Приклади заповнення 4ДФ щомісячного Податкового розрахунку

1. Основні правила заповнення додатку 4ДФ
2. Зарплата, відпускні, лікарняні в 4ДФ
3. Виплата зарплати в наступному місяці: заповнення 4ДФ
4. Допомога по вагітності та пологах у 4ДФ
5. Прийняття / звільнення у 4ДФ
6. Вихідна допомога при звільненні у 4ДФ
7. Несвоєчасний розрахунок з працівником при звільненні у 4ДФ
8. Застосування ПСП у 4ДФ
9. Винагорода за ЦПД у 4ДФ
10. Аліменти в 4ДФ

Основні правила заповнення додатку 4ДФ

1. В додатку 4ДФ зазначають персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) доходу фізособам, а також утриманого та перерахованого ПДФО та ВЗ.
2. Порядком №4 не обмежено заповнення 4ДФ в залежності від кількості працівників. Податковий агент зазначає в цьому звіті будь-яку кількість осіб, яким проведено нарахування (виплату) доходів (лист від 16.02.2021 №107/2/99-00-04-02-01-0).
3. У рядку 4 навпроти напису «Працювало за трудовими договорами» проставляється кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, за якими здійснюється нараховування доходу за ознакою 101 (пп. 1 п. 4 розд. IV Порядку №4).
4. Якщо в окремому місяці кількість працівників змінювалась у зв’язку з прийняттям і звільненням з місця роботи, то в рядку 4 додатка 4ДФ слід зазначати максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом такого звітного місяця.
5. Як правило в додатку 4ДФ щодо кожної фізичної особи заповнюють стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Проте бувають виключення.
6. У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному періоді про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному періоді.
7. Якщо працівник має право на дві ПСП, оскільки утримує двох та більше дітей до 18 років, у тому числі дитину з інвалідністю, то в 4ДФ на нього заповнюють 2 рядки, відображаючи відповідні ознаки ПСП
8. Якщо повний місяць не має доходу, працівник не відображається в додатку 4ДФ (розділ I). Це може бути якщо працівник весь місяць перебував у відпустці без збереження зарплати, або проходив військову службу і не отримував доходу від роботодавця.
9. Якщо працівника не відображають в розділі I, він не враховується у рядку 4.

Далі розглянемо практичні ситуації відображення нарахованих / виплачених доходів працівникам та іншим фізособам в додатку 4ДФ.

Зарплата, відпускні, лікарняні в 4ДФ

Для працівників і зарплата, і відпускні, і лікарняні в додатку 4ДФ відображаються з однаковою ознакою доходу – «101». Крім того, в додатку 4ДФ перехідні виплати відображають без «розбивки» за місяцями. Все відображають в одному рядку.

Додаток 4ДФ за червень буде заповнений наступним чином:

Виплата зарплати в наступному місяці: заповнення 4ДФ

Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, має бути відображена у додатку 4ДФ за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, у додатку 4ДФ за січень відображається заробітна плата, яка нарахована у січні та виплачена в лютому (пп. 2 п. 4 розд. IV Порядку №4).

Зверніть увагу! Якщо зарплата виплачується несвоєчасно, то незважаючи на те, що ПДФО та ВЗ перераховують до бюджету протягом 30-ти календарних днів, наступних за місяцем нарахування доходів, суми фактично перерахованих ПДФО та ВЗ відображають у графах 4 і 5 4ДФ за наступний місяць.

Додаток 4ДФ за травень буде заповнений наступним чином:

Додаток 4ДФ за травень-липень 2026 буде заповнений наступним чином:

Допомога по вагітності та пологах у 4ДФ

Допомогу по вагітності та пологах в додатку 4ДФ відображають всю суму в одному рядку з ознакою доходу «128», а саме у графі 3а – нарахування, 3 – виплату. Допомога по вагітності не є базою для оподаткування ПДФО та ВЗ (пп. 165.1.1 та пп. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ), тож графи 4а, 5а, 4 та 5 не заповнюються. При чому у разі виплати допомоги в наступному місяці, графу 3 заповнюють в місяці виплати.

Додаток 4ДФ за червень буде заповнений наступним чином:

Додаток 4ДФ за червень-липень буде заповнений наступним чином:

Прийняття / звільнення у 4ДФ

У разі прийняття / звільнення працівника слід заповнити графи 7, 8 додатку 4ДФ. Порядком №4 передбачені такі правила.

У графі 7 «Дата прийняття на роботу» проставляється дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу, наприклад, якщо дата прийняття – 12 березня 2024 року, то у графі 7 потрібно вказати «12.03.2024».

Графа 7 заповнюється лише на тих фізичних осіб, які приймалися на роботу у звітному періоді.

у графі 8 «Дата звільнення з роботи» проставляється дата звільнення фізичної особи з роботи (аналогічно при прийнятті на роботу).

Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 7, 8 не заповнюються.

Графа 8 заповнюється лише на тих фізичних осіб, які були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді.

Тобто якщо працівника прийнято / звільнено, але зарплата не була нарахована в такому місяці, то працівника взагалі не відображають в додатку 4ДФ за відповідний місяць і не заповнюють графи 7, 8.

У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному періоді про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному періоді.

Додаток 4ДФ за червень буде заповнений наступним чином:

Вихідна допомога при звільненні у 4ДФ

Додаток 4ДФ за червень буде заповнений наступним чином:

Несвоєчасний розрахунок з працівником при звільненні у 4ДФ

Відповідно до ст. 116 КЗпП при звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, установи, організації, провадиться в день звільнення. Якщо працівник в день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.

Статтею 117 КЗпП передбачено відповідальність за затримку розрахунку при звільненні, а саме у разі невиплати з вини власника або уповноваженого ним органу належних звільненому працівникові сум у строки, зазначені в ст. 116 КЗпП, за відсутності спору про їх розмір підприємство, установа, організація повинні виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку, але не більше 6 місяців.

Доходи у вигляді заробітної плати після звільнення працівника нараховує податковий агент та відображає його в Податковому розрахунку за ознакою доходу «127» (лист від 16.02.2021 № 107/2/99-00-04-02-01-02; ЗІР, категорія 103.25).

Додаток 4ДФ за травень-червень буде заповнений наступним чином:

Застосування ПСП у 4ДФ

Якщо до зарплати працівника застосовують ПСП, підприємство відображає це у додатку 4ДФ. У графі 9 «Ознака податкової соціальної пільги» відображається ознака податкової соціальної пільги наведена у розділі 2 «Довідник ознак податкових соціальних пільг» додатку 2до Порядку (пп. 2 п. 4 розд. IV Порядку №4).

Граничний розмір доходу, що дає право на ПСП у 2026 році, – 4660,00 грн. Звичайна ПСП «на себе» у 2023 році – 1664,00 грн.

ПСП може бути звичайна (базова), підвищена, максимальна. Також застосовують ПСП на дітей (базову та/або підвищену).

Залежно від того яка саме ПСП застосовується, потрібно в графі 9 додатку 4ДФ зазначити відповідну ознаку пільги (див. таблицю нижче).

Додаток 4ДФ за червень буде заповнений наступним чином:

Додаток 4ДФ за червень буде заповнений наступним чином:

Таким чином додаток 4ДФ буде заповнений наступним чином:

Винагорода за ЦПД у 4ДФ

Відомості осіб, яким виплачена винагорода цивільно-правового характеру, відображають у табличній частині додатку 4ДФ.

А саме у рядку 05 слід вказувати кількість фізичних осіб, з якими у звітному періоді було укладено договори цивільно-правового характеру і яким було нараховано доходи з ознакою 102, тобто винагороду за ЦПД.

При цьому якщо ЦПД оформлено із працівником підприємства, то враховуйте такого працівника і в рядку 05, і в рядку 04 Додатку 4ДФ, адже винагорода за цивільно-правовим договором, це не зарплата.

В самій табличній частині 4ДФ винагорода відображається у графі 3а, тобто суму нарахованого доходу відповідно до акту виконаних робіт (наданих послуг). У разі нарахування такої винагороди, її відображення у графі 3а є обов'язковим, незалежно від того виплачена вона чи ні.

У графі 3 відображається сума фактично виплаченої винагороди за таким договором, при цьому вказується сума винагороди без її зменшення на суму ПДФО та ВЗ.

Також зазначається інформація про нарахований та перерахований ПДФО та військовий збір. А в графі 6 вказується ознака доходу «102».

Дата прийняття і звільнення у графах 7 та 8 у 4ДФ на фізичних осіб, які виконують роботу чи надають послуги за цивільно-правовим договором, не заповнюються.

Додаток 4ДФ за травень-червень буде заповнений наступним чином:

Аліменти в 4ДФ

Додаток 4ДФ за червень буде заповнений наступним чином:

Читайте більше:

Оплата праці водіїв на підприємстві

Податки із заробітної плати 2026: як утримувати

Зарплатні коефіцієнти: як їх запровадити і чому штатного розпису замало

Зарплата на чужу картку: як оформити законно

Переведення на постійну нижчеоплачувану роботу: як нараховувати зарплату правильно

Відомість нарахування заробітної плати

Облік розрахунків із заробітної плати та страхування: бухгалтерські проведення

Оплата праці по-новому: зміни стосуються кожного!

Доплата до мінімальної зарплати – 2026: правила нарахування та практичні приклади