Заява-розрахунок для лікарняних: заповнюємо та подаємо за новими правилами

1. Нова форма заяви-розрахунку: що змінилося
2. Особливості заповнення першого розділу для лікарняних
3. Строки та способи подання заяви-розрахунку
4. Статуси заяви-розрахунку та порядок їх присвоєння

7 листопада набула чинності постанова Пенсійного фонду від 19.08.2025 №28-1 (далі – Постанова №28-1). Нею затверджено зокрема форму заяви-розрахунку для отримання фінансування та правила її подання.

Заява-розрахунок, яка є підставою для фінансування, містить інформацію про нараховані застрахованим особам страхові виплати за різними видами.

Що потрібно врахувати бухгалтеру при її заповненні?

Нова форма заяви-розрахунку: що змінилося

Форма заяви-розрахунку затверджена в додатку 1 до Постанови 28-1. Її можна заповнити й подати в паперовій або електронній формі. Але зверніть увагу! Хоча Постанова 28-1 чинна, в кабінеті страхувальника заяви-розрахунку за новою формою ще немає. Сподіваємось, найближчим часом Пенсійний фонд оновить її.

Заява-розрахунок складається безпосередньо із самої заяви-розрахунку (титульна сторінка) і шести розділів до неї. Якщо у роботодавця є лікарняні, то до заяви-розрахунку потрібно сформувати розділ 1, якщо є декретні – розділ 2, потрібно оформити допомогу на поховання – заповнюйте розділ 3.

Зверніть увагу! Заповнювати й подавати до Фонду треба тільки ті розділи, за якими хочете отримати фінансування

Титульна сторінка заяви-розрахунку містить відомості про страхувальника (найменування, місцезнаходження, код за ЄДРПОУ якщо це юрособа, номер спецрахунку) та узагальнену інформацію про заповнені розділи та суму страхових коштів.

Особливості заповнення першого розділу для лікарняних

Якщо страхувальник хоче отримати фінансування від Фонду для лікарняних, то потрібно заповнити перший розділ. В ньому потрібно зазначати прізвище, ім’я, по батькові застрахованої особи та її податковий номер або серію та номер паспорта громадянина України. Наступна важлива графа 6 – в ній зазначаємо вид відносин, у яких перебуває страхувальник із застрахованою особою. Так, якщо допомогу призначено:

1. за основним місцем роботи, проставляють «1»;
2. за місцем роботи за сумісництвом (у тому числі внутрішнім) – «2»;
3. якщо на допомогу претендує ФОП – «3»;
4. якщо допомогу призначено особі, з якою був укладений цивільно-правовий договір на виконання робіт (надання послуг), проставляємо «4».

Далі йдуть відомості:

1. про листок непрацездатності (серія, номер, первинний чи продовження);
2. причину непрацездатності;
3. дату початку та закінчення періоду непрацездатності;
4. кількість днів лікарняного.

Причому, окремо виділяємо загальну кількість днів та кількість днів, які оплачені за рахунок фонду. Також зазначається сума лікарняного всього та за рахунок ПФУ. Не менш важливими є дві останні графи розділу 1 – це загальний страховий стаж (він потрібен, щоб знати, в якому розмірі будуть оплачені лікарняні – 50, 60, 70 чи 100% від середньої зарплати) та страховий стаж за останній рік (він потрібен для застосування спецобмежень).

Зверніть увагу! Якщо працівник працює у вас за основним місцем роботи та за внутрішнім сумісництвом, то в заяві розрахунку на нього заповнюємо 2 рядки. Адже лікарняний зараз оплачується як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом. Причому, в графі 6 за лікарняним, який буде оплачуватись за основним місцем роботи, зазначаєте «1», а за лікарняним, що нарахований за сумісництвом – «2»

Але є нюанси для листка непрацездатності в електронній формі. Нагадаємо, що якщо ЛН виданий в електронній формі, то для сумісника підставою для оплати буде його цифрова копія. Вона відрізняється від оригіналу порядковим номером копії, що додається до унікального номера е-лікарняного через крапку. Але при формуванні заяви-розрахунку страхувальником для працівників за сумісництвом необхідно зазначати номер їхнього листка непрацездатності до знака крапки. Тобто в графі 8 і за основним місцем роботи та за сумісництвом буде зазначений однаковий номер листка непрацездатності.

Строки та способи подання заяви-розрахунку

На що ще потрібно звернути увагу при поданні заяви-розрахунку?

Перше – це строки її подання. Тут змін немає. Як і раніше, подати її потрібно не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття рішення страхувальником про призначення страхової виплати.

Друге – подаємо до територіального органу Пенсійного фонду України.

Третє – способів подання декілька. Подати заяву-розрахунок можна у паперовій формі, звернувшись особисто, або надіслати її поштовим відправленням. Також можна подати в електронному вигляді через портал ПФУ або портал Дія.

Зверніть увагу! У разі подання заяви-розрахунку через Портал Дія, відомості в ній формуються із державних інформаційних ресурсів. Якщо така інформація відсутня або не збігається з даними держресурсів, потрібно буде додати до неї скановані копії документів, які підтверджують страховий випадок, його обставини, особливості статусу застрахованої особи чи інші обставини, що відповідно до закону впливають на умови й тривалість здійснення страхових виплат або які підтверджують усунення виявлених помилок або недостовірних відомостей

Постановою №28-1 наведені вимоги до сканкопій. Зокрема, вони мають бути:

1. кольоровими;
2. містити всі сторінки, дані про серію та номер бланків документів;
3. є рекомендована роздільна здатність при скануванні;
4. у форматі jpg або pdf;
5. не перевищувати один мегабайт за розміром.

Статуси заяви-розрахунку та порядок їх присвоєння

Ще одна новація Постанови №28-1: заява-розрахунок має 4 статуси. Якщо страхувальник подав заяву розрахунок, то фонд здійснює її перевірку. Якщо помилок та зауважень немає, її присвоюється статус «Прийнято» і протягом 3 робочих днів кошти для страхових виплат перераховують на спецрахунок страхувальника. Після цього статус заяви-розрахунку буде змінено на «Оплачено». Тоді страхувальник повинен подати Повідомлення про виплату страхових коштів протягом тридцяти календарних днів.

Якщо при перевірці заяви-розрахунку ПФУ були виявлені помилки або недостовірні дані, їй присвоюють статус «Залишено без руху». У такому разі ПФУ протягом 3 робочих днів з дня отримання заяви-розрахунку повідомляє страхувальника про недоліки, пояснює, як їх усунути, порядок і строк оскарження рішення про залишення заяви-розрахунку без руху. Щоб заява стала актуальною, потрібно створити нову та подати її наново. При цьому актуальною вважається заява-розрахунок зі статусом «Прийнято».

І четвертий статус заяви-розрахунку – «Відмовлено». Він застосовується якщо страхувальник перешкоджав перевіркам, подав недостовірні дані або порушив порядок використання коштів. ПФУ надсилає рішення про відмову або рекомендованим листом, або в електронній формі, а страхувальник має право оскаржити його в адміністративному порядку або в суді. Поновлення фінансування можливе на підставі наказу керівника ПФУ після усунення причин, які спричинили відмову.

Висновки

1. Постановою №28-1, яка набула чинності з 7 листопада, затверджено нову форму заяви-розрахунку для отримання фінансування страхових виплат.
2. Заяву-розрахунок подаємо не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття рішення про призначення виплат.
3. Заява-розрахунок отримує статуси: «прийнято», «оплачено», «залишено без руху» або «відмовлено».

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7eminar

Втомилися щоразу згадувати, як рахувати лікарняні чи декретні? Спробуйте Калькулятор середня зарплата – лікарняні, який сам підбере розрахунковий період і врахує страховий стаж. Просто введіть дані – і одразу отримаєте готовий результат із можливістю зберегти або роздрукувати

Читайте більше:

Нова форма заяв-розрахунків для лікарняних: новий Порядок від ПФУ

Помилки в розрахунку лікарняних та декретних: алгоритм виправлення

Заява-розрахунок і Повідомлення про виплату лікарняних: Постанова вже чинна!

Діють зміни в розрахунку лікарняних / декретних: як застосовувати нові правила за Порядком №1266

Мінікурси на тему:

Лікарняний під час відпустки: інструкція для бухгалтера

Відмова в призначенні лікарняних: підстави та оформлення

Завищили лікарняні? Готуйте пояснення і повертайте кошти ПФУ

Перехідні лікарняні та відпускні: як виконати вимогу ЄСВ з мінзарплати

(Не) поважні причини: як розрахувати лікарняні / декретні + ексклюзивний лист ПФУ