- Основні вимоги законодавства при звільненні
- Порядок звільнення: основні кроки
- Особливості звільнення окремих категорій працівників
- Звільнення працівників: ТОП-5 (не)стандартних ситуацій
- Висновки
Основні вимоги законодавства при звільненні
Алгоритм дій при звільненні працівника, зазначено в Кодексі законів про працю (далі – КЗпП).Так, ст. 47 КЗпП надає наступний механізм звільнення працівника:
- роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення;
- письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні;
- провести з ним розрахунок у визначені строки;
- на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.
Своєю чергою, строки розрахунку при звільненні регламентує ст. 116 КЗпП:
- При звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, установи, організації, провадиться в день звільнення.
- Якщо працівник в день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.
Детальніше про порядок звільнення з різних підстав:
- Звільнення за власним бажанням: основні правила
- Звільнення за угодою сторін: основні правила
- Як звільнити відсутнього працівника
- Працівник хоче звільнитися в останній день щорічної відпустки: як оформити
- Звільнення за власним бажанням чи угодою сторін: плюси та мінуси + зразки
- Звільнення матеріально відповідальної особи (МВО): алгоритм дій та ризики роботодавця
- Чи можна звільнити день у день (одним днем)
Порядок звільнення: основні кроки
Крок 1. Видання наказу про звільнення
Наказ про звільнення можна скласти за типовою формою №П-4, затвердженою наказом Держстату від 05.12.2008 №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці», або у довільній формі, яка обов’язково повинна містити всі необхідні реквізити, передбачені типовою формою.
У наказі слід обов’язково вказати:
- Дату звільнення. Важливо пам’ятати, що днем звільнення вважається останній робочий день (п. 2.27 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58, далі – Інструкція №58).
- Причину та підставу звільнення. Обов’язково зробіть посилання на відповідну статтю КЗпП.
- Розмір вихідної допомоги (за наявності). Також зазначте компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки або соціальної відпустки на дітей. У разі перевикористання днів відпустки зазначте суми, які мають бути утримані через наперед виплачені відпускні.
Наказ необхідно оформити відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020. Працівника слід ознайомити з наказом під підпис.
Крок 2. Оформлення та надання працівнику необхідних документів
Роботодавець повинен видати працівнику удень звільнення наступні документи:
- Копію наказу (розпорядження) про звільнення.
- Письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні.
Копію наказу про звільнення слід оформити згідно з вимогами, встановленими гл. 11 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5) та п. 5.26 ДСТУ 4163:2020.
Зважаючи на вимоги, що містять у вищезазначених документах, копія наказу про звільнення оформлюється наступним чином:
- у копії наказу має бути посвідчувальний напис «Згідно з оригіналом». У цьому написі також мають бути зазначені найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, ім’я та прізвище, а також дата посвідчення копії. Зазвичай на підприємстві копії наказів засвідчує особа, яка уповноважена посадовими обов’язками оформляти кадрові документи (наприклад, начальник відділу кадрів);
- посвідчувальний напис скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу (наприклад, печаткою відділу кадрів) або відповідною печаткою «Для копій». Якщо таких печаток немає, то можна скористатися печаткою підприємства (за наявності). За такої умови печатку на копії наказу про звільнення проставляють тоді, коли це передбачено Інструкцією з діловодства підприємства.
Зразок наказу про звільнення за власним бажанням з копією та відміткою про отримання
Завантажуйте шаблон та зразок Наказу про звільнення за власним бажанням з копією та відміткою про отримання
Не забудьте отримати у працівника, який звільняється, підпис про те, що він не тільки ознайомлений з наказом про звільнення, а й про те, що він отримав його копію (із зазначенням дати отримання).
Письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні оформлюється у довільній формі, затвердженої форми такого повідомлення немає.
Зразок Повідомлення про нараховані суми, належні працівникові при звільненні
Завантажуйте шаблон та зразок Повідомлення про нараховані суми, належні працівникові при звільненні
Але там мають бути зазначені наступні відомості про суми, нараховані та виплачені працівникові при звільненні, із зазначенням окремо кожного виду виплати:
- основна та додаткова заробітна плата;
- заохочувальні та компенсаційні виплати;
- інші виплати, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до законодавства, у тому числі при звільненні (ст. 116 КЗпП).
Завірте повідомлення підписом посадової особи, уповноваженої на підпис таких документів згідно з посадовими обов’язками (наприклад, підписом головного бухгалтера). Також радимо зафіксувати факт отримання повідомлення працівником, який звільняється. Наприклад, складіть повідомлення у двох примірниках: перший – для видавання працівнику, другий (з підписом працівника про отримання) – для зберігання у роботодавця.
Крок 3. Оформлення трудової книжки
Якщо трудова книжка зберігається у працівника, то запис про звільнення вноситься до неї на вимогу працівника (ч. 1 ст. 47 КЗпП).
Якщо ж трудова книжка зберігається у роботодавця, то в день звільнення він має оформити трудову книжку відповідно до вимог Інструкції №58, внести в неї запис про звільнення та видати працівнику під підпис. Працівник має розписатися про отримання трудової книжки:
- в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма П-10, затверджена наказом №277);
- в Особовій картці працівника (типова форма П-2, затверджена наказом №495/656).
Нагадаємо, що записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю КЗпП (п. 2.26 Інструкції №58).
Увага! Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки (п. 4.2 Інструкції № 58). А пересилання трудової книжки поштою допускається тільки за письмовою згодою працівника
Крок 4. Розрахунок з працівником
Наведемо покрокову інструкцію дій бухгалтера при звільненні працівника:
- Нарахувати зарплату працівнику за останній місяць роботи.
- Розрахунок невикористаних днів щорічної основної відпустки та щорічної відпустки на «дітей», що підлягають компенсації при звільненні.
- Нарахувати компенсації за невикористані дні відпусток.
- Утримати зайво нарахованих відпускних, якщо працівник використав більше відпустки, ніж належало до звільнення.
- Нарахувати вихідної допомоги, якщо є відповідні підстави.
- Перевірити Колективний договір, Положення про оплату праці та трудовий договір щодо наявності інших обов’язкових виплат при звільненні та їх нарахування.
- Утримати аліменти, якщо звільняється платник, із повідомленням виконавчої служби про припинення трудових відносин та суми боргу (за наявності).
- Перерахувати податок на доходи фізичних осіб (ПДФО).
Детальніше про ці кроки, та як правильно все зробити у статті «Розрахунок при звільненні: чекліст для бухгалтера»
Особливості звільнення окремих категорій працівників
Матеріально-відповідальні особи
Якщо працівник, що звільняється, є матеріально відповідальною особою, роботодавець зобов’язаний провести позапланову інвентаризацію. Це передбачено п. 7 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879 (далі – Положення №879).
Інвентаризація має бути здійснена у день передачі справ, у повному обсязі активів, які знаходяться на відповідальному зберіганні в такої особи.
Перед звільненням роботодавець повинен:
- скласти акт приймання-передавання справ;
- оформити результати інвентаризації відповідно до вимог Положення №879.
Звільнення військовозобов’язаної особи
У разі звільнення працівника, який перебуває на персональному військовому обліку, роботодавець зобов’язаний виконати додаткові вимоги, визначені Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою Кабміну від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487):
- Повідомити ТЦК про звільнення працівника:
- повідомлення подається за формою з додатка 4 до Порядку №1487;
- термін подання – протягом 7 днів з дати звільнення (п. 34 Порядку №1487).
- Внести зміни до облікових даних:
- оновити Списки персонального військового обліку;
- внести зміни до відомостей оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів;
- ці дії мають бути виконані протягом 5 днів з дати звільнення працівника (п. 42 Порядку №1487).
Зверніть увагу, якщо звільняється працівник з критично важливого підприємства, необхідно подати оперативні відомості до ПФУ!
Звільнення працівників: ТОП-5 (не)стандартних ситуацій
Ситуація 1. В день звільнення працівник не з’явився на роботу за документамиСитуація 1. В день звільнення працівник не з’явився на роботу за документами
У день звільнення роботодавець зобов’язаний здійснити з працівником повний розрахунок, а також видати йому (ст. 47, 116 КЗпП):
• копію наказу (розпорядження) про звільнення;
• письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні;
• трудову книжку (якщо вона зберігалась у роботодавця).
Невиконання цих вимог може стати підставою для подання працівником судового позову до роботодавця на підставі ст. 235 КЗпП про стягнення середнього заробітку за весь час вимушеного прогулу. Щоб цього не сталося, роботодавцю слід діяти відповідно до наступних рекомендацій.
Наші рекомендації:
Якщо в день звільнення працівник не з’явився на роботі та не отримав необхідні документи, радимо діяти наступним чином: надіслати на поштову адресу працівника рекомендований лист з описом вкладення та повідомленням про вручення, складений у довільній формі, у якому вказати на необхідність отримання трудової книжки, повного розрахунку (якщо належні суми не було перераховано на банківську картку працівника), а також ознайомлення з наказом про звільнення.
Такий алгоритм дій відносно трудових книжок передбачений п. 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція № 58). Додайте до цього листа копію наказу про звільнення та повідомлення про нараховані при звільненні суми.
Чи можна відправити трудову книжку працівника поштою?
Ні, без згоди працівника цього робити не можна.
Відповідно до п. 4.2 Інструкції № 58 пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.
Якщо ж працівник не написав письмової заяви про направлення трудової книжки поштою, та не з’явився для її отримання, то відповідно до п. 6.2 Інструкції № 58 трудову книжку слід зберігати протягом 2 років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок.
Після цього строку незатребувані трудові книжки зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
Ситуація 2. У працівника, що звільняється, є борг перед роботодавцемСитуація 2. У працівника, що звільняється, є борг перед роботодавцем
У цій ситуації роботодавець не має право затримувати працівника на роботі більш ніж 2 тижні, незважаючи на наявність боргу.
Наявність боргу працівника ніяк не впливає на його право звільнитися за власним бажанням на підставі ст. 38 КЗпП. Якщо працівник попередив роботодавця за 2 тижні до дати звільнення, після спливу цього строку він має право не виходити на роботу.
Затримка звільнення з боку роботодавця може стати підставою для стягнення з нього середнього заробітку за весь час затримки видачі трудової книжки, копії наказу про звільнення, та виплати суми, що належить до виплати при звільненні на підставі ст. 235 КЗпП. Отже, затримувати звільнення працівника не варто.
Що стосується стягнення суми боргу з належних працівнику сум при звільненні, слід дотримуватись правил, встановлених ст. 128 КЗпП: при кожній виплаті зарплати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 %, а у випадках, окремо передбачених законодавством – 50 % заробітної плати, яка належить до виплати працівникові.
Тому, якщо суми, що належить до виплати працівникові, недостатньо, з урахуванням встановленого обмеження відрахувань, то роботодавцю доведеться, або домовлятися з працівником про строки погашення боргу після звільнення, або звертатися до суду за стягненням боргу.
Наші рекомендації:
Якщо працівник згоден у добровільному порядку погасити суму боргу, домовтеся про строки такого погашення, затвердіть графік, та закріпіть цю домовленість письмовим документом (наприклад, заявою працівника та наказом).
Якщо працівник відмовляється від погашення боргу, звертайтесь з позовом про його стягнення до суду. Нагадаємо, що строк для звернення роботодавця до суду в питаннях стягнення з працівника матеріальної шкоди, заподіяної підприємству – один рік з дня виявлення заподіяної працівником шкоди (ч. 3 ст. 233 КЗпП).
Ситуація 3. Працівник не виходить на роботу та з ним немає зв’язкуСитуація 3. Працівник не виходить на роботу та з ним немає зв’язку
Для того, щоб звільнити працівника за прогул, роботодавець повинен переконатися, що у працівника немає поважних причин для відсутності на роботі.
Підстава для звільнення працівника за прогул передбачена п. 4 ст. 40 КЗпП. Відповідно до цієї норми прогулом вважається відсутність працівника на роботі без поважних причин (в тому числі відсутності на роботі більше трьох годин протягом робочого дня).
Отже, роботодавцю необхідно перевірити, чи є (або ні) поважні причини у працівника на відсутність. Тому, сам по собі факт відсутності працівника не дає права на звільнення за прогул.
Як пояснює Держпраці, звільнення за прогул є одним із видів дисциплінарного стягнення, а отже, перед тим як накладати таке стягнення, роботодавець повинен отримати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення (ч. 1 ст. 149 КЗпП).
Одразу після появи працівника на роботі, роботодавець має запропонувати працівникові надати письмові пояснення щодо відсутності на робочому місці. У разі відмови працівника від надання письмових пояснень щодо причин прогулу, необхідно скласти відповідний акт.
Крім того, в іншому роз’ясненні Держпраці відмічено: якщо працівник залишив робоче місце і не виконує свої трудові обов’язки у зв’язку із воєнними діями, то такий факт не може розглядатися як прогул без поважної причини.
Ситуація ускладнюється, якщо з працівником, який не виходить на роботу, немає зв’язку. Але вихід з цієї ситуації є. Якщо працівник відсутній на роботі понад 4 місяці поспіль, та від нього немає інформації про причини такої відсутності протягом цього періоду, роботодавець має право звільнити працівника на підставі п. 83 ст. 36 КЗпП.
Наші рекомендації:
Перед тим, як звільняти працівника за прогул, переконайтеся, що в нього не було поважних причин для відсутності: отримайте від працівника письмові пояснення.
Якщо зв’язку з працівником немає, та з дати зникнення пройшло понад 4 місяці, ви маєте право звільнити такого працівника не підставі п. 83 ст. 36 КЗпП. Але факт відсутності зв’язку з працівником слід належним чином задокументувати.
Ситуація 4. Звільняється працівник, який використав щорічну відпустку напередСитуація 4. Звільняється працівник, який використав щорічну відпустку наперед
Так, роботодавець має право на таке утримання, але не у всіх випадках
Правила та обмеження утримання відпусткових за невідпрацьований час встановлені ст. 22 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі - Закон про відпустки).
У разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець провадить відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.
Але, таке відрахування не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи у зв'язку з:
• призовом або прийняттям (вступом) на військову службу, направленням на альтернативну (невійськову) службу;
• переведенням працівника за його згодою на інше підприємство або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України;
• відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, а також відмовою від продовження роботи у зв'язку з істотною зміною умов праці;
• змінами в організації виробництва та праці, в тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників;
• виявленням невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, що перешкоджають продовженню даної роботи;
• нез'явленням на роботу понад чотири місяці підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено більш тривалий термін збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні;
• поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;
• направленням на навчання;
• виходом на пенсію;
• смертю працівника.
У нашому випадку працівник звільняється за власним бажанням, тому обмеження на утримання отриманих наперед відпускних немає (за умови, що таке звільнення не пов’язано з виходом на пенсію).
Наші рекомендації:
Перед тим, як утримувати суму за дні відпустки, що були надані працівнику в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, переконайтеся, що підстава для звільнення не впливає на право здійснити це утримання відповідно до ч. 2 ст. 22 Закону про відпустки.
Ситуація 5. За якою підставою звільнити директораСитуація 5. За якою підставою звільнити директора
Директор ТОВ такий же працівник (хоча й з особливим статусом), як і інші працівники підприємства. Тому, звільняти його потрібно відповідно до вимог КЗпП.
Тобто, в рішенні учасників ТОВ повинна бути вказана конкретна підстава для звільнення, передбачена КЗпП. Отже, якщо така підстава в протоколі загальних зборів ТОВ не зазначена, то слід уточнити рішення (провести нові збори, та зазначити підставу у протоколі).
Які ж підстави можна застосувати у цьому випадку? Якщо нема конкретних обставин для звільнення директора, наприклад, власне бажання (ст. 38 КЗпП), або угода сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП), то власники ТОВ мають право звільнити директора на підставі п. 5 ст. 41 КЗпП – припинення повноважень посадових осіб.
Директор ТОВ є посадовою особою, крім того, з точки зору Закону України від 06.02.2018 № 2275-VIII «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» (далі – Закон № 2275) він є його виконавчим органом (ст. 39 Закону № 2275). Право на призначення та звільнення директора належить до компетенції загальних зборів учасників ТОВ (п. 7 ч. 2 ст. 30 Закону № 2275).
Але, виносячи рішення про звільнення директора, учасники ТОВ повинні пам’ятати, що повноваження одноосібного виконавчого органу чи голови колегіального виконавчого органу можуть бути припинені лише шляхом обрання нового одноосібного виконавчого органу чи голови колегіального виконавчого органу або тимчасових виконувачів їхніх обов’язків.
Тобто, звільняючи директора, загальні збори ТОВ також повинні винести рішення про призначення нового директора (або особи, яка буде тимчасово виконувати ці обов’язки).
Увага! У разі звільнення директора на підставі п. 5 ч. 1 ст. 41 КЗпП, йому виплачується вихідна допомога у розмірі не менше ніж шестимісячний середній заробіток (ст. 44 КЗпП)
Наші рекомендації:
При винесенні рішення власниками підприємства про звільнення директора, слід визначити підставу для звільнення, передбачену трудовим законодавством.
Звільняючи директора, слід пам’ятати про необхідність:
• внесення змін в Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань відносно керівника підприємства відповідно до Закону України від 15.05.2003 № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань»;
• оформлення електронного підпису на нового директора (або особу, яка буде тимчасово виконувати його обов’язки).
Висновки
- Роботодавець зобов’язаний видати наказ, складений за типовою або довільною формою, із зазначенням дати, причини звільнення та розміру належних виплат.
- Працівник має бути ознайомлений із наказом під підпис, а копія наказу, завірена відповідно до вимог діловодства, надається йому на руки.
- Усі розрахунки, включно з виплатою заробітної плати, компенсацій за невикористані відпустки та вихідної допомоги (за потреби), проводяться в день звільнення.
- Якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, необхідно внести запис про звільнення та видати її працівнику.
- Для окремих категорій, як-от матеріально відповідальні чи військовозобов’язані працівники, передбачено додаткові дії, зокрема, інвентаризація та повідомлення ТЦК.
Джерело: kadroland
Читайте більше:
Звільнення за угодою сторін: основні правила
Розрахунок при звільненні: чекліст для бухгалтера
Звільнення за власним бажанням: основні правила
Повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні: зразок
Оперативні відомості про трудові відносини через портал ПФУ: як подати
Працівник хоче звільнитися в останній день щорічної відпустки: як оформити
Шаблони та зразки документів:
Повідомлення про нараховані суми, належні працівникові при звільненні
Наказ про звільнення за власним бажанням у 2024 році (типова форма № П-4)
Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)
Зразок наказу про звільнення за власним бажанням з копією та відміткою про отримання
Сервіси для бухгалтера:
