Коригування Табеля обліку робочого часу: практичні ситуації

1. Правила коригування Табелю обліку робочого часу
2. Коригування Табелю обліку робочого часу: практичні ситуації
3. Висновки

Правила коригування Табелю обліку робочого часу

Табель обліку використання робочого часу (далі – Табель) використовується для обліку кількості відпрацьованого робочого часу працівників. Типова форма Табеля затверджена наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489 (типова форма № П-5).

Він складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень.

За необхідністю форма може бути доповнена іншими показниками, які потрібні для обліку на підприємстві (див. примітку 2 до Типової форми №П-5 та лист Держкомстату від 19.03.2010 №17/1-25/ж61/10/59).

Не знаєте, як краще вести табель обліку робочого часу? Пропонуємо ознайомитися з відеокурсом ««Excel» для бухгалтера: швидка допомога», в якому Ольга Хільчук розкаже про ефективні методи та способи ведення табелю в «Excel»

Якщо треба, форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку робочого часу. Також можна розробити свою форму табеля. За таких умов обов'язковою є наявність первинного обліку показників з використання робочого часу, явок і неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці (лист Держстату від 12.01.2012 №9/4-10/9).

Основним правилом, яким необхідно користуватися під час коригування Табелю є те, що виправлення та підчистки заборонені. Проте, в роботі кожного підприємства є ситуації, коли необхідно внести зміни до Табелю, який вже був переданий до бухгалтерії та на його підставі було нараховано зарплату.

Як тоді внести зміни до Табелю?

У такому випадку, виправлення роблять через коригуючий Табель. Це означає, що потрібно сформувати окремий Табель (окремий аркуш від Табеля поточного місяця), в якому зазначають дату заповнення та місяць (період), який підлягає коригуванню. І вже на основі такого Табелю здійснюється коригування зарплати.

Коригування Табелю обліку робочого часу: практичні ситуації

Ситуація 1. Оплачувана відпустка → хвороба: коригуємо

У випадку настання тимчасової непрацездатності працівника, щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена. Така обставина, як тимчасова непрацездатність, повинна бути засвідчена у встановленому порядку (п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону України від 15.11.96 № 504/96-ВР «Про відпустки», далі – Закон про відпустки). Крім того, соцвідпустку на дітей переносять та продовжують у порядку, передбаченому ст. 11 Закону про відпустки (ч. 7 ст. 20 Закону про відпустки).

У Табелі період відпусток і період тимчасової непрацездатності зазначають по-різному, зокрема:

1. щорічна основна відпустка – В (08);
2. щорічна додаткова відпустка – Д (09);
3. соцвідпустка «на дітей» – ДО (15);
4. оплачувана тимчасова непрацездатність – ТН (26);
5. неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством, – НН (27).

Електронний листок непрацездатності (ЕЛН) значно зменшив випадки коригування Табелю за таких умов. Адже роботодавець повідомлений про випадок непрацездатності майже одразу після створення медвисновку лікарем. Оскільки, Табель заповнюють щодня, то про хворобу працівника в період перебування його у відпустці роботодавець може дізнатися одразу. Якщо, все-таки, про непрацездатність дізналися пізніше, то в такому випадку відбувається коригування Табелю. Щоб це зробити, необхідно скласти бухгалтерську довідку на підставі ЕЛН, в якій уточнюють дані про використання працівником робочого часу, і роблять відповідну позначку в Табелі.

Наприклад. Працівнику надано щорічну основну відпустку з 22.05.2025 строком на 10 к. дн. Але з 30.05.2025 він хворів.

Мал. 1. Фрагмент коригувального Табеля: за 30 та 31 травня позначки змінюємо з «В» на «ТН»

Ситуація 2. Неоплачувана відпустка → хвороба: не коригуємо!

Дні відпустки без збереження зарплати «за сімейними обставинами», на період дії воєнного стану, внутрішньо переміщеним особам та тим, що виїхали за кордон, у Табелі позначають «НА» («18»).

Відповідно до п. 6 ч. 1 ст. 16 Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» допомога по тимчасовій непрацездатності не надається за період перебування застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням.

Це означає, що працівник не отримає виплати ні від роботодавця, ні від ПФУ, у випадку тимчасової непрацездатності під час неоплачуваної відпустки.

Таким чином, навіть якщо у працівника є сформований ЕЛН, у Табелі і надалі зазначається відповідна відпустка.

Наприклад. Працівнику надано неоплачувану відпустку «за сімейними обставинами» з 22.05.2025 строком на 15 к. дн. Але з 30.05.2025 він хворів.

Мал. 2. Фрагмент Табеля: хворобу під час неоплачуваної відпустки не фіксуємо

Ситуація 3: Щорічна відпустка → мобілізація: коригуємо, але не переносимо / не продовжуємо

Період військової служби, зокрема, через мобілізацію табелюють кодом «ІН» («22») – інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо). Період перебування на військовій службі табелюють суцільним методом, тобто із вихідними днями включно.

У ситуації, коли працівника мобілізували під час його щорічної основної відпустки, і таку відпустку було занесено в Табель, то останній потрібно відкоригувати.

Зміни до Табелю вносяться на підставі повістки, копії витягу з наказу військової частини тощо.

Отже, з дати призову повинні виправити позначку «В» (08) та «ІН» (22) і подати відкоригований Табель.

Мінекономіки у листі від 18.08.2023 №4706-05/43457-09 вказало, що оскільки середня зарплата за мобілізованим працівником не зберігається, частина щорічної відпустки на інший період не переноситься. Адже в п. 2 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки йдеться про перенесення щорічної відпустки на інший період у разі виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати.

Наприклад. Працівнику надано щорічну основну відпустку з 22.05.2025 строком на 14 к. дн. Але 03.06.2024 стало відомо, що з 27.05.2025 його мобілізовано.

Мал. 3. Фрагмент коригувального Табеля: відпустку замінюємо на період мобілізації

Ситуація 4. Відкликання з відпустки

Припустимо, ви «поспішили» закрити Табель і позначили щорічну відпустку працівнику до кінця місяця. До речі, типова ситуація для бюджетників. Але через певні обставини виникла необхідність відкликати працівника з відпустки.

Нерідко зустрічаються ситуації, коли відпустку одразу табелюють на весь її період. Проте з'являється необхідність викликати працівника з відпустки.

Як це правильно зробити?

По-перше, необхідно користуватись правилами відкликання з відпустки.

По-друге, коригують Табель: позначку «В» (08), заміняють, наприклад, на «Р» (01). Не забувайте, що відкликати працівника можна лише якщо ця відпустка в нього щорічна і він дав згоду на такі дії. (ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки).

Ситуація 5. Нез’ясовані причини з’ясувалися

Часто зустрічаються ситуації, коли немає можливості дізнатись обставини, чому працівник відсутній в цей день. Тож в таких випадках доцільно використовувати позначку «НЗ» (28) – неявка з нез’ясованих причин.

Тоді, коли обставини неявки стали відомі, то слід відкоригувати Табель.Так, наприклад, працівник може надати лікарняний лист, то «НЗ» (28) заміняється на «ТН» (26) – оплачувана тимчасова непрацездатність, або ж «НН» (27) – неоплачувана тимчасова непрацездатність, якщо буде надано довідку.

Якщо працівник не надає жодні спеціальні підтвердні документи, але надав пояснювальну записку, то роботодавець може визнати такий прогул як відсутність з поважної причини, і в такому випадку позначку «НЗ» (28) змінюють на «І» (30) – інші причини неявок.

Якщо ж все-таки неявка була з неповажних причин, то фіксують прогул – «ПР» (24). Проте, зверніть увагу, що таку ситуацію варто зафіксувати належним чином.

Висновки

1. Виправлення та підчистки в Табелі заборонені. Для коригування раніше внесених позначок слід створити коригуючий Табель.
2. Період відпустки змінюється на період непрацездатності за умови наявності листка непрацездатності. Якщо хвороба припадає на час неоплачуваної відпустки, Табель не підлягає коригуванню.
3. У разі мобілізації працівника під час відпустки, потрібно внести зміни до Табеля.
4. Відкликання працівника можливе лише зі щорічної відпустки та за його згодою, після чого слід оновити відповідні відомості в Табелі.
5. Якщо спочатку причина відсутності працівника на роботі була невідомою, але згодом підтвердилася її поважність, позначку «НЗ» (28) слід змінити на «І» (30).

Статті на тему:

Табель обліку робочого часу

Шаблони та зразки документів:

Табель обліку використання робочого часу

Положення про табельний облік

Реєстр табельних номерів, присвоєних працівникам