- Основні правила заповнення додатку 4ДФ
- Зарплата, відпускні, лікарняні в 4ДФ
- Виплата зарплати в наступному місяці: заповнення 4ДФ
- Допомога по вагітності та пологах у 4ДФ
- Прийняття / звільнення у 4ДФ
- Вихідна допомога при звільненні у 4ДФ
- Несвоєчасний розрахунок з працівником при звільненні у 4ДФ
- Застосування ПСП у 4ДФ
- Винагорода за ЦПД у 4ДФ
- Аліменти в 4ДФ
Основні правила заповнення додатку 4ДФ
- В додатку 4ДФ зазначають персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) доходу фізособам, а також утриманого та перерахованого ПДФО та ВЗ.
- Порядком №4 не обмежено заповнення 4ДФ в залежності від кількості працівників. Податковий агент зазначає в цьому звіті будь-яку кількість осіб, яким проведено нарахування (виплату) доходів (лист від 16.02.2021 №107/2/99-00-04-02-01-0).
- У рядку 4 навпроти напису «Працювало за трудовими договорами» проставляється кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, за якими здійснюється нараховування доходу за ознакою 101 (пп. 1 п. 4 розд. IV Порядку №4).
- Якщо в окремому місяці кількість працівників змінювалась у зв’язку з прийняттям і звільненням з місця роботи, то в рядку 4 додатка 4ДФ слід зазначати максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом такого звітного місяця.
- Як правило в додатку 4ДФ щодо кожної фізичної особи заповнюють стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Проте бувають виключення.
- У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному періоді про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному періоді.
- Якщо працівник має право на дві ПСП, оскільки утримує двох та більше дітей до 18 років, у тому числі дитину з інвалідністю, то в 4ДФ на нього заповнюють 2 рядки, відображаючи відповідні ознаки ПСП
- Якщо повний місяць не має доходу, працівник не відображається в додатку 4ДФ (розділ I). Це може бути якщо працівник весь місяць перебував у відпустці без збереження зарплати, або проходив військову службу і не отримував доходу від роботодавця.
- Якщо працівника не відображають в розділі I, він не враховується у рядку 4.
Далі розглянемо практичні ситуації відображення нарахованих / виплачених доходів працівникам та іншим фізособам в додатку 4ДФ.
Зарплата, відпускні, лікарняні в 4ДФ
Для працівників і зарплата, і відпускні, і лікарняні в додатку 4ДФ відображаються з однаковою ознакою доходу – «101». Крім того, в додатку 4ДФ перехідні виплати відображають без «розбивки» за місяцями. Все відображають в одному рядку.
Працівнику в червні 2026 року були нараховані: зарплата за відпрацьовані дні червня в сумі 15000 грн, лікарняні за дні хвороби у травні в сумі 5900 грн, та відпускні за дні відпустки у липні в сумі 8100 грн.
Загальний нарахований дохід у червні склав: 15000+5900+8100=29000 (грн).
Додаток 4ДФ за червень буде заповнений наступним чином:
Виплата зарплати в наступному місяці: заповнення 4ДФ
Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, має бути відображена у додатку 4ДФ за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, у додатку 4ДФ за січень відображається заробітна плата, яка нарахована у січні та виплачена в лютому (пп. 2 п. 4 розд. IV Порядку №4).
Зверніть увагу! Якщо зарплата виплачується несвоєчасно, то незважаючи на те, що ПДФО та ВЗ перераховують до бюджету протягом 30-ти календарних днів, наступних за місяцем нарахування доходів, суми фактично перерахованих ПДФО та ВЗ відображають у графах 4 і 5 4ДФ за наступний місяць.
Працівнику була нарахована зарплата у травні 2026 року в сумі 15000 грн. Зарплата була виплачена своєчасно у встановлений для її виплати строк – 5 червня 2026. Разом із виплатою зарплати було перераховано ПДФО та ВЗ.
Додаток 4ДФ за травень буде заповнений наступним чином:
Працівнику була нарахована зарплата у травні 2026 року в сумі 15000 грн. Зарплата була виплачена у липні 2026 року. ПДФО та ВЗ були сплачені 30.06.2026 року. В червні-липні нарахованої зарплати не було (оформлена відпустка без збереження зарплати).
Додаток 4ДФ за травень-липень 2026 буде заповнений наступним чином:
Допомога по вагітності та пологах у 4ДФ
Допомогу по вагітності та пологах в додатку 4ДФ відображають всю суму в одному рядку з ознакою доходу «128», а саме у графі 3а – нарахування, 3 – виплату. Допомога по вагітності не є базою для оподаткування ПДФО та ВЗ (пп. 165.1.1 та пп. 1.7 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ), тож графи 4а, 5а, 4 та 5 не заповнюються. При чому у разі виплати допомоги в наступному місяці, графу 3 заповнюють в місяці виплати.
Працівниці в червні 2026 року нараховано зарплату за відпрацьовані дні 10000 грн та допомогу по вагітності та пологах за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами за період з 15.06.2026 по 18.10.2026 в сумі 63000 грн.
Додаток 4ДФ за червень буде заповнений наступним чином:
Працівниці в червні 2026 року нараховано зарплату за відпрацьовані дні 15000 грн та допомогу по вагітності та пологах за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами за період з 22.06.2026 по 25.10.2026 в сумі 63000 грн. Кошти від ПФУ надійшли на спецрахунок 01.07.2026 і були перераховані працівниці.
Додаток 4ДФ за червень-липень буде заповнений наступним чином:
Прийняття / звільнення у 4ДФ
У разі прийняття / звільнення працівника слід заповнити графи 7, 8 додатку 4ДФ. Порядком №4 передбачені такі правила.
У графі 7 «Дата прийняття на роботу» проставляється дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу, наприклад, якщо дата прийняття – 12 березня 2024 року, то у графі 7 потрібно вказати «12.03.2024».
Графа 7 заповнюється лише на тих фізичних осіб, які приймалися на роботу у звітному періоді.
у графі 8 «Дата звільнення з роботи» проставляється дата звільнення фізичної особи з роботи (аналогічно при прийнятті на роботу).
Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 7, 8 не заповнюються.
Графа 8 заповнюється лише на тих фізичних осіб, які були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді.
Тобто якщо працівника прийнято / звільнено, але зарплата не була нарахована в такому місяці, то працівника взагалі не відображають в додатку 4ДФ за відповідний місяць і не заповнюють графи 7, 8.
У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному періоді про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному періоді.
15.06.2026 працівника звільнено, а з 16.06.2026 прийнято на роботу до того ж роботодавця. З 01 по 15 червня працівнику нараховано 10000 грн (зарплата за відпрацьований час + відпускна компенсація). З 16 по 30 червня працівнику нараховано зарплату в сумі 5000 грн.
На цього працівника буде заповнено два рядки, і кожен з ознакою доходу «101». Проте під час заповнення рядка 4 його враховують один раз.
Додаток 4ДФ за червень буде заповнений наступним чином:
Вихідна допомога при звільненні у 4ДФ
Працівник був звільнений 15.06.2026 на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП. Йому були нараховані:
- зарплата за фактично відпрацьовані дні червня 2026 року в розмірі 5000 грн;
- компенсація за невикористані дні щорічної відпустки – 4000 грн;
- вихідна допомога – 10000 грн.
Вихідна допомога не відноситься до зарплати (пп. 3.8 Інструкції №5). Проте вона підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ. У додатку 4ДФ Податкового розрахунку сума вихідної допомоги вказується у додатку 4ДФ із ознакою доходу «127» (роз’яснення ДПС в ЗІР). Вона відображається окремо від заробітної плати та компенсації за відпустку, які вказуються із ознакою доходу «101».
Додаток 4ДФ за червень буде заповнений наступним чином:
Несвоєчасний розрахунок з працівником при звільненні у 4ДФ
Відповідно до ст. 116 КЗпП при звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, установи, організації, провадиться в день звільнення. Якщо працівник в день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.
Статтею 117 КЗпП передбачено відповідальність за затримку розрахунку при звільненні, а саме у разі невиплати з вини власника або уповноваженого ним органу належних звільненому працівникові сум у строки, зазначені в ст. 116 КЗпП, за відсутності спору про їх розмір підприємство, установа, організація повинні виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку, але не більше 6 місяців.
Доходи у вигляді заробітної плати після звільнення працівника нараховує податковий агент та відображає його в Податковому розрахунку за ознакою доходу «127» (лист від 16.02.2021 № 107/2/99-00-04-02-01-02; ЗІР, категорія 103.25).
Працівник перебував у відпустці за власний рахунок протягом травня 2026 року. В останній день травня звільнився за власним бажанням і в цей день йому нарахована компенсації за невикористану щорічну основну відпустку 5000 грн. Інші нарахування працівнику в травні не проводились. Виплата належної працівникові суми проведена 15 червня. Також був нарахований середній заробіток за час затримки виплати остаточного розрахунку в розмірі 4500 грн.
Додаток 4ДФ за травень-червень буде заповнений наступним чином:
Застосування ПСП у 4ДФ
Якщо до зарплати працівника застосовують ПСП, підприємство відображає це у додатку 4ДФ. У графі 9 «Ознака податкової соціальної пільги» відображається ознака податкової соціальної пільги наведена у розділі 2 «Довідник ознак податкових соціальних пільг» додатку 2до Порядку (пп. 2 п. 4 розд. IV Порядку №4).
Граничний розмір доходу, що дає право на ПСП у 2026 році, – 4660,00 грн. Звичайна ПСП «на себе» у 2023 році – 1664,00 грн.
ПСП може бути звичайна (базова), підвищена, максимальна. Також застосовують ПСП на дітей (базову та/або підвищену).
Залежно від того яка саме ПСП застосовується, потрібно в графі 9 додатку 4ДФ зазначити відповідну ознаку пільги (див. таблицю нижче).
Ознака пільги | Тип та розмір пільги в 2026 р |
01 | Базова пільга в розмірі 50% прожиткового мінімуму - 1664 грн |
02 | Пільга у розмірі 150 % базової суми пільги – 2496 грн |
03 | Пільга у розмірі 200 % базової суми пільги – 3328 грн |
04 | Пільга на двох та більше дітей (1664 грн х кількість дітей віком до 18 років) |
Працівник, зайнятий неповний робочий день, подав заяву на застосовування звичайної ПСП на себе. Його нарахована зарплата за червень склала 4500 грн.
ПДФО утриманий в розмірі: (4500-1664) х 18% = 528,48 грн.
ВЗ утриманий в розмірі: 4500 х 5% =225,00 грн.
Додаток 4ДФ за червень буде заповнений наступним чином:
Працівник звільнився 08.06.2026 р. на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП. Йому нараховані:
- зарплата за фактично відпрацьовані дні червня року в розмірі 2500 грн;
- компенсація за невикористані дні щорічної відпустки — 2000 грн;
- вихідна допомога — 8700 грн.
В даному випадку ПСП застосовується до загальної нарахованої зарплати в сумі 4500 грн (зарплата + компенсація за невикористану відпустку). При чому ПСП буде застосовано, оскільки розмір нарахованого заробітку за місяць не перевищує граничний розмір 4660 грн.
До вихідної допомоги ПСП не буде застосовано, оскільки така виплата не відноситься до зарплати.
Додаток 4ДФ за червень буде заповнений наступним чином:
Працівниця має трьох дітей віком до 18 років, у тому числі дитину з інвалідністю. Заява та підтвердні документи на застосування ПСП подані. У червні 2026 року зарплата працівниці становить 12000 грн.
В цій ситуації буде застосовано 2 ПСП (пп. 169.3.1 ПКУ):
- «звичайної» — на дітей без інвалідності (1664 грн х 2);
- «підвищеної» — на дитину з інвалідністю (2496 грн).
Тобто загальний розмір ПСП 1664 х 2 + 2496 = 5824 грн.
Граничний розмір доходу для застосування ПСП становить 13980 грн (4660 грн х 3 дитини). Зарплата працівниці за червень (12000 грн) менше 13980 грн. Отже, ПСП буде застосована.
ПДФО буде утриманий в розмірі: (12000 – 5824) х 18% = 1111,68 (грн).
ВЗ буде утриманий в розмірі: 12000 х 5% =600 (грн).
Як зазначали податківці в ЗІР:
«У разі наявності у фізичної особи в звітному місяці двох ознак податкової соціальної пільги «02» та «04» за однією ознакою доходу «101», податковий агент у додаток у 4ДФ до Розрахунку щодо такої фізичної особи формує два рядки, в кожному з яких у графі 6 зазначає ознаку доходу «101», а у графі 9 – ознаку податкової соціальної пільги «02» та «04» відповідно.
При цьому перший рядок заповнюється в загальному порядку з відображенням усіх граф, а в другому рядку у графах 3а, 3, 4а, 4 та 5а, 5 проставляються прочерки».
Таким чином додаток 4ДФ буде заповнений наступним чином:
Винагорода за ЦПД у 4ДФ
Відомості осіб, яким виплачена винагорода цивільно-правового характеру, відображають у табличній частині додатку 4ДФ.
А саме у рядку 05 слід вказувати кількість фізичних осіб, з якими у звітному періоді було укладено договори цивільно-правового характеру і яким було нараховано доходи з ознакою 102, тобто винагороду за ЦПД.
При цьому якщо ЦПД оформлено із працівником підприємства, то враховуйте такого працівника і в рядку 05, і в рядку 04 Додатку 4ДФ, адже винагорода за цивільно-правовим договором, це не зарплата.
В самій табличній частині 4ДФ винагорода відображається у графі 3а, тобто суму нарахованого доходу відповідно до акту виконаних робіт (наданих послуг). У разі нарахування такої винагороди, її відображення у графі 3а є обов'язковим, незалежно від того виплачена вона чи ні.
У графі 3 відображається сума фактично виплаченої винагороди за таким договором, при цьому вказується сума винагороди без її зменшення на суму ПДФО та ВЗ.
Також зазначається інформація про нарахований та перерахований ПДФО та військовий збір. А в графі 6 вказується ознака доходу «102».
Дата прийняття і звільнення у графах 7 та 8 у 4ДФ на фізичних осіб, які виконують роботу чи надають послуги за цивільно-правовим договором, не заповнюються.
Звичайна фізособа РНОКПП 1234567890 виконувала роботи за ЦПД. Винагороду в сумі 5000 грн нараховано 25 травня, а виплачено 08 червня. Також іншій звичайній фізособі РНОКПП 287418523 (виконувала роботи за ЦПД) винагороду в сумі 28000 грн нараховано й виплачено у червні.
Додаток 4ДФ за травень-червень буде заповнений наступним чином:
Аліменти в 4ДФ
За виконавчим листом із працівника утримують аліменти на користь дитини 5 років. Розмір аліментів – 25% зарплати. У червні зарплата працівника становила 20000 грн. Аліменти перераховують на рахунок виконавчої служби.
Зарплату працівника, який сплачує аліменти, відображають у додатку 4ДФ без вирахування сум аліментів за ознакою доходу «101».
Суму аліментів відображаємо із зазначенням РНОКПП – стягувача (отримувача) таких аліментів за ознакою доходу «140» (див. консультації із категорії 103.25 ЗІР). Той факт, що перераховуємо їх виконавчій службі, не впливає на заповнення графи 2 рядка 06 розділу І додатка 4ДФ – все одно зазначаємо номер стягувача аліментів — фізособи (роз'яснення ЗІР). Аліменти не підлягають оподаткуванню ПДФО і ВЗ (пп. 165.1.14 та пп. 1.7 п. 161 підрозд. 10 розд. XX ПКУ). Тому графи 4а, 4, 5а, 5 в рядку з аліментами не заповнюють.
Додаток 4ДФ за червень буде заповнений наступним чином:
Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar
Читайте більше:
Оплата праці водіїв на підприємстві
Податки із заробітної плати 2026: як утримувати
Зарплатні коефіцієнти: як їх запровадити і чому штатного розпису замало
Зарплата на чужу картку: як оформити законно
Переведення на постійну нижчеоплачувану роботу: як нараховувати зарплату правильно
Відомість нарахування заробітної плати
Облік розрахунків із заробітної плати та страхування: бухгалтерські проведення
Оплата праці по-новому: зміни стосуються кожного!
Доплата до мінімальної зарплати – 2026: правила нарахування та практичні приклади
