Прогул працівника: нові заборони для звільнення під час воєнного стану

1. Встановлення факту прогулу
2. Обмеження щодо звільнення: нові умови
3. Прогул: стаж для відпустки не нараховується
4. Висновки

Новий Закон України від 01.05.2025 №4412-IX «Про внесення змін до Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» щодо обміну інформацією та призупинення дії трудового договору» (далі – Закон №4412) вже опубліковано в «Голос України» від 13.06.2025.

Про ці зміни ми вже частково повідомляли в нашій попередній публікації «Призупинення дії трудового договору: незабаром – нові вимоги для роботодавців». Але варто звернути увагу на інші зміни, які пов’язані зі звільненням працівників через прогул. Тож далі про це докладніше.

Встановлення факту прогулу

Прогул – це відсутність працівника на роботі без поважних причин більше трьох годин (безперервно чи загалом).

Для звільнення працівника на такій підставі власник або уповноважений ним орган повинен мати докази, що підтверджують відсутність працівника на робочому місці більше трьох годин упродовж робочого дня.

Для встановлення факту прогулу необхідно належно зафіксувати відсутність працівника на роботі та з’ясувати причину такої відсутності

Поважною вважається причина, що об’єктивно не залежить від волі працівника та виключає його вину. Відсутність фіксується актом у довільній письмовій формі, підписаним щонайменше двома працівниками (наприклад, бухгалтером і директором). У ньому зазначаються дата та конкретний час відсутності. Акт складається в день нез’явлення працівника.

Після цього роботодавець має з’ясувати причини відсутності, наприклад, зателефонувавши працівнику чи його рідним, написавши в месенджери або на електронну пошту, здійснивши візит за місцем проживання, або надіславши рекомендований лист із проханням надати пояснення.

Докладніше про порядок встановлення факту прогулу читайте у статті «Особливості звільнення працівника за прогул».

Законодавство надає роботодавцю право звільняти працівника, який не з’явився на роботу без поважної причини. Проте законодавство не містить вичерпного переліку поважних причин відсутності на роботі, тому в кожному випадку оцінка поважності причини відсутності на роботі дається, виходячи з конкретних обставин. Поважними причинами мають бути об`єктивні обставини, які безумовно перешкоджали працівнику з`явитися на роботу і не могли бути ним усунуті (див. постанову Верховного Суду від 15.10.2024 у справі №537/1348/22).

Після набрання чинності Законом №4412 (а це 14.06.2025) для роботодавців набула чіткого законодавчого визначення наступна поважна причина відсутності працівника – «робоче місце працівника розташоване на територіях активних бойових дій». За наявності такої причини звільнення працівника заборонено.

Обмеження щодо звільнення: нові умови

Законом № 4412 доповнено статтю 5 Закону України від 24.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136):

У період дії воєнного стану працівник, робоче місце якого розташоване на територіях активних бойових дій, який відсутній на роботі, не підлягає звільненню на підставі пункту 4 частини першої статті 40 Кодексу законів про працю України. Час відсутності на роботі такого працівника не підлягає оплаті та не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, передбаченого пунктом 4 частини першої статті 9 Закону України «Про відпустки».

Отже, якщо робоче місце працівника розташоване на території активних бойових дій, то роботодавець не матиме підстав для звільнення до працівника, який був відсутній на роботі більше трьох годин

Необхідно звернути увагу, що йдеться саме про території, де тривають активні бойові дії. Для визначення таких територій доцільно користуватися Переліком, затвердженим наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 28.02.2025 №376. Разом з тим у цьому Переліку є також території можливих бойових дій. Проте на ці території дії ч. 3. ст. 5 Закону №2136 не поширюється. Тому якщо робоче місце працівника знаходиться на такій території, то формально ч. 3. ст. 5 Закону №2136 його не захищає від звільнення.

Прогул: стаж для відпустки не нараховується

Наразі, відповідно до п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» до стажу роботи включається лише період вимушеного прогулу. Тобто час, коли працівник був відсутній на роботі без поважних причин (прогул), не зараховується до стажу, що дає право на щорічну відпустку.

Однак оновлена стаття 5 Закону №2136 передбачає, що час відсутності на роботі працівника (якщо його робоче місце працівника розташоване на території активних бойових дій) не підлягає оплаті та не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку.

Ця зміна принципово нічого не змінює, адже стаж не нараховувався і без цієї новації. Проте, можливо, вона ускладнить трактування підстав для включення періоду відсутності працівника до стажу, якщо акцентувати на тому, що у ч. 3 ст. 5 Закону №2136 згадано лише зону активних бойових дій. Втім цілком очевидно, що така зміна не призводить до того, що час прогулу працівника, який має робоче місце на іншій території (не в зоні бойових дій), буде враховуватися до стажу для надання відпустки.

Висновки

1. Для звільнення працівника за прогул необхідне належне документування відсутності працівника понад три години без поважних причин, з обов’язковим складанням акта в день відсутності та з’ясуванням причин такої неявки.
2. Закон №4412 доповнює КЗпП нормою, яка прямо забороняє звільнення працівників за прогул, якщо їхнє робоче місце розташоване на території активних бойових дій. При цьому на території можливих бойових дій ця норма не поширюється.
3. Змінами передбачено що період відсутності на роботі працівника, робоче місце якого знаходиться у зоні активних бойових дій, не зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку.

Статті на тему:

Призупинення дії трудового договору: незабаром – нові вимоги для роботодавців

Особливості звільнення працівника за прогул

Шаблони та зразки:

Наказ про звільнення за прогул

Доповідна записка начальника кадрової служби про вжиті заходи зі з’ясування причин відсутності працівника

Лист працівнику з вимогою з’явитися на роботу й надати пояснення стосовно причин відсутності на роботі

Доповідна записка про підтвердження відсутності працівника на роботі

Акт про відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності