Середня зарплата для відпускних: правила розрахунку

1. Середня зарплата для відпускних: нормативне забезпечення
2. Алгоритм розрахунку відпускних
3. Визначаємо розрахунковий період
4. Кількість днів в розрахунковому періоді
5. Сукупний дохід в розрахунковому періоді
6. Розрахунок середньої зарплати з окладу
7. Висновки

Середня зарплата для відпускних: нормативне забезпечення

Для оплати усіх видів відпусток керуємося Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 8.02.1995 №100 (далі – Порядок №100). Єдине виключення – відпустка у зв’язку з вагітності та пологах. Тільки для неї середня зарплата визначається за іншим Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженим постановою КМУ від 26.09.2001 №1266.

Алгоритм розрахунку відпускних

Він доволі простий і передбачений Порядком №100. Так, відповідно до п. 7 Порядку №100 обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток проводиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за фактично відпрацьований період (розрахунковий період) на відповідну кількість календарних днів розрахункового періоду. Із розрахунку виключаються святкові та неробочі дні, встановлені законодавством. Отриманий результат множиться на число календарних днів відпустки.

Отже, щоб розрахувати суму відпускних, потрібно пройти такі кроки:

Крок 1. Визначаємо розрахунковий період.

Крок 2. Підраховуємо кількість днів в розрахунковому періоді (Д рп).

Крок 3. Обчислюємо сукупний дохід в розрахунковому періоді (ЗП рп).

Крок 4. Розраховуємо середню зарплату за формулою: ЗП сер = ЗП рп : Д рп.

Крок 5. Визначаємо суму відпускних за формулою: Відп = ЗП сер х Д відп.

Начебто просто, якби не нюанси. Тому пройдемось по кожному кроку, щоб сі середню зарплату і суму відпускних розрахувати без помилок.

Визначаємо розрахунковий період

Для відпускної середньої зарплати розрахунковий період залежить від того скільки часу працює працівник, чи є заробіток в розрахунковому періоді.

Якщо працівник працює більше року. У загальному випадку обчислення середньої зарплати для оплати часу відпусток або для виплати компенсації за невикористані відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку №100).

Якщо працівник працює менше року. Якщо працівник пропрацював на підприємстві менше року, то розрахунковим періодом буде фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку (абз. 2 п. 2 Порядку №100).

Увага! Якщо працівника прийнято (оформлено) на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний місяць (абз. 2 п. 2 Порядку №100)

У працівника немає повного календарного місяця. Якщо у працівника відсутній розрахунковий період, середня зарплата обчислюється відповідно до абзаців третього – п’ятого пункту 4 цього Порядку, виходячи з окладу або мінімальної зарплати.

Наприклад, працівник прийнятий на роботу 29.06.2026 року. А 24.07.2026 року він звільняється.

У працівника немає жодного повного календарного місяця роботи. Тож середню зарплату будуть обчислювати виходячи з окладу (МЗП) за алгоритмом, про який будемо говорити пізніше.

Якщо відпустка надається за поточний та минулий робочий рік. Головне правило, яке має враховувати бухгалтер – для відпускних не потрібно визначати дві середніх зарплати, якщо працівнику надається відпустка за дні, право на які виникло до 31.12.2023 та після 01.01.2024. Порядком №100 дійсно передбачено таке нове правило, але стосується воно виключно нарахування компенсації за невикористані відпустки. Для обчислення середньої зарплати для відпускних змін не було. Тобто незалежно від того за який робочий рік надається відпустка, розрахунковий період визначайте виходячи із останніх 12 місяців або меншу кількість, що передують місяцю початку відпустки.

Наприклад, працівнику у липні 2026 року надають невикористану щорічну відпустку за робочий рік з 01.12.2022 – 30.11.2023. Право на таку відпустку виникло до 31.12.2023, проте розрахунковим періодом будують останні 12 місяців, що передують місяцю початку відпустки, тобто липень 2025 – червень 2026.

Ще одна ситуація. Працівнику надають відпустку за поточний робочий рік та минулий робочий рік.

Чи потрібно визначати 2 розрахункових періоди і відповідно 2 середні зарплати?

Ні, не потрібно.

Мінекономіки у листі від 24.05.2023 №4707-05/23798-09 зазначали, що порядок надання відпустки за минулі роки такий самий, як і поточних. І середня заробітна плата для розрахунку відпускних (як поточних, так і за минулі роки) визначається, виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю початку відпустки.

Якщо ж відпустки надають окремо, тобто будуть зазначені у різних наказах, то розрахунковий період доведеться визначати кожного разу заново.

Якщо працівника перевели на іншу посаду. В даному випадку розрахунковий період визначають в загальному порядку – останні 12 або менша кількість календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки. Тобто не потрібно розрахунковий період визначати тільки по посаді, на яку був переведений працівник.

Кількість днів в розрахунковому періоді

Наступним кроком визначаємо кількість днів у розрахунковому періоді. Для цього підсумовуємо загальну кількість календарних днів у кожному місяці розрахункового періоду (30+31+30+31…). Якщо розрахунковий період дорівнює 12 місяцям, то загальна кількість днів буде 365, якщо до розрахункового періоду потрапляє лютий високосного року – 366 днів.

Далі – за загальним правилом Порядку №100 віднімаємо кількість святкових і неробочих днів, визначених статтею 73 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП). І це такі дні:

1. 1 січня – Новий рік;
2. 8 березня – Міжнародний жіночий день;
3. 1 травня – День праці;
4. 8 травня – День пам’яті та перемоги над нацизмом у Другій світовій війні 1939-1945 років;
5. 28 червня – День Конституції України;
6. 15 липня – День Української Державності;
7. 24 серпня – День незалежності України;
8. 1 жовтня – День захисників і захисниць України;
9. 25 грудня – Різдво Христове;
10. один день (неділя) – Пасха (Великдень);
11. один день (неділя) – Трійця.

Увага! В період дії воєнного стану не діє норма ст. 73 КЗпП щодо святкових та неробочих. Тому якщо розрахунковий період повністю охоплює період дії воєнного стану, такі дні із розрахунку не виключають

Також, відповідно до п. 2 Порядку №100, час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.

Це означає, що із загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді необхідно додатково виключити такі дні, які прийшлись на розрахунковий період:

1. календарні дні відпусток по догляду за дитиною до 3-х років, до 6-ти років;
2. календарні дні відпустки без збереження заробітної плати (ст. 25 і 26 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки») (листи Мінсоцполітики від 23.04.2018 №659/0/101-18, від 12.01.2015 №4/13/116-15, від 26.11.2012 №1203/13/84-12), ч. 3, 4 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»;
3. дні простою не з вини працівника, який оплачується в розмірі 2/3 окладу (увага, якщо за період простою зберігають середній заробіток, то такий період увійде до розрахункового періоду);
4. дні військової служби без збереження середнього заробітку;
5. дні, коли працівники з незалежних від них причин працювали в режимі неповного робочого тижня (лист Мінекономіки від 05.01.2021 №4709-06/235-07).

Сукупний дохід в розрахунковому періоді

Щоб розрахувати сумарний заробіток, отриманий працівником у розрахунковому періоді, необхідно передусім знати, які виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати. Так, п. 3 Порядку №100 передбачено, що при обчисленні середньої заробітної плати враховуються всі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством та умовами трудового договору, крім визначених у пункті 4 цього Порядку. Це оклад, надбавки, доплати, премії, індексація зарплати тощо.

Крім того, при обчисленні відпускної середньої зарплати до сукупного доходу включають виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження, вимушеного прогулу тощо) та допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю. При чому включають як оплату перших 5 днів за рахунок роботодавця, так і допомогу по тимчасовій непрацездатності та допомогу по вагітності та пологах від ПФУ (лист Мінекономіки від 06.01.2021 №4709-06/524-07).

А ось не включають виплати, перелічені у п. 4 Порядку №100. Передусім це одноразові виплати, виплати до ювілеїв чи свят, матеріальна допомога, компенсація за невикористану відпустку тощо.

Увага! Усі виплати, крім премій (в тому числі за місяць) та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період, враховуються у тому місяці, за який вони нараховані

Тобто перехідні відпускні, лікарняні, декретні, потрібно віднести до тих місяців, за які вони нараховані. Також у випадку несвоєчасного нарахування виплат, які включаються до сукупного доходу, наприклад, індексації, доплати за роботу у нічний час, надурочний час, за роботу у святковий (неробочий) день тощо донараховані суми складових заробітної плати мають бути віднесені до заробітку тих місяців, за який вони мали бути нараховані.

Таким чином потрібно буде здійснити перерахунок середньої заробітної плати з урахуванням донарахованих сум складових заробітної плати (лист Мінекономіки від 10.09.2021 №4711-06/45145-07).

Крім того, при визначенні сукупного доходу є особливості включення до розрахунку премій. Премії (в тому числі за місяць) та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період під час обчислення середньої заробітної плати враховуються в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані.

Для цього до заробітку відповідних місяців розрахункового періоду додається частина, яка визначається діленням суми премії або іншої заохочувальної виплати за підсумками роботи за певний період на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, що припадає на розрахунковий період.

Мінекономіки у листі від 10.09.2021 №4711-06/45145-07 виклало свою точку зору щодо врахування премій у розрахунку середньої зарплати. За їх думкою, нараховані премії потрібно відносити наперед, починаючи з місяця, в якому вони були нараховані. Тобто, якщо нарахували у вересні премію за 3 квартал (за липень, серпень, вересень), то таку премію відносимо до таких місяців:

1. до вересня, до жовтня та до листопада.

При цьому для розподілу потрібно поділити всю суму премії на кількість відпрацьованих днів періоду, за який вона нарахована (наприклад на відпрацьовані дні у 3 кварталі), та помножити на відпрацьовані дні місяців розрахункового періоду, до яких вона відноситься (на відпрацьовані дні вересня, жовтня та листопада). Тобто застосовувати перспективний розрахунок.

Увага! Якщо період, за який нараховано премію чи іншу заохочувальну виплату, працівником відпрацьовано частково, під час обчислення середньої заробітної плати враховується сума у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії чи іншої заохочувальної виплати

Розрахунок середньої зарплати з окладу

Якщо у працівника немає жодного повного відпрацьованого місяця або протягом всього розрахункового періоду працівник не працював згідно із законодавством без збереження (з частковим збереженням) зарплати; або в місяці прийняття на роботу відбувається подія, з якою пов’язана необхідність розрахунку середньої зарплати, розрахунок середньої зарплати проводимо виходячи з окладу чи МЗП (якщо оклад < МЗП). Для цього Порядком №100 передбачений спеціальний алгоритм:

1. Обчислюємо умовний дохід працівника за дванадцять місяців (оклад × 12 місяців = умовний дохід).
2. Розраховуємо середньоденну заробітну плату (ЗПср = умовний дохід : календарні дні).

Висновки

1. Для оплати усіх видів відпусток керуємося Порядком №100.
2. Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток проводиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за фактично відпрацьований період (розрахунковий період) на відповідну кількість календарних днів розрахункового періоду. Із розрахунку виключаються святкові та неробочі дні, встановлені законодавством.
3. В період дії воєнного стану не діє норма ст. 73 КЗпП щодо святкових та неробочих днів.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Читайте більше:

Перехідні виплати: відпускні, лікарняні, декретні, відрядження

Новий розрахунок відпускних: що врахувати у разі продовження / перенесення відпустки

Відпускні 2026: як правильно розрахувати у складних випадках – сумісники, декрет, відрядження, надурочні