Повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4) до ТЦК та СП: як заповнити та подати

У статті розповімо, хто саме має подавати до ТЦК повідомлення про зміну облікових даних працівників, у яких випадках це обов’язково та в які строки. З'ясуємо, які зміни є підставою для повідомлення, як підтверджувати їх документально та куди саме надсилати форму з додатка 4 до Порядку №1487. Є практичні підказки щодо заповнення форми, способів її подання та пояснення щодо наслідків і штрафів, які загрожують за неподання такого повідомлення


Ведення військового обліку – важливий обов'язок роботодавців, особливо в умовах воєнного стану. Однією з ключових вимог є своєчасне повідомлення територіальних центрів комплектування (ТЦК) про зміни облікових даних працівників, які є призовниками, військовозобов’язаними чи резервістами.


Хто подає повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4)


Вимогу повідомляти ТЦК про прийняття, звільнення та зміну облікових даних працівників передбачає п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).


Відповідно до цього пункту повідомлення про зміну облікових даних працівників подають підприємства, установи та організації у випадках, коли у працівника, який є військовозобов’язаним, резервістом або призовником, змінилися:

  1. прізвище, власне ім'я та по батькові (за наявності);
  2. реквізити паспорта громадянина України;
  3. реквізити паспорта громадянина України для виїзду за кордон;
  4. адреса задекларованого / зареєстрованого місця проживання;
  5. адреса місця фактичного проживання;
  6. сімейний стан;
  7. освіта;
  8. місце роботи;
  9. посада.

На замітку! Роботодавець зобов’язаний повідомляти винятково про ті зміни, про які або повідомив працівник (пред’явив чи надав відповідні документи), або які провів роботодавець

Зміна місця роботи та / або посади – це зміни, які проводить саме роботодавець. Тому джерелом інформації про зміни в такому випадку буде, зокрема, Особова картка за формою №П-2 або ж альтернативний документ. Це стосується випадків:

  1. переведення на іншу посаду;
  2. зміни назви посади відповідно до оновлення Класифікатора професій;
  3. переведення на інше місце роботи тощо.


А ось про зміни інших облікових даних зобов’язаний повідомити роботодавця саме працівник, зокрема, подати відповідні документи. Не заборонено це зробити і за допомогою мобільного додатка Порталу Дія.


Для того, щоб виявити зміни облікових даних працівників, роботодавці проводять так зване «внутрішнє звіряння».


Зокрема, відповідно до абз. 3 п. 45 Порядку №1487 підприємства, установи та організації у п’ятиденний строк із дня проведення звіряння вносять до списків персонального військового обліку зміни облікових даних, виявлені під час їх звіряння, та надсилають до відповідних ТЦК повідомлення про зміну облікових даних (за наявності).


В які строки подавати повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4)


У разі зміни облікових даних повідомлення подають щомісяця до 5 числа після місяця, в якому:


  1. працівник подав документи про зміни;
  2. провів зміни роботодавець;
  3. виявлено розбіжності під час «внутрішнього» звіряння.


Зауважте: на практиці представники ТЦК «до 5 числа» трактують як «по 5 число включно». Водночас «святково-вихідне» перенесення Порядок №1487 не передбачає. Тож, якщо граничний строк подання повідомлення припадає на вихідний, краще подати його заздалегідь.

Що робити, якщо «підтвердні» документи працівник подав із запізненням?

Роботодавець зобов’язаний подавати до ТЦК повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаного, резервіста, призовника, зокрема, у разі зміни облікових даних, про які повідомив працівник (надав відповідні документи). У разі зміни облікових даних повідомлення надсилають до ТЦК щомісяця до 5 числа після місяця, в якому працівник подав документи про зміни (п. 34 Порядку №1487).

Отже, у цій ситуації прив’язки до дати події немає. Орієнтуватися варто на дату, коли працівник надав відповідні документи. Як убезпечити себе? Під час надання копії документа працівник:


  1. робить на копії напис «Згідно з оригіналом, 24.10.2024» та проставляє підпис;

або

  1. надає заяву з проханням долучити, прийняти в роботу копії документів (дата, підпис).


Куди подавати повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4)


Згідно з Порядком №1487 повідомлення про зміну облікових даних працівників подають до «відповідного ТЦК». При цьому не уточнено, який ТЦК слід вважати відповідним для цілей подання повідомлення про зміну облікових даних. Тому повідомлення нині подають до ТЦК, де працівник перебуває на військовому обліку за даними військово-облікового документа.


Яка відповідальність за неподання повідомлення про зміну облікових даних (додатка 4)


У п. 87 Порядку №1487 зазначено:

Посадові особи … підприємств, установ та організацій за порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію, зокрема за неподання до районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки списків громадян, які підлягають приписці до призовних дільниць, за прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які не перебувають на військовому обліку, незабезпечення оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик до районного (міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки, органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу, перешкоду їх своєчасній явці на збірні пункти, призовні дільниці, несвоєчасне подання документів, необхідних для ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, та неподання відомостей про таких осіб несуть відповідальність згідно із законом.

Отже, неведення військового обліку або ведення його з порушеннями можуть розглядати як порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію (ст. 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення, далі – КпАП).


За порушення ведення військового обліку на посадових осіб підприємства можуть накласти адмінштраф. Причому з 19.05.2024 до КпАП внесли зміни, зокрема, до:


  1. ст. 38 щодо строків накладення адміністративного стягнення;
  2. ст. 210-1 у частині збільшення розмірів штрафів.


Зауважте:


  1. адмінштраф застосовують до директора та/або відповідального;
  2. немає критеріїв «скільки за що»: розмір штрафу визначає керівник ТЦК;
  3. у межах перевірки до відповідальності притягують за всі виявлені порушення, а не за кожне;
  4. за порушення, вчинені по 18.05.2024, – застосовують «старі» правила та розміри штрафів. Зокрема, відповідно до ч. 1 ст. 38 КпАП в редакції, яка діяла по 18.05.2024: «Адміністративне стягнення може бути накладено не пізніше як через два місяці з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні – не пізніш як через два місяці з дня його виявлення, за винятком випадків, коли справи про адміністративні правопорушення відповідно до цього Кодексу підвідомчі суду (судді)»;
  5. за порушення, вчинені з 19.05.2024, – застосовують «нові» правила адміністрування та розміри штрафів. Зокрема, з 19.05.2024 адмінштраф можуть накласти протягом трьох місяців із дня його виявлення, але не пізніше одного року з дня його вчинення (ст. 38 КпАП).


Наразі ст. 210-1 КпАП передбачає накладення штрафу за порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію на посадових осіб у розмірах:


  1. від 1000 до 1500 НМДГ (від 17 000 до 25 500 грн);
  2. від 1500 до 2000 НМДГ (від 25 500 грн до 34 000 грн) – у разі повторного порушення;
  3. від 2000 до 3500 НМДГ (від 34 000 грн до 59 500 грн) – в особливий період (тобто, й під час дії воєнного стану).


За якою формою подавати повідомлення про зміну облікових даних працівників


Повідомлення до ТЦК про зміни облікових даних працівників, які є призовниками, військовозобов’язаними чи резервістами, подають за формою, наведеною в додатку 4 до Порядку №1487.


Завантажити шаблон і зразок:


Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)


Який порядок заповнення повідомлення про зміну облікових даних (додатка 4)


Спосіб заповнення додатка 4 не визначено Порядком №1487. Тож його можна заповнювати як власноруч, так і в електронному вигляді.


Порядок №1487 не містить чітких інструкцій щодо заповнення реквізитів та граф додатка 4. Тому зважайте на підказки Редакції, наведені у Таблиці.



Реквізит/графа

Пояснення щодо заповнення


Найменування районного (міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки, органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу

Зазначають назву ТЦК, де працівник стоїть на військовому обліку відповідно до його військово-облікового документа (ВОД)

1

Прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності)

Вносять особові дані працівника (державною мовою!)

2

Реєстраційний номер облікового запису Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів

Наводять так званий «VIN-код».


Нагадаємо, що «VIN-код» можна було вклеїти до ВОД працівника, але в нових ВОД нічого вклеювати не потрібно. Цей код відразу генерується з реєстру

3

Військово-обліковий документ: …

Вносять реквізити ВОД, копію чи роздруківку якого надав працівник

4

Номер військово-облікової спеціальності

Дані беруть із ВОД.


Якщо у ВОД не зазначено військове звання, то це може бути призовник (особа до 25 років) або особа, що належним чином не стала на військовий облік військовозобов'язаних. Таку особу слід направити до ТЦК

5

Військове звання

6

Дата народження

Фіксують особові дані працівника

7

Зміна облікових даних

Тут зазначають безпосередньо підставу подання повідомлення. Наприклад, зміна сімейного статусу у зв’язку з одруженням, народженням дитини, здобуття другої вищої освіти, заміна закордонного паспорта тощо

8

Підстава для зміни облікових даних

Зазначають найменування підтвердного документа, номер та дату його видачі.


Увага! Порядок №1487 не вимагає долучати до повідомлення за додатком 4 підтвердні документи (накази, свідоцтва тощо). Але реквізити таких документів слід зафіксувати

9

Перебування на військовому обліку

Зазначають ТЦК, де працівник перебуває на військовому обліку

10

Адреса місця проживання

Наводять адресу фактичного місця проживання. У загальному випадку дані беруть із паспорта-книжечки або з витягу про місце проживання до ID-картки.


Щодо внутрішньо-переміщених осіб, то потрібно зазначати дані про їх фактичне місце проживання, підтверджене відповідною довідкою. Але вимагати таку довідку при працевлаштуванні роботодавець не може! Адже про це зазначено у ст. 25 Кодексу законів про працю України. Тож тут слід домовлятися і пояснити працівнику, для чого вам необхідні такі дані


Форма додатку 4 передбачає, що його підписує керівник. При цьому зазначають посаду керівника, його ініціали (ініціал власного імені) та прізвище, а також власний підпис. На практиці повідомлення заповнює відповідальний за ведення військового обліку (або інспектор з військового обліку).

Важливо! Форма повідомлення не передбачає позначення роботодавця (назви юрособи), який подає таке повідомлення, а також дату його заповнення чи подання. Вважаємо, що такі дані можна зазначити «від руки» на бланку повідомлення за додатком 4

Як подавати повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4)


Відповідно до Порядку №1487 додаток 4 надсилають поштою. Найкраще, це робити рекомендованим листом з повідомленням про вручення та описом вкладення.


На сьогодні відсутні технічні можливості подання такого повідомлення онлайн.


Висновки

  1. У разі зміни облікових даних працівника до ТЦК необхідно подати повідомлення за формою, наведеною в додатку 4 до Порядку №1487.
  2. Його надсилають до того ТЦК, де працівник перебуває на військовому обліку.
  3. Повідомлення підписує керівник підприємства, установи, організації.
  4. Додавати копії підтвердних документів до повідомлення не потрібно.


Джерело: 7eminar


Статті за темою:


Які документи до ТЦК подають роботодавець і працівник: ТОП-6 ситуацій

Зведений список громадян за Додатком 6: подання та заповнення

Путівник з військового обліку

Військовий облік на підприємстві: звіряння облікових даних і перевірки ТЦК


Шаблони та зразки документів:


Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)


Оnline-школа за темою:


Військовий облік, мобілізація та бронювання працівників + облік у BAS Corp та Excel

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇