Резерв відпусток: як створити на 2025 рік

Хто та навіщо створює резерв відпусток

Національним положенням (стандартом) бухобліку 11 «Зобов'язання», затвердженим наказом Мінфіну від 31.01.2000 №20, визначено види забезпечень та порядок їх формування. Як зазначав Мінфін у листі від 10.11.2006 №31-34000-207-10/23936 –

створення забезпечення здійснюється для рівномірного розподілу витрат на оплату щорічних відпусток працівників протягом року, які перебувають із підприємством у трудових відносинах.

Тобто, укладаючи трудові договори із працівниками, вони мають право на щорічні оплачувані відпустки (ст. 2 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки», далі Закон про відпустки). І у разі коли працівник бажає реалізувати своє право на відпустку, у підприємства виникає зобов'язання виплатити працівнику заробітну плату за весь час такої щорічної відпустки до її початку (ст. 115 КЗпП).

Відповідно до п. 7 НП(С)БО 26 «Виплати працівникам», виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, визнаються зобов'язанням через створення забезпечення у звітному періоді. Виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, є виплата за невідпрацьований час, право на отримання яких працівником може бути використано в майбутніх періодах (див. лист Мінфіну від 10.11.2006 №31-34000-207-10/23936).

Отже, забезпечення створюються для відшкодування наступних (майбутніх) операційних витрат на виплату відпусток працівникам (п. 12 НП(С)БО №11). По суті створення відпускного резерву дозволяє рівномірно розподілити майбутні витрати на оплату відпусток працівників протягом року.

Проте є виключення із цього правила. Так, згідно із п. 7 Розд. І НП(С)БО 25 підприємства, зазначені у підпункті 2 пункту 2 цього розділу, можуть не створювати забезпечення наступних витрат і платежів (на виплату наступних відпусток працівникам), а визнають відповідні витрати у періоді їх фактичного понесення, і це такі підприємства:

1. непідприємницькі товариства;
2. мікропідприємства – юридичні особи, визнані такими відповідно до Закону про бухблік.

А ось ФОПи із найманими працівниками резерв не створюють, оскільки вони не ведуть бухгалтерський облік за Законом України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні бухоблік» (далі – Закон про бухоблік) і дія НП(С)БО на них не поширюється.

Для яких відпусток створювати резерв

Відпускний резерв створюється для відпусток які накопичуються і які підприємство зобов’язане буде в майбутньому виплатити відпускні чи компенсацію за невикористану відпустку.

Резерв створюють для таких відпусток:

1. щорічна основна (ст. 6 Закону про відпустки);
2. щорічна додаткова за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки);
3. щорічна додаткова за особливий характер праці (ст. 8 Закону про відпустки);
4. інші щорічні додаткові, передбачені законодавством (наприклад, за стаж служби в держорганах);
5. додаткова соціальна відпустка працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону про відпустки).

Відповідно не створюють резерв для всіх інших відпусток, таких як навчальна, творча, відпустка для підготовки й участі у змаганнях, «чорнобильська» відпустка, відпустка УБД, при народженні дитини, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами.

Алгоритм створення резерву відпусток

Порядок розрахунку суми забезпечення встановлено Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженою наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291 (далі – Інструкція №291).

Сума забезпечення визначається щомісячно як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці з урахуванням відповідної суми відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

У вигляді формули це можна представити так:

ЗВ = ЗП × КР × КЄСВ, де

1. ЗВ – щомісячний відпускний резерв;
2. КР – коефіцієнт резервування;
3. КЄСВ – коефіцієнт ЄСВ;

Для того щоб щомісяця визначати резерв відпусток потрібно спочатку розрахувати коефіцієнт резервування (КР) та коефіцієнт ЄСВ (КЄСВ).

Коефіцієнт резервування (КР). Його визначають за формулою:

КР = Вп : ФОПп, де

1. Вп – річна планова сума на оплату відпусток, виходячи з графіку відпусток;
2. ФОПп – загальний плановий фонд оплати праці (з / без урахування відпускних і компенсації за невикористану відпустку), виходячи зі штатного розпису, фінплану тощо.

Тому можливий варіант, за якого суми відпускних у показнику ФОПп не враховують, але тоді й показник суми фактично нарахованої заробітної плати за звітний місяць (ЗП) слід визначати без урахування відпускних. Адже ці показники взаємозалежні і мають бути порівнянними. Тому рекомендуємо ці моменти прописати в обліковій політиці.

Коефіцієнт ЄСВ визначають за такою формулою:

КЄСВ = 1 + РЄСВ : 100, де

1. РЄСВ – розмір ЄСВ, що діє в поточному році.

На сьогодні діє два розміри ЄСВ: загальний – 22% і спеціальний – 8,41% – для працюючих осіб з інвалідністю. Тому КЄСВ (а відповідно, і суму забезпечення виплат відпусток) визначаємо окремо для осіб з інвалідністю і для інших працівників. Відповідно може бути 2 коефіцієнта ЄСВ:

1. для звичайних працівників (ставка ЄСВ 22%) – 1,022;
2. для працівників з інвалідністю (ставка ЄСВ 8,41%) – 1,0841.

Приклад 1. На підприємстві (адміністративний персонал) працює 3 працівника, з яких 1 працівник – особа з інвалідністю. Плановий фонд оплати праці на 2025 рік склав 1 260 000,00 грн. Планова сума відпускних на 2025 рік – 100 000,00 грн.

За лютий 2025 року була нарахована зарплата:

1. працівникові з інвалідністю – 30000,00 грн,
2. іншим працівника – 70000,00 грн.

Коефіцієнт резервування (КР) дорівнює:

100 000 грн : 1 260 000 грн = 0,079.

Коефіцієнт коригування резерву відпусток на суму ЄСВ-нарахувань:

1. для працівника з інвалідністю: 1 + 8,41% : 100% = 1,0841;
2. для інших працівників: 1 + 22% : 100% = 1,22.

Сума резерву відпусток лютий 2025 року:

1. для працівника з інвалідністю: 30000 грн × 0,079 × 1,0841 = 2569,32 грн;
2. для інших працівників: 70000 грн × 0,079 × 1,22 = 6746,60 грн;
3. всього за місяць 2569,32+6746,60=9315,92 грн.

Перераховувати їх доведеться тільки в тому випадку, коли протягом року на підприємстві переглядають планові показники загальної річної суми на оплату відпусток або загального фонду оплати праці, або у разі законодавчої зміни ставки ЄСВ.

Колеги, маємо для вас чудово безкоштовного помічника Калькулятор резерву відпусток. Не витрачайте час на складні розрахунки, наш калькулятор все порахує за вас

Бухоблік створення та використання резерву відпусток

Для бухобліку забезпечення виплат відпусток Інструкція №291 передбачає окремий субрахунок 471 «Забезпечення виплат відпусток», на якому ведуть облік руху та залишків коштів на оплату чергових відпусток працівникам.

Мінфін у листі від 24.05.2007 № 31-34000-10-10/10654 зауважив, що відповідно до П(С)БО 16 у бухгалтерському обліку витрати, пов'язані з оплатою відпусток і забезпеченням виплат відпусток, входять до складу елемента «Витрати на оплату праці» з відображенням у складі витрат операційної діяльності, залежно від фонду оплати праці якої групи працівників їх нараховують, наприклад:

1. до витрат за капінвестиціями (рахунок 15 «Капітальні інвестиції»);
2. до витрат на виробництво (рахунок 23 «Виробництво»);
3. до загальновиробничих витрат (рахунок 91 «Загальновиробничі витрати»);
4. до адміністративних витрат (рахунок 92 «Адміністративні витрати»);
5. до витрат на збут (рахунок 93 «Витрати на збут»);
6. до інших операційних витрат (субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності») тощо.

Тобто нарахування резерву відпусток показують кореспонденцією за кредитом субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток» із дебетом тих рахунків, на яких відображають зарплату відповідних працівників. Наприклад,

1. Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 471.

Відповідно і сам відпускний резерв визначають окремо.

Резерв відпусток використовують для відшкодування лише тих витрат, для покриття яких його було створено (п. 17 П(С)БО 11).

Тобто за рахунок резерву нараховують:

1. оплату щорічних (основної та додаткових) відпусток;
2. оплату додаткових відпусток працівникам, які мають дітей;
3. компенсацію за невикористану відпустку;
4. ЄСВ на суми цих відпускних і компенсації.

Використання резерву відображають проводками:

1. Дт 471 – Кт 661 (відпускні, компенсація за невикористану відпустку);
2. Дт 471 – Кт 651 (нарахований ЄСВ).

Тобто, дебетового залишку за субрахунком 471 не повинно бути. Тому суми відпускних і нарахованого ЄСВ, що припадає на них, для яких не вистачило резерву, відносять безпосередньо до витрат звітного періоду залежно від того, в якому підрозділі працюють працівники.

Якщо суми резерву не вистачило для того, щоб повністю покрити всі відпускні витрати, то проводять такі проведення:

1. Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 661, 651 – на суму відпускних і нарахованого ЄСВ.

Приклад 2. Кредитове сальдо за рахунком 471 на 01.02.2025 – 2000 грн. Працівнику адміністративного відділу в лютому надається відпустка. Сума відпускних 15500 грн, та ЄСВ 3410 грн (15500 грн х 22%). За лютий нараховано суму забезпечення виплати відпустки – 9315,92 грн.

На оплату відпустки потрібна така сума коштів: 15500 + 3410 = 18910 (грн).

Проте на рахунку 471 тільки 2000+9315,92=11315,92 грн.

Тобто не вистачає 7594,08 грн (18910-11315,92). Відповідно ці кошти будуть одразу списані на витрати підприємства, і відповідно станом на 01.03.2025 сальдо на рахунку 471 буде нульовим.

Нижче наведено бухоблік таких витрат.

Документальне оформлення

Розрахунок резерву відпусток оформлюють бухгалтерською довідкою, за формою, наведеною у Методрекомендаціях по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну від 29.12.2000 №356 або ж за власне розробленою.

Увага! Така довідка є первинним документом, тому має містити усі всі обов’язкові реквізити первинного документа, а саме (п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88, ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік):

1. назву документа (бухгалтерська довідка);
2. дату складання;
3. назву підприємства, від імені якого складено документ;
4. зміст і обсяг господарської операції, одиницю її виміру;
5. назви посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
6. особистий підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Відповідальність за нестворення резерву відпусток

Ненарахування резерву відпусток може свідчити про ведення бухгалтерського обліку з порушенням установленого порядку. Штраф за таке порушення від 136 до 255 грн (ст. 164-2 КУпАП).

Крім того ненарахування (некоректне нарахування) резерву відпусток веде до спотворення показників фінансової звітності, а це – надання недостовірних статистичних спостережень. Штраф за таке порушення від 170 до 255 грн (ст. 186-3 КУпАП).

Висновки

1. Всі юридичні особи мають створювати відпускний резерв.
2. Мікропідприємства та непідприємницькі товариства можуть не створювати резерв відпусток, якщо про це буде зазначено в обліковій політиці.
3. Резерв відпусток створюють для щорічних відпусток та соцвідпусток на дітей.
4. Сума резерву визначається щомісяця як добуток нарахованої зарплати та коефіцієнт резерву на коефіцієнт ЄСВ.
5. Коефіцієнт резервування визначають діленням річної планової суми витрат на оплату відпусток на загальний річний плановий фонд оплати праці.
6. Резерв використовується для оплати відпусток та компенсації за невикористану відпустку та ЄСВ, нарахованого на ці суми.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Статті на тему:

Премія у розрахунку середньої зарплати для відпускних

Щорічна відпустка «авансом»: умови надання та можливі наслідки

Розрахунок відпускних за відсутності заробітку у розрахунковому періоді