Повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4) до ТЦК: як заповнити та подати

Ведення військового обліку – важливий обов'язок роботодавців, особливо в умовах воєнного стану. Однією з ключових вимог є своєчасне повідомлення територіальних центрів комплектування (ТЦК) про зміни облікових даних працівників, які є призовниками, військовозобов’язаними чи резервістами.

Хто подає повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4)

Вимогу повідомляти ТЦК про прийняття, звільнення та зміну облікових даних працівників передбачає п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).

Відповідно до цього пункту повідомлення про зміну облікових даних працівників подають підприємства, установи та організації у випадках, коли у працівника, який є військовозобов’язаним, резервістом або призовником, змінилися:

1. прізвища, власного імені та по батькові (за наявності),
2. реквізитів паспорта громадянина України,
3. адреси задекларованого / зареєстрованого місця проживання,
4. адреси місця фактичного проживання,
5. місця роботи,
6. посади.

Відповідні зміни були внесені Постановою КМУ від 10.06.2026 №812 «Про внесення змін до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів» (далі – Постанова №812). Таким чином Уряд уніфікував інформацію, яку містять Списки військового обліку з інформацією, яку необхідно доводити до відома ТЦК та СП.

Нагадаємо, що інформація про закордонний паспорт, сімейний стан та освіту з 31.07.2025 вже не зазначалась у Списках військового обліку, але повідомляти ТЦК про зміни таких відомостей все одно було потрібно, а тепер законодавець прибрав цю вимогу.

Постанова №812 внесла зміни і до примітки Списку персонального військового обліку за додатком 5 до Порядку №1487. Відтак, з 27.06.2026 року примітка звучить наступним чином:

Графи заповнюються згідно з паспортом громадянина України та військово-обліковим документом, який призовник, військовозобов’язаний, резервіст надав під час працевлаштування на роботу (службу), вступу на навчання. У разі відсутності у військово-обліковому документі інформації, зазначеної у графах 3, 8, 13 –16 цього додатка, про це вказується у повідомленні зміну облікових даних (додаток 4 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30 грудня 2022 р. №1487), що надсилається до територіального центру комплектування та соціальної підтримки (органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу).

Таким чином відповідна інформація подається при поданні будь-якого додатку 4 про зміну облікових даних, адже раніше законотворець зазначав, що відповідна інформація подається у повідомленні про призначення на посаду/звільнення з посади.

На замітку! Роботодавець зобов’язаний повідомляти винятково про ті зміни, про які або повідомив працівник (пред’явив чи надав відповідні документи), або які провів роботодавець

Зміна місця роботи та / або посади – це зміни, які проводить саме роботодавець. Тому джерелом інформації про зміни в такому випадку буде, зокрема, Особова картка за формою №П-2 або ж альтернативний документ. Це стосується випадків:

1. переведення на іншу посаду;
2. зміни назви посади відповідно до оновлення Класифікатора професій;
3. переведення на інше місце роботи тощо.

А ось про зміни інших облікових даних зобов’язаний повідомити роботодавця саме працівник, зокрема, подати відповідні документи. Не заборонено це зробити і за допомогою мобільного додатка Порталу Дія.

Для того, щоб виявити зміни облікових даних працівників, роботодавці проводять так зване «внутрішнє звіряння».

Зокрема, відповідно до абз. 3 п. 45 Порядку №1487 підприємства, установи та організації у п’ятиденний строк з дня проведення звіряння вносять до списків персонального військового обліку зміни облікових даних, виявлені під час їх звіряння, та надсилають щомісяця до 5 числа до відповідних ТЦК повідомлення про зміну облікових даних (у разі наявності).

В які строки подавати повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4)

У разі зміни облікових даних повідомлення подають щомісяця до 5 числа після місяця, в якому:

1. працівник подав документи про зміни;
2. провів зміни роботодавець;
3. виявлено розбіжності під час «внутрішнього» звіряння.

Зверніть увагу на два моменти:

1. На практиці спеціалісти ТЦК «до 5 числа» трактують як «по 5 число включно». Водночас «святково-вихідне» перенесення Порядком №1487 не передбачене. Тож, якщо граничний строк подання повідомлення за додатком 4 припадає на вихідний, краще подати його заздалегідь.
2. Якщо про зміни стало відомо (чи вони відбулися, виявлені) після 5 числа поточного місяця, то проблем немає: додаток 4 подаємо до 5 числа місяця, наступного за місяцем подання відомостей (події, проведення «внутрішнього звіряння»). А що робити, якщо, наприклад, працівник надав документи 2 січня? Не зовсім конкретне формулювання п. 34 Порядку №1487 не дає відповідь на це запитання, адже визначає строк «щомісяця до 5 числа». Логічно вважати, що додаток 4 подається до 5 числа місяця, наступного за місяцем подання документів, події чи проведення звіряння. Але обережні роботодавці можуть орієнтуватися на 5 число поточного місяця. Наприклад, якщо переведення на іншу посаду відбулося з 1 січня 2026, то подати повідомлення за додатком 4 безпечно не пізніше 5 січня 2026 року.

Що робити, якщо «підтвердні» документи працівник подав із запізненням?

Роботодавець зобов’язаний подавати до ТЦК повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаного, резервіста, призовника, зокрема, у разі зміни облікових даних, про які повідомив працівник (надав відповідні документи). У разі зміни облікових даних повідомлення надсилають до ТЦК щомісяця до 5 числа після місяця, в якому працівник подав документи про зміни (п. 34 Порядку №1487).

Отже, у цій ситуації прив’язки до дати події немає. Орієнтуватися варто на дату, коли працівник надав відповідні документи.

Як убезпечити себе?

При отриманні копії документа:

1. або працівник на копії ставить напис «Згідно з оригіналом, 01.01.2026» та власний підпис;
2. або надає заяву з проханням долучити, прийняти в роботу копії документів (дата, підпис).

Куди подавати повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4)

Згідно з Порядком №1487 повідомлення про зміну облікових даних працівників подають до «відповідного ТЦК». При цьому не уточнено, який ТЦК слід вважати відповідним для цілей подання повідомлення про зміну облікових даних. Тому повідомлення нині подають до ТЦК, де працівник перебуває на військовому обліку за даними військово-облікового документа.

Яка відповідальність за неподання повідомлення про зміну облікових даних (додатка 4)

У п. 87 Порядку №1487 зазначено:

Посадові особи … підприємств, установ та організацій за порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію, зокрема за неподання до районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки списків громадян, які підлягають приписці до призовних дільниць, за прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які не перебувають на військовому обліку, незабезпечення оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик до районного (міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки, органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу, перешкоду їх своєчасній явці на збірні пункти, призовні дільниці, несвоєчасне подання документів, необхідних для ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, та неподання відомостей про таких осіб несуть відповідальність згідно із законом.

Отже, неведення військового обліку або ведення його з порушеннями можуть розглядати як порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію (ст. 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення, далі – КпАП).

За порушення ведення військового обліку на посадових осіб підприємства можуть накласти адмінштраф. Причому з 19.05.2024 до КпАП внесли зміни, зокрема, до:

1. ст. 38 щодо строків накладення адміністративного стягнення;
2. ст. 210-1 у частині збільшення розмірів штрафів.

Зауважте:

1. адмінштраф застосовують до директора та/або відповідального;
2. немає критеріїв «скільки за що»: розмір штрафу визначає керівник ТЦК;
3. у межах перевірки до відповідальності притягують за всі виявлені порушення, а не за кожне;
4. за порушення, вчинені по 18.05.2024, – застосовують «старі» правила та розміри штрафів. Зокрема, відповідно до ч. 1 ст. 38 КпАП в редакції, яка діяла по 18.05.2024: «Адміністративне стягнення може бути накладено не пізніше як через два місяці з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні – не пізніш як через два місяці з дня його виявлення, за винятком випадків, коли справи про адміністративні правопорушення відповідно до цього Кодексу підвідомчі суду (судді)»;
5. за порушення, вчинені з 19.05.2024, – застосовують «нові» правила адміністрування та розміри штрафів. Зокрема, з 19.05.2024 адмінштраф можуть накласти протягом трьох місяців із дня його виявлення, але не пізніше одного року з дня його вчинення (ст. 38 КпАП).

Наразі ст. 210-1 КпАП передбачає накладення штрафу за порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію на посадових осіб у розмірах:

1. від 1000 до 1500 НМДГ (від 17 000 до 25 500 грн);
2. від 1500 до 2000 НМДГ (від 25 500 грн до 34 000 грн) – у разі повторного порушення;
3. від 2000 до 3500 НМДГ (від 34 000 грн до 59 500 грн) – в особливий період (тобто, й під час дії воєнного стану).

За якою формою подавати повідомлення про зміну облікових даних працівників

Повідомлення до ТЦК про зміни облікових даних працівників, які є призовниками, військовозобов’язаними чи резервістами, подають за формою, наведеною в додатку 4 до Порядку №1487.

Постановою КМУ від 10.12.2025 №1644 «Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України щодо удосконалення процедур оформлення військово-облікових документів» змінено форму додатку 4 «Повідомлення про зміну облікових даних» до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою Кабміну від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).

Увага! Додатком 4 за оновленою формою подаємо з 16.12.2025 – дати набрання чинності постановою №1644

Чи переподавати додатки 4, подані за «старою» формою?

Ні, цього не вимагається.

Додатки 4, подані за формою, яка діяла до набрання чинності постановою №1644, залишаються чинними. Водночас, якщо при прийнятті працівника було подано додаток 4 за «старою» формою, а наразі є зміни в облікових даних, то про це повідомляти будемо вже за «новою» формою.

Завантажити шаблон і зразок:

1. Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Який порядок заповнення повідомлення про зміну облікових даних (додатка 4)

Спосіб заповнення додатка 4 не визначено Порядком №1487. Тож його можна заповнювати як власноруч, так і в електронному вигляді.

Порядок №1487 не містить чітких інструкцій щодо заповнення реквізитів та граф додатка 4. Тому зважайте на підказки Редакції, наведені у Таблиці.

Формою додатка 4 передбачено, що його підписує керівник. Зазначають посаду керівника, його ініціали (ініціал власного імені) та прізвище, а також власний підпис. На практиці повідомлення заповнює відповідальний за ведення військового обліку (або інспектор з військового обліку), але підписує саме керівник (див. зразок заповнення).

Зразок Повідомлення про зміну облікових даних (зміна задекларованого/зареєстрованого місця проживання) у редакції Постанови КМУ 1644 від 10.12.25))

Увага! Форма не передбачає позначення роботодавця (назви юрособи), який подає таке повідомлення, а також дату заповнення чи подання. Такі дані фіксують у супровідному листі.

Як подавати повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4)

Відповідно до Порядку №1487 додаток 4 надсилають поштою. Найкраще, це робити рекомендованим листом з повідомленням про вручення та описом вкладення.

З 27.06.2026 року були внесені зміни до Порядку №1487, які передбачають, що про зміну таких облікових даних повідомлення можна надіслати:

1. через кабінет персонального обліку,
2. в разі відсутності технічної можливості – у паперовій формі.

Повідомлення про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів, подане засобами Порталу Дія або через кабінет персонального обліку, додатково в паперовій формі не подається.

Висновки

1. У разі зміни облікових даних працівника до ТЦК необхідно подати повідомлення за формою, наведеною в додатку 4 до Порядку №1487.
2. Його надсилають до того ТЦК, де працівник перебуває на військовому обліку.
3. Повідомлення підписує керівник підприємства, установи, організації.
4. Додавати копії підтвердних документів до повідомлення не потрібно.

Джерело: kadroland, Аліна ЛАКІС, редакторка 7еminar

Матеріали за темою:

Військовий облік на підприємстві: усі матеріали редакції 7eminar.ua

Військовий облік жінок: (не) обов'язковий

«Переведення» із сумісництва на основне місце роботи: скільки повідомлень подавати до ТЦК

Неправильний ТЦК у шапці Додатка 4 до Порядку №1487: чи будуть наслідки за помилку

З 16 грудня 2025 е-ВОД з «Резерв+» основний ВОД (але паперові ще чинні!): постанова №1644

Які документи до ТЦК подають роботодавець і працівник: ТОП-6 ситуацій

Путівник з військового обліку

Військовий облік на підприємстві: звіряння облікових даних і перевірки ТЦК

Супровідний лист до ТЦК: коли його треба додавати + зразки

Відсутні дані про бронювання, відстрочку та службу у «Резерв+»: вимоги до супровідного листа при поданні Додатка 4

Повідомлення до ТЦК про прийняття на роботу військовозобов’язаного: зразок

Звіряння з ТЦК у 2026 році: правила та топ-10 нестандартних ситуацій

Топ-5 пасток військового обліку для працівника та роботодавця

Довідники за темою:

Обов’язкові документи для ведення військового обліку на підприємстві

Довідник телефонів й email ТЦК та СП

Військові звання та їх відношення до офіцерського, рядового, сержантського, старшинського складу

Перелік інформації, яку зазначають у списках персонального військового обліку (Додатку 5)

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про призначення керівника (звільнення директора та призначення нового)

Супровідний лист про направлення для звіряння даних списків персонального військового обліку до ТЦК за місцем розташування підприємства