Звільнення працівника: алгоритм від А до Я

1. Основні вимоги законодавства при звільненні
2. Порядок звільнення: основні кроки
3. Особливості звільнення окремих категорій працівників
4. Висновки

Основні вимоги законодавства при звільненні

Алгоритм дій при звільненні працівника, зазначено в Кодексі законів про працю (далі – КЗпП).Так, ст. 47 КЗпП надає наступний механізм звільнення працівника:

1. роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення,
2. письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні,
3. провести з ним розрахунок у визначені строки,
4. на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.

В свою чергу, строки розрахунку при звільненні регламентує ст. 116 КЗпП:

1. При звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, установи, організації, провадиться в день звільнення.
2. Якщо працівник в день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.

Детальніше про порядок звільнення з різних підстав:

1. Звільнення за власним бажанням: основні правила
2. Звільнення за угодою сторін: основні правила
3. Як звільнити відсутнього працівника

Порядок звільнення: основні кроки

Крок 1. Видання наказу про звільнення

Наказ про звільнення можна скласти за типовою формою №П-4, затвердженою наказом Держстату від 05.12.2008 №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці», або у довільній формі, яка обов’язково повинна містити всі необхідні реквізити, передбачені типовою формою.

У наказі слід обов’язково вказати:

1. Дату звільнення. Важливо пам’ятати, що днем звільнення вважається останній робочий день (п. 2.27 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58, далі – Інструкція №58).
2. Причину та підставу звільнення. Обов’язково зробіть посилання на відповідну статтю КЗпП.
3. Розмір вихідної допомоги (за наявності). Також зазначте компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки або соціальної відпустки на дітей. У разі перевикористання днів відпустки зазначте суми, які мають бути утримані через наперед виплачені відпускні.

Наказ необхідно оформити відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020. Працівника слід ознайомити з наказом під підпис.

Крок 2. Оформлення та надання працівнику необхідних документів

Роботодавець повинен видати працівнику удень звільнення наступні документи:

1. Копію наказу (розпорядження) про звільнення.
2. Письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні.

Копію наказу про звільнення слід оформити згідно з вимогами, встановленими гл. 11 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5) та п. 5.26 ДСТУ 4163:2020.

Зважаючи на вимоги, що містять у вищезазначених документах, копія наказу про звільнення оформлюється наступним чином:

1. у копії наказу має бути посвідчувальний напис «Згідно з оригіналом». У цьому написі також мають бути зазначені найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, ім’я та прізвище, а також дата посвідчення копії. Зазвичай на підприємстві копії наказів засвідчує особа, яка уповноважена посадовими обов’язками оформляти кадрові документи (наприклад, начальник відділу кадрів);
2. посвідчувальний напис скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу (наприклад, печаткою відділу кадрів) або відповідною печаткою «Для копій». Якщо таких печаток немає, то можна скористатися печаткою підприємства (за наявності). За такої умови печатку на копії наказу про звільнення проставляють тоді, коли це передбачено Інструкцією з діловодства підприємства.

Зразок наказу про звільнення за власним бажанням з копією та відміткою про отримання

Завантажуйте шаблон та зразок Наказу про звільнення за власним бажанням з копією та відміткою про отримання

Не забудьте отримати у працівника, який звільняється, підпис про те, що він не тільки ознайомлений з наказом про звільнення, а й про те, що він отримав його копію (із зазначенням дати отримання).

Письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні оформлюється у довільній формі, затвердженої форми такого повідомлення немає.

Зразок Повідомлення про нараховані суми, належні працівникові при звільненні

Завантажуйте шаблон та зразок Повідомлення про нараховані суми, належні працівникові при звільненні

Але там мають бути зазначені наступні відомості про суми, нараховані та виплачені працівникові при звільненні, із зазначенням окремо кожного виду виплати:

1. основна та додаткова заробітна плата,
2. заохочувальні та компенсаційні виплати,
3. інші виплати, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до законодавства, у тому числі при звільненні (ст. 116 КЗпП).

Завірте повідомлення підписом посадової особи, уповноваженої на підпис таких документів згідно з посадовими обов’язками (наприклад, підписом головного бухгалтера). Також радимо зафіксувати факт отримання повідомлення працівником, який звільняється. Наприклад, складіть повідомлення у двох примірниках: перший – для видавання працівнику, другий (з підписом працівника про отримання) – для зберігання у роботодавця.

Крок 3. Оформлення трудової книжки

Якщо трудова книжка зберігається у працівника, то запис про звільнення вноситься до неї на вимогу працівника (ч. 1 ст. 47 КЗпП).

Якщо ж трудова книжка зберігається у роботодавця, то в день звільнення він має оформити трудову книжку відповідно до вимог Інструкції №58, внести в неї запис про звільнення та видати працівнику під підпис. Працівник має розписатися про отримання трудової книжки:

1. В Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма П-10, затверджена наказом №277).
2. В Особовій картці працівника (типова форма П-2, затверджена наказом №495/656).

Нагадаємо, що записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю КЗпП (п. 2.26 Інструкції №58).

Увага! Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки (п. 4.2 Інструкції № 58). А пересилання трудової книжки поштою допускається тільки за письмовою згодою працівника.

Крок 4. Здійснення розрахунку з працівником

Здійснення розрахунку з працівником включає в себе декілька кроків.

Наведемо покрокову інструкцію дій бухгалтера при звільненні працівника:

1. Нарахувати зарплату працівнику за останній місяць роботи.
2. Розрахунок невикористаних днів щорічної основної відпустки та щорічної відпустки на «дітей», що підлягають компенсації при звільненні.
3. Нарахувати компенсації за невикористані дні відпусток.
4. Утримати зайво нарахованих відпускних, якщо працівник використав більше відпустки, ніж належало до звільнення.
5. Нарахувати вихідної допомоги, якщо є відповідні підстави.
6. Перевірити Колективний договір, Положення про оплату праці та трудовий договір щодо наявності інших обов’язкових виплат при звільненні та їх нарахування.
7. Утримати аліменти, якщо звільняється платник, із повідомленням виконавчої служби про припинення трудових відносин та суми боргу (за наявності).
8. Перерахувати податок на доходи фізичних осіб (ПДФО).

Детальніше про ці кроки, та як правильно все зробити у статті «Розрахунок при звільненні: чекліст для бухгалтера».

Особливості звільнення окремих категорій працівників

Матеріально-відповідальні особи

Якщо працівник, що звільняється, є матеріально відповідальною особою, роботодавець зобов’язаний провести позапланову інвентаризацію. Це передбачено п. 7 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879 (далі – Положення №879).

Інвентаризація має бути здійснена у день передачі справ, у повному обсязі активів, які знаходяться на відповідальному зберіганні в такої особи.

Перед звільненням роботодавець повинен:

1. Скласти акт приймання-передавання справ.
2. Оформити результати інвентаризації відповідно до вимог Положення №879.

Звільнення військовозобов’язаної особи

У разі звільнення працівника, який перебуває на персональному військовому обліку, роботодавець зобов’язаний виконати додаткові вимоги, визначені Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487):

1. Повідомити ТЦК про звільнення працівника.
2. Повідомлення подається за формою з додатка 4 до Порядку №1487.
3. Термін подання — протягом 7 днів з моменту звільнення (п. 34 Порядку №1487).
4. Внести зміни до облікових даних.
5. Оновити Списки персонального військового обліку.
6. Внести зміни до відомостей оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів.
7. Ці дії мають бути виконані протягом 5 днів з дати звільнення працівника (п. 42 Порядку №1487).

Зверніть увагу, якщо звільняється працівник з критично важливого підприємства, необхідно подати оперативні відомості до ПФУ!

Висновки

1. Роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати наказ, складений за типовою або довільною формою, із зазначенням дати, причини звільнення та розміру належних виплат.
2. Працівник має бути ознайомлений із наказом під підпис, а копія наказу, завірена відповідно до вимог діловодства, надається йому на руки.
3. Усі розрахунки, включно з виплатою заробітної плати, компенсацій за невикористані відпустки та вихідної допомоги (за потреби), проводяться в день звільнення.
4. Якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, необхідно внести запис про звільнення та видати її працівнику.
5. Для окремих категорій, як-от матеріально відповідальні чи військовозобов’язані працівники, передбачено додаткові дії, зокрема інвентаризацію чи повідомлення ТЦК.

Джерело: kadroland

Статті на тему:

Розрахунок при звільненні: чекліст для бухгалтера

Звільнення за власним бажанням: основні правила

Звільнення за угодою сторін: основні правила

Повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні: зразок

Оперативні відомості про трудові відносини через портал ПФУ: як подати

Повідомлення при зміні облікових даних військовозобов’язаного, призовника, резервіста (додаток 4): як заповнити та подати

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про нараховані суми, належні працівникові при звільненні

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Наказ про звільнення за власним бажанням у 2024 році (типова форма № П-4)

Зразок наказу про звільнення за власним бажанням з копією та відміткою про отримання

Сервіси для бухгалтера:

Строки зберігання документів

Штраф за порушення законодавства про працю