Працівник захворів у відпустці: як продовжити / перенести відпустку, оплата та відображення в Податковому розрахунку

1. Які відпустки можуть бути продовжені чи перенесені на час хвороби
2. Які відпустки не переносяться і не продовжуються на час хвороби
3. Алгоритм перенесення або продовження відпустки через хворобу
4. Перерахунок відпускних при продовженні / перенесенні відпустки
5. Відображення продовженні / перенесенні відпустки на час хвороби у Податковому розрахунку
6. Висновки

Відпустка та перебування на лікарняному є невідпрацьованим часом. Настання хвороби (страхового випадку) під час відпустки призводить до зміни підстави для відсутності працівника на роботі та оплати. За загальним правилом, якщо під час перебування у щорічній відпустці працівник захворів і має документальне підтвердження – листок непрацездатності, невикористані дні такої відпустки мають бути йому надані або шляхом продовження відпустки, або шляхом перенесення.

Необхідність перенесення днів щорічної відпустки залежить:

1. по-перше, від виду відпустки,
2. по-друге, від підстав видачі листка непрацездатності.

Загальні правила перенесення та продовження відпусток через хворобу працівника регулюється ст. 80 КЗпП та ст. 11 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон №504).

Які відпустки можуть бути продовжені чи перенесені на час хвороби

Щорічні відпустки:

1. основна;
2. додаткова відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці;
3. додаткова відпустка за особливий характер праці, у тому числі за умови праці та ненормований робочий день

переносяться на інший період або продовжується на час лікарняного (ч. 2 ст. 80 КЗпП, ч. 2 ст. 11 Закону №504).

Лікарняний оплачується за загальними правилами (ч. 2 ст. 15 Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування», далі – Закон №1105).

Додаткові відпустки працівникам, які мають двох і більше дітей до 15 років або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи переноситься або продовжується на тих самих умовах, що й щорічні відпустки (ст. 20 Закону №504).

Які відпустки не переносяться і не продовжуються на час хвороби

Доглядовий лікарняний. Якщо працівнику надано лікарняний по догляду за хворою дитиною віком до 14 років або за дитиною з інвалідністю віком до 18 років, для догляду за хворим членом сім’ї та у разі захворювання матері або іншої особи, яка фактично здійснює догляд за дитиною віком до трьох років або за дитиною з інвалідністю віком до 18 років, то відпустка не продовжується і не переноситься на інший період, а сам лікарняний за дні збігу тимчасової непрацездатності з днями відпустки не підлягає оплаті (ч. 6 ст. 15 Закону №1105).

Відпустка без збереження зарплати, навчальні та творчі відпустки. Допомога по тимчасовій непрацездатності не надається у разі за період перебування застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням (п. 6 ч. 1 ст. 16 Закону №1105).

Якщо період хвороби повністю припадає на час відпустки без збереження заробітної плати, незалежно від підстав надання такої відпустки – допомога по тимчасовій непрацездатності за цей період не надається (роз'яснення Південно-Східного МУ Держпраці). Відповідно, якщо працівник продовжує хворіти і після закінчення відпустки без збереження зарплати, то лікарняні йому оплачують з дня, що настає за днем закінчення відпустки. Але тут можуть виникати певні проблеми.

Чорнобильська відпустка та відпустка УБД. Такі відпустки з огляду на профільні закони надаються як пільга та компенсація зазначеним категоріям працівників. Вони не підлягають розподілу, перенесенню чи компенсації. А отже, додаткова відпустка працівникам - чорнобильцям 1 і 2 категорії, працівникам - УБД не підлягає перенесенню або продовженню у разі тимчасової непрацездатності, а листок непрацездатності не підлягає оплаті в період таких відпусток. Водночас, якщо хвороба працівника розпочалась до настання таких відпусток або триває після їх закінчення, лікарняний оплачується за дні до початку відпустки та /або з дня, коли працівник мав стати до роботи після закінчення відпустки. Лікарняний при цьому оплачується на загальних підставах.

Алгоритм перенесення або продовження відпустки через хворобу

Найперше, працівник має надати паперовий лікарняний або роботодавець має отримати відомості про сформований е-лікарняний в кабінеті страхувальника на порталі ПФУ.

Рішення про продовження або перенесення відпустки приймається за згодою між працівником та роботодавцем.

Працівник зобов’язаний повідомити роботодавця про своє рішення продовжити або перенести відпустку на бажаний термін та про причини продовження або перенесення відпустки. Своєю чергою, роботодавець має видати наказ про продовження або перенесення відпустки. Підставами для такого наказу є листок непрацездатності та заява працівника (роз'яснення Південно-Східного МУ Держпраці).

Отже, на думку Держпраці працівник має заявою повідомити роботодавця про своє рішення. Відпустку продовжують або переносять на кількість календарних днів хвороби, що припадають на період відпустки.

На підставі наказу про продовження чи перенесення відпустки, рішення про призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності складаються зміни до Табелю обліку робочого часу за місяць, на який припала тимчасова непрацездатність. Ці документи будуть підставою для проведення перерахунку оплати відпустки через лікарняний.

У змінах по працівнику зазначаються реальні відомості щодо днів відпустки та хвороби. Замість «В»/08 дні щорічної основної відпустки, на які припала хвороба під час відпустки, проставляються «ТН»/26.

На підставі наказу про перенесення відпустки та змін до Табелю обліку робочого часу за ці дні бухгалтер вже проводить потрібні розрахунки.

Після реєстрації наказу працівник, відповідальний за ведення кадрового обліку, готує проєкт наказу про внесення змін до графіку відпусток в частині конкретного працівника.

Перерахунок відпускних при продовженні / перенесенні відпустки

Тут все залежить від дня початку відпустки, на який припала хвороба, і дня початку продовженої / перенесеної відпустки.

Варіант 1. Дні початку відпусток (первинної та продовженої) припадають на один місяць.

В такому разі все просто. Відпускні, що виплачені працівнику до початку, приміром, щорічної основної відпустки, не сторнуються і не перераховуються. За період хвороби працівнику нараховують лікарняні. Звісно, якщо при опрацюванні лікарняного не має підстав у відмові призначенні допомоги.

Варіант 2. Дні початку відпусток припадають на різні місяці.

В такому разі потрібно сторнувати суму відпускних, що припадають на дні перебування працівника на лікарняному (у місяці, в якому працівник надає паперовий лікарняний або е-лікарняний набуде статусу «Готовий до сплати») та окремо нарахувати суму допомоги по тимчасовій непрацездатності.

Після видання наказу про надання невикористаної під час хвороби частини відпустки відпускні, за календарні дні продовженої відпустки, розраховують заново виходячи з нового розрахункового періоду, який передує місяцю надання продовженої / перенесеної відпустки.

Відображення продовженні / перенесенні відпустки на час хвороби у Податковому розрахунку

Порядок відображення продовження / перенесення відпустки на час хвороби у додатках до Податкового розрахунку буде залежати від кожної конкретної ситуації. Особливий порядок має порядок формування Додатку Д1.

Приклад 1. Відпустка продовжена в місяці первісного надання

З 07 по 18 квітня працівниці Сірик Марині Іванівні надана частина щорічної основної відпустки на 14 к. дн. З 15 по 21 квітня по працівниці сформований е-листок непрацездатності. На підставі заяви працівниці відпустка продовжена на дні хвороби із 22 квітня на 4 к.дн хвороби.

В квітні 2026 року їй нараховано:

1. зарплата за фактично відпрацьовані дні – 6500 грн;
2. відпускні – 12000 грн та
3. лікарняні – 3100 грн.

Враховуючи те, що початок і перенесення відпустки припадають на один місяць, перерахунок не проводиться, а Д1 Податкового розрахунку квітня має такий вигляд:

Приклад 2. Відпустка продовжена на наступний місяць

З 17 по 30 квітня працівнику Вольному Ігорю Петровичу надана частина щорічної основної відпустки на 14 к. дн. З 29 квітня по 05 травня працівнику сформований е-листок непрацездатності. На підставі заяви працівника відпустка надана по завершенні лікарняного з 06 травня, тобто в наступному місяці.

В квітні 2026 року нараховано працівнику:

1. зарплата за фактично відпрацьовані дні – 13500 грн;
2. відпускні – 10000 грн.

Враховуючи те, що на момент нарахування та виплати зарплати за квітень е-лікарняний ще не набув статусу «Готовий до сплати» додаток Д1 Податкового розрахунку квітня має такий вигляд:

В травні 2026 року, коли е-лікарняний набуває статусу «Готовий до сплати», його опрацьовує страхувальник і бухгалтер проводить нарахування лікарняного в бухобліку. Відповідно, виникатиме потреба у сторнуванні відпускних за 29 та 30 квітня. Адже за ці дні нарахований лікарняний.

Зверніть увагу, враховуючи те, що дні не використаної відпустки будуть надаватися в наступному місяці після первинного надання відпустки, необхідно провести розрахунок «нової» середнього заробітку для їх оплати згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 №100 виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (лист Мінсоцполітики від 21.03.2019 №369/0/206-19)

Отже, для оплати двох днів відпустки, що вимушено перенесені на травень 2026 року обчислюємо за новим розрахунковим періодом (квітень 2025 – травень 2026).

Припустимо, за результатом перерахунку сума сторнованих відпускних за квітень становить – 1800 грн, відповідно нова сума відпускних за два дні травня – 1500 грн.

Сума лікарняного за дні квітня – 1100 грн, за дні травня – 2400 грн. Зарплата за травень 2026 року – 8000 грн.

Коригування проводимо в Д1 Податкового розрахунку шляхом внесення від’ємних значень (п. 1 розд. IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом МФУ від 13.01.2015 №4).

Д1 Податкового розрахунку травня 2026 виглядатиме так:

Висновки

1. Щорічні основна та додаткові відпустки продовжуються або переносяться на інший період, якщо у такій відпустці хворіє працівник.
2. Щоб перенести відпустку на інший період працівник подає заяву, а керівник видає відповідний наказ на підставі паперового листка непрацездатності (е-лікарняного).
3. Перерахунок відпускних проводиться в разі, якщо день початку відпустки, на яку припала хвороба, та день початку продовженої / перенесеної відпустки припадають на різні місяці.
4. Строновані відпускні, що припадають на дні перебування на лікарняному відображаються в Д1 Податкового розрахунку у місяці проведення такого сторнування.
5. Сторнування проводиться шляхом внесення від’ємних значень.

Читати більше:

Коригування Табеля обліку робочого часу: практичні ситуації

Місячний Податковий розрахунок з ПДФО, ЄСВ та військового збору: як заповнити

Єдина звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ у 2026 році: інструкція, виправлення помилок та найпоширеніші ситуації

ФОП за січень Податковий розрахунок не подає: з 01.01.2026 діє квартальний строк звітування!

Чи потрібно подавати Розрахунок, якщо немає найманих працівників і виплат фізособам