Перехідні виплати: відпускні, лікарняні, декретні, відрядження

1. Перехідні відпускні
2. Перехідні лікарняні
3. Перехідні декретні
4. Перехідне відрядження

Перехідні відпускні

Відпустка є основною трудовою гарантією працівникам. Для її оплати розраховуємо середній заробіток за правилами постанови Кабміну від 08.02.1995 №100 «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати» (далі – Порядок №100).

Детально про розрахунок середньої зарплати для відпускних розповідали у статті.

Ми ж розставимо основні акценти нарахування оплати, оподаткування та відображення в податковому розрахунку саме перехідних відпускних.

Перехідні відпусткові мають такі нюанси розрахунку та виплати:

1. відпускні виплачуються виплату перед виходом працівника у відпустку (абз. 5 ст. 115 КЗпП);
2. під час розрахунку середнього заробітку для оплати «перехідної» відпустки використовується середньоденна зарплата, що порахована за 12 або меншу кількість місяців розрахункового періоду, що передують місяцю виходу у відпустку за наказом.

ПДФО, військовий збір та ЄСВ сплачуються одним платежем при виплаті оплати за дні відрядження.

Відпускні входять до фонду оплати праці (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, яка затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 №5). Відповідно, вся сума нарахування місяця (зарплата та відпускні) включається до загального місячного оподатковуваного доходу (пп. 164.2.1 Податкового кодексу України, далі – ПКУ) з метою нарахування ПДФО та військового збору. Тобто перехідні відпускні відображаємо у 4ДФ місяця їх нарахування одним рядком із зарплатою під ознакою доходу «101».

При цьому зверніть увагу, що при обчисленні середнього заробітку для щорічної додаткової відпустки в розрахунковому періоді є щорічна оплачувана відпустка. Такі дні не вилучаються із розрахункового періоду, а зарплата за дні щорічної основної відпустки включається до середнього заробітку для оплати додаткової (п. 3 розд. ІІІ Порядку №100).

Зразок Д1 травень 2026

Для порівняння з мінімальною базою нарахування ЄСВ приймаємо зарплату та відпускні, що нараховані за дні відпустки серпня.

В нашому прикладі загальна сума нарахування перевищує мінзарплату в межах максимальної бази нарахування ЄСВ. А отже, доплата до мінвнеску в травні не проводимо.

У 4ДФ травня показуємо нарахування зарплати травня та всі дні відпустки (травень – червень) за ознакою доходу «101».

Зразок 4ДФ травня 2026

ЄСВ на суму другої частини відпускних за дні червня в травні нараховуються на фактично суму, оскільки ці доходи будуть включатися до бази нарахування ЄСВ майбутнього – у червні 2026.

Якщо працівник відпрацював частину місяця (червень), частину місяці перебував в оплачувані відпустках, а частину – працював і загальна сума нарахованого доходу за місяць (з урахуванням нарахованих відпускних за дні червня) не перевищує розміру мінімальної зарплати, сума ЄСВ розраховується, як добуток розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на місяць, за який нараховується заробітна плата (дохід), та ставки ЄСВ. А отже, у червні маємо провести донарахування до мінвнеску – 547,00 грн (8647,00 – 6600,00 – 1500,00). Доплата до мінвнеску складає – 120,34 грн (547,00 х 22%).

Зразок Д1 червень 2026

Зразок 4ДФ червень 2026

Перехідні лікарняні

Допомога по тимчасовій непрацездатності нараховується на підставі листка непрацездатності (електронного чи паперового). Специфіка електронних листків непрацездатності (далі – ЕЛН) полягає в тому, їх нарахування відбувається в місці набуття статусу «Готовий до сплати». Це статус, якого ЕЛН набуває через сім днів (на восьмий) з дати закриття лікарняного з тимчасової непрацездатності. Саме цей статус вказує на те, що страхувальник може працювати з листком непрацездатності для нарахування допомоги.

Для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності користуємось Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженим постановою Кабміну від 26.09.2001 №1266 (далі – Порядок №1266).

Розрахунковий період для обчислення середнього заробітку – 12 або менша кількість місяців, що передують настанню страхового випадку під час трудових відносин із страхувальником.

Допомога по тимчасовій непрацездатності є базою для нарахування ЄСВ. Специфіка нарахування перехідного лікарняного впливає на нарахування ЄСВ та його відображення у Д1.

Для працівника, у якого початок та закінчення листка непрацездатності припадають на різні місяці, ЄСВ, у місяці початку листка непрацездатності, нараховується за фактично відпрацьований час, оскільки загальна сума доходу ще не є відомою (сума допомоги по тимчасовій непрацездатності буде визначена після надання листка непрацездатності) (ЗІР, категорія 201.04.01).

Після нарахування лікарняного суми допомоги по тимчасовій непрацездатності відносяться до того місяця, за який вона нарахована. Якщо загальний дохід за місяць становить менше мінімального розміру, по працівнику за основним місцем роботи за ставкою 22%, виникає потреба за минулий місяць (місяці) донарахувати ЄСВ до мінвнеску.

У Д1 лікарняні відображаються окремо від зарплати з КЗО «29» – для звичайних працівників (ЄСВ за ставкою 22%) або «36» – для працівників з інвалідністю (ЄСВ за ставкою 8,41%) в графі 08. У свою чергу, перехідні лікарняні на декілька місяців відображаються окремими рядками в розрізі місяців в місяці їх нарахування в бухобліку.

Зразок Д1 травень 2026

Зразок 4ДФ травень 2026

В бухгалтерському обліку нарахування лікарняного проведено в червні: за дні травня – 1200,00 грн, за дні червня 1800,00 грн. За червень нараховано зарплату 7300,00 грн.

У Д1 червня відображаються лікарняний в розрізі днів хвороби травня та червня окремо. Також, порівнюємо зарплату та лікарняний травня для проведення доплати до мінвнеску ЄСВ: (8647,00 – (6500,00 + 1200,00)) × 22% = 1947,00 х 22% = 428,34 грн.

Додаткову базу нарахування ЄСВ (сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою (доходом) за звітний період) відображаємо в Д 1 в окремому рядку із КТН «13» в графі 09.

Зразок Д1 червень 2026

У 4ДФ червня відображають всю суму нарахування місяця (зарплата та лікарняні за дні травня та червня) з ознакою доходу «101» (крім резидентів Дія Сіті).

Зразок 4ДФ червень 2026

Може так статися, що в місяці настання страхового випадку бухгалтер нарахував зарплату як за повністю відпрацьований місяць. А на наступний місяць нараховуємо перехідні лікарняні. В такій ситуації потрібно проводити коригування невірно нарахованої зарплати. Для цього в п. 1 розд. IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4, передбачено внесення від’ємних значень. Таке виправлення відображається у Д1 місяця нарахування лікарняного.

Зразок Д1 травень 2026

У Д1 червня відображають лікарняні травня, червня та коригування зарплати за травень через внесення від’ємних.

Зразок Д1 червень 2026

Перехідні декретні

Вагітність та пологи, декретні, як зазвичай ми називаємо, є приводом для надання відповідної відпустки за ст. 17 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» тривалістю до пологів – 70 к. дн. та після пологів – 56 к. дн. (70 к. дн. – у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів), починаючи з дня пологів. Жінкам, віднесеним до 1-3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, допомогу по вагітності та пологах виплачують за весь період зазначеної відпустки, тривалість якої становить 90 к. дн. до пологів та 90 к. дн. після пологів.

Підстава є листок непрацездатності, сформований на підставі медичного висновку (ч. 1 ст. 23 Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»).

Найчастіше страхувальник має справу з ЕЛН, а тому важливо не помилитися із терміном його опрацювання. Статус «Готовий до сплати» ЕЛН категорії «Вагітність та пологи» набуває через сім днів (на восьмий) з дати відкриття (формування).

За період перебування працівниці у відпустці по вагітності та пологах роботодавець повинен розрахувати суму допомоги по вагітності та пологах, нарахувати ЄСВ на неї та правильно це показати в об’єднаній податкові звітності.

Розрахунковий період для обчислення допомоги є 12 або менша кількість місяців, що передують місяцю настання страхового випадку (п. 3 Порядку №1266).

Порядок нарахування ЄСВ для такої допомоги має свої особливості. Згідно із пп. 2 п. 2 розд. ІV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 №449, нарахування ЄСВ за осіб, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами і отримують відповідну допомогу, здійснюється за кожен місяць окремо. Відповідно, це впливає на порядок заповнення додатку Д1.

Відомості про вагітність та пологи зазначаємо у Д1 місця їх нарахування в бухобліку. Для відображення сум декретних відводимо п’ять рядків (126 к. дн.), у кожному вказуємо суму декретних за відповідний місяць та нарахований ЄСВ. У графі 08 зазначаємо КЗО «42» або «43», якщо працівниця має інвалідність та щодо її доходів застосовується ставка 8,41%. У графі 10 зазначаємо місяць і рік, на які припадає період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. В графі 14 вказуємо загальну кількість днів перебування у трудових відносинах за місяць, а у графі 15 – кількість календарних днів декретної відпустки, що припала на відповідний місяць. У графах 16 та 17 відображаємо суму декретних на кожен місяць, а у графі 20 – суму нарахованого ЄСВ.

Зверніть увагу на особливості заповнення даних про кількість днів перебування у трудових відносинах (графи 14) і кількість днів перебування у декретній відпустці (графи 15)

За перший місяць декрету графа 14 не заповнюється, якщо рядком вище наведені дані про зарплату працівниці за цей місяць. Кількість днів перебування у трудових відносинах у такому разі вказується у графі 14 рядка з зарплатою і повторювати це у декретному рядку не потрібно. Виняток – це ситуація, коли працівниця виходить в декрет з 1-го дня місяця й зарплати у неї просто немає, – тоді графа 14 у декретному рядку повинна бути заповнена.

В кожному повному місяці декрету (з 1-го по останнє число відпустка у звʼязку з вагітністю та пологами, зарплатні виплати відсутні) графи 14 і 15 заповнюються та співпадають. Тобто дні перебування у трудових відносинах і дні декретної відпустки заповнюємо наперед. А отже, графа 14 = графі 15.

Особливу увагу на останній місяць декрету. У місяці завершення відпустки, якщо вона закінчується не в останній календарний день місяця, значення графи 14 дорівнює кількості календарних днів у такому місяці (тобто повний місяць). В графі 15 зазначаємо кількість днів перебування у відпустці по вагітності та пологах. Решта граф Д1 заповнюється за загальними правилами.

Окреме правило – донарахування до мінвнеску ЄСВ. Якщо після розподілу суми допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами така сума за повний місяць становить менше мінімального розміру заробітної плати, ЄСВ розраховується як добуток розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який нараховується зазначена сума, та ставки ЄСВ у розмірі 22%.

Щодо декретних всі порівняння з мінзарплатою проводимо місяць у місяць

Коли листок непрацездатності починається упродовж місяця, де загальна сума нарахованого доходу (сума зарплати за відпрацьований час та сума допомоги по тимчасовій непрацездатності) становить менше мінімального розміру, ЄСВ розраховується як добуток розміру мінзарплати та ставки ЄСВ у розмірі 22%. Якщо лікарняний закінчується упродовж місяця, де сума допомоги по тимчасовій непрацездатності не перевищує розміру мінзарплати, встановленої законом на місяць, за який нараховується зарплата (дохід), сума ЄСВ розраховується як добуток розміру мінімальної зарплати та ставки ЄСВ у розмірі 22%. При цьому необхідно здійснити донарахування до розміру мінзарплати та відобразити у Д1 місяця, на який припадає останній місяць листка непрацездатності.

Таким чином, за необхідності розрахувати додаткову базу з метою нарахування ЄСВ можна лише за звітний місяць, у якому було нараховано допомогу по вагітності та пологах або за попередні місяці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (якщо лікарняний лист був наданий працівницею із запізненням).

ПДФО, відповідно і військовий збір з допомоги по вагітності та пологах не утримується (пп. 165.1.1 ПКУ). Однак, у 4 ДФ допомога відображається за графами 3а та 3 за ознакою доходу «128».

В Д5 відображаємо початок і закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами з кодом категорії «5» у графі 07. У графі 10 зазначаємо дату початку/закінчення відпустки, що припала на відповідний місяць звітного кварталу (графи 13 – 15 не заповнюємо).

Зразок Д1 квітня 2026

У 4ДФ травня формуються два рядки по працівнику:

1. 1-й – по зарплаті, в графах 3а/3 – 1500,00 грн, в графах 4а/4 – 270,00 грн, в графах 5а/5 – 75,00. В графі 6 – «101».
2. 2-й – допомога по вагітності та пологах, в графах 3а/3 – 35791,40 грн. В графі 6 – «128».

Зразок 4ДФ травня 2026

Перехідне відрядження

Згідно зі ст. 121 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП), зарплату за дні відрядження оплачуємо по більшій із двох величин: середній за попередні 2 місяці або денній за поточний місяць (місяць відрядження).

Середньоденний заробіток розраховуємо за розрахунковий період – 2 місяці, що передують місяцю скерування у відрядження. Якщо протягом останніх двох календарних місяців, що передують місяцю, в якому відбувається відрядження працівник не працював, середня зарплата обчислюється, виходячи з виплат за попередні два місяці роботи. А отже, для оплати всіх днів відрядження розраховуємо один середній заробіток за розрахунковий період.

Денний заробіток визначаємо виходячи з повністю відпрацьованого місяця, враховуємо всі постійні складові заробітної плати, які працівник отримає цього місяця: оклад, доплати, надбавки, премії, суми індексації тощо (лист Мінекономіки від 05.04.2024 №4707-05/25126-07).

Денний заробіток, який порівнюємо із середньоденним, визначаємо за місяць відрядження. Якщо ідеться про перехідне відрядження, то денний заробіток обчислюємо за кожний місяць такого відрядження окремо.

При перехідному відрядженні середню визначаємо один раз, а денний заробіток обчислюємо окремо для кожного місяця, на який припадають дні відрядження

А отже, середньоденний заробіток розрахункового періоду порівнюємо з денним заробітком кожного місяця відрядження.

Олена ГАБРУК, незалежний експерт-консультант з оподаткування, обліку, кадрових питань

Читайте більше:

Середня зарплата для відпускних: правила розрахунку

Розрахунок середньої зарплати для оплати відрядження

Місячний Податковий розрахунок з ПДФО, ЄСВ та військового збору: як заповнити

Назва посади та код КП в об’єднаній звітності: формальність чи ризик для перевірок, стажу і пенсії

Єдина звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ у 2026 році: інструкція, виправлення помилок та найпоширеніші ситуації

Працівник захворів у відпустці: як продовжити / перенести відпустку, оплата та відображення в Податковому розрахунку

Сервіси для бухгалтера:

Калькулятор середня зарплата – відпускні

Калькулятор середня зарплата – лікарняні