Положення про облік використання робочого часу працівників

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «________»

ТОВ «___________»

Код ЄДРПОУ __________

НАКАЗ

 

 

Про впорядкування обліку
використання робочого часу

 

З метою впорядкування обліку використання робочого часу, підвищення відповідальності керівників структурних підрозділів за достовірність відомостей у табелях обліку використання робочого часу та зміцнення трудової дисципліни персоналу ТОВ «________»

 

НАКАЗУЮ:

 

1. Затвердити Положення про облік використання робочого часу працівників ТОВ «_______» (Додаток 1).

2. Ввести в дію Положення про облік використання робочого часу працівників ТОВ «_______» з _______202__ року.

3. Відповідальність за ведення, оформлення, своєчасне подання табелів до бухгалтерії працівниками структурних підрозділів, а також за достовірність відомостей, внесених до табелів, покласти на керівників підрозділів.

4. Відповідальність за ведення, оформлення, своєчасне подання табелів до бухгалтерії працівниками апарату управління, а також за достовірність відомостей, внесених до табелів, покласти на помічника директора ______________.

5. Начальнику відділу кадрів ______________:

5.1. Ознайомити керівників структурних підрозділів та _______із наказом та додатками до нього під підпис до ___.____.202_.

5.2. Забезпечити в подальшому ознайомлення з наказом і додатками до нього осіб, що приймаються на посади керівників підрозділів та помічника директора, до початку роботи за укладеними трудовими договорами.

6. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

 

 

 

Віза начальника відділу кадрів, відмітки про ознайомлення з наказом помічника директора та керівників підрозділів

 

Товариство з обмеженою відповідальністю «________________»   ПОЛОЖЕННЯ про облік використання робочого часу

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора ТОВ «___________» _____________ № _________

 

1. Загальні положення

1.1. Положення про облік використання робочого часу (далі – Положення) розроблено з метою впорядкування обліку використання робочого часу працівниками ТОВ «Вікторія», підвищення відповідальності керівників структурних підрозділів за достовірність відомостей у табелях обліку використання робочого часу та зміцнення трудової дисципліни працівників Товариства.

1.2. Положення є обов’язковим для виконання усіма особами, відповідальними за ведення обліку використання робочого часу в Товаристві (далі – відповідальні особи).

1.3. Зміни, уточнення, доповнення вносяться до Положення наказом директора Товариства на підставі пропозицій (доповідних записок) відповідальних осіб, а також працівників відділу кадрів та бухгалтерії.

2. Порядок організації та оформлення обліку використання робочого часу

2.1. Обов’язки з ведення обліку використання робочого часу працівниками структурних підрозділів та оформлення табелів обліку використання робочого часу (далі – табель) відповідно до посадових інструкцій покладено на керівників відповідних структурних підрозділів, а обов’язки з ведення обліку використання робочого часу працівниками апарату управління та оформлення відповідних табелів відповідно до посадової інструкції покладено на помічника директора Товариства.

2.2. Облік використання робочого часу ведеться окремо для апарату управління та по кожному структурному підрозділу.

2.3. Облік використання робочого часу ведеться за допомогою табеля, форму якого затверджено наказом директора Товариства.

2.4. У табелі зазначаються відмітки про використання робочого часу кожним працівником протягом календарного місяця.

2.5. Включення до табеля та виключення з нього працівників проводяться на підставі наказів про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з роботи.

2.6. Відповідальна особа оформлює протягом місяця три табелі:

●             один робочий;

●             два підсумкових.

3. Порядок ведення робочого табелю

3.1. У робочому табелі щоденно протягом календарного місяця напроти прізвища кожного працівника вносяться відмітки про використання ним робочого часу.

До робочого табеля вносяться відмітки про відпрацьований час, надурочні години, запізнення та неявки, причини яких позначаються умовними літерними позначками. Розшифрування умовних позначок наведено на зворотному боці затвердженої в Товаристві форми табеля.

Робочий табель зберігається у відповідальної особи три роки після закінчення календарного року.

3.2. У верхньому рядку табеля проставляються літерні шифри (далі – шифр) Р, РС (відпрацьовані години) лише у разі відхилень. Тобто у випадках, коли на один робочий день (зміну) припадають і відпрацьовані години, і не відпрацьовані. Наприклад, у разі простоїв, запізнень, залишення роботи до закінчення робочого дня (зміни) з різних причин (у тому числі і раптової хвороби) тощо, а також у разі, коли на один робочий день (зміну) припадають години роботи у вечірній і нічний час.

У такому разі шифр Р від інших шифрів слід відділяти похилою рискою (/).

3.3. У верхньому рядку табеля в обов’язковому порядку проставляються шифри, що позначають причини відсутності працівників на роботі.

3.4. У разі відсутності працівника на робочому місці з нез’ясованих причин у табелі проставляється шифр НЗ, доки фактичні причини відсутності не будуть підтверджені відповідними документами (листками непрацездатності, довідками, повістками, пояснювальними записками тощо).

Інші шифри причин відсутності проставляються в табелі лише за наявності документів, що підтверджують причини відсутності працівника на роботі.

3.4.1. Підставою для внесення до табеля шифрів відсутності працівника на роботі внаслідок хвороби є листок (листки) непрацездатності. Після надходження листка непрацездатності до кабінету страхувальника керівник структурного підрозділу перевіряє відповідність строку хвороби, вказаного у листку непрацездатності, та терміну фактичної відсутності працівника на роботі, робить відповідні відмітки в табелі.

3.4.2. Підставами для зазначення в табелі шифру відсутності працівника у зв’язку з відпусткою або відрядженням є накази директора Товариства.

Після реєстрації відповідного наказу працівник відділу кадрів ознайомлює відповідальну особу зі змістом наказу, а також передає відповідальній особі копію наказу. Додаткова оплачувана відпустка окремим категоріям ветеранів війни (ст. 16-2 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР) позначається у табелі літерним шифром ВВ.

3.4.3. Підставами для зазначення в табелі шифрів відсутності працівників на роботі у випадках, передбачених законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, «донорські» тощо), слугують відповідні накази, видані на підставі довідок, повісток та інших підтвердних документів.

3.4.4. Підставою для зазначення в табелі шифру ПР (прогул) є наказ директора Товариства про визнання дня (днів) відсутності працівника на роботі прогулом.

3.4.5. У разі коли за рішенням директора Товариства, оформленим наказом, відсутність працівника на роботі, не підтверджену встановленими законодавством документами, буде визнано відсутністю з поважних причин, у табелі таку відсутність слід позначати шифром І.

3.4.6. Підставою для зазначення у табелі шифру ВГ (вихідний день за графіком роботи) слугують графіки роботи працівників, визначені Колективним договором та графіками роботи працівників, які працюють у змінному режимі із застосуванням підсумованого обліку робочого часу.

3.4.7. Підставою для зазначення у табелі шифру ВІ (інший день відпочинку) слугують накази директора Товариства про надання працівнику іншого дня відпочинку за роботу у вихідні, святкові, неробочі дні та за вибуття у відрядження і прибуття з нього у вихідний день.

3.4.8. Підставою для зазначення у табелі відмітки ВД (додатковий вихідний день) слугують накази директора Товариства про надання працівнику додаткового дня відпочинку донорам за здавання крові та її компонентів.

3.5. У нижньому рядку табеля слід відображати кількість годин, фактично відпрацьованих працівником у робочі дні (зміни) за графіком роботи, і кількість годин, відпрацьованих у вихідні, святкові і неробочі дні (у випадках і в порядку, визначених законодавством), та кількість годин, які у визначені графіками робочі дні (зміни) не були відпрацьовані з різних причин (тимчасова непрацездатність, відпустки усіх видів, простої, прогули, неявки з нез’ясованих причин, виконання державних та громадських обов’язків тощо).

3.6. Підставою для зазначення у табелі відмітки про кількість відпрацьованих годин є фактичне перебування працівника на робочому місці.

3.7. У табелі проставляється кількість годин, відпрацьованих у відповідний день. Зміни, які переходять з однієї доби в іншу, відображаються в табелі частинами: у відповідну добу проставляється така кількість годин зміни, яка припадає саме на цю добу.

3.8. Для працівників, яким встановлено ненормований робочий день, у табелі відображається нормальна тривалість робочого дня, визначена графіками роботи.

3.9. З метою отримання достовірних даних про фактичне перебування на роботі працівників керівники структурних підрозділів здійснюють контроль часу приходу підлеглих працівників на роботу, уходу з роботи та використання часу перерви.

3.10. З метою отримання достовірних даних про час фактичного приходу та уходу з роботи працівників, які зайняті на безперервних роботах (охоронники, оператори котельні, апаратники хімічного водоочищення, слюсарі-сантехніки (на період опалювального сезону), працівники аварійно-відновлювальних служб), зазначені працівники зобов’язані відмічати фактичні початок та закінчення роботи в Журналі прийому-передавання змін. Ці відомості мають засвідчуватися одночасно підписами працівників, які закінчили роботу (здають зміну), і підписами працівників, які приступають до роботи (приймають зміну).

3.11. Отримання відповідальною особою достовірних даних про час фактичного приходу та уходу з роботи працівників апарату управління забезпечується за допомогою Журналу приходу/уходу працівників апарату управління, який ведеться черговим бюро перепусток (за його відсутності — черговим охоронником).

3.12. У разі порушення працівником встановленого графіка роботи відповідальна особа забезпечує складання акта про відповідне порушення трудової дисципліни і подає на ім’я директора Товариства доповідну записку з викладенням обставин (факту) порушення. Для фіксації факту порушення та складання акта відповідальні особи мають право залучати представника відділу кадрів, члена Ради трудового колективу Товариства, працівників структурного підрозділу та/або працівників інших структурних підрозділів.

3.13. У разі якщо працівник, зайнятий на безперервних роботах, не з’явився (або запізнився) на роботу у вихідні, в ранковий або вечірній час (що є неробочим часом для керівників цих підрозділів), то працівник, який мав змінитися з роботи, негайно повідомляє про ситуацію, що склалася, безпосередньому керівнику або оперативному черговому по Товариству для вжиття заходів із забезпечення нормальної роботи підприємства/підрозділу та складає доповідну записку на ім’я безпосереднього керівника. На підставі доповідної записки директор Товариства видає наказ про необхідність надурочних робіт. Зазначений наказ є підставою для відображення надурочних у табелі.

3.14. Для працівників, які працюють на віддалених робочих місцях (торговельні представники), встановлюється такий порядок обліку робочого часу:

3.14.1. Наприкінці кожного робочого дня зазначені працівники надсилають електронною поштою на ім’я безпосереднього керівника звіти про роботу (фактичне поденне виконання плану роботи за місяць, виконання окремих доручень керівника підрозділу, здійснення інших дій, спрямованих на виконання посадових обов’язків).

3.14.2. На підставі отриманого звіту керівник структурного підрозділу робить відмітку в табелі про присутність працівника на роботі протягом повного робочого дня, встановленого для працівника.

3.14.3. За відсутності щоденного звіту в табелі робиться відмітка НЗ (відсутність з нез’ясованих причин).

Коригування відміток про причини відсутності на роботі працівників, які працюють на віддалених робочих місцях, провадиться відповідно до пункту 4.7 цього Положення за наявності відповідних документів, наказів, пояснювальних записок тощо.

Якщо працівник в подальшому не зможе в інший спосіб довести, що у цей день він виконував свої посадові обов’язки (наприклад, договорами, підписаними в цей день клієнтами, маршрутними листами відповідно до затверджених маршрутів тощо) і документально підтвердити поважність причин своєї відсутності на роботі, то в установленому у ПВТР порядку такі дні визнаються або прогулами, або відсутністю на роботі з поважних причин.

4. Порядок оформлення і проходження підсумкових табелів

4.1. Підсумкові табелі оформлюють двічі на місяць:

●             за першу половину місяця (з першого до 15го числа) – 15го числа відповідного місяця;

●             за другу половину місяця (з першого до останнього числа місяця) – в останній день відповідного місяця.

4.2. Підсумкові табелі оформлюють за правилами, визначеними цим Положенням для робочих табелів (п.п. 3.1–3.8. Положення)

4.3. Підсумкові табелі оформлюють за відомостями, що містяться у робочому табелі.

Якщо на момент оформлення підсумкового табеля стали відомі (підтверджені документами) фактичні причини відсутності працівника на роботі, позначені в робочому табелі як відсутність із нез’ясованих причин, то в підсумковому табелі робиться відповідна відмітка, починаючи з першого дня відсутності працівника на роботі.

4.4. Відповідальна особа засвідчує відомості у підсумкових табелях своїм підписом із зазначенням посади, прізвища, ініціалів і дати.

4.5. У день оформлення підсумкові табелі подаються на перевірку до відділу кадрів.

4.6. Працівник відділу кадрів (відповідно до обов’язків, визначених посадовими інструкціями) перевіряє правильність заповнення табелів (прізвища, посади, професії, місця роботи, відповідність фактичної роботи графікам та наказам тощо), візує їх і не пізніше наступного дня після отримання передає табелі до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.

4.7. У разі якщо після оформлення і подання до бухгалтерії підсумкового табелю стали відомі (підтверджені документально) фактичні причини відсутності працівника, позначені у підсумковому табелі шифром НЗ, або у разі продовження/перенесення щорічної відпустки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, для працівника складається окремий уточнюючий табель із зазначенням достовірної інформації за весь період (за усі місяці) такої відсутності.

Уточнюючий табель подається до відділу кадрів і бухгалтерії у наступний найближчий термін подання підсумкових табелів (п’ятнадцятого або останнього числа місяця).

Якщо працівник був відсутнім на роботі з нез’ясованих причин протягом тривалого часу і відповідно до наказу директора Товариства дні відсутності визнано прогулами, то на підставі зазначеного наказу скориговані табелі складаються за весь час відсутності працівника на роботі.

4.8. Зберігання підсумкових табелів забезпечує бухгалтерія Товариства.

5. Порядок присвоєння працівникам табельних номерів

5.1. Табельний номер працівникам присвоюється при прийнятті на роботу працівником відділу кадрів, на якого відповідно до посадової інструкції покладено такий обов’язок (далі – працівник відділу кадрів).

5.2. Табельний номер складається з п’яти цифр: перші дві цифри є цифровим кодом структурного підрозділу за Класифікатором структурних підрозділів (Додаток), а наступні три відповідають порядковому номеру працівника за відповідним Реєстром табельних номерів.

5.3. Реєстри табельних номерів веде працівник відділу кадрів окремо по кожному структурному підрозділу з наскрізною нумерацією, починаючи з дати введення в дію цього Положення. Відомості про працівника вносяться до відповідного Реєстру в день оформлення трудових відносин з працівником.

5.4. У разі переведення працівника до іншого структурного підрозділу йому присвоюють новий табельний номер. Відомості про працівника вносять до відповідного Реєстру табельних номерів у день переведення.

5.5. Табельний номер працівника в обов’язковому порядку зазначається у табелях та в усіх наказах із кадрових питань (про прийняття, звільнення, переведення, виплату матеріальної допомоги, про відпустки, встановлення доплат та надбавок, встановлення режиму неповного робочого часу, відрядження, стягнення тощо).

6. Права осіб, відповідальних за облік використання робочого часу

6.1. Відповідальні особи мають право:

6.1.1. Здійснювати контроль за додержанням підлеглими працівниками трудової дисципліни.

6.1.2. Вимагати від підлеглих працівників надання документів, що підтверджують поважність причин відсутності на роботі, запізнень та інших порушень трудової дисципліни.

6.1.3. Надавати директору Товариства пропозиції щодо притягнення до дисциплінарної відповідальності порушників трудової дисципліни та щодо заохочення працівників, які сумлінно дотримуються трудового розпорядку та встановлених графіків роботи.

7. Відповідальність за неналежний облік використання робочого часу

7.1. За порушення порядку та правил ведення обліку використання робочого часу, за внесення до табелів неправдивих, недостовірних відомостей, за порушення строків складання, оформлення та подання табелів відповідальні особи несуть дисциплінарну відповідальність у межах, визначених законодавством про працю.

 

Начальник відділу кадрів                            __________                            ____________

 

 

 

 

Візи (наприклад, головного бухгалтера, начальника юридичного відділу)

 

 

 

		Додаток до Положення про облік використання робочого часу
КЛАСИФІКАТОР структурних підрозділів ТОВ «__________________»
Структурним підрозділам присвоюються такі цифрові коди: 01 — апарат управління; 02 — відділ кадрів; 03 — бухгалтерія; 04 — технологічний відділ; 05 — виробничо-технічний відділ; 06 — відділ постачання та збуту; 07 — відділ маркетингу та реклами; 08 — виробничий цех; 09 —  ремонтний цех; 10 — транспортний цех; 11 — господарський цех; 12 — відділ охорони.
Начальник відділу кадрів	______________	______________________