Корпоративна платіжна картка на підприємстві

1. Яка картка вважається корпоративною
2. Які розрахунки можна здійснювати з використанням картки
3. Коли треба подавати авансовий звіт
4. У який термін слід подавати авансовий звіт
5. Оприбуткування коштів у касі підприємства
6. Відображення розрахунків з використанням картки у бухобліку

Яка картка вважається корпоративною

Електронний платіжний засіб – платіжний інструмент, реалізований на будь-якому носії, що містить в електронній формі дані, необхідні для ініціювання платіжної операції та/або здійснення інших операцій, визначених договором з емітентом (пп. 11 п. 3 Положення про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.07.2022 №164, далі – Положення №164).

Тобто картка є електронним платіжним засобом (далі – ЕПЗ), а корпоративна картка – це платіжна картка, яку банк випускає для юридичної особи або фізичної особи - підприємця для проведення розрахунків, пов’язаних із їхньою господарською діяльністю.

Хто може використовувати корпоративну картку?

Підприємство як власник рахунку самостійно визначає осіб, які мають право здійснювати платіжні та/або інші операції за його рахунком з використанням корпоративного (бізнесового) платіжного інструменту, та зобов'язаний надати емітенту їх ідентифікаційні дані в порядку, визначеному внутрішніми документами та умовами договору з емітентом (п. 107 Положення №164).

Тобто, як правило, корпоративна картка оформлюється на працівника підприємства, і треба скласти наказ із зазначенням правил користування такою карткою. Проте картку може бути емітовано й на фізичну особу, яка виконує роботи або надає послуги за договором цивільно-правового характеру. Тоді порядок користування нею визначається безпосередньо в цьому договорі.

Важливо! Якщо корпоративну картку емітовано, наприклад, на директора, то тільки він може нею користуватися, і її не можна передавати іншим працівникам. Якщо ПІН-код корпоративної картки стає відомим іншій особі, ніж та, на яку її емітовано, така картка вважається скомпрометованою і підлягає заміні

Які розрахунки можна здійснювати з використанням картки

Держатель має право здійснювати платіжні та/або інші операції виключно з використанням персоналізованого платіжного інструменту чи його реквізитів (якщо інше не встановлено законодавством України) відповідно до договору, укладеного з емітентом.

Також держатель має право (п. 105 Положення №164):

1. використовувати особистий та/або корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент для здійснення платіжних операцій відповідно до вимог законодавства України та умов договору, укладеного з емітентом;
2. за допомогою корпоративного (бізнесового) платіжного інструменту отримувати готівку в розмірах, установлених нормативно-правовими актами Національного банку з питань ведення касових операцій у національній валюті в Україні.

Які ліміти зараз діють для зняття готівки з корпоративної картки?

Згідно з п. 3 постанови Правління НБУ від 24.02.2022 №18 «Про роботу банківської системи в період запровадження воєнного стану» (далі – Постанова №18), з рахунку за один день можна отримати готівку у гривнях на суму, що не перевищує 100 000 грн (без урахування банківської комісії).

Проте перевищення цього ліміту дозволено для окремих категорій виплат:

1. заробітна плата, вихідна допомога, відпусткові, премії;
2. соціальні виплати (аліменти, лікарняні, виплати по вагітності та пологах, допомога з безробіття, тимчасової непрацездатности, допомога на поховання);
3. кошти з рахунків підприємств та установ, що забезпечують виконання мобілізаційних планів (завдань) уряду України;
4. інші виплати, повний перелік яких наведено в п. 3 зазначеної постанови №18.

Також якщо підприємство має рахунки у різних банках, то отримати по 100 000 грн можна за один день з кожного такого рахунку.

Які заборони діють на розрахунки з використанням корпоративної картки?

При використанні корпоративних карток слід пам’ятати про певні заборони. Так, заборонено:

1. використовувати корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент для виплати заробітної плати, інших видів соціальних виплат і допомоги (п. 106 Положення №164);
2. видача за межами України готівкових коштів з корпоративної картки в обсязі, що перевищує в еквіваленті 17 500 грн на кожні 7 календарних днів (п. 5-2 Постанови №18).

Обмеження щодо зняття готівки за кордоном не поширюються, зокрема, на видачу коштів з рахунків:

1. осіб, які входять до складу офіційних делегацій, очолюваних Президентом України, для візитів за кордон та/або до складу передових груп, що забезпечують підготовку візитів Президента України за кордон;
2. працівників держпідприємств, що є виконавцями державних контрактів (договорів) з оборонних закупівель, які здійснюються відповідно до законодавства України;
3. поліцейських, які направлені як представники (офіцери зв’язку) до Генерального секретаріату/Глобального комплексу інновацій Міжнародної організації кримінальної поліції – Інтерпол, Європейського поліцейського офісу;
4. працівників МЗС, які направлені у відрядження для участі в заходах, пов’язаних з реалізацією зовнішньої політики України, захистом національних інтересів України у сфері міжнародних відносин, а також прав та інтересів громадян і юросіб України за кордоном.

Працівник, що використовує корпоративну картку, має бути попереджений про заборони, пов’язані з її використанням.

Підприємству треба отримати кошти з корпоративної картки для видачі заробітної плати, чи можна якось обійти встановлену заборону?

Зняти з картки кошти саме на виплату заробітної плати не можна. Особа, на яку оформлена картка, може зняти кошти на господарські потреби. Далі такі кошти повертаються до каси підприємства як не використані. В цьому випадку готівка має бути оприбуткована з оформленням прибуткового касового ордера (п. 11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 02.12.2017 №148, далі – Положення №148).

Потім вже з каси підприємства ці кошти можуть бути видані на виплату заробітної плати.

Коли треба подавати авансовий звіт

Порядок подання авансового звіту, за формою, що затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841 (далі – Порядок №841), передбачений пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).

Так авансовий звіт подається у разі (пп. 170.9.3 ПКУ):

1. Якщо виникає оподатковуваний дохід (у такому разі у звіті бухгалтер має нарахувати ПДФО та військовий збір), наприклад:
2. працівник не повернув надлишкові кошти;
3. добові перевищили встановлений неоподатковуваний ліміт тощо.
4. Якщо використано готівку понад суму добових (лист ДПС від 24.04.2023 №9882/6/99-00-24-03-03, далі – ІПК № 9882), причому незалежно від того, як вона отримана – готівкою з каси чи знята за допомогою платіжної картки.

Як передбачено пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт не складається, якщо працівник використовував корпоративний платіжний інструмент для безготівкових розрахунків або зняття готівки в межах суми добових, без виникнення оподатковуваного доходу.

Чи треба подавати авансовий звіт, якщо кошти були зняті за допомогою корпоративної картки для господарських потреб?

Оскільки пп. 170.9.4 ПКУ передбачено, що авансовий звіт не подається у разі безготівкових розрахунків (зняття добових для цієї ситуації не підходять), то виходить, що авансовий звіт подавати треба.

Кошти були зняті за допомогою корпоративної картки, але не були витрачені і повернені у касу підприємства, але авансовий звіт подано не було, чи є ризики?

Щоб така операція не розцінювалась як отримання оподатковуваного доходу працівником, слід дотримати вимоги пп. 3 п. 19 Положення №148 – внести готівку в касу не пізніше наступного робочого дня після її зняття. Готівка має бути оприбуткована у касі підприємства (Дт 301 «Готівка в національній валюті» – Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»).

ДПС в ІПК №9882 зазначили, що до визначення пп. 170.9.3 ПКУ «використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів), слід розуміти як витрачання працівником під час відрядження готівкових коштів у розмірі, який перевищує розмір добових, що не включається до оподатковуваного доходу працівника.

Тобто у якості аргументу на свою користь, підприємство може використати це розֹ’яснення ДПС, адже у цій ситуації про відрядження не йдеться. Крім того, кошти, зняті з корпоративної картки, були повністю повернені до каси підприємства без фактичного використання, не здійснювалося витрачання готівки на господарські чи інші потреби і не виникало оподатковуваного доходу (через відсутність надміру витрачених сум).

Які мають бути документи, що підтверджують витрати підзвітної особи?

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ для відрядження такими документами можуть бути:

1. транспортні квитки, рахунки, багажні квитанції (у т. ч. електронні);
2. документи від готелів, страхові поліси;
3. банківські виписки або відомості з рахунку, що підтверджують платіжні операції за корпоративною карткою;
4. інші документи, що підтверджують вартість витрат.

Для цивільно-правових дій (закупівель, представницьких витрат тощо) – документи, які підтверджують оплату товарів/послуг готівкою, безготівково або електронними грошима, отриманими під звіт.

Зверніть увагу! Якщо працівник використовував корпоративну платіжну картку, то вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент (пп. 170.9.2 ПКУ)

У який термін слід подавати авансовий звіт

Строки подання авансового звіту у разі безготівкових розрахунків, здійснених із використанням платіжних інструментів (зокрема, корпоративних ЕПЗ), встановлені пп. 170.9.3 ПКУ. У цьому випадку документи слід надати до кінця місяця, що настає за місяцем, в якому працівник:

1. завершує відрядження;
2. завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Увага! Якщо ж списання коштів із рахунку відбулося вже після повернення з відрядження, строк автоматично продовжується ще на один місяць

Якщо для оплати товарів (послуг) готівку було знято із застосуванням платіжної картки, то ПКУ не встановлює окремих строків для таких випадків. У Порядку №841 зазначено, що незалежно від форми витрат відзвітувати треба до кінця місяця, що настає за місяцем завершення відрядження.

Працівник – підзвітна особа помилково витратила на свої потреби гроші підприємства з корпоративної картки. Що робити в такій ситуації? Які наслідки такої помилки для працівника і підприємства?

Відповідь на це питання податківці дають в ІПК від 14.04.2020 №1515/6/99-00-05-04-01-06/ІПК.

Якщо працівник помилково використав корпоративну картку для оплати особистих витрат, це не вважається порушенням податкового законодавства за умови повернення коштів. Тобто працівник, що витратив кошти, повинен повернути їх до моменту подання авансового звіту або одночасно з його поданням (тобто за строками, встановленими для подання авансового звіту пп. 170.9.3 ПКУ).

Якщо працівник не поверне до бухгалтерії витрачену на себе суму до закінчення місяця, що настає за місяцем, в якому вони були витрачені, така сума підлягає обкладенню ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта. А також з неповерненої суми треба утримати й військовий збір.

Оприбуткування коштів у касі підприємства

Готівка, що надходить до каси підприємства, має бути оприбуткована у день її отримання у повній сумі й для оприбуткування готівки оформлюється прибутковий касовий ордер.

Також якщо фізособа, на яку оформлена корпоративна картка одержала готівку з рахунку із застосуванням платіжного інструменту, може використати таку готівку за призначенням без оприбуткування у касі підприємства (п. 20 Положення №148).

У цьому випадку така фізособа має подати авансовий звіт разом з підтвердними документами.

Відображення розрахунків з використанням картки у бухобліку

Перерахування коштів на корпоративну картку, відкриту до рахунку підприємства у гривнях, відображається на субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті», 314 «Інші рахунки в іноземній валюті».

При здійсненні платежів із використанням КПК дата фактичного списання коштів з рахунку не завжди збігається з датою здійснення операції. Так, у момент операції відбувається блокування відповідної суми на зазначеному поточному картковому рахунку, а вже потім – її списання.

Тому в обліку є сенс поділяти суми, заблоковані на додатковому поточному рахунку підприємства, і грошові кошти, доступні для використання. Для цього можна ввести додаткові субрахунки, наприклад: 3131 «Кошти в національній валюті на картрахунку», Дт 3132 «Кошти в національній валюті на картрахунку, заблоковані». Перерахування коштів на картку, відкриту до рахунку підприємства у гривнях, відображається за дебетом субрахунку 3131 «Кошти в національній валюті на картрахунку», а фактичне списання коштів з КПК – за кредитом цього рахунку.

Блокування коштів на карті відображають записом Дт 3132 «Кошти в національній валюті на картрахунку, заблоковані» – Кт 3131. Залишок за кредитом субрахунку 3132 свідчить про суми на картці, які перебувають у процесі списання та ще не відображені у банківській виписці. Розблокування залишку коштів відображається зворотним проведенням.

Ініціювання списання грошей з картки при розрахунках підзвітною особою, відображається записом 372 «Розрахунки з підзвітними особами» – Кт 333 «Кошти в дорозі в національній валюті». На субрахунку 333 суми відображаються з моменту ініціалізації їх списання до моменту фактичного списання.

Після затвердження авансового звіту підзвітні витрати потрапляють на відповідні рахунки залежно від напряму витрат 23, 91, 92, 93, 94 з кредиту субрахунку 372.

Шаблони та зразки документів:

Прибутковий касовий ордер

Наказ про уповноваження працівника на оплату витрат корпоративною карткою

Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт

Наказ про затвердження списку довірених осіб, які мають право використовувати корпоративні банківські картки

Читайте більше:

Гривневі картки у валютному відрядженні

Заблокували рахунок: як пройти фінмоніторинг

Використання ФОП особистої картки для бізнесу: ризики

Чи може ФОП з картки ключ оплачувати особисті придбання

Кошти під звіт на господарські потреби: складання авансового звіту

Авансовий звіт для закордонних відряджень: складання та затвердження