Скільки днів відпустки заробив працівник — і як це порахувати без помилок?

1. Право на які відпустки має працівник?
2. Що таке робочий рік і як він впливає на розрахунок?
3. Типові помилки у визначенні робочого року
4. Розрахунок кількості днів щорічної відпустки
5. Як заокруглити дні відпустки для нарахування?
6. Як SMARTFIN автоматизує розрахунок відпустки?

Право на які відпустки має працівник?

Законодавство України передбачає кілька видів відпусток, що накопичуються з часом:

1. Щорічна основна відпустка. Її мінімальна тривалість — 24 календарні дні (ст. 6 Закону «Про відпустки»). Надається всім працівникам, які працюють за трудовим договором.
2. Щорічні додаткові відпустки. Надаються за шкідливі та важкі умови праці, особливий характер роботи, ненормований робочий день, стаж державної служби тощо.

Також накопичуються соціальні відпустки працівникам, які мають дітей. Наприклад, додаткова 10-денна відпустка одному з батьків двох або більше дітей віком до 15 років, або дитини з інвалідністю.

ВАЖЛИВО: Зазначені відпустки «не згорають» і підлягають грошовій компенсації при звільненні, незалежно від причин (ст. 83 КЗпП України, ст. 24 та 19 Закону України «Про відпустки»).

Що таке робочий рік і як він впливає на розрахунок?

Право на щорічну відпустку працівник набуває з першого дня роботи. Вона нараховується пропорційно відпрацьованому часу у межах робочого року (не календарного!).

Робочий рік — це період, що відлічується з дня укладення трудового договору (ч. 1 ст. 6 Закону України «Про відпустки»). Ця дата (день і місяць) не змінюється в наступних роках!

Приклад безперервної роботи без виключень зі стажу:

Працівника прийнято на роботу 25 березня 2021 року. Його робочі роки:

1-й: 25.03.2021 – 24.03.2022

2-й: 25.03.2022 – 24.03.2023

3-й: 25.03.2023 – 24.03.2024

4-й: 25.03.2024 – 24.03.2025

5-й: 25.03.2025 – 07.06.2025 (дата, на яку робимо розрахунок, наприклад, дата звільнення)

Саме ці періоди використовуються для визначення відпускного стажу.

Типові помилки у визначенні робочого року

Деякі роботодавці помилково змінюють дату відліку робочого року. Ось найпоширеніші ситуації, коли цього робити не можна:

Помилка 1. Відпустка для догляду за дитиною

Після виходу з доглядової відпустки (до 3 або 6 років) не слід починати новий відлік робочого року. Період такої відпустки не зараховується до стажу, але робочий рік при цьому не зсувається.

Помилка 2. Переведення на іншу посаду

Переведення в межах одного підприємства не змінює дати початку робочого року, адже трудовий договір не переривається.

Помилка 3. Продовження стажу після формального звільнення

Якщо працівника звільняють і наступного дня знову приймають (наприклад, при переході з сумісництва на основне місце роботи), робочий рік обчислюється від дати укладення нового трудового договору. Не можна продовжувати відлік з дати першого прийняття.

ВАЖЛИВО: Ключовий момент для визначення робочого року — дата укладення трудового договору. Усі дії, що не є звільненням і новим прийняттям, не змінюють цієї дати.

Переходимо до головного — як розрахувати кількість днів щорічної відпустки, на яку вже має право працівник.

Розрахунок кількості днів щорічної відпустки

Щоб швидко оцінити, скільки днів щорічної відпустки заробив працівник, можна орієнтуватися на правило:

Якщо тривалість щорічної відпустки — 24 календарні дні, то працівник умовно заробляє по 2 дні відпустки за кожен повний місяць роботи.

Повний робочий рік:

Працівник прийнятий 25 березня 2021 року. За 4 повні робочі роки (з 25.03.2021 по 24.03.2025) він умовно заробив:

4 роки × 24 дні / рік = 96 дні.

Неповний робочий рік (з 25 березня 2025 року по 07 червня 2025 року):

Якщо працівник звільняється або з інших причин працює неповний робочий рік, важливо правильно розрахувати кількість днів щорічної відпустки, які він заробив за цей період.

Загальний принцип такий:

Кількість днів відпустки, на яку має право працівник за неповний робочий рік, визначається пропорційно відпрацьованому часу.

Важливо враховувати:

Робочий рік: Це період, що починається з дати укладення трудового договору.

Відпускний стаж: Це період, який враховується для визначення права на відпустку. Зазвичай він збігається з робочим роком, але є винятки (наприклад, час відпустки без збереження заробітної плати не включається до відпускного стажу).

Воєнний стан: З 24 березня 2022 року і до скасування воєнного стану святкові та неробочі дні, встановлені статтею 73 КЗпП, не враховуються. Вони не впливають на розрахунок кількості зароблених днів відпустки.

Формула для розрахунку:

Кількість зароблених днів відпустки = (Тривалість щорічної відпустки за повний рік / Кількість календарних днів у повному робочому році) × Кількість календарних днів, що входять до відпускного стажу за неповний рік

Пояснення до формули:

Тривалість щорічної відпустки за повний рік: Це кількість днів щорічної основної відпустки, на яку працівник має право за повний відпрацьований рік (зазвичай 24 календарні дні, але може бути більшою для деяких категорій працівників).

Кількість календарних днів у повному робочому році: Зазвичай це 365 днів (або 366 у високосному році).

Кількість календарних днів, що входять до відпускного стажу за неповний рік: Це загальна кількість календарних днів у періоді від початку робочого року до дати розрахунку, з яких виключаються лише дні, які не зараховуються до відпускного стажу.

Приклад:

Працівник звільняється 7 червня 2025 року. Його робочий рік починається 25 березня. За повний робочий рік він має право на 24 дні відпустки.

Повний робочий рік: 365 днів.

Період, що входить до відпускного стажу (25 березня - 7 червня 2025): 75 календарних днів.

Розрахунок:

Кількість зароблених днів відпустки= 365 / 24 ×75 ≈ 4.93 дні

Отже, працівник заробив 4.93 дні відпустки за неповний робочий рік.

Загальна кількість зароблених днів відпустки на 7 червня 2025 року: 96 дні + 4.93 дні = 100.93 дні.

Такий спосіб підходить лише для попередньої оцінки. Для офіційного розрахунку потрібно враховувати додаткові фактори, наприклад, виключення зі стажу, який дає право на відпусту тощо.

ВАЖЛИВО: Цей розрахунок враховує поточні правила, що діють під час воєнного стану. Після його скасування можуть бути внесені зміни до законодавства, які потрібно буде враховувати. Наприклад, якщо на дату звільнення стан уже припинено, то святкові дні після цієї дати враховуються при розрахунку.

Як заокруглити дні відпустки для нарахування?

У нашому прикладі працівник набув 100.93 днів відпустки. Чи потрібно заокруглювати?

Офіційна позиція Мінсоцполітики (лист від 06.07.2015 № 1074/13/84-15) така:

Якщо під час надання щорічної відпустки отримуємо дробове число, заокруглення здійснюється до цілого числа в більший бік. Тобто 100,93 днів → заокруглюємо до 101 дня на користь працівника.

АЛЕ: для нарахування компенсації при звільненні враховуємо точну кількість днів.

Як SMARTFIN автоматизує розрахунок відпустки?

Розрахунок днів щорічної відпустки потребує уваги до деталей. Помилка — це завжди ризик. Щоб спростити процес, в онлайн-бухгалтерії SMARTFIN усе враховується автоматично:

1. система фіксує дату прийняття працівника;
2. веде облік робочих років;
3. виключає зі стажу періоди, які не дають права на щорічну відпустку;
4. підказує, коли працівник набуває права на повну або часткову відпустку;
5. розраховує кількість днів невикористаної відпустки для компенсації при звільненні.

Вам не потрібно вести окремі таблиці, вручну рахувати дні чи пам’ятати про винятки — SMARTFIN усе зробить за вас! Це — ваш захист від помилок і спосіб заощадити час.

Бажаєте спробувати? Реєструйтеся у SMARTFIN.UA, щоб протестувати понад 35 функцій для автоматизації обліку, нарахування зарплати, відпускних, лікарняних, компенсації при звільненні!

Вартість користування програмою — 295 грн на місяць за 1 організацію.

Для бухгалтерських фірм та бухгалтерів-аутсорсерів — гнучкі тарифи!

А з промокодом GIFT10 - знижка 10% для нових користувачів!