію в ПФУ за паспортними даними; NN – дві українські літери серії паспорта (верхній регістр); XXXXXX – шість цифр номера паспорта (з ведучими нулями);
2. пластикової картки, графу заповнюємо у форматі ПХХХХХХХХХ, де П — константа, що вказує на реєстрацію в ПФУ за паспортними даними; ХХХХХХХХХ – дев’ять цифр номера ID-паспорта.

Графа 9. Зазначаємо прізвище (за наявності), ім’я, по батькові застрахованої особи.

Графа 10. Зазначаємо дату початку/закінчення відповідної події, яка відбулася у звітному кварталі (прийняття, призначення, звільнення, переведення, переміщення, відпустки) та яку відображаємо в Д5. Дату вносимо у форматі «ДДММРРРР» (день, місяць та рік) без розділення крапками.

Графа 11 «Внутрішній сумісник (1 – так, 0 – ні)». Зазначаємо «1», якщо працівник, на якого формуємо рядок, є внутрішнім сумісником. В іншому випадку проставляємо «0».

Графа 12 «Переведено, призначено на іншу посаду або роботу, переміщено до іншого підрозділу». Зазначаємо «1» у разі відображення інформації про переведення на іншу постійну роботу, призначення застрахованої особи на іншу посаду або роботу, переміщення до іншого підрозділу. В іншому випадку – «0».

Графа 13 «Професійна назва роботи». Заповнюємо лише для осіб з категоріями «1» та «2» у графі 07 Д5. Зазначаємо професійну назву роботи з Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК 003:2010» (далі – КП), що відповідає посаді (роботі), на яку прийнятий, призначений, переведений, переміщений або з якої звільнений працівник.

Графа 14 «Код Класифікатора професій». Зазначаємо лише для осіб з категоріями «1» та «2» у графі 07 Д5. Проставляємо код КП, що відповідає професійній назві роботи з графи 13.

Графа 15 «Посада». Зазначаємо лише для осіб з категоріями «1» та «2» у графі 07 Д5. Вписуємо найменування посади (професії), на яку прийнятий, призначений, переведений, переміщений або з якої звільнений працівник. Назва посади має відповідати запису у трудовій книжці.

Графа 16 «Документ підстава про початок, кінець трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду, роботи та відпусток». Зазначаємо документ (найменування, номер і дату), на підставі якого відбулася подія, про яку інформуємо. Зазвичай, якщо рядок сформовано на найманого працівника, то зазначаємо реквізити відповідного наказу (розпорядження). Якщо інформуємо про початок/закінчення цивільно-правових відносин – зазначаємо реквізити договору ЦПХ (гіг-контракту, якщо відображаємо інформацію за гіг-спеціалістом).

Графа 17 «Підстава для припинення трудових або цивільно-правових відносин». Зазначаємо підставу припинення трудових (цивільно-правових) відносин. Якщо це трудові відносини (звільнення осіб з категоріями «1» та «2»), то підставою буде відповідна стаття КЗпП, наведена в наказі про звільнення. Наприклад, працівник звільнився за угодою сторін – у графі 17 зазначаємо: «п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП». За звичайним ЦПД у графі 17 наводимо відповідну главу чи статтю ЦКУ, яка регулює відносини за таким договором. Наприклад, для підряду можна зазначити «гл. 61 ЦКУ», для послуг – «гл. 63 ЦКУ».

Що стосується гіг-контракту, то, на наш погляд, тут слід зазначити підставу, відповідно до якої він припиняється. Такі підстави перелічені в ч. 3 ст. 18 Закону України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» від 15.07.2021 №1667-IX. Тож, наприклад, якщо гіг-контракт припиняється у зв’язку з закінченням строку його дії, то в графі 17 за рядком з інформацією про припинення зазначаємо: «п. 2 ч. 3 ст. 18 Закону України від 15.07.2021 №1667-IX»

Графа 18 «Дата створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке у звітному періоді працевлаштований працівник». Заповнюємо у разі працевлаштування особи на нове робоче місце. Майте на увазі, що нове робоче місце – це місце, яке створене в результаті:

1. утворення нового суб’єкта господарювання (крім тих, які створені шляхом припинення). У цьому випадку робоче місце вважатиметься новим протягом 12 місяців із моменту створення самого суб’єкта господарювання;
2. модернізації або зміни технології виробництва, що потребують нових знань, навичок та вмінь працівника;
3. збільшення штатної кількості працівників за умови відсутності зменшення середньомісячної кількості за попередні 12 місяців.

До відома! Дата (число, місяць та рік) створення нового робочого місця може не збігатися з датою початку трудових відносин

Графа 19 «Військове звання». Звичайні роботодавці графу 19 не заповнюють. Цю графу заповнюють військові частини.

Графа 20 «Ознака (0, 1)». Заповнюємо у разі подання Податкового розрахунку з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий» та Д5. Зазначаємо:

1. «0», якщо вносимо рядок із правильними чи додатковими даними до Д5;
2. «1», якщо виключаємо рядок з помилковими даними Д5.

Додаток 6

Додаток 6 призначений (п. 6 розд. IV Порядку №4):

для визначення платником ЄСВ періодів (строків) трудової або іншої діяльності, що відповідно до законів, якими встановлюються умови пенсійного забезпечення, відмінні від загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, зараховуються при визначенні права на відповідну пенсію, а також періоди страхового стажу, не пов’язані із трудовою та/або професійною діяльністю.

За допомогою Додатку 6 формують відомості про спецстаж працівників. До такого спецстажу, зокрема, включають:

1. стаж роботи на визначених законодавством роботах (наприклад, стаж роботи на роботах зі шкідливими і важкими умовами праці відповідно до Списку №1 та Списку №2 робіт, професій і посад);
2. стаж за вислугу років, що надає право на вихід на пенсію до досягнення пенсійного віку;
3. стаж за роботу на посадах, пенсії за якими встановлюють згідно із законами України «Про державну службу» від 10.12.2015 №889-VIII; «Про прокуратуру» від 14.10.2014 №1697-VII; «Про державну підтримку засобів масової інформації та соціальний захист журналістів» від 23.09.1997 №540/97-ВР; «Про наукову і науково-технічну діяльність» від 26.11.2015 №848-VIII; «Про статус народного депутата України» від 17.11.1992 №2790-XII; «Про Національний банк України» від 20.05.1999 №679-XIV; «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 07.06.2001 №2493-III та ін.

Увага! Роботодавці, у яких відсутні робочі місця, роботу на яких зараховують до спеціального стажу, Додаток 6 не формують і не подають

Рядок 01. Обираємо потрібний тип Податкового розрахунку, проставляючи позначку у відповідній клітинці:

1. «Звітний» (рядок 011) – якщо Д6 подаємо за звітний період уперше;
2. «Звітний новий» (рядок 012) – якщо Д6 подаємо для коригування внесених відомостей вже після подання Податкового розрахунку типу «Звітний», але до закінчення граничного строку звітування;
3. «Уточнюючий» (рядок 013) – якщо Д6 подаємо для виправлення помилок після закінчення граничного строку подання Податкового розрахунку.

Рядок 02 «Звітний (податковий) період». Вказуємо арабськими цифрами:

1. звітний (податковий) період (календарний рік);
2. місяць, за який подаємо Податковий розрахунок. Місяць зазначаємо в цифровому значенні від 1 до 12. Наприклад, за січень – 1, за лютий – 2, за березень – 3, за квітень – 4, за травень – 5, за червень – 6, за липень – 7, за серпень – 8, за вересень – 9, за жовтень – 10, за листопад – 11, за грудень – 12.

Рядок 03 «Платник єдиного внеску». Вказуємо повне найменування юрособи або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) фізичної особи – платника єдиного внеску згідно з реєстраційними даними.

Рядок 031 «Податковий номер або серія (за наявності) та номер паспорта платника єдиного внеску». Зазначаємо код за ЄДРПОУ для юридичних осіб. Якщо Д1 подає ФОП за найманих працівників, то тут вказуємо реєстраційний номер облікової картки платника податків – фізичної особи, або серію (за наявності) та номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті.

Рядок 032. Заповнюємо, якщо страхувальник ліквідований, але потрібно подати Д6 із типом «Уточнюючий» щодо спецстажу за осіб, що перебували в трудових відносинах з платником єдиного внеску, який ліквідований. Такий додаток подає правонаступник.

У рядку зазначаємо код за ЄДРПОУ ліквідованого платника єдиного внеску.

Графа 04. Арабськими цифрами вказуємо порядковий номер запису.

Графа 05 «Громадянин України». Проставляємо відповідну позначку щодо громадянства фізичної особи. Так, для застрахованих осіб, які є громадянами України вносимо позначку «1», а для застрахованих осіб із числа іноземців поле залишається незаповненим.

Графа 06. Зазначаємо реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію (за наявності) та номер паспорта застрахованої особи.

Графа 07 «Код підстави для обліку спецстажу». Вказуємо 8-розрядний код підстави для обліку спецстажу. Код обираємо із довідника, наведеного в додатку 3 до Порядку №4.

Графа 08. Вказуємо прізвище, ім’я, по батькові працівника.

Графа 09 «Початок періоду». Зазначаємо початок періоду обліку спецстажу. Якщо застрахована особа відпрацювала на посаді, яку зараховують до спецстажу, весь місяць, тут ставимо «01» (перше число місяця), якщо не з початку місяця – відповідне число місяця. Якщо застраховану особу прийняли у звітному місяці на посаду, роботу на якій зараховують до спецстажу, то реквізит 10 Д6 має відповідати даті початку трудових відносин Додатку 5.

Графа 10 «Кінець періоду. Проставляємо кінець періоду обліку спецстажу. Якщо застрахована особа відпрацювала до кінця місяця, тут ставимо останнє число місяця («28», «29», «30» або «31»), якщо ні (звільнення з середини місяця, увільнення від посади, що зараховують до спецстажу), – відповідне число місяця.

Графи 11 «Кількість днів», 12 «Кількість годин, хвилин». Заповнюємо лише одну з граф. Залежно від діючого обліку праці у страхувальника в звітному році для конкретної застрахованої особи наводимо або кількість фактично відпрацьованих днів (графа 11), або кількість фактично відпрацьованих робочих годин і хвилин (графа 12) в умовах праці, що дають підстави для нарахування спецстажу.

Графа 13 «Норма тривалості роботи для її зарахування за повний місяць спецстажу (дні або години/хвилини)». Наводимо норму тривалості роботи для конкретної підстави: кількість днів або годин і хвилин (залежно від встановленого варіанта обліку робочого часу страхувальником), які треба відпрацювати у звітному місяці застрахованій особі для того, щоб такий місяць повністю було зараховано їй до спецстажу.

Графи 14 та 15. Вказуємо номер та дату наказу про проведення атестації робочого місця.

Увага! Цю графу заповнюють тільки для випадків, коли для віднесення періодів роботи до спецстажу потрібно проведення атестації. Для таких категорій як держслужбовці, посадові особи ОМС, науково-педагогічні працівники графу 14, 15 не заповнюють

Графа 16 «Ознака/ Сезон». Цю графу заповнюють страхувальники з сезонним характером праці.

Графа 17 «Ознака (0, 1)». Заповнюємо в разі подання Д6 із типом «Звітний новий» та «Уточнюючий» для виправлення помилок попередніх звітних періодів. Для виправлення помилок проставляємо «0» – якщо потрібно ввести рядок, «1» – якщо рядок потрібно виключити.

На замітку! Між Додатком 1 та Додатком 6 є зв'язок. Якщо період роботи працівника на підприємстві зараховують до спецстажу, то під час формування Додатку 1 до Податкового розрахунку з даними за таким працівником у графі 23 «Ознака наявності спецстажу» слід проставити відмітку «1 – так»

Як подавати Податковий розрахунок

Податковий розрахунок подають:

1. в електронній формі – через Електронний кабінет з використанням кваліфікованого електронного підпису (за ідентифікаторами, оприлюдненими ДПС за посиланням);
2. у паперовій формі – особисто або поштою, підписаний та з печаткою, якщо така використовується.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Статті за темою:

Щомісячна зарплатна звітність по-новому: Мінфін затвердив нову форму!

Квартальний Податковий розрахунок з ПДФО, ЄСВ та військового збору: як заповнити

Бланк документа:

Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків м фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (зі звіту за січень 2025)