Перехідні відпускні
Відпустка є основною трудовою гарантією працівникам. Для її оплати розраховуємо середній заробіток за правилами постанови Кабміну від 08.02.1995 №100 «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати» (далі – Порядок №100).
Детально про розрахунок середньої зарплати для відпускних розповідали у статті.
Ми ж розставимо основні акценти нарахування оплати, оподаткування та відображення в податковому розрахунку саме перехідних відпускних.
Приклад 1. Працівнику надана щорічна основна відпустка з 20.08.2025 по 12.09.2025 року на 24 к. дн. Маємо перехідну відпустку серпень – вересень 2025 року.
Для її оплати розраховуємо один середній заробіток для оплати всіх днів перехідної відпустки. Розрахунковим періодом при повному відпрацьованому році (без відпусток, лікарняних, простоїв) буде серпень 2024 – липень 2025. Якщо зарплата за розрахунковий період – 200 000,00 грн, то середній заробіток складатиме: 200000,00 / 365 к. дн. = 547,95 грн.
Загальна сума відпускних: 547,95 × 24 к. дн. = 13159,80 грн, в т. ч.:
- за серпень: 547,95 × 12 к. дн. = 6575,40 грн;
- за вересень: 547,95 × 12 к. дн. = 6575,40 грн.
Відпускні є базою нарахування ЄСВ. Нараховуючи ЄСВ за кожний місяць перехідної відпустки, відпускні відносимо до місяців, за які вони нараховані. Це потрібно для порівняння із максимальною і мінімальною межею нарахування ЄСВ. Нараховувати ЄСВ наперед не потрібно!
У Д1 відпускні відображаються у місяці нарахування в бухобліку, окремим рядком від зарплати із КТН «10» в графі 09. На перехідні відпустки, що припадають на декілька місяців формуємо окремі рядки в розрізі місяців.
Відпускні входять до фонду оплати праці (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, яка затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 №5). Відповідно, вся сума нарахування місяця (зарплата та відпускні) включається до загального місячного оподатковуваного доходу (пп. 164.2.1 Податкового кодексу України, далі – ПКУ) з метою нарахування ПДФО та військового збору. Тобто перехідні відпускні відображаємо у 4ДФ місяця їх нарахування одним рядком із зарплатою під ознакою доходу «101».
Приклад 2. Працівнику за його заявою та наказом по підприємству надана щорічна основна відпустка за три роки (2022, 2023 та 2024) з 21.08.2025 на 72 к. дн. маємо перехідну відпустку серпень – жовтень 2025.
В такому разі для оплати всіх днів відпустки проводимо за однією середньою. Розрахунковий період при повному відпрацьованому році (без відпусток, лікарняних, простоїв) розрахунковий період для оплати всіх днів перехідної щорічної основної відпустки є серпень 2024 – липень 2025.
Приклад 3. Працівнику за його заявою та наказом по підприємству надана частина щорічної основної відпустки на 14 к. дн. за 2024 рік з 21.08. по 03.09.2025 та щорічна додаткова відпустка за роботу на комп’ютері 5 к. дн. з 04 по 08.09.2025.
В такій ситуації маємо не просто перехідну відпустку, а два різних види відпустки. Для кожного з них розраховуємо весь середній заробіток. Для щорічної основної відпустки розрахунковий період серпень 2024 – липень 2025. Для додаткової відпустки розрахунковий період – вересень 2024 – серпень 2025.
При цьому зверніть увагу, що при обчисленні середнього заробітку для щорічної додаткової відпустки в розрахунковому періоді є щорічна оплачувана відпустка. Такі дні не вилучаються із розрахункового періоду, а зарплата за дні щорічної основної відпустки включається до середнього заробітку для оплати додаткової (п. 3 розд. ІІІ Порядку №100).
Приклад 4. Працівнику (основне місце роботи, ставка ЄСВ 22%) надана щорічна основна відпустка на 24 к. дн з 21.08.2025. В серпні нараховано зарплату за фактично відпрацьований час – 8000,00 грн та відпускні за дні серпня – 6575,40 грн та за дні вересня – 6575,40 грн. З 13.09.2025 працівнику надана відпустка без збереження зарплати на 14 к. дн. за сімейними обставинами. Нараховано зарплату за фактично відпрацьовані дні місяця – 1100,00 грн.
Зразок Д1 серпень 2025
Для порівняння з мінімальною базою нарахування ЄСВ приймаємо зарплату та відпускні, що нараховані за дні відпустки серпня. В нашому прикладі загальна сума нарахування перевищує мінзарплату в межах максимальної бази нарахування ЄСВ. А отже, доплата до мінвнеску в серпні не проводимо.
У 4ДФ серпня показуємо нарахування зарплати серпня та всі дні відпустки за ознакою доходу «101».
Зразок 4ДФ серпень 2025
ЄСВ на суму другої частини відпускних за дні вересня в серпні нараховуємо на фактично суму, оскільки ці доходи будуть включатися до бази нарахування ЄСВ майбутнього – у вересні 2025.
Якщо працівник відпрацював частину місяця (вересень), а іншу частину перебував у відпустці і загальна сума нарахованого доходу за місяць (сума нарахованої заробітної плати за відпрацьований час та частина відпускних, нарахованих за час перебування працівника у відпустці в поточному місяці) не перевищує розміру мінімальної зарплати, сума ЄСВ розраховується, як добуток розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на місяць, за який нараховується заробітна плата (дохід), та ставки ЄСВ. А отже, у вересні маємо провести донарахування до мінвнеску, порахувавши загальну базу нарахування – 7675,40 грн (зарплата 1100,00 грн + відпускні за дні вересня 6575,40 грн).
Доплата до мінвнеску складає 8000,00 – 7675,40 = 324,60 грн.
Зразок Д1 вересень 2025
Зразок 4ДФ вересень 2025
Перехідні лікарняні
Допомога по тимчасовій непрацездатності нараховується на підставі листка непрацездатності (електронного чи паперового). Специфіка електронних листків непрацездатності (далі – ЕЛН) полягає в тому, їх нарахування відбувається в місці набуття статусу «Готовий до сплати». Це статус, якого ЕЛН набуває через сім днів (на восьмий) з дати закриття лікарняного з тимчасової непрацездатності. Саме цей статус вказує на те, що страхувальник може працювати з листком непрацездатності для нарахування допомоги.
Для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності користуємось Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженим постановою Кабміну від 26.09.2001 №1266 (далі – Порядок №1266).
Розрахунковий період для обчислення середнього заробітку – 12 або менша кількість місяців, що передують настанню страхового випадку під час трудових відносин із страхувальником.
Допомога по тимчасовій непрацездатності є базою для нарахування ЄСВ. Специфіка нарахування перехідного лікарняного впливає на нарахування ЄСВ та його відображення у Д1.
Для працівника, у якого початок та закінчення листка непрацездатності припадають на різні місяці, ЄСВ, у місяці початку листка непрацездатності, нараховується за фактично відпрацьований час, оскільки загальна сума доходу ще не є відомою (сума допомоги по тимчасовій непрацездатності буде визначена після надання листка непрацездатності) (ЗІР, категорія 201.04.01).
Після нарахування лікарняного суми допомоги по тимчасовій непрацездатності відносяться до того місяця, за який вона нарахована. Якщо загальний дохід за місяць становить менше мінімального розміру, по працівнику за основним місцем роботи за ставкою 22%, виникає потреба за минулий місяць (місяці) донарахувати ЄСВ до мінвнеску.
У Д1 лікарняні відображаються окремо від зарплати з КЗО «29» в графі 08. У свою чергу, перехідні лікарняні на декілька місяців відображаються окремими рядками в розрізі місяців в місяці їх нарахування в бухобліку.
Приклад 5. Працівник захворів 28.07.2025. В кабінеті страхувальника сформований ЕЛН на 10 к. дн. по 06.08.2025. Вже 30.07.2025 в кабінеті страхувальника ЕЛН отримав статус «Готовий до сплати». Підстав для відмови у призначенні допомоги немає. Отже, маємо перехідний лікарняний липень – серпень 2025 року.
ЕЛН стає готовим до опрацювання на 8-й день від дати закриття, тобто 14.08.2025 (незважаючи на присвоєння цього статусу в кабінеті 30.07.2025).
Загальний страховий стаж працівника 10 років. На момент настання страхового випадку працівник мав більше 6 місяців страхового стажу.
Розрахунковий період для оплати всіх днів відрядження: липень 2024 – червень 2025.
За липень нараховано зарплату за відпрацьований час – 6500,00 грн. ЄСВ за липень нараховуємо по факту (6500,00 × 22%) = 1430,00 грн.
Зразок Д1 липень 2025
В бухгалтерському обліку нарахування лікарняного проведено в серпні: за дні липня – 1200,00 грн, за дні липня 1800,00 грн. За серпень нараховано зарплату 6300,00 грн.
У Д1 серпня відображаємо лікарняний в розрізі днів хвороби липня та серпня окремо. Також, порівнюємо зарплату та лікарняний липня для проведення доплати до мінвнеску ЄСВ: (8000,00 – (6500,00 + 1200,00)) × 22% = 66,00 грн.
Додаткову базу нарахування ЄСВ (сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою (доходом) за звітний період) відображаємо в Д 1 в окремому рядку із КТН «13» в графі 09.
Зверніть увагу! Якщо нараховуємо лікарняні за поточний місяць і за такий місяць є нарахована зарплата, то додаткову базу для мінвнеску відображаємо у Д1 з КТН «13», і в графі 08 зазначаємо звичайний зарплатний КЗО «1». А от якщо у Д1 у звітному місяці відображаємо додаткову базу для мінвнеску за попередній місяць, то в рядку з КТН «13» у графі 08 зазначаємо КЗО – «29»
Зразок Д1 серпень 2025
У 4ДФ серпня відображаємо всю суму нарахування місяця (зарплата та лікарняні за дні липня та серпня) з ознакою доходу «101».
Зразок 4ДФ серпень 2025
Може так статися, що в місяці настання страхового випадку бухгалтер нарахував зарплату як за повністю відпрацьований місяць. А на наступний місяць нараховуємо перехідні лікарняні. В такій ситуації потрібно проводити коригування невірно нарахованої зарплати. Для цього в п. 1 розд. IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4, передбачено внесення від’ємних значень. Таке виправлення відображається у Д1 місяця нарахування лікарняного.
Приклад 6. Працівниця хворіла з 28.07.2025 по 06.08.2025 (10 к. дн. ). За липень помилково нараховано зарплата як за повний відпрацьований час – 22000,00 грн. Зайво нараховано зарплату за дні лікарняного – 4100,00 грн. В серпні нараховано зарплату за серпень 21000,00 грн, лікарняні за дні серпня 5400,00 грн та лікарняні за дні липня – 4500,00 грн.
Зразок Д1 липень 2025
У Д1 серпня відображаємо лікарняні липня та серпня та коригування зарплати за липень через внесення від’ємних.
Зразок Д1 серпень 2025
Перехідні декретні
Вагітність та пологи, декретні, як зазвичай ми називаємо, є приводом для надання відповідної відпустки за ст. 17 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» тривалістю до пологів – 70 к. дн. та після пологів – 56 к. дн. (70 к. дн. – у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів), починаючи з дня пологів. Жінкам, віднесеним до 1-3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, допомогу по вагітності та пологах виплачують за весь період зазначеної відпустки, тривалість якої становить 90 к. дн. до пологів та 90 к. дн. після пологів.
Підстава є листок непрацездатності, сформований на підставі медичного висновку (ч. 1 ст. 23 Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»).
Найчастіше страхувальник має справу з ЕЛН, а тому важливо не помилитися із терміном його опрацювання. Статус «Готовий до сплати» ЕЛН категорії «Вагітність та пологи» набуває через сім днів (на восьмий) з дати відкриття (формування).
За період перебування працівниці у відпустці по вагітності та пологах роботодавець повинен розрахувати суму допомоги по вагітності та пологах, нарахувати ЄСВ на неї та правильно це показати в об’єднаній податкові звітності.
Розрахунковий період для обчислення допомоги є 12 або менша кількість місяців, що передують місяцю настання страхового випадку (п. 3 Порядку №1266).
Порядок нарахування ЄСВ для такої допомоги має свої особливості. Згідно із пп. 2 п. 2 розд. ІV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 №449, нарахування ЄСВ за осіб, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами і отримують відповідну допомогу, здійснюється за кожен місяць окремо. Відповідно, це впливає на порядок заповнення додатку Д1.
Відомості про вагітність та пологи зазначаємо у Д1 місця їх нарахування в бухобліку. Для відображення сум декретних відводимо п’ять рядків (126 к. дн.), у кожному вказуємо суму декретних за відповідний місяць та нарахований ЄСВ. У графі 08 зазначаємо КЗО «42» або «43», якщо працівниця має інвалідність та щодо її доходів застосовується ставка 8,41%. У графі 10 зазначаємо місяць і рік, на які припадає період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. В графі 14 вказуємо загальну кількість днів перебування у трудових відносинах за місяць, а у графі 15 – кількість календарних днів декретної відпустки, що припала на відповідний місяць. У графах 16 та 17 відображаємо суму декретних на кожен місяць, а у графі 20 – суму нарахованого ЄСВ.
Зверніть увагу на особливості заповнення даних про кількість днів перебування у трудових відносинах (графи 14) і кількість днів перебування у декретній відпустці (графи 15)
За перший місяць декрету графа 14 не заповнюється, якщо рядком вище наведені дані про зарплату працівниці за цей місяць. Кількість днів перебування у трудових відносинах у такому разі вказується у графі 14 рядка з зарплатою і повторювати це у декретному рядку не потрібно. Виняток – це ситуація, коли працівниця виходить в декрет з 1-го дня місяця й зарплати у неї просто немає, – тоді графа 14 у декретному рядку повинна бути заповнена.
В кожному повному місяці декрету (з 1-го по останнє число відпустка у звʼязку з вагітністю та пологами, зарплатні виплати відсутні) графи 14 і 15 заповнюються та співпадають. Тобто дні перебування у трудових відносинах і дні декретної відпустки заповнюємо наперед. А отже, графа 14 = графі 15.
Особливу увагу на останній місяць декрету. У місяці завершення відпустки, якщо вона закінчується не в останній календарний день місяця, значення графи 14 дорівнює кількості календарних днів у такому місяці (тобто повний місяць). В графі 15 зазначаємо кількість днів перебування у відпустці по вагітності та пологах. Решта граф Д1 заповнюється за загальними правилами.
Окреме правило – донарахування до мінвнеску ЄСВ. Якщо після розподілу суми допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами така сума за повний місяць становить менше мінімального розміру заробітної плати, ЄСВ розраховується як добуток розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який нараховується зазначена сума, та ставки ЄСВ у розмірі 22%.
Щодо декретних всі порівняння з мінзарплатою проводимо місяць у місяць
Коли листок непрацездатності починається упродовж місяця, де загальна сума нарахованого доходу (сума зарплати за відпрацьований час та сума допомоги по тимчасовій непрацездатності) становить менше мінімального розміру, ЄСВ розраховується як добуток розміру мінзарплати та ставки ЄСВ у розмірі 22%. Якщо лікарняний закінчується упродовж місяця, де сума допомоги по тимчасовій непрацездатності не перевищує розміру мінзарплати, встановленої законом на місяць, за який нараховується зарплата (дохід), сума ЄСВ розраховується як добуток розміру мінімальної зарплати та ставки ЄСВ у розмірі 22%. При цьому необхідно здійснити донарахування до розміру мінзарплати та відобразити у Д1 місяця, на який припадає останній місяць листка непрацездатності.
Таким чином, за необхідності розрахувати додаткову базу з метою нарахування ЄСВ можна лише за звітний місяць, у якому було нараховано допомогу по вагітності та пологах або за попередні місяці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (якщо лікарняний лист був наданий працівницею із запізненням).
ПДФО, відповідно і військовий збір з допомоги по вагітності та пологах не утримується (пп. 165.1.1 ПКУ). Однак, у 4 ДФ допомога відображається за графами 3а та 3 за ознакою доходу «128».
В Д5 відображаємо початок і закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами з кодом категорії «5» у графі 07. У графі 10 зазначаємо дату початку/закінчення відпустки, що припала на відповідний місяць звітного кварталу (графи 13 – 15 не заповнюємо).
Приклад 7. Працівниці Мелешко І.І. (основна, без інвалідності) з 07.04. 2025 року надана відпустка по вагітності та пологах. Оплата допомоги проводиться із розрахунку 262,81 грн. Нараховано у квітні:
- Зарплата за квітень – 1500,00 (ЄСВ – 330,00 грн).
- Декретні – 33114,06 грн, в розрізі місяців:
- 24 дні квітня – 6307,44 грн (ЄСВ – 1387,64 грн);
- 31 день травня – 8147,11 грн (ЄСВ – 1792,36 грн);
- 30 днів червня – 7884,30 грн (ЄСВ – 1734,55 грн);
- 31 день липня – 8147,11 грн (ЄСВ – 1792,36 грн);
- 10 днів серпня – 2628,10 грн (ЄСВ – 578,18 грн).
Враховуючи, що в квітні загальна сума нарахування менша за мінзарплату, проводимо доплату до мінвнеску: (8000,00 – (6307,44 + 1500,00)) × 22% = 20,36 грн.
Зразок Д1 квітня 2025
У 4ДФ квітня формуємо два рядки по працівнику:
1-й – по зарплаті, в графах 3а/3 – 1500,00 грн, в графах 4а/4 – 270,00 грн, в графах 5а/5 – 75,00. В графі 6 – «101».
2-й – допомога по вагітності та пологах, в графах 3а/3 – 33114,06 грн. В графі 6 – «128».
В червні також нарахування менше за мінвнесок. Доплата складатиме (8000,00 – 7884,30) × 22% = 25,45 грн.
Зразок Д1 червня 2025
Якщо лікарняний по вагітності та пологах продовжений на 14 к. дн. у зв’язку з народженням двох і більше дітей або у разі ускладнення пологів, це є продовженням попереднього лікарняного листка.
Допомогу по вагітності та пологам за 14 к. дн. розраховуємо виходячи з тієї середньої зарплати, що й попередній листок непрацездатності виданий на 126 к. дн.
Перехідне відрядження
Згідно зі ст. 121 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП), зарплату за дні відрядження оплачуємо по більшій із двох величин: середній за попередні 2 місяці або денній за поточний місяць (місяць відрядження).
Середньоденний заробіток розраховуємо за розрахунковий період – 2 місяці, що передують місяцю скерування у відрядження. Якщо протягом останніх двох календарних місяців, що передують місяцю, в якому відбувається відрядження працівник не працював, середня зарплата обчислюється, виходячи з виплат за попередні два місяці роботи. А отже, для оплати всіх днів відрядження розраховуємо один середній заробіток за розрахунковий період.
Денний заробіток визначаємо виходячи з повністю відпрацьованого місяця, враховуємо всі постійні складові заробітної плати, які працівник отримає цього місяця: оклад, доплати, надбавки, премії, суми індексації тощо (лист Мінекономіки від 05.04.2024 №4707-05/25126-07).
Денний заробіток, який порівнюємо із середньоденним, визначаємо за місяць відрядження. Якщо ідеться про перехідне відрядження, то денний заробіток обчислюємо за кожний місяць такого відрядження окремо.
При перехідному відрядженні середню визначаємо один раз, а денний заробіток обчислюємо окремо для кожного місяця, на який припадають дні відрядження
А отже, середньоденний заробіток розрахункового періоду порівнюємо з денним заробітком кожного місяця відрядження.
Приклад 8. Працівника скеровано у відрядження з 22.08 по 04.09.2025.
Середній заробіток для всіх днів відрядження обчислюємо за місяці розрахункового періоду: липень – червень 2025. Денний заробіток розраховуємо окремо за серпень і за вересень.
Для оплати днів відрядження серпня порівнюємо середній липень – червень 2025 із денним серпня 2025. Оплату проводимо за більшою із величин.
Для оплати днів відрядження вересня порівнюємо середній липень – червень 2025 із денним вересня 2025. Оплату проводимо за більшою із величин.
У такий спосіб роботодавець дотримається державної трудової гарантії за ст. 121 КЗпП.
Олена ГАБРУК, незалежний експерт-консультант з оподаткування, обліку, кадрових питань
Читайте більше:
Середня зарплата для відпускних: правила розрахунку
Розрахунок середньої зарплати для оплати відрядження
Помилки в розрахунку лікарняних та декретних: алгоритм виправлення
Діють зміни в розрахунку лікарняних / декретних: як застосовувати нові правила за Порядком №1266
Сервіси для бухгалтера:
Калькулятор середня зарплата – відпускні
Калькулятор середня зарплата – лікарняні