Звільнення до завершення облікового періоду: оплачуємо надурочні години

1. Особливість підсумованого обліку робочого часу
2. Як визначити кількість надурочних годин за обліковий період
3. Оплата надурочних годин

Особливість підсумованого обліку робочого часу

Щоб правильно відповісти на задане питання, потрібно з’ясувати, що таке підсумований облік робочого часу, для чого його встановлюють та як він впливає на нарахування зарплати.

Статтею 50 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) встановлена нормальна тривалість робочого часу – не більше 40 годин на тиждень. Для деяких працівників може встановлюватись скорочена тривалість робочого часу (ст. 51 КЗпП).

При чому роботодавцем спільно з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) з урахуванням специфіки роботи, думки трудового колективу встановлюється п’ятиденний або шестиденний робочий тиждень (ст. 52 КЗпП).

Це означає, що норму робочих годин працівник, який працює на повній зайнятості, має відпрацьовувати за тиждень. Якщо це звичайний 5-денний тиждень, то працівники можуть працювати по 8 годин і за тиждень буде дотримана нормальна тривалість робочого часу 40 годин.

Проте інколи не можна дотриматись норми робочого часу за день або тиждень через специфіку роботи. Тому для деяких підприємств, структурних підрозділів, окремих категорій працівників встановлюють підсумований облік робочого часу. Так, ст. 61 КЗпП передбачено, що на безперервно діючих підприємствах, в установах, організаціях, а також в окремих виробництвах, цехах, дільницях, відділеннях і на деяких видах робіт, де за умовами виробництва (роботи) не може бути додержана встановлена для даної категорії працівників щоденна або щотижнева тривалість робочого часу, допускається за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) підприємства, установи, організації запровадження підсумованого обліку робочого часу з тим, щоб тривалість робочого часу за обліковий період не перевищувала нормального числа робочих годин (статті 50 і 51).

При цьому переробка в одні дні (тижні) може погашатися недопрацюванням в інші дні (тижні) з тим, щоб у межах певного облікового періоду загальна тривалість робочого часу не перевищувала нормальної кількості робочих годин для цього періоду. Відповідно норма робочого часу виконується не за день/тиждень, а за більш тривалий проміжок часу – обліковий період.

При запровадженні підсумованого обліку робочого часу, обов’язково потрібно обрати обліковий період. Адже від нього також залежить нарахування зарплати працівникам, яким встановлений такий облік робочого часу.

Обліковий період установлюється в колективному договорі підприємства. Він охоплює робочий час і години роботи у вихідні і святкові дні, години відпочинку. Щоденна або щотижнева тривалість робочого часу, встановлена графіком, може коливатися протягом облікового періоду, але загальна сума годин роботи за обліковий період має дорівнювати нормі робочого часу в обліковому періоді (п. 6 Методичних рекомендаціях щодо застосування підсумованого обліку робочого часу, затверджених наказом Мінпраці від 19.04.2006 р. № 138; далі – Методичні рекомендації №138).

Обліковим періодом при підсумованому обліку робочого часу, як правило, є місяць. В окремих випадках застосовуються інші облікові періоди – декада (10 к. дн. місяця), квартал, півріччя, рік тощо.

При підсумованому обліку робочого часу вихід на роботу регулюється графіком виходу на роботу (змінності), який розробляє роботодавець і погоджує з профспілкою, а якщо вона не створена – з іншим уповноваженим на представництво органом. Графіки виходу на роботу (змінності) розробляють так, щоб тривалість робочого часу за обліковий період не перевищувала нормальну кількість робочих годин, передбачену в ст. 50 та 51 КЗпП.

Тобто задача роботодавця розробити графіки роботи таким чином, що за обліковий період працівник виконав норму робочого часу. Проте інколи це не можливо і у працівників можуть виникнути надурочні години. Оплачують такі надурочні години в подвійному розмірі за правилами ст. 106 КЗпП в кінці облікового періоду (п. 10 Методичних рекомендацій №138). Якщо обліковий період місяць, то й оплата за роботу в надурочний час нараховуватиметься щомісячно, якщо обліковий період квартал – то у кінці кварталу, обліковий період дорівнює року – у цьому випадку надурочні години буде підраховано та сплачено у кінці року.

Тут і виникають питання, яким чином оплатити надурочні години працівнику, який звільняється до завершення облікового періоду.

Як визначити кількість надурочних годин за обліковий період

Як різницю між фактично відпрацьованим часом згідно з Табелем обліку робочого часу і розрахунковою нормою годин за цей період.

Пунктом 12 Методичних рекомендацій № 138 передбачено наступне:

підсумований облік робочого часу кожного, працівника здійснюється за табелем виходів на роботу та затвердженим графіком роботи (змінності)за обліковий період. Облік робочого часу по кожному працівнику має провадитись наростаючим підсумком з початку встановленого облікового періоду.

Тобто за обліковий період потрібно мати інформацію про фактично відпрацьовані години. Проте необхідно знати і норму робочого часу за обліковий період. Як її визначити?

Норма робочого часу за обліковий період визначається за календарем з розрахунку шестиденного робочого тижня, семигодинного робочого дня (чи відповідного скороченого робочого дня) з урахуванням скороченого робочого часу напередодні вихідних днів - до 5 годин і напередодні святкових і неробочих днів – на 1 годину. Можна також норму робочого часу визначати і за графіком 5-денного робочого тижня. Не забудьте тільки передбачити це в колективному договорі або іншому локальному документі підприємства.

Таким чином, щоб обчислити кількість надурочних годин потрібно знати:

1. Обліковий період.
2. Яким чином визначається норма робочого часу (за 5-денним чи 6-денним робочим тижнем).
3. Кількість фактично відпрацьованих годин працівником.

Приклад. На підприємстві обліковий період квартал. Норма робочого часу визначається за графіком 5-денного робочого тижня.

В такому разі норма робочого часу за обліковий період буде складати:

23 р.дн. х 8 год (липень) + 21 р.дн. х 8 год (серпень) + 22 р.дн. х 8 год (вересень) = 184 + 168 + 176 = 528 (год).

Якщо працівник фактично в 3 кварталі відпрацює 532 години, то кількість надурочних годин буде складати: 532 – 528 = 4 (год.).

Також є ще дуже важливе правило! При підрахунку нормальної кількості робочих годин облікового періоду потрібно виключити дні, які за графіком або розпорядком роботи припадають на час, упродовж якого працівник відповідно до законодавства був звільнений від виконання трудових обов’язків (через відпустку, виконання державних або громадських обов’язків, тимчасової непрацездатності тощо) (п. 12 Методичних рекомендацій № 138, лист Мінсоцполітики від 02.07.2018 №1139/0/101-18/28). Це може бути період відпустки, відрядження, тимчасової непрацездатності тощо.

Саме це правило слід застосовувати при визначенні норми робочого часу, у разі якщо працівник звільняється до закінчення облікового періоду. Тобто, при звільненні працівника обліковий період закінчиться для нього в останній день його роботи. А отже, й норма робочого часу для нього буде визначатися на період часу з моменту початку облікового періоду і по день звільнення.

І якщо загальна кількість годин, відпрацьованих працівником з початку облікового періоду до моменту звільнення, перевищить нормальну тривалість робочого часу у зазначеному періоді, то робота понад нормальну кількість робочих годин визнаватиметься надурочною та оплачуватиметься в подвійному розмірі відповідно до ст. 106 КЗпП.

Приклад. На підприємстві обліковий період квартал. Норма робочого часу визначається за графіком 5-денного робочого тижня. Норма робочого часу за 3 квартал складає 528 годин (184 + 168 + 176). Проте працівник звільняється 17.09.2024 – до закінчення облікового періоду. За 3 квартал 2025 року такий працівник відпрацював 496 годин.

Для початку визначимо норму робочого часу для такого працівника з 1-го числа 3 кварталу і по день звільнення включно (по 17.09.2024), за нормою для 5-денного робочого тижня:

23 р.дн. х 8 год (липень) + 21 р.дн. х 8 год (серпень) + 13 р.дн. х 8 год (вересень) = 184 + 168 + 104 = 456 (год),

де 13 р.дн. – кількість робочих днів з 1 по 17 вересня за графіком 5-денного робочого тижня із вихідними днями в суботу та неділю.

Кількість надурочних годин складе: 496-456 = 40 (год).

Оплата надурочних годин

Правила оплати надурочних годин встановлені в ст. 106 КЗпП. За погодинною системою оплати праці робота в надурочний час оплачується в подвійному розмірі годинної ставки.

Якщо працівнику встановлено оклад, то потрібно визначити годинну ставку. При підсумованому обліку робочого часу тут все залежить від облікового періоду:

1. якщо обліковий період дорівнює місяцю, то годинну тарифну ставку визначають діленням місячного окладу на місячну норму тривалості робочого часу у відповідному місяці (листи Мінсоцполітики від 05.07.2012 №229/13/116-12 та від 17.02.20 №13/116-12);

1. якщо ж обліковий період перевищує місяць (квартал, півріччя або рік), то годинну тарифну ставку розраховують шляхом ділення посадового окладу, встановленого в останньому місяці облікового періоду, на середньомісячну кількість годин за обліковий період (квартал) з урахуванням норми тривалості робочого часу за квартал (півріччя, рік), встановленої з дотриманням вимог ст. 50, 51, 53 КЗпП (лист Мінпраці від 18.05.2007 №380/13/84-07 і Мінсоцполітики від 24.04.2017 №1264/0/101-17/282).

У свою чергу, середньомісячну кількість годин за обліковий період визначають з урахуванням норми тривалості робочого часу за обліковий період, установленої з дотриманням вимог ст. 50 КЗпП (див. листи Мінпраці від 18.05.2007 №380/13/84-07 і Мінсоцполітики від 24.04.2017 №1264/0/101-17/282).

Виникає питання:

якщо працівник звільняється до закінчення облікового періоду, як визначити середньомісячну кількість годин за обліковий період? Чи коригувати норму до дня звільнення?

Ні, не потрібно.

Коригування норми робочого часу потрібно тільки для визначення кількості надурочних годин. Для визначення годинної ставки, тобто для середньомісячної кількості годин слід використовувати загальну норму за повний обліковий період (лист Мінсоцполітики від 04.03.2019 №248/0/206-19).

Повернемось до нашого прикладу. Припустимо, що оклад працівника в липні-серпні складав 8000 грн, з 1 вересня його збільшили до 8500 грн.

Відкоригована норма робочого часу за обліковий період з 01.07.2025 по 17.09.2025 склала 456 годин. Працівник в 3 кварталі відпрацював 496 годин. Кількість надурочних годин 496-456=40 (год).

Щоб визначити годинну ставку потрібно оклад в останньому місяці облікового періоду, у вересні (8500 грн) поділити на середньомісячну кількість годин за обліковий період.

Визначимо середньомісячну кількість годин за обліковий період – за 3 квартал 2025 року:

(184+168+176) : 3 = 176 (год),

де

1. 184 – норма тривалості робочого часу за 5-денним робочим тижнем у липні 2025 (23 р.дн. х 8 год);
2. 168 – норма тривалості робочого часу за 5-денним робочим тижнем у серпні 2025 (21 р.дн. х 8 год);
3. 176 – норма тривалості робочого часу за 5-денним робочим тижнем у вересні 2025 (22 р.дн. х 8 год);
4. 3 – кількість місяців у встановленому обліковому періоді.

Таким чином годинна тарифна ставка становить: 8500 грн : 176 год = 48,30 грн.

Сума оплати за надурочні години дорівнює: 48,30 грн х 2 х 40 год = 3864 грн.

Шаблони та зразки документів:

Табель обліку використання робочого часу

Читайте більше:

Звільнення працівника: алгоритм від А до Я

Розрахунок при звільненні: чекліст для бухгалтера

Копійки по заробітній, чи можна їх списати після звільнення працівників

Вихідна допомога у разі звільнення працівника: кому та скільки виплачувати

Відпускні 2025: як правильно розрахувати у складних випадках – сумісники, декрет, відрядження, надурочні