ПИТАННЯ:
Підприємство продає товар замовника через визначені канали продажу. Відповідно до умов договору персонал Підприємства зобов’язаний носити в робочі години фірмовий одяг, визначений замовником. З цією метою замовник за свої кошти пошив одяг та передав його безкоштовно Підприємству в тимчасове користування з метою забезпечення одягом персонал в магазинах. Право власності на одяг до Підприємства не переходить, через певний термін одяг буде повернуто замовнику. Яким повинно бути документальне оформлення та бухгалтерський облік одягу, отриманого Підприємством від замовника?
Отримання та повернення фірмового одягу слід оформити Актами приймання – передачі.
Факт передачі брендованого одягу від замовника до Підприємства доцільно оформляти Актом приймання-передачі. В ньому зазначають: назву товарно-матеріальних цінностей, що передаються, їх кількість, місце та дату передачі. Щодо вартості переданого одягу, то необхідність цього реквізиту виникає у разі якщо умовами договору передбачено відшкодування Підприємством вартості одягу на випадок його втрати чи пошкодження.
Окрім цього, Акт приймання-передачі повинен містити всі інші реквізити первинного документа, визначені ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік).
Акт приймання-передачі одягу складають в 2-х екземплярах – для кожної зі сторін та підтверджують підписами відповідальних осіб.
Відповідно до п. 5 НП(С)БО 9 «Запаси», затвердженого наказом Мінфіну від 20.10.1999 №246, запаси визнаються активом, якщо існує імовірність того, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов’язані з їх використанням, та їх вартість може бути достовірно визначена. Водночас під активом слід розуміти ресурси, контрольовані підприємством у результаті минулих подій, використання яких, як очікується, приведе до отримання економічних вигод у майбутньому (ст. 1 Закону про бухоблік).
Оскільки право власності на брендований одяг залишається за замовником та не переходить до Підприємства, то відсутній елемент контрольованості, через це одяг не відповідає критеріям визнання активу. Тож отриманий одяг Підприємство не відображає в складі запасів. Водночас для контролю за рухом таких ТМЦ варто вести їх облік поза балансом у кількісному вимірі.
Відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291 позабалансові рахунки призначені для узагальнення інформації про наявність і рух, зокрема, цінностей, що не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні. Отримання Підприємством одягу для персоналу є отриманням його в користування з метою виконання умов договору та надання послуг замовнику.
Для обліку таких ТМЦ доцільно використати позабалансовий субрахунок 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні». До нього може бути відкритий аналітичний рахунок «Одяг персоналу, отриманий від замовника» чи з подібною назвою. Або ж для цих цілей може бути відкритий окремий субрахунок до рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні», наприклад, 026 «Одяг персоналу, отриманий від замовника».
На дату оформлення Акта приймання-передачі одягу на підставі нього ТМЦ відображають поза балансом у кількісному вимірі за дебетом субрахунку 023 (026) – Одяг персоналу, отриманий від замовника.
Також звертаємо увагу, що оскільки передбачається повернення одягу замовнику, то на Підприємство лягає обов’язок його збереження. З цією метою доцільно вести облік переміщень одягу на Підприємстві – його видачі працівникам та повернення працівниками. Для цих цілей можна оформити відомість або інший внутрішній документ, в якому буде зафіксовано дату видачі/ повернення одягу, П.І.Б працівника, вид одягу, кількість одиниць тощо. Оптимально видавати одяг працівникам під підпис.
Під час повернення одягу замовнику також оформляють Акт приймання-передачі та на підставі нього Підприємство зможе списати ТМЦ з позабалансу за кредитом субрахунку 023 (026).
Джерело: Консалтингова компанія White Consulting
