Як звільнити відсутнього працівника

1. Які підстави підходять для звільнення відсутнього працівника
2. Звільнення відсутнього працівника за прогул
3. Звільнення працівника після понад 4 місяців відсутності
4. Вибір підстави: аналіз ключових критеріїв
5. Висновки

Які підстави підходять для звільнення відсутнього працівника

Кодексом законів про працю України (далі – КЗпП) є дві підстави для припинення трудових відносин, які найбільше підходять для звільнення відсутнього працівника, а саме:

1. п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП – прогул. Зокрема і відсутність на роботі більше ніж три години протягом робочого дня) без поважних причин;
2. п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП – відсутність працівника на роботі та відсутність інформації щодо причин такої відсутності понад чотири місяці поспіль.

Звільнення відсутнього працівника за прогул

Прогул – це відсутність на роботі більше ніж три години протягом робочого дня без поважних причин (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП; п. 24 Постанови №9).

Важливий момент, на який необхідно звернути увагу при звільненні за цією підставою, – це причини відсутності на роботі працівника.

У якому випадку таке звільнення буде законним?

Лише у випадку, якщо у працівника були відсутні поважні причини для відсутності на роботі. Таким чином, роботодавець, перед тим як звільнити працівника має з'ясувати через які причини він був відсутній. Так, наприклад, якщо працівник був відсутній на роботі тривалий час у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, знаходився на стаціонарному лікуванні та з об’єктивних причин не зміг повідомити про це роботодавця, то можна вважати, що працівник мав поважну причину не з'являтися на роботі.

Звільнення за прогул є стягненням за порушення трудової дисципліни (ст. 147 КЗпП). Отже, при звільненні за цією підставою необхідно дотримуватися процедури накладення дисциплінарних стягнень, передбаченої главою Х КЗпП.

Зважаючи на це, процедура звільнення за прогул на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП має бути такою:

1. Фіксація факту прогулу. У КЗпП відсутній вичерпний перелік документів, які повинні бути оформленні в такому випадку. Орієнтуючись на практику, можна підготувати наступні документи:

1. службову записку від безпосереднього керівника працівника на ім'я керівника підприємства із зазначенням дати/дат здійснення прогулу. Вона складається у довільній формі;
2. акт про відсутність працівника на робочому місці. Цей документ також складається в довільній формі, бажано комісією в складі кількох осіб. Зазвичай до комісії включають безпосереднього керівника працівника, представника кадрової служби, юриста або інших працівників;
3. письмову вимогу до порушника дисципліни про необхідність надати письмові пояснення щодо причин відсутності на робочому місці;
4. пояснення працівника (пояснювальна записка) про причини відсутності (якщо причини поважні, то працівник має підкріпити свої слова відповідними документами). Якщо працівник відмовляється надати письмові пояснення, то слід скласти відповідний акт про таку відмову.

Зверніть увагу, що якщо працівника знайти не вдалося, то необхідно надіслати на його адресу лист з вимогами надати пояснення про причини відсутності.

В табелі обліку робочого часу дні неявок слід позначити буквеним кодом «НЗ» (неявки з нез'ясованих причин) або цифровим кодом «28» (поки причини відсутності невідомі). А коли вже буде точно відомо, що працівник вчинив прогул і поважних причин для відсутності у нього не було, то табель коригують, та прогул позначають буквеним кодом «ПР» або цифровим кодом «24».

2. Отримання згоди профспілкової організації на звільнення. Цей етап необхідний у випадках, коли на підприємстві є профспілкова організація. Така згода отримується роботодавцем відповідно до вимог ст. 43 КЗпП.

Профспілковий орган має повідомити роботодавця про прийняте рішення у письмовій формі (зазвичай оформлюється протокол засідання профспілкового органу або виписка з нього).

Але відмітимо, що протягом дії воєнного стану норми ст. 43 КЗпП не застосовують, крім випадків звільнення працівників підприємств, вибраних до профспілкових органів на підставі ч. 2 ст. 5 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Отже, до закінчення воєнного стану отримувати згоду профспілки на звільнення за прогул не потрібно.

3. Видання наказу про звільнення. Після оформлення всіх вищезазначених документів керівник підприємства видає наказ про звільнення, з яким має ознайомити працівника під підпис і надати працівнику копію цього наказу (ст. 47 КЗпП).

Днем звільнення за прогул має бути останній день роботи перед днем, коли працівник вчинив прогул (за умови, що після прогулу він більше не виходив на роботу). Водночас наказ про звільнення може бути виданий пізніше (тобто, дата видання наказу про звільнення за прогул і дата звільнення можуть не збігатися). Це питання роз’яснює Мінсоцполітики у своєму листі від 22.04.2019 № 82/0/22-19/133.

4. Здійснення розрахунків із працівником та внесення запису до трудової книжки. В день звільнення з працівником проводиться повний розрахунок (зокрема виплачують компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки та соцвідпустки на дітей) і видають йому копію наказу про звільнення та оформлену трудову книжку під підпис (якщо трудова книжка зберігалась у роботодавця). Якщо трудова книжка зберігається у працівника, запис в неї вноситься за бажанням працівника.

Звільнення працівника після понад 4 місяців відсутності

Така підстава для звільнення з'явилася з 19.07.2022, з дати набрання чинності Закону України від 01.07.2022 № 2352-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин».

Звільнення на підставі п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП здійснюється у разі, якщо працівник відсутній на роботі понад 4 місяці поспіль, і протягом цього періоду немає інформації про причини такої відсутності.

Таким чином, з огляду на ці норми, для законного звільнення мають одночасно виконуватися дві умови:

1. Працівник відсутній на роботі понад 4 місяці поспіль.
2. Протягом зазначеного строку у роботодавця немає інформації про причини його відсутності.

Звільнити працівника на підставі п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП можна, навіть якщо у нього є поважна причина для відсутності на роботі.

Але якщо працівник повідомив роботодавця про цю причину, то звільнити працівника на підставі п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП не можна, адже в цьому випадку не буде виконуватись умова, передбачена КЗпП, про відсутність інформації про причини неявки працівника.

В такому випадку звільнення буде відбуватися наступним чином:

Крок 1. Фіксація факту відсутності працівника та інформації про нього протягом 4 місяців. Використайте всі можливі варіанти зв’язатися з працівником:

1. зателефонуйте йому за відомими номерами телефону;
2. надішліть лист на адресу працівника з вимогою пояснити причини відсутності з повідомленням про вручення;
3. напишіть повідомлення в месенджери.

Зафіксуйте факт відсутності працівника актом (або декількома актами). Вкажіть в такому акті факт відсутності інформації від працівника і про неможливість з ним зв’язатися.

У Табелі обліку робочого часу відмічайте відсутність працівника позначкою «НЗ», тобто «відсутність з нез’ясовних причин».

Крок 2. Видання наказу про звільнення. Наказ про звільнення слід оформити не раніше спливу 4-місячного терміну з дати, коли працівник не з’явився на роботу, а також коли від нього нема відомостей.

У розділі наказу «Підстави» зазначте всі документі, які ви склали для фіксації факту відсутності працівника та інформації про нього.

На підставі наказу про звільнення внесіть запис до трудової книжки працівника (якщо трудова книжка зберігається у роботодавця). Якщо трудова книжка зберігається у працівника, запис в неї вноситься за бажанням працівника.

Крок 3. Здійснення розрахунків з працівником. За загальним правилом у день звільнення роботодавець має розрахуватися з працівником у день звільнення і видати йому копію наказу та трудову книжку (якщо вона зберігається у роботодавця), ст. 47, 116 КЗпП.

У цьому випадку роботодавець не має зв’язку з працівником, тому вручити документи особисто неможливо. Грошовий розрахунок також можливий лише за умови наявності активної зарплатної картки.

Щоб дотриматися всіх вимог трудового законодавства, у день звільнення потрібно надіслати працівнику лист із повідомленням про вручення. У ньому слід повідомити про звільнення, можливість отримання належних виплат і необхідність забрати трудову книжку (якщо вона зберігається у роботодавця). До листа можна додати копію наказу про звільнення.

Важливо зазначити, що таке звільнення не потребує погодження з профспілковим органом.

Вибір підстави: аналіз ключових критеріїв

Вище описано правила та особливості звільнення за цими двома підставами під час відсутності працівника. Обираючи одну з цих підстав, роботодавцю необхідно враховувати їх основні відмінності:

1. Причина відсутності працівника. При звільненні за прогул важливо переконатися, що у працівника не було поважних причин для відсутності на роботі.

Для звільнення у зв’язку з відсутністю працівника понад 4 місяці поспіль причини відсутності та їх поважність не мають значення, важливо тільки виконання умови відсутності працівника та інформації про нього понад 4 місяці поспіль.

2. Період відсутності. Для звільнення за прогул достатньо відсутності працівника більше ніж 3 години протягом робочого дня. А от для звільнення на підставі п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП необхідна відсутність працівника понад 4 місяці поспіль.

3. Узгодження звільнення з профспілковим органом. Звільнення за прогул потребує узгодження з цим органом (за наявності, але на період дії воєнного стану ця вимога не діє). Звільнення у зв’язку з відсутністю працівника понад 4 місяці поспіль такого узгодження взагалі не потребує.

4. Дотримання процедури дисциплінарного стягнення. Звільнення за прогул є видом дисциплінарного стягнення, тому до моменту звільнення роботодавець має зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення (ст. 149 КЗпП), а звільнення здійснити з дотриманням строків, визначених ст. 148 КЗпП: не пізніше одного місяця з дня виявлення факту порушення (не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці). Водночас дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше 6 місяців з дня вчинення проступку.

Звільнення у зв’язку з відсутністю працівника понад 4 місяці поспіль не є дисциплінарним стягненням, тому не потребує виконання процедури накладення дисциплінарного стягнення та дотримання зазначених строків.

5. Наявність зв’язку з працівником. При звільненні на підставі п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП обов’язково має бути відсутність зв’язку з працівником і відомостей про причини його відсутності протягом 4 місяців поспіль. А от для звільнення на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП за прогул цей факт значення не має.

Висновки

1. Щоб звільнити працівника, який тривалий час не з'являється на роботі, треба спочатку ретельно вивчити всі обставини справи, а потім визначити, на якій підставі оформляти звільнення.
2. На нашу думку, головним фактором для вибору підстави звільнення є те, чи підтримується зв'язок з працівником.
3. Якщо зв'язку з працівником немає більше 4 місяців і ви зробили все можливе, щоб дізнатися про нього, краще звільнити його за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП, оскільки в цьому випадку не важливо, чи є у працівника поважні причини для відсутності.
4. Якщо ж зв'язок з працівником був протягом 4 місяців, то слід звільнити його за прогул на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП. Але перед звільненням треба отримати від працівника письмові пояснення про причини відсутності та переконатися, що вони не є поважними.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Наказ про звільнення за прогул

Доповідна записка про підтвердження відсутності працівника на роботі

Акт про відсутність працівника на роботі

Акт про відмову надати письмові пояснення

Лист з вимогою надати пояснення причин відсутності на роботі

Акт про відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності

Табель обліку використання робочого часу

Наказ про припинення трудового договору у зв’язку відсутністю працівника на роботі понад чотири місяці

Наказ про визнання причини відсутності працівника поважною

Наказ про проведення службового розслідування для з’ясування причин відсутності на роботі