ФОП у 4ДФ: не показувати виплати, пояснювати розбіжності чи чекати запиту ДПС

1. «Не буду подавати 4ДФ – і проблема зникне» не спрацює
2. Нульовий дохід ФОП не означає, що він не може мати витрат
3. ФОП усе задекларував правильно, але один із замовників неправильно показав виплату у своєму 4ДФ
4. А якщо питання вже не до ФОПа, а до самого підприємства
5. Висновки

Кожен бухгалтер рано чи пізно стикається з ситуаціями, коли виплати ФОПам у 4ДФ викликають додаткову увагу податкової. Здавалося б, ПДФО та військовий збір із таких виплат не сплачуються – то навіщо їх взагалі показувати?

Саме таке запитання дедалі частіше виникає у ФОПів та підприємств.

І тут є важливий висновок: 4ДФ для податківців давно став не просто звітністю про доходи фізосіб, а одним із джерел для зіставлення даних та пошуку розбіжностей. Розберемо декілька життєвих ситуацій

«Не буду подавати 4ДФ – і проблема зникне» не спрацює

Наприклад:

ФОП 2 групи виплачує кошти іншим ФОПам і відображає їх у 4ДФ за ознакою доходу «157». А потім вирішує: якщо подальших виплат фізособам немає, навіщо подавати 4ДФ?

Позиція ДПС тут стабільна: якщо є виплати самозайнятим особам, інформацію про них потрібно показувати в 4ДФ, навіть якщо податковий агент звільнений від нарахування та сплати ПДФО і військового збору за умови підтвердження статусу ФОПа.

Тому просто перестати подавати звіт або перестати показувати виплати – не найкраща стратегія.

Якщо під час контролю податківці встановлять, що виплати ФОПам не відображалися, можливий штраф за неподання або подання звітності не в повному обсязі, а це на сьогодні 1020 гривень і позицію доведеться оскаржувати в суді.

Також у разі перевірок щодо невідображених ФОП можливі зустрічні перевірки. Наприклад, ФОП задекларував дохід 500 тис. грн, а його замовники показали у своїх 4ДФ виплати цьому ФОПу на 700 тис. грн.

Для податківців це вже сигнал: звідки взялася різниця у 200 тис. грн?

А може бути й навпаки.

Підприємство показало значні виплати ФОПам, а його власні доходи виглядають значно меншими. Тоді ДПС може зацікавитися, за рахунок яких коштів здійснювалися такі придбання та чи відповідають вони реальній господарській діяльності.

Саме тому 4ДФ сьогодні варто сприймати не як формальність, а як частину інформаційного сліду вашого бізнесу.

Нульовий дохід ФОП не означає, що він не може мати витрат

Ще одна показова ситуація.

Уявімо, що ФОП 3 групи протягом року фактично не працював і в декларації показав 0 грн доходу. Водночас він сплачував ЄСВ та орендував частину нежитлового приміщення в іншого ФОПа. Орендні виплати, як і належить, відобразив у 4ДФ.

І тут виникає запитання від податкової: якщо доходу не було, то звідки взялися гроші на оренду?

Логіка ДПС зрозуміла: податківці бачать у 4ДФ виплату іншому ФОПу, але в декларації самого платника – нульовий дохід. Тому хочуть зрозуміти походження коштів.

Але сама по собі така ситуація не означає порушення. Важливо довести, звідки взялися гроші.

Наприклад, якщо оренду оплачували за рахунок коштів, зароблених і накопичених у попередні роки, це можна пояснити податковій та підтвердити деклараціями за попередні звітні періоди.

Так само не має вирішального значення, що орендну плату внесли через касу. Сам спосіб розрахунку не свідчить про отримання нового доходу. Головне – джерело коштів.

І ще один момент: сплата ЄСВ сама по собі також не означає, що ФОП отримував дохід. Якщо підприємець не має права на звільнення, він може сплачувати ЄСВ незалежно від того, був у нього дохід чи ні.

Тому у відповіді ДПС варто чітко пояснити: підприємницького доходу протягом року не було, а виплати здійснювалися за рахунок коштів, отриманих і накопичених у попередніх періодах. І бажано одразу додати документи, які це підтверджують.

ФОП усе задекларував правильно, але один із замовників неправильно показав виплату у своєму 4ДФ

І ще одна типова ситуація. ФОП отримує запит від ДПС: податківці побачили, що його задекларований дохід не збігається із сумами, які замовники показали у своїх 4ДФ за ознакою доходу «157».

Підприємець перевіряє інформацію – і знаходить причину. Виявляється, один із замовників неправильно зазначив суму виплати у 4ДФ. Помилку вже виявили, і замовник готує уточнюючий розрахунок.

Здавалося б, усе просто: написати податковій, що дохід задекларований правильно, додати акт звірки із замовником – і питання закрите.

Але тут є важливий нюанс.

Якщо запит ДПС складений належним чином і в ньому зазначено конкретний перелік інформації та документів, ФОП не може просто вибрати, які документи йому зручно надати. Потрібно надати інформацію та документи в обсязі, передбаченому законним запитом

Водночас сам запит варто уважно перевірити. Податківці мають зазначити підставу для його направлення, конкретні обставини, які стали причиною запиту, а також перелік інформації та документів, які вони хочуть отримати.

Тому оптимальний варіант у такій ситуації – не просто написати «у мене все правильно», а пояснити причину розбіжності: помилка виникла у звітності замовника, який уже виправляє її через уточнюючий 4ДФ.

До відповіді можна додати акт звірки, лист від контрагента чи інші документи, які підтверджують реальну суму виплати.

Але якщо ДПС у законному запиті просить надати договори, акти, платіжні документи або іншу первинку за певний період, одним актом звірки краще не обмежуватися.

Адже правильно оформлений запит ДПС – це не просто прохання «пояснити цифри». Ненадання запитаної інформації може мати наслідки та, за певних умов, стати одним із кроків до документальної позапланової перевірки.

Тож якщо помилився контрагент – це ще не проблема ФОПа. Але свою позицію потрібно підтвердити документами і правильно відповісти на запит податкової.

А якщо питання вже не до ФОПа, а до самого підприємства

І наостанок – ситуація, яка показує, чому до 4ДФ варто ставитися уважно не лише ФОПам, а й їхнім контрагентам.

Уявімо:

ТОВ отримує запит від ДПС. Податківці зіставили декларацію з податку на прибуток із даними 4ДФ, де підприємство показувало виплати ФОПам за ознакою доходу «157». І тепер просять надати документи щодо господарської діяльності за весь 2025 рік. Що робити?

Перш за все – не надсилати податковій одразу всі документи, які є в бухгалтерії, не розібравшись із самим запитом.

Передусім перевірте сам запит. У ньому мають бути законні підстави для його направлення, обставини, які стали причиною запиту, а також інформація та документи, які податківці хочуть отримати. Якщо запит законний, ігнорувати його ризиковано.

За загальним правилом відповідь на письмовий запит надають протягом 15 робочих днів, наступних за днем отримання запиту.

Далі потрібно подивитися на самі операції з ФОПами.

Скільки придбали? Що саме? Для чого? Чи відповідають ці покупки діяльності підприємства? Чи є договори, акти, накладні, платіжні документи? Якщо товар не продається одразу – де він зберігається? Чи відповідають дані про місця діяльності та зберігання інформації, поданій у 20-ОПП?

Особлива увага – ситуаціям, коли підприємство закуповує у ФОПів значно більше, ніж потім реалізує. Для ДПС це може стати сигналом для додаткових запитань: за рахунок яких коштів здійснюються такі придбання, чи реальні операції та чи не занижено дохід.

Тому відповідь на такий запит – це вже не формальна відписка. Потрібно пояснити логіку господарської діяльності та підтвердити її документами.

Висновки

1. 4ДФ – це вже не просто звітність. ДПС зіставляє дані 4ДФ із деклараціями, платежами, договорами та первинними документами, формуючи загальну картину діяльності.
2. Не варто намагатися «показувати менше». Важливо, щоб інформація у звітності ФОПа та його контрагентів не суперечила одна одній.
3. Якщо помилився контрагент або є обґрунтована причина невідповідності, її потрібно пояснити ДПС і підтвердити документами. Бо питання, яке почалося з однієї цифри у 4ДФ, може перерости у перевірку всієї господарської операції.

Читайте більше:

Податківці пояснили, скільки Розрахунків подає ФОП із ознакою незалежної професійної діяльності

Квартальний Податковий розрахунок за наказом Мінфіну №243: подання та заповнення ФОПами

Як ФОПу виправляти помилки в квартальному Податковому розрахунку

Як відобразити дохід ФОП у 4ДФ, якщо нарахування та виплата відбулися в різних місяцях

Як нумерувати Податкові розрахунки ЮО та ФОП / НПД з типом «Звітний», «Звітний новий», «Уточнюючий»