Експерт
Тетяна ГульКонсультант з питань оплати праці та трудового законодавства, редактор 7еminar та kadroland
Пенсійний фонд оновив правила фінансування лікарняних і декретних, і те, що працювало вчора, сьогодні може призвести до відмови у виплатах або позапланової перевірки. Відтепер заяви-розрахунки проходять через систему статусів, а до сканованих документів висуваються чіткі технічні вимоги. Помилка чи прострочка можуть обернутися затримкою коштів або штрафами. Як підготуватися бухгалтерам і кадровикам до цих змін – розповідаємо у матеріалі
Завантажуйте бланки нових форм Заяви-розрахунку до ПФУ (з 07.11.2025) та Повідомлення про виплату страхових коштів застрахованим особам
Постанову Пенсійного фонду України від 19.08.2025 №28-1 (далі – Постанова), яка змінює правила подання заяви-розрахунку та Повідомлення про використані кошти для отримання лікарняних та декретних була опублікована і вона вже чинна!
Чим це цікаво бухгалтеру чи кадровику?
Розберімо по кроках.
Постанова врегульовує питання роботи з двома основними документами, які служать для фінансування лікарняних, декретних та інших соціальних виплат:
Форми цих документів радикально не змінилися, проте заява-розрахунок тепер матиме замість колишнього «Матеріального забезпечення» два окремі додатки:
Ще одна зміна стосується Повідомлення про виплату страхових коштів: у п’ятій графі замість номера страхового свідоцтва потрібно буде вказувати реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію (за наявності) та номер паспорта громадянина України.
Подавати заяву-розрахунок, як і зараз, можна буде паперово, додавши копію на електронному носії, так і в електронному вигляді через портал ПФУ або портал Дія.
Важливо пам’ятати, що якщо інформація, зазначена в заяві, не збігається з даними державних ресурсів, доведеться додавати скановані копії документів
Змінами зазначаються вимоги, які мають бути до сканованих копій. Зокрема, вони мають бути:
Після подання заяви-розрахунку вона може отримати один із кількох статусів. У проєкті визначено чотири таких статуси:
Перший – «залишено без руху». Це означає, що під час перевірки були виявлені помилки або недостовірні дані. У такому разі ПФУ повідомляє страхувальника про недоліки, пояснює, як їх усунути та порядок і строк оскарження рішення про залишення заяви-розрахунку без руху. Щоб заява стала актуальною, потрібно створити нову та подати її наново. При цьому актуальною вважається заява-розрахунок зі статусом «прийнято».
Якщо заява отримала такий статус, це означає, що ПФУ має протягом трьох робочих днів здійснити фінансування за зазначеними страховими випадками. Тобто тепер страхувальник може бути впевнений: кошти будуть нараховані.
Статус «відмовлено» застосовується у випадках, коли страхувальник перешкоджав перевіркам, подав недостовірні дані або порушив порядок використання коштів. ПФУ надсилає рішення про відмову або рекомендованим листом, або в електронній формі, а страхувальник має право оскаржити його в адміністративному порядку або в суді. Поновлення фінансування можливе на підставі наказу керівника ПФУ після усунення причин, які спричинили відмову.
Коли заяві-розрахунку присвоєно статус «оплачено», це означає, що кошти надійшли на рахунок. Тоді страхувальник повинен подати Повідомлення про виплату страхових коштів протягом тридцяти календарних днів.
Повідомлення про виплату страхових коштів, як і раніше, страхувальник має подавати швидко і з усіма доказами виплат. Це можна зробити або паперово, особисто чи поштою, або в електронному вигляді через портал ПФУ з використанням КЕП, або через портал Дія.
Важливо пам’ятати, що якщо повідомлення не буде надіслано протягом трьох місяців після зарахування коштів, ПФУ має право провести позапланову перевірку використання страхових коштів
Процес обробки заяви-розрахунку проходить у певній хронологічній послідовності.
Якщо страхувальник отримав від ПФУ більше коштів, ніж фактично витратив на виплати застрахованим особам, невикористані суми потрібно повернути на рахунок ПФУ протягом трьох робочих днів. У разі виявлення помилок при нарахуванні страхових виплат страхувальник повертає надлишково перераховані або виплачені кошти та одночасно надсилає до ПФУ письмове пояснення з обґрунтуванням причин повернення.
Постанова набере чинності з моменту опублікування, і саме від цієї дати бухгалтерам варто почати працювати за новими правилами.
Водночас перестануть бути чинними два документи:
Постанова ПФУ не змінює форми документів кардинально, але систематизує та оновлює правила фінансування страхувальників, зокрема лікарняних і декретних, вводить уточнення у формах та порядок подання документів:
Бухгалтерам чи кадровикам – важливо ознайомитися з оновленнями вже зараз, щоб уникнути помилок і затримок у виплатах. Підготуйтеся до нового порядку подання заяви-розрахунку та повідомлення про виплату коштів вже сьогодні, щоб завтра ваші виплати були гарантовані!
Читайте більше:
Нова форма заяв-розрахунків для лікарняних: новий Порядок від ПФУ
Помилки в розрахунку лікарняних та декретних: алгоритм виправлення
Діють зміни в розрахунку лікарняних / декретних: як застосовувати нові правила за Порядком №1266
Відео на тему:
Е-кабінет страхувальника на порталі ПФУ
Як змінити страхувальника в сформованому лікарняному: апгрейд від ПФУ
Лікарняні в ПФУ: заява-розрахунок, коригування у разі переплати/недоплати, повідомлення про виплату
Мінікурси на тему:
Лікарняний під час відпустки: інструкція для бухгалтера
Завищили лікарняні? Готуйте пояснення і повертайте кошти ПФУ
Перехідні лікарняні та відпускні: як виконати вимогу ЄСВ з мінзарплати
(Не) поважні причини: як розрахувати лікарняні / декретні + ексклюзивний лист ПФУ
Втомилися щоразу згадувати, як рахувати лікарняні чи декретні? Спробуйте Калькулятор середня зарплата – лікарняні, який сам підбере розрахунковий період і врахує страховий стаж. Просто введіть дані – і одразу отримаєте готовий результат із можливістю зберегти або роздрукувати
Що таке вахтовий метод роботи та як його правильно запровадити на підприємстві. Розбираємо тривалість вахти, підсумований облік робочого часу, оплату праці, проживання і доставку працівників, обмеження для окремих категорій та покрокове документальне оформлення вахтового методу.

До 18 грудня підприємства, установи та організації повинні подати до ТЦК та СП інформацію про транспортні засоби, техніку та працівників, які ними керують або обслуговують. Такий обов’язок діє для всіх суб’єктів господарювання незалежно від форми власності. Якщо транспортних засобів немає, необхідно подати нульові відомості за встановленою формою. За неподання або прострочення звітності передбачені штрафи до 59 500 грн

Як правильно оформити номенклатуру справ бухгалтерії: хто відповідає за її розроблення та ведення, хто підписує і візує документ, чи потрібно його затверджувати. Розбираємо строки зберігання бухгалтерських документів, правила для електронних справ і наводимо зразок номенклатури справ бухгалтерії

Освітній омбудсмен опрацювала проєкт Трудового кодексу України №16010 та запропонувала зміни, які стосуються трудових прав педагогічних працівників. Серед ключових питань – норми робочого часу, оплата праці та тривалість відпусток, укладення строкових трудових договорів, дисциплінарна відповідальність і захист від мобінгу. Омбудсмен звернула увагу законодавців на ризики окремих положень проєкту, зокрема щодо роботи під час канікул, заміни догани письмовим попередженням і визначення одноразових дій як мобінгу

Наближаються строки подання Відомості про наявність і технічний стан транспортних засобів до ТЦК та СП, яку підприємства подають двічі на рік. У зв’язку з цим ми зібрали найактуальнішу інформацію щодо обов’язку звітування, особливо для підприємств, у яких відсутній власний транспорт або він перебуває в оренді. А також зібрали матеріали, які допоможуть заповнити Відомість у різних ситуаціях та правильно її подати

З 31 жовтня 2026 року в Україні продовжується автоматичне продовження відстрочки від мобілізації для окремих категорій громадян. Система «Резерв+» самостійно оновлюватиме дані тих, хто має законні підстави для відстрочки, без необхідності особистого звернення. Водночас, якщо підстави втрачено або інформація в реєстрах застаріла, автоматичне продовження не відбудеться – у таких випадках необхідно оновити дані через ЦНАП

Коли роботодавець може звільнити працівника за прогул, як зафіксувати відсутність і з’ясувати її причини? Розглядаємо порядок звільнення, поважні причини неявки, заборону звільнення працівників на територіях активних бойових дій та зарахування часу прогулу до стажу для щорічної відпустки

Воєнний стан в Україні продовжено до лютого 2027 року і більшість військовозобов'язаних, які мають відстрочку від призову, зіткнуться з необхідністю її продовження вже у листопаді. Адвокатка Дар'я Тарасенко наводить детальну інструкцію як це зробити

Чи можна подавати в ТЦК та СП Повідомлення про зміну облікових даних або/чи Повідомлення про призначення, звільнення керівника чи відповідальної особи за ведення військового обліку через FREDO?

У матеріалі досліджено податкові наслідки ситуації, коли компанія направляє працівників на дороговартісне навчання за кордон, а в договорі відсутня умова про підвищення кваліфікації. Проаналізовано ризики визнання вартості навчання додатковим благом із необхідністю нарахування ПДФО (18%) та військового збору (5%), оскільки пільгові норми ПКУ в цьому випадку не застосовуються. Окремо розглянуто правила оподаткування витрат на закордонні відрядження за умови зв’язку з господарською діяльністю та документального підтвердження, а також доведено відсутність ПДВ-наслідків для підприємства через відсутність операції постачання послуг між роботодавцем і працівником

Постанова КМУ №1328 змінила правила бронювання військовозобов’язаних і запровадила додаткові процедури для підприємств, які отримують статус критично важливих або планують збільшити ліміт бронювання. Роботодавцям варто перевірити стан військового обліку, підготувати документи для підтвердження критичності та з’ясувати, чи поширюються на підприємство спеціальні квоти – до 95% або понад 95%. Також важливо врахувати нові вимоги до бронювання працівників, залучених до виробництва, обмеження для міжнародних проєктів і десятиденний робочий строк для бронювання після збільшення ліміту. Розглянемо, що роботодавцям потрібно перевірити та зробити, щоб скористатися новими можливостями й уникнути помилок

Якщо підприємство подало узагальнену інформацію про однотипні транспортні засоби у Заяві за формою №20-ОПП, а згодом відбулися зміни, потрібно правильно заповнити розділ 3. Порядок залежить від причини змін: придбання або продажу автомобілів, зміни їхнього місцезнаходження, стану чи права власності або змін щодо всіх транспортних засобів у групі. Розглянемо, який код ознаки надання інформації зазначати та як відображати такі зміни в заяві

Бізнес може отримати до 30 000 грн на генератори, інвертори та інше обладнання для резервного живлення. Але на допомогу можуть розраховувати не всі. А після отримання коштів доведеться контролювати не лише їх використання, а й збереження робочих місць. Розбираємо умови програми, строки, ризики повернення коштів та облік на практичних прикладах

ДПС повідомила про завершення технічних робіт і штатну роботу електронних сервісів із 27 жовтня 2026 року. Водночас платники скаржаться на проблеми з Електронним кабінетом, які тривають із суботи. Голова фінансового комітету ВРУ Данило Гетманцев закликав податківців оперативно усунути несправності та пояснити причини тривалого збою. Нагадаємо, що за певних умов технічні помилки в роботі Електронного кабінету можуть бути підставою для звільнення платника від відповідальності за спричинені ними порушення

Які податки та звітність має ФОП 1-3 групи у 2026 році? У навігаторі зібрали основні обов’язки підприємців за періодичністю – що сплачувати та подавати щомісяця, щокварталу і раз на рік. Окремо розглянули ФОП із працівниками та без них, платників ПДВ, строки сплати ЄП, військового збору, ЄСВ, ПДВ і подання звітності
