Відпускні 2025: як правильно розрахувати у складних випадках – сумісники, декрет, відрядження, надурочні

1. Чи враховувати до розрахунку суми відпускних заробіток внутрішнього сумісника
2. Чи перераховувати відпускні, якщо працівника відкликали з відпустки
3. Чи враховувати дні та суму декретних у розрахунку відпускних
4. Чи вилучати із розрахунку відпускних інший день відпочинку, який надали за відрядження у вихідний
5. Як врахувати надурочні в розрахунку відпускних
6. Відрядник відпрацював менше місяця: як розрахувати відпускні
7. Як бути з відпускними, якщо немає резервного фонду на їх виплату

Чи враховувати до розрахунку суми відпускних заробіток внутрішнього сумісника

Ні, не потрібно включати. Пояснімо чому.

Право на відпустки мають усі наймані працівники, тобто ті, з якими укладено трудовий договір. Це передбачено ст. 2 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 №504/96-ВР (далі – Закон про відпустки).

Відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, в установах, організаціях, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін.

Це означає, що працівники, яких прийнято за трудовим договором на роботу за сумісництвом (як зовнішнім, так і внутрішнім), також мають право на відпустки.

При чому сумісник не зобов’язаний брати відпустку одночасно за основним місцем роботи та за сумісництвом. Він може, наприклад, піти у відпустку тільки за основним місцем роботи, продовжуючи працювати за сумісництвом, або навпаки.

Може також використовувати відпустки одночасно. Але відпустки будуть надаватись за кожним трудовим договором окремо. Так само окремо буде визначатись і сума відпускних відповідно до положень Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 №100 (далі – Порядок №100).

Якщо ж відпустка надається тільки за основним місцем роботи, а за внутрішнім сумісництвом – ні, то середню зарплату слід визначати тільки виходячи із заробітку за основним місцем роботи. Адже з згідно із п. ї п. 4 Порядку №100 до сукупного доходу при обчисленні середньої зарплати не включається заробітна плата на роботі за сумісництвом.

Важливо! Зарплату за внутрішнім сумісництвом не враховують при обчисленні середньої зарплати за основним місцем роботи

Приклад 1. Працівник працює на підприємстві за основним місцем роботи та внутрішнім сумісництвом. За останні 12 місяців зарплата за основним місцем роботи склала 256000 грн, за сумісництвом 125000 грн. Працівнику надається відпустка за основним місцем роботи тривалістю 14 днів, за сумісництвом він продовжує працювати.

Середня зарплата для відпускних буде визначатись виходячи із заробітку за основним місцем роботи: 256000 : 365 = 701,37 грн.

Сума відпускних: 701,37 грн х 14 к. дн. = 9819,18 грн.

Приклад 2. Працівник працює на підприємстві за основним місцем роботи та внутрішнім сумісництвом. За останні 12 місяців зарплата за основним місцем роботи склала 256000 грн, за сумісництвом 125000 грн. Працівнику одночасно надається відпустка за основним місцем роботи та внутрішнім сумісництвом тривалістю 24 днів.

Середню зарплату та суму відпускних визначаємо окремо за кожним трудовим договором.

Основне місце роботи

Середня зарплата: 256000 : 365 = 701,37 грн.

Сума відпускних: 701,37 грн х 24 к. дн. = 16832,88 грн.

Внутрішнє сумісництво

Середня зарплата: 125000 : 365 = 342,47 грн.

Сума відпускних: 342,47 грн х 24 к. дн. = 8919,28 грн.

Чи перераховувати відпускні, якщо працівника відкликали з відпустки

Так, потрібно.

Нагадаємо, що можливість відкликання із відпустки передбачено ст. 12 Закону про відпустки. І для відкликання існують певні правила.

Правило 1. Відкликати можна тільки із щорічної відпустки. Відкликання з інших видів відпусток (соціальних, без збереження зарплати, навчальних тощо) не передбачено законодавством.

Правило 2. Відкликання працівника з щорічної відпустки може бути лише в наступних випадках:

1. для відвернення стихійного лиха;
2. для відвернення виробничої аварії;
3. для негайного усунення їх наслідків;
4. для відвернення нещасних випадків;
5. для відвернення простою;
6. для відвернення загибелі майна підприємства;
7. для відвернення псування майна підприємства.

Це вичерпний перелік причин для відкликання.

Правило 3. Відкликання з щорічної відпустки допускається за згодою працівника (не держслужбовця).

Правило 4. Слід дотримуватись неподільної частини відпустки. Тобто основна безперервна частина відпустки (до відкликання чи після нього) має становити не менше 14 календарних днів.

Правило 5. Невикористані дні відпустки через відкликання мають бути надані працівнику після закінчення дії причин, з яких працівника відкликали з відпустки, або за згодою сторін перенесені на інший період із додержанням вимог ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки.

Ця норма передбачає, що невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надають відпустку. Але майте на увазі, що з 19.07.2022 в період дії воєнного стану ця норма не застосовується.

Правило 6. У разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки.

Тобто потрібно:

1. нарахувати працівнику заробітну плату за час фактичної роботи;
2. провести перерахунок відпускних.

Приклад 3. Працівнику надано щорічну основну відпустку на 24 к. дн. з 01.06.2025 по 24.06.2025 включно. Але із 17 червня його відкликано з відпустки на 3 к. дн. Відповідно він працював з 17 по 19 червня включно. Невикористані 3 к. дн. відпустки працівнику надано з 25 по 27 червня 2025 р. Фактично працівник відпрацював 4 р. дн у червні.

В даному випадку працівнику за червень були нараховані відпускні за 24 к.дн та зарплата за 4 відпрацьовані дні. Для розрахунку середньої зарплати для оплати днів відпустки, що почалася 01.06.2025, розрахунковим періодом був червень 2024-травень 2025. Відпустку продовжити в тому самому місяці, на який прийшлося її первинне надання. Тобто для продовженої відпустки розрахунковим періодом буде такий самий – червень 2024-травень 2025. Тобто визначати нову середню зарплату не потрібно.

Приклад 4. Працівнику надано щорічну основну відпустку на 24 к. дн. з 26.05.2025 по 18.06.2025. Але із 17 червня його відкликано з відпустки на 2 к. дн. Відповідно він працював з 17 по 18 червня включно. Невикористані 2 к. дн. відпустки працівнику надано з 19 по 20 червня 2025 р. Фактично працівник відпрацював 8 р.дн у червні. Оклад працівника 16000 грн.

Відпускні були нараховано за весь період відпустки у травні 2025 року. При чому для обчислення середньої зарплати розрахунковим періодом є травень 2024 – квітень 2025 року. Припустимо, що нарахований заробіток склав 182500 грн, а середня зарплата 500 грн (182500 : 365).

Працівника відкликали із відпустки в червні на 2 к. дн – 17 та 18 числа. За ці дні йому буде нарахована зарплата за відпрацьовані дні.

Але за ці 2 дні потрібно сторнувати відпускні. Сума сторнованих відпускних складе 500 грн х 2 к. дн. = 1000 грн.

Крім того, оскільки працівнику надано одразу невикористані дні відпустки 19 та 20 червня, потрібно розрахувати нову середню зарплату виходячи із заробітку за червень 2024 – травень 2025. Припустимо що нарахований заробіток за цей період склав 186150 грн.

Тоді нова середня зарплата складає: 186150 грн : 365 = 510 грн.

Нова сума відпускних за 19 та 20 червня: 510 грн х 2 к. дн. = 1020 грн.

Таким чином в червні працівнику буде нарахована:

1. зарплата за відпрацьовані дні: 16000 : 21 р. дн. х 8 р. дн. = 6095,24 грн;
2. відпускні за 2 дні в сумі 1020 грн;
3. та сторновані відпускні через відкликання в сумі 1000 грн.

Чи враховувати дні та суму декретних у розрахунку відпускних

Так, слід враховувати.

Пунктом 3 Порядку №100 передбачено, що при обчисленні середньої заробітної плати для оплати за час відпусток або компенсації за невикористані відпустки, крім зазначених вище виплат, до фактичного заробітку включаються виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження, вимушеного прогулу тощо) та допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

І хоча Порядок містить згадку тільки про допомогу по тимчасовій непрацездатності, до розрахунку середньої зарплати для відпускних будуть включатись також оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності, що оплачені за рахунок роботодавця, та допомога по вагітності та пологах. Це підтверджує і Мінекономіки у листі від 06.01.2021 №4709-06/524-07.

Важливо! Допомога по вагітності (сума і дні) будуть враховуватися при розрахунку відпускних

Чи вилучати із розрахунку відпускних інший день відпочинку, який надали за відрядження у вихідний

Ні, не потрібно.

Пунктом 2 Порядку №100 передбачено, що час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду. Це такі періоди як:

1. відпустка без збереження зарплати;
2. простій, який оплачується частково;
3. призупинення дії трудового договору;
4. дні неоплачуваної тимчасової непрацездатності;
5. період військової служби без збереження середнього заробітку тощо.

Тобто це такі періоди, по-перше, за які працівник не отримує заробіток або він зберігається частково, по-друге ці неоплачувані періоди передбачені законодавством.

Але наприклад із розрахункового періоду не виключають вихідні дні, дні які визнані роботодавцем неробочими. Тому підстав для виключення іншого дня відпочинку за відрядження у вихідний день немає.

Як врахувати надурочні в розрахунку відпускних

Пунктом 3 Порядку №100 визначено, що при обчисленні середньої заробітної плати враховуються всі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством та умовами трудового договору, крім визначених у пункті 4 цього Порядку.

Серед виплат, які не включають до сукупного доходу при обчисленні середньої зарплати оплата за роботу в надурочний час не зазначена.

Крім того, згідно з п.п. 2.2.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату України від 13.01.2004 №5, оплату надурочної роботи включають до фонду додаткової зарплати.

Тому таку виплату слід враховувати при обчисленні середньої зарплати. На цьому також наголошують Мінекономіки в листі від 04.06.2020 №3511-06/350250-09: «Оплату за надурочну роботу враховують під час розрахунку відпускних тоді, коли місяць, за який її нарахували, включений до розрахункового періоду».

Приклад 5. Працівнику надається оплачувана відпустка з 30.06.2025 тривалістю 14 календарних днів. Для нього встановлено підсумований облік робочого часу. Обліковий період – рік. За розрахунковий період червень 2024-травень 2025 нарахована зарплата склала 219 000 грн, в тому числі оплата за надурочні години в сумі 3500 грн, яка була нарахована в грудні 2024 року.

Оплата за надурочні години включається до розрахунку середньої зарплати. Середня зарплата складає: 219000 грн : 365 к. дн. = 600 грн.

Сума відпускних: 600 грн х 14 к. дн. = 8400 грн.

Відрядник відпрацював менше місяця: як розрахувати відпускні

Для новоприйнятих працівників є спеціальні правила визначення розрахункового періоду.

Так, працівникові, який пропрацював на підприємстві, в установі, організації чи у фізичної особи-підприємця або фізичної особи, які в межах трудових відносин використовують працю найманих працівників, менше року, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку, матеріальна (грошова) допомога (п. 2 Порядку №100).

Тобто для відпускних до розрахункового періоду включають повні календарні місяці.

Якщо працівник не має повного місяця, то тоді середню зарплату визначають виходячи з окладу або мінімальної зарплати. Це передбачено п. 4 Порядку №100.

Середню зарплату в цьому випадку (якщо розрахунковий період повністю приходиться на воєнний стан)визначають за такою формулою:

ЗП сер = оклад (МЗП) х 12 : 365 (366).

Проте, як бути, якщо працівнику зарплату нараховують за відрядними розцінками, а не за окладом? Відповідь проста – перевести відрядну розцінку і місячну тарифну ставку.

Як зазначали Мінекономіки в листі від 06.01.2021 №4709-06/524-07:

Працівникам, оплата праці яких здійснюється за погодинною чи відрядною розцінкою, для порівняння з розміром мінімальної заробітної плати необхідно визначити розмір місячної заробітної плати. Для цього необхідно годинну (відрядну) розцінку помножити на норму робочого часу (норму виробітку) в місяці розрахунку середньої заробітної плати.

Таким чином, якщо працівнику встановлена відрядна оплата праці, при цьому середню розраховуємо з окладу, то відрядну розцінку множимо на норму виробітку за місяць, в якому починається відпустка.

Приклад 6. Працівника прийнято на роботу 20.05.2025 р. (встановлено відрядну оплату праці). З 15.06.2025 р. йому надано оплачувану відпустку тривалістю 5 к.дн.Відрядна розцінка – 50 грн/шт. Норма виробітку на годину – 2 шт. Кількість робочих годин за графіком роботи в червні – 168.

Перетворимо відрядну розцінку на місячний «оклад»:

50 грн / шт х 2 х 168 роб.год. = 16 800грн.

Середня зарплата складає: 16800 грн х 12 : 365 = 552,33 грн.

Сума відпускних: 552,33 грн х 5 к. дн. = 2761,65 грн.

Приклад 7. Працівника прийнято на роботу 20.05.2025 р. (встановлено відрядну оплату праці). З 15.06.2025 р. йому надано оплачувану відпустку тривалістю 5 к.дн.Відрядна розцінка – 23 грн/шт. Норма виробітку на годину – 2 шт. Кількість робочих годин за графіком роботи в червні – 168.

Перетворимо відрядну розцінку на місячний «оклад»:

23 грн/шт х 2 х 168 роб.год. = 7728 грн.

Оскільки місячна тарифна ставка менше розміру МЗП, який діє в червні 2025 року, середню зарплату визначаємо виходячи з МЗП.

Середня зарплата складає: 8000 грн х 12 : 365 = 263,01 грн.

Сума відпускних: 263,01 грн х 5 к.дн. = 1315,05 грн.

Як бути з відпускними, якщо немає резервного фонду на їх виплату

Витрати на нараховані сумі відпускних та ЄСВ слід відносити безпосередньо до витрат звітного періоду за допомогою запису: Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 661, 651.

Для бухобліку забезпечення виплат відпусток використовується Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291, яка передбачає окремий субрахунок 471 «Забезпечення виплат відпусток».

Тож нарахування резерву відпусток показують кореспонденцією за кредитом рахунку 471 та з дебетом тих рахунків, на яких відображають зарплату відповідних працівників (Дт 23, 91, 92, 93 тощо – Кт 471).

При використанні резерву (тобто при нарахуванні відпускних, компенсації за невикористану відпустку, а також ЄСВ від цих сум) роблять проводки:

1. Дт 471 – Кт 661 «Розрахунки за заробітною платою» – на суму нарахованих відпускних або компенсації за невикористану відпустку в межах резерву;
2. Дт 471– Кт 651 «За розрахунками із загальнообов’язкового державного соціального страхування» – на суму нарахованого на відпускні або компенсацію ЄСВ у межах резерву.

Увага! Використовувати відпускний резерв можна тільки в межах нарахованої суми. Якщо суми резерву не вистачає для того, щоб повністю покрити всі відпускні витрати, то суми відпускних і нарахованого на них ЄСВ, відносять безпосередньо до витрат звітного періоду залежно від того, в якому підрозділі працюють працівники

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Статті на тему:

Відпустка та відпускні - 2025: спецвипуск від редакції 7eminar.ua

Розрахунок відпускних за відсутності заробітку у розрахунковому періоді

Скільки днів відпустки заробив працівник – і як це порахувати без помилок

Новий розрахунок відпускних: що врахувати у разі продовження / перенесення відпустки

Працівник захворів у відпустці: як продовжити / перенести відпустку, оплата та відображення в Податковому розрахунку

Сервіси для бухгалтера:

Калькулятор тривалості відпустки

Калькулятор днів щорічних відпусток

Калькулятор середня зарплата-відпускні