Заява-розрахунок і Повідомлення про виплату лікарняних: що змінює ПФУ

1. Що змінюється: нова постанова ПФУ №28-1
2. Вимоги до подання документів та сканованих копій
3. Чотири статуси заяви-розрахунку: що потрібно знати
4. Строки подання документів та фінансування
5. Повернення невикористаних коштів
6. Коли набуває чинності
7. Висновки

Що змінюється: нова постанова ПФУ №28-1

Мін'юст зареєстрував Постанову Пенсійного фонду України від 19.08.2025 №28-1 (далі – Постанова), яка змінює правила подання заяви-розрахунку та Повідомлення про використані кошти для отримання лікарняних та декретних.

Чим це цікаво бухгалтеру чи кадровику?

Розберімо по кроках.

Постанова врегульовує питання роботи з двома основними документами, які служать для фінансування лікарняних, декретних та інших соціальних виплат:

1. Заява-розрахунок, яка є підставою для фінансування і містить інформацію про нараховані застрахованим особам страхові виплати за різними видами.
2. Повідомлення про виплату страхових коштів, яке підтверджує факт виплати коштів.

Форми цих документів радикально не змінилися, проте заява-розрахунок тепер матиме замість колишнього «Матеріального забезпечення» два окремі додатки:

1. один додаток стосується допомоги по тимчасовій непрацездатності;
2. інший – допомоги по вагітності та пологах.

Ще одна зміна стосується Повідомлення про виплату страхових коштів: у п’ятій графі замість номера страхового свідоцтва потрібно буде вказувати реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію (за наявності) та номер паспорта громадянина України.

Вимоги до подання документів та сканованих копій

Подавати заяву-розрахунок, як і зараз, можна буде паперово, додавши копію на електронному носії, так і в електронному вигляді через портал ПФУ або портал Дія.

Важливо пам’ятати, що якщо інформація, зазначена в заяві, не збігається з даними державних ресурсів, доведеться додавати скановані копії документів

Змінами зазначаються вимоги, які мають бути до сканованих копій. Зокрема, вони мають бути:

1. кольоровими;
2. містити всі сторінки, дані про серію та номер бланків документів;
3. рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300dpi;
4. у форматі jpg або pdf;
5. не перевищувати один мегабайт за розміром.

Чотири статуси заяви-розрахунку: що потрібно знати

Після подання заяви-розрахунку вона може отримати один із кількох статусів. У проєкті визначено чотири таких статуси:

Перший – «залишено без руху». Це означає, що під час перевірки були виявлені помилки або недостовірні дані. У такому разі ПФУ повідомляє страхувальника про недоліки, пояснює, як їх усунути та порядок і строк оскарження рішення про залишення заяви-розрахунку без руху. Щоб заява стала актуальною, потрібно створити нову та подати її наново. При цьому актуальною вважається заява-розрахунок зі статусом «прийнято».

Якщо заява отримала такий статус, це означає, що ПФУ має протягом трьох робочих днів здійснити фінансування за зазначеними страховими випадками. Тобто тепер страхувальник може бути впевнений: кошти будуть нараховані.

Статус «відмовлено» застосовується у випадках, коли страхувальник перешкоджав перевіркам, подав недостовірні дані або порушив порядок використання коштів. ПФУ надсилає рішення про відмову або рекомендованим листом, або в електронній формі, а страхувальник має право оскаржити його в адміністративному порядку або в суді. Поновлення фінансування можливе на підставі наказу керівника ПФУ після усунення причин, які спричинили відмову.

Коли заяві-розрахунку присвоєно статус «оплачено», це означає, що кошти надійшли на рахунок. Тоді страхувальник повинен подати Повідомлення про виплату страхових коштів протягом тридцяти календарних днів.

Повідомлення про виплату страхових коштів, як і раніше, страхувальник має подавати швидко і з усіма доказами виплат. Це можна зробити або паперово, особисто чи поштою, або в електронному вигляді через портал ПФУ з використанням КЕП, або через портал Дія.

Важливо пам’ятати, що якщо повідомлення не буде надіслано протягом трьох місяців після зарахування коштів, ПФУ має право провести позапланову перевірку використання страхових коштів

Строки подання документів та фінансування

Процес обробки заяви-розрахунку проходить у певній хронологічній послідовності.

1. Спершу страхувальник подає заяву-розрахунок не пізніше п’яти робочих днів з дати прийняття рішення про призначення виплати.
2. Після того, як заява набуває статусу «Прийнято», ПФУ має здійснити фінансування протягом трьох робочих днів.
3. У разі виявлення порушень або недостовірних даних рішення про відмову приймається також протягом трьох робочих днів.
4. Після отримання коштів страхувальник подає Повідомлення про виплату страхових коштів, не пізніше тридцяти календарних днів від дати зарахування коштів на рахунок.

Повернення невикористаних коштів

Якщо страхувальник отримав від ПФУ більше коштів, ніж фактично витратив на виплати застрахованим особам, невикористані суми потрібно повернути на рахунок ПФУ протягом трьох робочих днів. У разі виявлення помилок при нарахуванні страхових виплат страхувальник повертає надлишково перераховані або виплачені кошти та одночасно надсилає до ПФУ письмове пояснення з обґрунтуванням причин повернення.

Коли набуває чинності

Постанова набере чинності з моменту опублікування, і саме від цієї дати бухгалтерам варто почати працювати за новими правилами.

Водночас перестануть бути чинними два документи:

1. постанова Фонду соціального страхування від 19.7.2018 №12, яка визначала порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення та окремих виплат потерпілим на виробництві;
2. постанова Пенсійного фонду від 21.12.2022 №28-3 щодо питань фінансування виплат і соціальних послуг у межах загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Висновки

Постанова ПФУ не змінює форми документів кардинально, але систематизує та оновлює правила фінансування страхувальників, зокрема лікарняних і декретних, вводить уточнення у формах та порядок подання документів:

1. Заява-розрахунок стає більш деталізованою (окремі додатки для різних видів допомоги), при цьому зберігаються звичні способи подання.
2. Повідомлення про виплату коштів отримує уточнення в реквізитах (податковий номер або паспорт), а строки подання залишаються суворими, із ризиком перевірок у разі порушень.
3. Статуси заяви дають більше прозорості та контролю: від «залишено без руху» до «оплачено», що дає бухгалтерам і кадровикам орієнтир, на якій стадії перебуває фінансування.
4. Постанова набере чинності з дня опублікування, і замінить старі документи Фонду соціального страхування і Пенсійного фонду, що означає перехід на єдині оновлені правила.

Бухгалтерам чи кадровикам – важливо ознайомитися з оновленнями вже зараз, щоб уникнути помилок і затримок у виплатах. Підготуйтеся до нового порядку подання заяви-розрахунку та повідомлення про виплату коштів вже сьогодні, щоб завтра ваші виплати були гарантовані!

Детально дізнатися про всі зміни зможете на безкоштовному вебінарі 21 жовтня «Зміни у лікарняних/декретних: нове в оформленні заяв і повідомлень, розрахунки без помилок»

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7eminar

Читайте більше:

Нова форма заяв-розрахунків для лікарняних: новий Порядок від ПФУ

Помилки в розрахунку лікарняних та декретних: алгоритм виправлення

Діють зміни в розрахунку лікарняних / декретних: як застосовувати нові правила за Порядком №1266

Відео на тему:

Е-кабінет страхувальника на порталі ПФУ

Як змінити страхувальника в сформованому лікарняному: апгрейд від ПФУ

Лікарняні в ПФУ: заява-розрахунок, коригування у разі переплати/недоплати, повідомлення про виплату

Мінікурси на тему:

Лікарняний під час відпустки: інструкція для бухгалтера

Завищили лікарняні? Готуйте пояснення і повертайте кошти ПФУ

Перехідні лікарняні та відпускні: як виконати вимогу ЄСВ з мінзарплати

(Не) поважні причини: як розрахувати лікарняні / декретні + ексклюзивний лист ПФУ

Втомилися щоразу згадувати, як рахувати лікарняні чи декретні? Спробуйте Калькулятор середня зарплата – лікарняні, який сам підбере розрахунковий період і врахує страховий стаж. Просто введіть дані – і одразу отримаєте готовий результат із можливістю зберегти або роздрукувати