Середня зарплата для відпускних: правила розрахунку

1. «Нормативка» – чим керуватися
2. Алгоритм розрахунку відпускних
3. Визначаємо розрахунковий період
4. Кількість днів в розрахунковому періоді
5. Сукупний дохід в розрахунковому періоді
6. Розрахунок середньої зарплати з окладу
7. Висновки

«Нормативка» – чим керуватися

Для оплати усіх видів відпусток керуємся Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 8.02.1995 №100 (далі – Порядок №100). Єдине виключення – відпустка у зв’язку з вагітності та пологах. Тільки для неї середня зарплата визначається за іншим Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженим постановою КМУ від 26.09.2001 №1266.

Алгоритм розрахунку відпускних

Він доволі простий і передбачений Порядком №100. Так, відповідно до п. 7 Порядку №100 обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток проводиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за фактично відпрацьований період (розрахунковий період) на відповідну кількість календарних днів розрахункового періоду. Із розрахунку виключаються святкові та неробочі дні, встановлені законодавством. Отриманий результат множиться на число календарних днів відпустки.

Отже, щоб розрахувати суму відпускних, потрібно пройти такі кроки:

Крок 1. Визначаємо розрахунковий період.

Крок 2. Підраховуємо кількість днів в розрахунковому періоді (Д рп).

Крок 3. Обчислюємо сукупний дохід в розрахунковому періоді (ЗП рп).

Крок 4. Розраховуємо середню зарплату за формулою: ЗП сер = ЗП рп : Д рп.

Крок 5. Визначаємо суму відпускних за формулою: Відп = ЗП сер х Д відп.

Начебто просто, якби не нюанси. Тому пройдемось по кожному кроку щоб сі середню зарплату і суму відпускних розрахувати без помилок.

Визначаємо розрахунковий період

Для відпускної середньої зарплати розрахунковий період залежить від того скільки часу працює працівник, чи є заробіток в розрахунковому періоді.

Якщо працівник працює більше року. У загальному випадку обчислення середньої зарплати для оплати часу відпусток або для виплати компенсації за невикористані відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку №100).

Наприклад, працівник підприємства прийнятий на роботу 13.11.2017. З 08.04.2025 йому надано щорічну відпустку. Розрахунковим періодом є квітень 2024 року – березень 2025 року.

Якщо працівник працює менше року. Якщо працівник пропрацював на підприємстві менше року, то розрахунковим періодом буде фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку (абз. 2 п. 2 Порядку №100).

Наприклад, працівник прийнятий на роботу 15.11.2024. З 03.04.2025 йому надано щорічну відпустку. Розрахунковим періодом буде грудень 2024 року – березень 2025 року.

Наприклад, працівник прийнятий на роботу 02.12.2024. Йому надається щорічна відпустка з 01.04.2025. На підприємстві 5-денний робочий тиждень з двома вихідними днями – субота і неділя. Розрахунковим періодом буде грудень 2024 – березень 2025 року. Тобто червень буде включатися до розрахункового періоду, оскільки 3 число – перший робочий день такого місяця (1 грудня – неділя, вихідний день).

У працівника немає повного календарного місяця. Якщо у працівника відсутній розрахунковий період, середня зарплата обчислюється відповідно до абзаців третього – п’ятого пункту 4 цього Порядку, виходячи з окладу або мінімальної зарплати.

Наприклад, працівник прийнятий на роботу 28.03.2025 року. 18.04.2025 року він звільняється.

У працівника немає жодного повного календарного місяця роботи. Тож середню зарплату будуть обчислювати виходячи з окладу (МЗП) за алгоритмом, про який будемо говорити пізніше.

Якщо відпустка надається за поточний та минулий робочий рік. Головне правило, яке має враховувати бухгалтер – для відпускних не потрібно визначати дві середніх зарплати, якщо працівнику надається відпустка за дні, право на які виникло до 31.12.2023 та після 01.01.2024. Порядком №100 дійсно передбачено таке нове правило, але стосується воно виключно нарахування компенсації за невикористані відпустки. Для обчислення середньої зарплати для відпускних змін не було. Тобто незалежно від того за який робочий рік надається відпустка, розрахунковий період визначайте виходячи із останніх 12 місяців або меншу кількість, що передують місяцю початку відпустки.

Наприклад, працівнику у квітні 2025 року надають невикористану щорічну відпустку за робочий рік з 01.12.2022 – 30.11.2023. Право на таку відпустку виникло до 31.12.2023, проте розрахунковим періодом будують останні 12 місяців, що передують місяцю початку відпустки, тобто квітень 2024 – березень 2025.

Ще одна ситуація. Працівнику надають відпустку за поточний робочий рік та минулий робочий рік.

Чи потрібно визначати 2 розрахункових періоди і відповідно 2 середні зарплати?

Ні, не потрібно.

Мінекономіки у листі від 24.05.2023 №4707-05/23798-09 зазначали, що порядок надання відпустки за минулі роки такий самий, як і поточних. І середня заробітна плата для розрахунку відпускних (як поточних, так і за минулі роки) визначається, виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю початку відпустки.

Наприклад, працівник іде у відпустку з 25.04.2025. Тривалість відпустки становить 24 календарних днів (14 календарних днів за поточний робочий рік і 10 – за минулий), зазначені в одному наказі. Розрахунковим періодом для обчислення суми відпускних є квітень 2024 – березень 2025.

Якщо ж відпустки надають окремо, тобто будуть зазначені у різних наказах, то розрахунковий період доведеться визначати кожного разу заново.

Якщо працівника перевели на іншу посаду. В даному випадку розрахунковий період визначають в загальному порядку – останні 12 або менша кількість календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки. Тобто не потрібно розрахунковий період визначати тільки по посаді, на яку був переведений працівник.

Наприклад, працівник працює з 2021 року. 01.06.2024 його перевели на іншу посаду. З 1 квітня надають щорічну відпустку. Розрахунковим періодом будуть останні 12 місяців: квітень 2024 – березень 2025.

Кількість днів в розрахунковому періоді

Наступним кроком визначаємо кількість днів у розрахунковому періоді. Для цього підсумовуємо загальну кількість календарних днів у кожному місяці розрахункового періоду (30+31+30+31…). Якщо розрахунковий період дорівнює 12 місяцям, то загальна кількість днів буде 365, якщо до розрахункового періоду потрапляє лютий високосного року – 366 днів.

Далі – за загальним правилом Порядку №100 віднімаємо кількість святкових і неробочих днів, визначених статтею 73 КЗпП (СД). І це такі дні:

1. 1 січня – Новий рік
2. 8 березня – Міжнародний жіночий день
3. 1 травня – День праці
4. 8 травня – День пам’яті та перемоги над нацизмом у Другій світовій війні 1939-1945 років
5. 28 червня – День Конституції України
6. 15 липня – День Української Державності
7. 24 серпня – День незалежності України
8. 1 жовтня – День захисників і захисниць України.
9. 25 грудня – Різдво Христове
10. один день (неділя) – Пасха (Великдень)
11. один день (неділя) – Трійця.

Також, відповідно до п. 2 Порядку №100, час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.

Це означає, що із загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді необхідно додатково виключити такі дні, які прийшлись на розрахунковий період:

1. календарні дні відпусток по догляду за дитиною до 3-х років, до 6-ти років;
2. календарні дні відпустки без збереження заробітної плати (ст. 25 і 26 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки») (листи Мінсоцполітики від 23.04.2018 №659/0/101-18, від 12.01.2015 №4/13/116-15, від 26.11.2012 №1203/13/84-12), ч. 3, 4 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»;
3. дні простою не з вини працівника, який оплачується в розмірі 2/3 окладу (увага, якщо за період простою зберігають середній заробіток, то такий період увійде до розрахункового періоду);
4. дні військової служби без збереження середнього заробітку;
5. дні, коли працівники з незалежних від них причин працювали в режимі неповного робочого тижня (лист Мінекономіки від 05.01.2021 №4709-06/235-07).

Наприклад, працівнику з 25.04.2025 надають щорічну відпустку. З 1 по 31 січня 2025 року працівник перебував у відпустці без збереження зарплати за згодою сторін за сімейними обставинами. В даному прикладі розрахунковий період квітень 2024 – березень 2025. Загальна кількість днів в розрахунковому періоді 365. Але потрібно виключити дні відпустки без збереження зарплати. Тож в розрахунку середньої зарплати прийматиме участь така кількість календарних днів: 365 - 31 = 334 к.дн.

Сукупний дохід в розрахунковому періоді

Щоб розрахувати сумарний заробіток, отриманий працівником у розрахунковому періоді, необхідно передусім знати, які виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати. Так, п. 3 Порядку №100 передбачено, що при обчисленні середньої заробітної плати враховуються всі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством та умовами трудового договору, крім визначених у пункті 4 цього Порядку. Це оклад, надбавки, доплати, премії, індексація зарплати тощо.

Крім того, при обчисленні відпускної середньої зарплати до сукупного доходу включають виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження, вимушеного прогулу тощо) та допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю. При чому включають як оплату перших 5 днів за рахунок роботодавця, так і допомогу по тимчасовій непрацездатності та допомогу по вагітності та пологах від ПФУ (лист Мінекономіки від 06.01.2021 №4709-06/524-07).

А ось не включають виплати, перелічені у п. 4 Порядку №100. Передусім це одноразові виплати, виплати до ювілеїв чи свят, матеріальна допомога, компенсація за невикористану відпустку тощо.

Наприклад, працівнику надається щорічна відпустка з 25.04.2025. У розрахунковому періоді квітень 2024 – березень 2025 працівнику був нарахований дохід в розмірі 80000 грн, в тому числі:

1. посадовий оклад – 62200 грн;
2. виплата до ювілею – 5000 грн;
3. лікарняні – 4000 грн;
4. відпускні за щорічну відпустку – 4800 грн;
5. матеріальна допомога на оздоровлення – 4000 грн.

В розрахунок середньої зарплати для відпускних не включаємо виплату до ювілею (5000 грн) та матеріальну допомогу на оздоровлення (4000 грн), оскільки ці виплати прямо зазначені в п. 4 Порядку №100. Таким чином, середня зарплата обчислюється з виплат у розмірі 71000 грн (80000 - 5000 - 4000).

Тобто перехідні відпускні, лікарняні, декретні, потрібно віднести до тих місяців, за які вони нараховані. Також у випадку несвоєчасного нарахування виплат, які включаються до сукупного доходу, наприклад, індексації, доплати за роботу у нічний час, надурочний час, за роботу у святковий (неробочий) день тощо донараховані суми складових заробітної плати мають бути віднесені до заробітку тих місяців, за який вони мали бути нараховані.

Таким чином потрібно буде здійснити перерахунок середньої заробітної плати з урахуванням донарахованих сум складових заробітної плати (лист Мінекономіки від 10.09.2021 №4711-06/45145-07).

Наприклад, працівника прийняли на роботу 15.02.2025. Відпустка з 02.04.2025. Розрахунковим періодом є березень 2025 року. В цьому місяці було нараховано зарплату за відпрацьовані дні 12000 грн, та лікарняні за лютий – 1500 грн. Лікарняні відносять до лютого. Оскільки такий місяць не включається до розрахункового періоду, то сума лікарняних не буде включатись до розрахунку середньої зарплати, навіть не зважаючи, що фактично вони були нараховані у березні. Середньоденна зарплата буде складати 12000 грн : 31 к.дн. = 387,10 грн.

Крім того, при визначені сукупного доходу є особливості включення до розрахунку премій. Премії (в тому числі за місяць) та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період під час обчислення середньої заробітної плати враховуються в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані.

Для цього до заробітку відповідних місяців розрахункового періоду додається частина, яка визначається діленням суми премії або іншої заохочувальної виплати за підсумками роботи за певний період на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, що припадає на розрахунковий період.

Мінекономіки у листі від 10.09.2021 №4711-06/45145-07 виклало свою точку зору щодо врахування премій у розрахунку середньої зарплати. За їх думкою, нараховані премії потрібно відносити наперед, починаючи з місяця, в якому вони були нараховані. Тобто, якщо нарахували у вересні премію за 3 квартал (за липень, серпень, вересень), то таку премію відносимо до таких місяців:

1. до вересня, до жовтня та до листопада.

При цьому для розподілу потрібно поділити всю суму премії на кількість відпрацьованих днів періоду, за який вона нарахована (наприклад на відпрацьовані дні у 3 кварталі), та помножити на відпрацьовані дні місяців розрахункового періоду, до яких вона відноситься (на відпрацьовані дні вересня, жовтня та листопада). Тобто застосовувати перспективний розрахунок.

Наприклад, відпустка з 01.11.2024. У вересні нараховано премію за серпень – 1000 грн. У серпні відпрацьовано 20 р. дн., у вересні – 12.

Премія включається до заробітку вересня в такому розмірі: 1000 грн ÷ 20 р.дн. х 12 р.дн. = 600 грн.

Наприклад, відпустка з 01.11.2024. У вересні нараховано премію за серпень – 1000 грн. У серпні відпрацьовано 20 р. дн. із 22-х, у вересні – 21. Розподіляємо премію: 1000 грн ÷ 20 р.дн. х 21 р.дн. = 1050 грн.

Проте оскільки серпень, за який нараховано премію, було відпрацьовано частково, а після пропорційного розподілу сума премії перевищує фактичний розмір, то д сукупного доходу слід включати тільки суму, яка була фактично нарахована, тобто 1000 грн.

Розрахунок середньої зарплати з окладу

Якщо у працівника немає жодного повного відпрацьованого місяця або протягом всього розрахункового періоду працівник не працював згідно із законодавством без збереження (з частковим збереженням) зарплати; або в місяці прийняття на роботу відбувається подія, з якою пов’язана необхідність розрахунку середньої зарплати, розрахунок середньої зарплати проводимо виходячи з окладу чи МЗП (якщо оклад < МЗП). Для цього Порядком №100 передбачений спеціальний алгоритм:

1. Обчислюємо умовний дохід працівника за дванадцять місяців (оклад × 12 місяців = умовний дохід).
2. Розраховуємо середньоденну заробітну плату (ЗПср = умовний дохід : календарні дні).

Приклад. Працівника прийнято на роботу з 11 березня 2025 року. 9 квітня йому надається оплачувана відпустка тривалістю 5 к.днів. Оклад працівника 10000 грн.

1. Визначаємо умовний дохід за 12 місяців, що передують квітню 2025 (квітень 2024 – березень 2025):

1. 10000 грн × 12 місяців = 120000 грн.

2. Обчислюємо середньоденну зарплату за такий розрахунковий період:

1. 120000 грн : 365 = 328,77 грн.

Сума відпускних: 328,77 х 5 = 1643,85 грн.

Висновки

1. Для оплати усіх видів відпусток керуємося Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 8.02.1995 №100.
2. Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток проводиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за фактично відпрацьований період (розрахунковий період) на відповідну кількість календарних днів розрахункового періоду. Із розрахунку виключаються святкові та неробочі дні, встановлені законодавством.
3. В період дії воєнного стану не діє норма ст. 73 КЗпП щодо святкових та неробочих днів.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar