Лікарняні та декретні
07.11.2025
Заява-розрахунок і Повідомлення про виплату лікарняних: Постанова вже чинна!
Пенсійний фонд оновив правила фінансування лікарняних і декретних, і те, що працювало вчора, сьогодні може призвести до відмови у виплатах або позапланової перевірки. Відтепер заяви-розрахунки проходять через систему статусів, а до сканованих документів висуваються чіткі технічні вимоги. Помилка чи прострочка можуть обернутися затримкою коштів або штрафами. Як підготуватися бухгалтерам і кадровикам до цих змін – розповідаємо у матеріалі
- Що змінюється: нова постанова ПФУ №28-1
- Вимоги до подання документів та сканованих копій
- Чотири статуси заяви-розрахунку: що потрібно знати
- Строки подання документів та фінансування
- Повернення невикористаних коштів
- Коли набуває чинності
- Висновки
Що змінюється: нова постанова ПФУ №28-1
Завантажуйте бланки нових форм Заяви-розрахунку до ПФУ (з 07.11.2025) та Повідомлення про виплату страхових коштів застрахованим особам
Постанову Пенсійного фонду України від 19.08.2025 №28-1 (далі – Постанова), яка змінює правила подання заяви-розрахунку та Повідомлення про використані кошти для отримання лікарняних та декретних була опублікована і вона вже чинна!
Чим це цікаво бухгалтеру чи кадровику?
Розберімо по кроках.
Постанова врегульовує питання роботи з двома основними документами, які служать для фінансування лікарняних, декретних та інших соціальних виплат:
- Заява-розрахунок, яка є підставою для фінансування і містить інформацію про нараховані застрахованим особам страхові виплати за різними видами.
- Повідомлення про виплату страхових коштів, яке підтверджує факт виплати коштів.
Форми цих документів радикально не змінилися, проте заява-розрахунок тепер матиме замість колишнього «Матеріального забезпечення» два окремі додатки:
- один додаток стосується допомоги по тимчасовій непрацездатності;
- інший – допомоги по вагітності та пологах.
Ще одна зміна стосується Повідомлення про виплату страхових коштів: у п’ятій графі замість номера страхового свідоцтва потрібно буде вказувати реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію (за наявності) та номер паспорта громадянина України.
Вимоги до подання документів та сканованих копій
Подавати заяву-розрахунок, як і зараз, можна буде паперово, додавши копію на електронному носії, так і в електронному вигляді через портал ПФУ або портал Дія.
Важливо пам’ятати, що якщо інформація, зазначена в заяві, не збігається з даними державних ресурсів, доведеться додавати скановані копії документів
Змінами зазначаються вимоги, які мають бути до сканованих копій. Зокрема, вони мають бути:
- кольоровими;
- містити всі сторінки, дані про серію та номер бланків документів;
- рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300dpi;
- у форматі jpg або pdf;
- не перевищувати один мегабайт за розміром.
Чотири статуси заяви-розрахунку: що потрібно знати
Після подання заяви-розрахунку вона може отримати один із кількох статусів. У проєкті визначено чотири таких статуси:
Перший – «залишено без руху». Це означає, що під час перевірки були виявлені помилки або недостовірні дані. У такому разі ПФУ повідомляє страхувальника про недоліки, пояснює, як їх усунути та порядок і строк оскарження рішення про залишення заяви-розрахунку без руху. Щоб заява стала актуальною, потрібно створити нову та подати її наново. При цьому актуальною вважається заява-розрахунок зі статусом «прийнято».
Якщо заява отримала такий статус, це означає, що ПФУ має протягом трьох робочих днів здійснити фінансування за зазначеними страховими випадками. Тобто тепер страхувальник може бути впевнений: кошти будуть нараховані.
Статус «відмовлено» застосовується у випадках, коли страхувальник перешкоджав перевіркам, подав недостовірні дані або порушив порядок використання коштів. ПФУ надсилає рішення про відмову або рекомендованим листом, або в електронній формі, а страхувальник має право оскаржити його в адміністративному порядку або в суді. Поновлення фінансування можливе на підставі наказу керівника ПФУ після усунення причин, які спричинили відмову.
Коли заяві-розрахунку присвоєно статус «оплачено», це означає, що кошти надійшли на рахунок. Тоді страхувальник повинен подати Повідомлення про виплату страхових коштів протягом тридцяти календарних днів.
Повідомлення про виплату страхових коштів, як і раніше, страхувальник має подавати швидко і з усіма доказами виплат. Це можна зробити або паперово, особисто чи поштою, або в електронному вигляді через портал ПФУ з використанням КЕП, або через портал Дія.
Важливо пам’ятати, що якщо повідомлення не буде надіслано протягом трьох місяців після зарахування коштів, ПФУ має право провести позапланову перевірку використання страхових коштів
Строки подання документів та фінансування
Процес обробки заяви-розрахунку проходить у певній хронологічній послідовності.
- Спершу страхувальник подає заяву-розрахунок не пізніше п’яти робочих днів з дати прийняття рішення про призначення виплати.
- Після того, як заява набуває статусу «Прийнято», ПФУ має здійснити фінансування протягом трьох робочих днів.
- У разі виявлення порушень або недостовірних даних рішення про відмову приймається також протягом трьох робочих днів.
- Після отримання коштів страхувальник подає Повідомлення про виплату страхових коштів, не пізніше тридцяти календарних днів від дати зарахування коштів на рахунок.
Повернення невикористаних коштів
Якщо страхувальник отримав від ПФУ більше коштів, ніж фактично витратив на виплати застрахованим особам, невикористані суми потрібно повернути на рахунок ПФУ протягом трьох робочих днів. У разі виявлення помилок при нарахуванні страхових виплат страхувальник повертає надлишково перераховані або виплачені кошти та одночасно надсилає до ПФУ письмове пояснення з обґрунтуванням причин повернення.
Коли набуває чинності
Постанова набере чинності з моменту опублікування, і саме від цієї дати бухгалтерам варто почати працювати за новими правилами.
Водночас перестануть бути чинними два документи:
- постанова Фонду соціального страхування від 19.7.2018 №12, яка визначала порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення та окремих виплат потерпілим на виробництві;
- постанова Пенсійного фонду від 21.12.2022 №28-3 щодо питань фінансування виплат і соціальних послуг у межах загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Висновки
Постанова ПФУ не змінює форми документів кардинально, але систематизує та оновлює правила фінансування страхувальників, зокрема лікарняних і декретних, вводить уточнення у формах та порядок подання документів:
- Заява-розрахунок стає більш деталізованою (окремі додатки для різних видів допомоги), при цьому зберігаються звичні способи подання.
- Повідомлення про виплату коштів отримує уточнення в реквізитах (податковий номер або паспорт), а строки подання залишаються суворими, із ризиком перевірок у разі порушень.
- Статуси заяви дають більше прозорості та контролю: від «залишено без руху» до «оплачено», що дає бухгалтерам і кадровикам орієнтир, на якій стадії перебуває фінансування.
- Постанова набере чинності з дня опублікування, і замінить старі документи Фонду соціального страхування і Пенсійного фонду, що означає перехід на єдині оновлені правила.
Бухгалтерам чи кадровикам – важливо ознайомитися з оновленнями вже зараз, щоб уникнути помилок і затримок у виплатах. Підготуйтеся до нового порядку подання заяви-розрахунку та повідомлення про виплату коштів вже сьогодні, щоб завтра ваші виплати були гарантовані!
Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7eminar
Читайте більше:
Нова форма заяв-розрахунків для лікарняних: новий Порядок від ПФУ
Помилки в розрахунку лікарняних та декретних: алгоритм виправлення
Діють зміни в розрахунку лікарняних / декретних: як застосовувати нові правила за Порядком №1266
Відео на тему:
Е-кабінет страхувальника на порталі ПФУ
Як змінити страхувальника в сформованому лікарняному: апгрейд від ПФУ
Лікарняні в ПФУ: заява-розрахунок, коригування у разі переплати/недоплати, повідомлення про виплату
Мінікурси на тему:
Лікарняний під час відпустки: інструкція для бухгалтера
Завищили лікарняні? Готуйте пояснення і повертайте кошти ПФУ
Перехідні лікарняні та відпускні: як виконати вимогу ЄСВ з мінзарплати
(Не) поважні причини: як розрахувати лікарняні / декретні + ексклюзивний лист ПФУ
Втомилися щоразу згадувати, як рахувати лікарняні чи декретні? Спробуйте Калькулятор середня зарплата – лікарняні, який сам підбере розрахунковий період і врахує страховий стаж. Просто введіть дані – і одразу отримаєте готовий результат із можливістю зберегти або роздрукувати
🎂Святкуємо 7EMINAR DAY разом! Даруємо найвигідніші ціни року та сюрпризи – лише раз на рік, не пропустіть!
ПДВ
28.07.2026
ПДВ на транспортні, ремонтні та складські послуги: що потрібно знати
Оподаткування ПДВ послуг, пов’язаних із рухомим майном, залежить від місця їх фактичного постачання. Податковий кодекс визначає окремі правила для транспортних, ремонтних, складських та інших аналогічних послуг. Якщо такі послуги надаються на митній території України, вони є об’єктом оподаткування ПДВ. Якщо ж місце їх постачання знаходиться за межами України, ПДВ не нараховується

ФОП
28.07.2026
Товар придбаний до реєстрації ФОП: чи можна його продавати без податкових ризиків
Фізична особа придбала товар (дитячий одяг, іграшки) до державної реєстрації фізичної особи – підприємця за власні кошти. Після державної реєстрації ФОП (платник єдиного податку 3 групи, ставка 5%, без ПДВ) планує реалізовувати зазначений товар у межах підприємницької діяльності. Чи має право ФОП реалізовувати товар, придбаний фізичною особою до державної реєстрації ФОП? Які документи підтверджують законність походження такого товару для цілей податкового контролю?

ЗЕД
28.07.2026
Новий проєкт Митного кодексу: законопроєкт №15450
У Верховній Раді зареєстрували новий законопроєкт Митного кодексу України №15450, який фактично замінив відкликаний після відставки уряду проєкт №15295. Документ розроблено для гармонізації українського митного законодавства з правом Європейського Союзу та виконання євроінтеграційних зобов’язань України. Новий кодекс передбачає запровадження європейських підходів до митних процедур, авторизацій, декларування та сплати митних платежів. Водночас він гарантує безперервність дії чинних авторизацій для бізнесу. Очікується, що реформа спростить інтеграцію України до митного простору ЄС і допоможе бізнесу адаптуватися до нових правил

Податок на майно
28.07.2026
Як уникнути помилкових нарахувань податку на нерухомість? Звірте свої дані з ДПС
Платники податку на нерухоме майно мають можливість звернутися до ДПС для звірки даних щодо своїх об’єктів нерухомості, ставки податку та інших важливих показників. Це допомагає уникнути помилок у нарахуванні податку та забезпечити правильність обліку

Рентна плата
28.07.2026
Рентна плата за воду: як правильно заповнити Додаток 5
Платники рентної плати за спеціальне використання води повинні правильно визначати податкові зобов’язання та коректно заповнювати Додаток 5 до декларації. Розрахунок здійснюється на підставі фактичних обсягів використаної води, встановлених лімітів і ставок, передбачених Податковим кодексом. Якщо дозвіл на спеціальне водокористування містить окремі ліміти за різними напрямами використання води, звітність має складатися з урахуванням цієї особливості. Також важливо правильно зазначити код водного об’єкта відповідно до дозволу та довідника кодів

Податкова та фінзвітність
28.07.2026
Чи може неповнолітній самостійно подати майнову декларацію
Питання подання податкової декларації неповнолітніми особами є врегульованим нормами ПКУ та пов’язане насамперед із їх цивільною дієздатністю. Навіть за наявності РНОКПП та кваліфікованого електронного підпису неповнолітня особа не завжди може самостійно виконувати податкові обов’язки. Закон встановлює, що відповідальність за декларування доходів таких осіб покладається на їх законних представників. Це стосується як обчислення, так і подання декларацій про майновий стан і доходи

Судова практика
28.07.2026
Працівника можуть звільнити за відмову від переведення, навіть якщо він працює дистанційно
Верховний Суд підтвердив, що роботодавець має право звільнити працівника, який відмовився від переведення до іншої місцевості разом із підприємством, навіть якщо на підприємстві діє дистанційна форма роботи. Суд зазначив, що дистанційний режим не скасовує право роботодавця змінювати офіційне місце роботи чи дислокацію структурних підрозділів

Податкова та фінзвітність
28.07.2026
Благодійна нецільова допомога: коли потрібно подавати декларацію
ДПС роз'яснює, що фізична особа, яка отримала нецільову благодійну допомогу, зобов'язана подати податкову декларацію, якщо загальна сума такої допомоги протягом року перевищує встановлений граничний розмір. Якщо сума не перевищує ліміт, декларацію можна не подавати

ПДФО
28.07.2026
Продаж авто юрособі чи ФОП: хто сплачує податки і в якому розмірі
Під час продажу фізичною особою транспортного засобу юридичній особі або ФОП саме покупець виконує функції податкового агента. Він зобов’язаний утримати та перерахувати до бюджету ПДФО і військовий збір, якщо вони підлягають сплаті. Розмір податку залежить від виду транспортного засобу та кількості його продажів протягом календарного року. Для правильного застосування ставок продавець має повідомити інформацію про черговість продажу у договорі або окремій заяві

Відпустка, відпускні
28.07.2026
Яка тривалість щорічної відпустки завгоспа дошкільного навчального закладу
Тривалість щорічної відпустки працівників визначається Законом України «Про відпустки» та залежить від посади й умов праці. Для більшості працівників основна відпустка становить 24 календарні дні, а за ненормований робочий день може надаватися додаткова відпустка тривалістю до 7 календарних днів. Водночас для окремих працівників, які мали право на довшу відпустку до набрання чинності Законом, законодавство передбачає спеціальні гарантії

РРО / ПРРО, фіскальні чеки
28.07.2026
КЕП і ПРРО-2026: нові можливості, помилки та безпечна робота касира
Файлові ключі, флешки, забуті паролі, заблоковані сертифікати – знайомі проблеми для багатьох користувачів ПРРО. Сьогодні їх можна уникнути, використовуючи сучасні хмарні рішення. У матеріалі порівнюємо файловий КЕП і хмарну печатку, пояснюємо їх особливості та показуємо, як швидко налаштувати роботу касира

Податкова та фінзвітність
28.07.2026
ФОП: не чекайте квартальну форму для виправлення 4ДФ - ризик штрафу 1020 грн
ФОП 3 групи подав Об'єднану звітність за червень 2026 року за місячною формою. Після отримання квитанції №2 виявилося, що в додатку 4ДФ не зазначено суму перерахованого військового збору за найманого працівника. Як правильно виправити помилку: подати уточнюючий розрахунок чи дочекатися можливості подати квартальну форму?

Судова практика
28.07.2026
Коли Держпраці може перевірити всіх працівників: ВС
Верховний Суд сформував важливі правові висновки щодо проведення позапланових перевірок Держпраці за зверненнями працівників. Суд наголосив, що інспектори не обмежуються перевіркою лише фактів, викладених у скарзі, а можуть досліджувати дотримання трудового законодавства щодо інших працівників роботодавця. Також роз'яснено, за яких умов призупинення трудового договору може бути визнане неправомірним та коли процедурні недоліки не впливають на законність результатів перевірки. Постанова має важливе значення як для роботодавців, так і для працівників, оскільки визначає підходи до оцінки реального змісту трудових відносин

ПДВ
28.07.2026
«Вхідний» ПДВ у медзакладах: що потрібно знати про податковий кредит
Під час надання медичних послуг заклади охорони здоров’я часто використовують лікарські засоби та медичні вироби, придбані з ПДВ. У зв’язку з цим виникає питання, як правильно враховувати «вхідний» ПДВ, якщо медичні послуги звільнені від оподаткування або, навпаки, оподатковуються у загальному порядку. ДПС роз’яснила порядок формування податкового кредиту та нарахування податкових зобов’язань у таких випадках

Торгівля, послуги
28.07.2026
Знижки та бонуси покупцям: облік у продавця
Розбираємо, як документально оформити акції, знижки та бонусні програми, правильно показати їх у фіскальних чеках і відобразити в бухгалтерському обліку. Також з’ясуємо податкові наслідки для платників податку на прибуток, єдиного податку та ПДВ, умови оподаткування знижок ПДФО і військовим збором та особливості обліку накопичувальних бонусів

Судова практика
28.07.2026
Коли рішення про поновлення на роботі не можна вважати виконаним: СУД
Роботодавець не може формально виконати рішення суду про поновлення працівника, запропонувавши йому іншу посаду або перевівши до іншого населеного пункту без його згоди. Такий висновок зробив Хмельницький апеляційний суд, розглянувши спір щодо незаконного переведення та подальшого звільнення працівниці. Суд наголосив, що поновлення має відбуватися саме на посаді, визначеній судовим рішенням, або на рівнозначній за всіма істотними умовами. Крім того, переведення в іншу місцевість без згоди працівника суперечить вимогам трудового законодавства

Акцизний податок
28.07.2026
Повернення переплати до бюджету: чи можна повернути кілька платежів однією заявою
Повернути помилково або надміру сплачені податки можна без особистого візиту до податкової. ДПС нагадала, що відповідну заяву можна подати онлайн через Електронний кабінет. Важливо: кількість зазначених у заяві дат сплати до бюджету має відповідати кількості платіжних документів, за якими виникли надміру сплачені кошти або помилкова сплата. За потреби у формі заяви можна додавати або видаляти необхідну кількість рядків

Е-сервіс
28.07.2026
Куди надійде відповідь на звернення через Е-кабінет ДПС
Платники податків, які звертаються до ДПС через Електронний кабінет, можуть самостійно визначити спосіб отримання відповіді. У податковій службі пояснили, куди саме надійде відповідь, якщо після надсилання звернення було подано заяву про бажання отримувати документи через Електронний кабінет





