Табель обліку робочого часу

Мета табеля обліку робочого часу

Обов’язок роботодавця – забезпечити достовірний облік роботи, що виконується працівником, та бухгалтерський облік витрат на оплату праці в установленому порядку. Питання обліку робочого часу роботодавцем передбачене ч. 2 ст. 30 Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці).

Саме для цього на підприємстві використовують табель, адже за його допомогою можна порахувати кількість годин, відпрацьованих кожним працівником.

Він містить дані про відпрацьований час кожним працівником, а також інші дані щодо відхилення від нормальних умов роботи. Крім того, табель обліку робочого часу використовують (лист Мінпраці від 01.06.2005 №36-211):

1. для обліку кількості відпрацьованого робочого часу всіх категорій працюючих, в тому числі для розрахунку зарплати працівникам, оплата праці яких залежить від відпрацьованого часу;
2. для контролю за виконанням працівниками встановленого режиму робочого часу;
3. для отримання даних про відпрацьований час, необхідний для розрахунку виплат працівникам (наприклад, для розрахунку оплати днів хвороби, відпустки по вагітності та пологах, відпусток, днів відряджень);
4. для складання статистичної звітності з праці.

Табель повинні вести всі роботодавці – суб’єкти господарської діяльності і навіть ФОПи. При цьому неважливо скільки найманих працівників залучено до праці – один чи кілька (лист Мінпраці від 13.05.2010 №140/13/116-10).

Заповнення табеля обліку робочого часу

До табелю включають всіх працівників – як постійних так і прийнятих за строковим трудовим договором. Для коректного обліку робочого часу кожному працівникові присвоюється власний табельний номер.

Сумісники мають власний окремий табельний номер. Проте якщо суміщення відбувається в межах роботи на одного роботодавця, то такому суміснику окремий табельний номер не присвоюють.

Як правило, працівника додають до табеля один раз. Проте, сумісників зазначають у табелі двічі:

1. для відображення часу основної роботи
2. та часу роботи за сумісництвом (як в одному структурному підрозділі, так і в різних).

Фізичну особу, яка виконує роботи або надає послуги за цивільно-правовим договором, в табелі не обліковують, бо це не працівник за трудовим договором (див. лист Мінпраці від 23.04.2010 №115/13/133-10).

Табель обліку робочого часу бланк

Для обліку відпрацьованого працівниками часу застосовують табель типової форми № П-5, затверджений наказом Держкомстату від 05.12.2008 №489 (далі – наказ №489).

Він складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень.

За необхідністю форма може бути доповнена іншими показниками, які потрібні для обліку на підприємстві (див. примітку 2 до Типової форми № П-5 та лист Держкомстату від 19.03.2010 №17/1-25/ж61/10/59).

Якщо треба, форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку робочого часу. Також можна розробити свою форму табеля. За таких умов обов'язковою є наявність первинного обліку показників з використання робочого часу, явок і неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці (лист Держстату від 12.01.2012 №9/4-10/9).

Правила заповнення табеля обліку робочого часу

1. Табель заводять новий щомісяця, тобто відкривають першим днем місяця і закривають останнім днем місяця. Отже, кожному календарному місяцю відповідає окремий табель: за січень, за лютий і так далі.

2. Дата заповнення табеля обліку робочого часу. Законодавчо не встановлено правил або інструкції для заповнення табеля. Тому роботодавець самостійно вирішує, коли відповідальна особа має закрити табель. Це повинно бути прописано у локальному документі (наприклад, у Положення про облік робочого часу). Закрити табель можна і в останній робочий день місяця, а також, в перший робочий день наступного місяця. Таке закриття не буде порушенням.

3. Табель на поточний місяць складається за 2-3 дні до початку цього періоду на підставі табеля за минулий місяць. Табель на новий місяць відкривають на основі табеля минулого місяця, проте вносять корективи у зв’язку з прийнятими або звільненими працівниками. Таким чином, якщо працівник був звільнений у жовтні, то в табель за листопад його не додають.

4. Табель обов’язково заповнюється протягом місяця, і в кінці цього періоду в ньому обраховується кількість годин, що відпрацював кожен співробітник.

5. Табель складається в одному примірнику уповноваженим на це працівником. Зазвичай, заповнений табель, підписується відповідальною за його ведення особою та керівником підрозділу. Після цього його на правильність перевіряє інспектор з кадрів. І лише після перевірки табель передається в бухгалтерію для нарахування зарплати працівникам.

6. Заробітна плата працівникам виплачується двічі на місяць: за першу і другу половину місяця (ст. 115 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП)). Тому інформацію про відпрацьований час працівниками варто подавати до бухгалтерії щонайменше двічі на місяць.

Так як, для нарахування авансу окремий табель обліку робочого часу не складається, то фактично в бухгалтерію передають незакритий табель, який потім повертається для подальшого табелювання. Або відповідальна за ведення табелю особа, має передати до бухгалтерії зведену інформацію за першу половину місяця для виплати авансу.

Як саме це буде відбуватися на вашому підприємстві – варто прописати це у Положенні про облік робочого часу.

7. Табель заповнюється згідно з належним чином оформлених документів:

1. наказів про прийняття, звільнення, відрядження, надання відпустки, про роботу у вихідні дні;
2. листків непрацездатності;
3. довідок з ТЦК та СП тощо.

У разі звільнення або прийняття нових працівників внесення або викреслення таких здійснюється згідно з наказами, що підтверджують прийняття або звільнення. Про невихід працівника з поважних причин (відпустка, лікарняний, відрядження) на роботу у табелі ставляться відповідні позначки на підставі відповідних підтвердних документів.

Проте, у ситуації, коли працівник відсутній і жодних підтвердних документів немає, то в такі дні слід проставляти нез’ясовані причини неявки (код НЗ).

8. Облік явок на роботу, використання робочого часу ведеться в табелі одним з двох методів:

1. суцільної реєстрації (відмітки всіх прибулих, таких, що запізнилися і тому подібне)

або

1. реєстрації відхилень (тобто нез'явлення, запізнення тощо).

9. У табелі відводиться 2 рядки для запису використаного робочого часу за кожен день:

1. верхній – кількість відпрацьованих (чи невідпрацьованих) годин за відповідними видами витрат робочого часу;
2. нижній – умовні позначення видів витрат робочого часу (понаднормові, нічні години, робота у вихідні та святкові дні, відпустки, тимчасова непрацездатність, прогули. простої та інше).

Як використовувати ці рядки офіційно ніде не зазначено, тому можна, наприклад, прописати у верхньому рядку умовні позначення видів витрат робочого часу, у нижньому – кількість годин.

10. Умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу (буквений і цифровий коди) наведені на титульному аркуші табеля типової форми № П-5.

Строки зберігання табеля обліку робочого часу

Відповідно до ст. 408 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік № 578/5) загальний строк зберігання табелю обліку робочого часу на підприємстві 1 рік.

Шановні колеги! А щоб точно впевнетись, що строки зберігання табелю та інших пов'язаних документів вже закінчились, скористайтесь нашим новим сервісом – Строки зберігання документів. Адже недотримання строків зберігання може обернутися відповідальністю, як для підприємства, так і для посадових осіб.

Проте, існує виняток. Табель, де зазначені працівники, що залучені до роботи зі шкідливими умовами праці, та громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, то строк зберігання табеля становить 75 років (ст. 445 та ст. 685 Переліку №578/5).

Коригуючий табель обліку робочого часу

Як правило, виправлення, підчистки в табелі не допускаються. Проте іноді потрібно відкоригувати дані внесені до табеля, який вже було передано до бухгалтерії та на його підставі було нараховано заробітну плату. Такі виправлення проводять за допомогою коригуючого табеля.

Оскільки на законодавчому рівні правила внесення виправлень до табеля не закріплені, то варто внести відповідні пункти в затверджене на підприємстві Положення про табельний облік.

Штраф за відсутність табелю обліку робочого часу

Якщо у Вас немає табелю обліку робочого часу, не переживайте! Якщо на підприємстві передбачено і забезпечено облік використання робочого часу в інший спосіб, то такий роботодавець не притягується до відповідальності.

Проте, за відсутність ведення обліку робочого часу передбачена відповідальність у вигляді штрафу:

1. фінансовий штраф підприємству згідно зі ст. 265 КЗпП у розмірі 1 мінімальної зарплати;
2. адміністративний штраф на посадових осіб відповідно до ч. 1 ст. 41 КпАП в розмірі від 510 до 1 700 грн.

Висновки

1. Роботодавець зобов’язаний вести облік робочого часу на підприємстві.
2. За відсутність обліку робочого часу передбачена фінансова відповідальність у розмірі 1 мінімальної зарплати.
3. Загальний строк зберігання табеля становить 1 рік.
4. На підприємстві повинен бути локальний документ, де визначено правила ведення табеля.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Шаблони та зразки документів:

Табель обліку використання робочого часу

Положення про табельний облік

Реєстр табельних номерів, присвоєних працівникам

Журнал реєстрації табельних номерів

Положення про облік використання робочого часу працівників