Складання графіка відпусток
Складання графіку відпусток передбачено ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) та ст. 79 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП):
Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку.
Як бачимо, графік відпусток є обовязковим документом для кожного роботодавця.
Відповідно до ст. 10 Закону про відпустки, у якій наведено правила надання щорічних відпусток, щорічні відпустки обовязково вносять до графіку відпусток. Тоді як всі інші види відпусток (наприклад, соцвідпустка на дітей, «бойова» відпустка) вказуються опціонально за бажанням роботодавця.
Хто складає графік відпусток
Обов'язок складання графіку відпусток покладено на роботодавця. Зазвичай, це один з функціональних обов'язків працівників відділу кадрів. І також це може бути й інша особа, до штатних обов'язків якої належить ведення кадрової документації. За потреби допомагають у складанні загального графіка відпусток керівники структурних підрозділів, або особи яких такі керівники уповноважують на збирання і надання інформації працівнику відділу кадрів.
Законодавство не встановлює чіткого способу збору інформації, можна як усно, так і письмово і за допомогою електронних засобів комунікації.
Графік відпусток складають усі роботодавці без винятку незалежно від кількості найманих працівників, тобто норма закону щодо складання графіка відпусток має бути дотримана й у випадку, коли на підприємстві працює, наприклад, три особи (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15).
Навіть ФОП, який має найманих працівників, повинен мати графік відпусток.
Коли складається графік відпусток
У питанні строку складання графіку необхідно керуватись Типовими правилами внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 №213 (далі – Правила).
Як правило, такий графік складають напередодні нового календарного року. Аналізуючи п. 20 Правил можна зробити висновок, що на 2025 рік графік відпусток повинен бути складеним не пізніше 5 січня 2025 року.
З огляду на те, що 5 січня 2025 – неділя, граничною датою для складання графіка відпусток є 3 січня 2025-го.
Водночас, якщо щорічна відпустка буде надаватися з 1 січня 2025 року, то графік відпусток на 2025 рік слід затвердити до 17 грудня 2024 року, оскільки роботодавець повинен виконати свій обов’язок і попередити працівника про початок відпустки не пізніше ніж за 2 тижні (ст. 10 Закону про відпустки).
Графік відпусток на 2025 рік необхідно скласти до 17 грудня 2024 року
Відповідальність за відсутність графіка відпусток
Відповідно до листа Мінсоцполітики вiд 29.07.2015 №191/10/136-15 відсутність графіка відпусток може бути розцінена як інші порушення трудового законодавства.
Тож роботодавцю може загрожувати фінансовий штраф в розмірі 1 мінімальної зарплати на момент виявлення порушення (наразі це 8 000 грн).
Увага! Під час воєнного стану у разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовують (ст. 16 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»)
Тобто, під час дії воєнного стану саме фінансові санкції (ст. 265 КЗпП) за відсутність графіка відпусток не стягуватимуть, якщо підприємство виконає припис та усуне правопорушення.
Форма складання графіку відпусток
Єдиної затвердженої на нормативному рівні Форми графіка відпусток немає. Проте його можна скласти у довільній формі (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 №191/10/136-15).
Графік відпусток – це локальний нормативний акт підприємства, який належить до організаційно-розпорядчої документації. Саме до цієї групи управлінських документів його віднесено згідно з класифікатором управлінської документації НК 010:2021.
Основними пунктами, які зазначають у графіку відпустки є:
1. Прізвище, ім’я, по батькові працівника.
2. Найменування структурного підрозділу (відділу, служби).
3. Посада.
4. Вид відпустки.
5. Період, за який надається відпустка (вказати робочий (якщо йдеться про щорічні відпустки) або календарний (якщо йдеться про інші оплачувані відпустки) рік).
6. Місяць початку відпустки (інколи – також місяць її закінчення або конкретну дату початку відпустки (лист ГУ Держпраці у Харківській обл. від 13.09.2019 №К-975/02.04/12-08/10796) або конкретні дати початку і закінчення відпустки.
7. Тривалість відпустки в календарних днях.
8. Примітка (наприклад, на випадок перенесення).
Також за бажанням можуть додані й інші графи. Внизу, після табличної частини графік обов'язково підписується відповідальною особою, як правило, це начальник або працівник відділу кадрів.
Як складати та затверджувати графік відпусток
Складання та затвердження графіку відпусток можна подати у вигляді п'яти кроків.
Крок 1. Видання наказу про підготовку складання графіка.
Керівник підприємства, в межах своїх повноважень, видає наказ про початок розроблення графіків відпусток. В наказі зазначають:
- загальну інформацію про підготовку до складання графіка;
- надання відповідальною особою форми графіка та необхідну інформацію для планування відпусток працівникам;
- строки узгодження періодів надання щорічних відпусток;
- осіб, відповідальних за збирання і надання інформації;
- строки складання проєкту графіка відпусток, погодження з профспілкою та подання на затвердження керівнику підприємства.
Крок 2. Узгодження періодів надання відпусток.
При складанні графіків враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників і можливості для їхнього відпочинку (ст. 10 Закону про відпустки).
Основною метою складання графіка відпусток є забезпечення інтересів виробництва, інтересів працівників та їх права на відпочинок. За допомогою графіка відпусток визначається черговість відпочинку працівників підприємства протягом року. Надання відпустки працівникам має бути спланованим та узгодженим для підтримки сталої роботи підприємтсва. На цьому етапі працівники вибирають бажану дату відпустки у 2025 році та погоджують її із безпосереднім керівником або керівником структурного підрозділу.
Плануючи період надання відпусток, слід враховувати наступні моменти:
- Щорічні відпустки надаються всім працівникам, як тим, що працюють за основним місцем роботи, так і сумісникам, працівникам з якими укладено строковий або безстроковий трудовий договір. Причому внутрішніх сумісників рекомендуємо відображати в графіку відпусток окремо за основним місцем роботи та окремо за сумісництвом. Зверніть увагу, що до графіка не включають працівників, з якими укладено договір цивільно-правового характеру, оскільки таким працівникам відпустки не надаються, бо вони не перебувають у трудових відносинах зі своїми роботодавцями.
- Певні категорії працівників мають право на використання щорічних відпусток у зручний для них час.
- Окремим працівникам щорічна відпустка повної тривалості може надаватись і до настання 6-місячного терміну роботи. Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівнику в будь-який час відповідного робочого року (ст. 10 Закону про відпустки).
- У графіку відпусток можуть бути не тільки щорічні відпустки за поточний робочий рік, а й накопичені відпустки за минулі робочі роки.
- Спосіб збирання інформації, необхідної для складання графіка відпусток, на нормативному рівні не врегульовано. Це можна зробити в будь-якій зручній для роботодавця і працівників формі.
Крок 3. Складання графіка відпусток.
Отримавши інформацію від працівників та їх керівників про періоди використання щорічних відпусток у 2025 році, особа, уповноважена на складання графіку відпусток, переходить безпосередньо до його складання.
Крок 4. Погодження та затвердження графіка відпусток.
У ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки передбачений обов’язок погодження графіка відпусток із профспілкою та затвердження роботодавцем.
Існують два варіанти затвердження графіка відпусток.
Варіант 1. Графік відпусток затверджується як окремий документ шляхом накладання керівником грифа затвердження. Слід врахувати, що це документ управлінської документації, тому у нього має бути номер, дата і всі необхідні реквізити. Відповідно зміни будуть вноситися за такою ж самою формою і в такому самому порядку, як затверджувався графік (у змін теж має бути дата і номер). Такий варіант вибирають, якщо до виконання цього графіка немає додаткових вказівок.
Варіант 2. Затвердження графіка відпусток наказом. Зазначений наказ має бути наказом з адміністративно-господарської діяльності. Відповідно всі зміни до графіка відпусток вносять також наказами.
Крок 5. Ознайомлення працівників.
Погоджений і затверджений графік відпусток доводять до відома всіх працівників підприємства. Це передбачено ст. 10 Закону про відпустки та ст. 79 КЗпП. Проте чітко зазначеної форми такого повідомлення немає. На розсуд роботодавця це можна зробити як усно так і письмово.
Проте, вважаємо, що найкраще ознайомити працівників із графіком у письмовий спосіб. Це також можна зробити різними способами (яким саме – краще передбачити вашими локальними документами).
Можна підготувати лист-ознайомлення з графіком відпусток на окремому аркуші, на якому працівники будуть проставляти свої підписи та дату ознайомлення. Інший спосіб – передбачити окрему графу в графіка відпусток, в якій працівники проставляють свої підписи.
Висновки
- Усі роботодавці, які використовують найману працю повинні мати графік відпусток на 2025 рік. Як виключення графік не складають роботодавці у районах активних бойових дій.
- Форма графіку відпусток - довільна.
- Графік відпусток має бути затверджений директором або наказом.
- Графік відпусток погоджується з профспілкою.
- Працівників потрібно ознайомити із графіком відпусток під підпис.
Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar
Відео на тему:
Аудит щорічних відпусток для графіка відпусток – 2025: розрахунок днів, пере / недовикористання
Шаблони та зразки документів:
Наказ про підготовку графіка відпусток
Наказ про затвердження графіка відпусток на 2025 рік
Графік відпусток затверджений директором
Графік відпусток затверджений наказом директора
Брошури та чеклісти: