Військовий облік на підприємстві у 2026–2027 роках: правила, документи та штрафи

1. Хто веде військовий облік
2. Коли починати вести військовий облік
3. З чого почати ведення військового обліку
4. Кого призначити відповідальною особою
5. Як призначити відповідального за військовий облік
6. Підвищення кваліфікації особи, відповідальної за ведення військового обліку
7. Як вести військовий облік
8. Скільки списків персонального військового обліку складати та як заповнювати
9. Відомість оперативного обліку (додаток 12): як скласти та заповнити
10. Що потрібно знати про військово-облікові документи
11. Де отримати роздруківку «Резерв ID»
12. Як роботодавцю дізнатися про невідповідність даних паперового ВОД даним Реєстру «Оберіг»
13. Звіряння списків з ТЦК
14. Повідомлення про прийняття, звільнення, зміну облікових даних
15. Розпорядження ТЦК про оповіщення працівників
16. Перевірки військового обліку
17. Відповідальність за неналежне ведення військового обліку
18. Висновки

Хто веде військовий облік

Єдиним нормативним актом, який регулює порядок ведення військового обліку найманих працівників, є Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487; Постанова №1487).

Порядок №1487 містить вичерпний перелік субʼєктів, які зобовʼязані вести військовий облік. До цих субʼєктів відносять:

1. центральні і місцеві органи виконавчої влади, інші державні органи,
2. органи місцевого самоврядування,
3. органи військового управління (органами управління),
4. військові частини (підрозділи) Збройних Сил та інших утворених відповідно до законів України військові формування та правоохоронні органи спеціального призначення,
5. ТЦК та СП,
6. підприємства, установи та організації,
7. заклади освіти,
8. заклади охорони здоров’я

незалежно від підпорядкування і форми власності.

Постанова №1487 містить вичерпний перелік суб'єктів господарювання, які повинні вести військовий облік.

Так як ФОП відсутній у цьому переліку то йому не потрібно щодо себе та щодо своїх найманих працівників вести військовий облік

Детальніше про те, які ж саме має ФРП обов'язки щодо військового обліку, які передбачено штрафи читайте у статті «Чи повинен ФОП вести військовий облік працівників у 2026 році: обов’язки та штрафи».

Коли починати вести військовий облік

Більшість підприємств почали вести військовий облік своїх працівників у 2023 році, коли з’явилася Постанова №1487, якою було затверджено Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

До цього діяла постанова КМУ від 07.12.2016 №921, якою було затверджено Порядок організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних. Військовий облік тоді вівся не у списках, як зараз, а у картці П-2.

Отже, з 5 січня 2023 року діє Постанова №1487. Якщо на цей момент на підприємстві були призовники, військовозобов’язані чи резервісти, потрібно було сформувати списки персонального військового обліку і внести до них дані усіх таких працівників. Такий обов'язок щодо ведення військового обліку діяв протягом 2023 – 2026 років і буде діяти і надалі в 2027 році.

Проте у підприємств часто виникає ряд питань в який саме момент потрібно вести військовий облік, і відповідь на нього – одразу після створення підприємства.

Розглянемо типові та часті ситуації щодо ведення військового обліку на підприємстві.

Ситуація №1. На підприємстві працює єдиний працівник жінка-директор або нерезидент: чи потрібно вести військовий облік?

Так, потрібно. Адже військовий облік охоплює значно ширше коло обов'язків ніж просто ведення списків призовників, військовозобов'язаних та резервістів.

Ситуація №2. Чи потрібно вести військовий облік і робити списки, якщо є лише директор, а інших осіб чоловічої статі немає?

Так, потрібно, якщо директор є призовником, військовозобов’язаним чи резервістом, військовий облік потрібно вести, списки та інші документи потрібно готувати.

Як зазначає Міноборони у листі 02.07.2024 №321/ВихЗВГ/1139, що при умові наявності на підприємстві хоча б одного працівника з категорії призовників, військовозобов'язаних або резервістів, ведення персонального військового обліку організовується та здійснюється відповідно до вимог Порядку №1487.

Отже, в той момент, коли на підприємстві з’являється хоч один призовник, військовозобов’язаний чи резервіст, слід виконувати вимоги Постанови №1487.

Ситуація №3. На підприємстві працюють одні жінки: чи вести військовий облік?

Ця ситуація схожа на ситуацію №1 і передбачається, що окрім базових документів з військового обліку, у випадку, якщо жінка є військовозобов'язаною, то по таких жінках військовий облік ведеться за правилами як для чоловіків-військовозобов'язаних працівників: оформлюються Списки, Відомість, подаються повідомлення тощо. Детальніше про військовий облік жінок читайте у статті.

З чого почати ведення військового обліку

Починати ведення військового обліку слід з призначення особи (осіб), які виконуватимуть обов’язки, передбачені Порядком №1487.

Організація військового обліку в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях покладається на відповідних керівників (п. 8 Порядку №1487).

А безпосередні обов’язки з ведення військового обліку покладають на особу, відповідальну за ведення військового обліку.

Кого призначити відповідальною особою

Відповідальною особою за військовий облік на підприємстві може бути директор, кадровик або інша особа, яка веде облік працівників.

Залежно від кількості найманих працівників передбачено наступне:

1. Якщо на обліку менше 500 осіб – обов’язки можна покласти на інспектора з кадрів або іншого працівника служби персоналу.
2. Якщо на обліку понад 500 осіб – має бути окрема штатна посада інспектора з військового обліку. Кількість таких інспекторів залежить від чисельності осіб на обліку. Якщо на військовому обліку:

1. від 2 001 до 4 000 людей – 2 штатні інспектори;
2. від 4 001 до 7 000 людей – 3 штатні інспектори;
3. на кожні наступні 3 000 людей – додається ще 1 штатний інспектор.

Якщо підприємство невелике, то покласти обов'язки з ведення ВО можна на бухгалтера, юриста чи іншого працівника, якщо саме він здійснює кадровий облік працівників або хоча б якусь функцію. І тут можливі такі варіанти:

1. Ведення функцій кадрового обліку передбачаємо в посадовій інструкції такого працівника. Зауважте: саме кадрового, а не військового.
2. Оформляємо внутрішнє сумісництво за посадою інспектора з кадрів (наприклад, на неповний робочий час).

А чи може директор вести військовий облік?

Так, може, але за певних умов:

1. на підприємстві відсутня служба персоналу (відділ кадрів) або спеціаліст, який веде кадровий облік;
2. спеціалісти, які ведуть кадровий облік, відмовилися від ведення військового обліку;
3. директор поклав на себе обов’язки з ведення кадрового обліку чи якісь окремі функції (наприклад, окремим наказом).

Увага! Особи, відповідальні за ведення військового обліку (крім державних службовців), повинні відповідати кваліфікаційним вимогам, визначеним для інспектора з військового (п. 11 Порядку №1487)

Як призначити відповідального за військовий облік

Додаткові обов’язки можна покласти на працівника можна лише за його згоди: якщо ініціатива йде від роботодавця, то той повинен надіслати письмову пропозицію вести військовий облік, а працівник надає свою згоду або ставить відмітку на пропозиції. Якщо ініціатором є працівник, то він пише заяву, де просить доручити йому ведення військового обліку.

У кожному з цих випадків призначення відповідальної особи оформлюється відповідним наказом.

Чи може бути відповідальною особою хтось, хто не є працівником підприємства?

Ні, особою, відповідальною за ведення військового обліку може бути лише штатний працівник підприємства. При цьому, це може бути особа, що працює за сумісництвом.

Інформуємо ТЦК про призначення відповідальної особи

Протягом 7 днів з моменту видання наказу про покладення обов’язків особи, відповідальної за ведення військового обліку, слід направити до ТЦК повідомлення за додатком 1 до Порядку №1487.

Підвищення кваліфікації особи, відповідальної за ведення військового обліку

Усі державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації зобов’язані щороку до 1 жовтня визначати потребу в підвищенні кваліфікації відповідальних за ведення військового обліку.

Ця вимога закріплена у п. 12 Порядку №1487, де також зазначено, що підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку, здійснюється не рідше 1 разу на 5 років.

З огляду на вказану норму, підприємства повинні щороку видавати відповідний наказ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації. У наказі слід зафіксувати потребу та передбачити порядок її виконання.

Головною вимогою щодо можливості проведення підвищення кваліфікації є наявність у закладу освіти програм підготовки. Таку програму кожні два роки погоджують з Генеральним штабом Збройних Сил.

Зразки наказів у випадку коли потрібно підвищувати кваліфікацію і коли потреби немає у статті «До 1 жовтня видаємо наказ щодо підвищення кваліфікації відповідального за ведення військового обліку»

Якщо ви бюджетна установа і у вас відсутнє фінансування на курси з підвищення кваліфікації, то у статті наводимо алгоритм дій як діяти в такій ситуації.

Як вести військовий облік

Для початку, найперше, що потрібно зробити це передбачити наявність куточок з військового обліку. Як його оформити та що там повинно бути читайте у статті.

Військовий облік ведуть у Списках персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку №1487) – це ключовий документ з військового обліку на підприємстві, який найчастіше використовується.

До нього завжди парою йде Відомість оперативного обліку (додаток 12 до Порядку №1487), де зазначаємо кількість призовників, військовозобов’язаних і резервістів.

Списки та Відомість ведуть в електронних та / або паперових формах (п. 39 Порядку №1487).

Скільки списків персонального військового обліку складати та як заповнювати

Списки необхідно складати окремо за такими групами:

1. перша – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
2. друга – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського і старшинського складу;
3. третя – список персонального військового обліку військовозобов’язаних і резервістів з-поміж жінок;
4. четверта – список персонального військового обліку призовників.

У додатку 5 до Порядку № 1487 наведено не лише форму списків, а й перелік інформації, яка зазначається в облікових записах списку кожної групи. За допомогою цього переліку можна безпомилково заповнити графи списків.

У п. 1 примітки до додатка 5 до Порядку № 1487 зазначено, що графи заповнюються згідно з паспортом громадянина України та військово-обліковим документом, який призовник, військовозобов’язаний, резервіст надав під час працевлаштування на роботу (службу), вступу на навчання.

Отже, при заповненні списків не потрібно шукати інформацію, її слід брати з двох документів:

1. паспорта;
2. військово-облікового документа.

Раз на рік Списки та Відомість потрібно роздрукувати – робити це треба до 25 січня. При цьому, інформація у списках повинна бути станом на 1 січня (п. 40 Порядку №1487).

Таким чином на підприємстві є два види Списків: роздрукований, підписаний та зареєстрований станом на 1 січня, та електронний, який ведеться протягом року і в нього відповідно вносяться записи щодо зміни облікових даних працівників. Електронний список повинен завжди бути актуальним на відповідну дату.

Відомість оперативного обліку (додаток 12): як скласти та заповнити

Відомість оперативного обліку (додаток 12) підприємства, установи та організації повинні вести разом зі Списками персонального військового обліку. Це, так би мовити, статистичний військовий облік.

Ведуть одну загальну Відомість оперативного обліку, а не до кожної групи Списків. Щороку до 25 січня (станом на 1 січня) Відомість оперативного обліку:

1. роздруковують, якщо вели електронно;
2. підписує керівник, а також особа, відповідальна за ведення військового обліку,
3. реєструють у службі діловодства підприємств, установ, організацій.

Детальніше про Відомість, як її заповнити та зразок заповнення у статті «Відомість оперативного обліку (додаток 12) у 2026 році: заповнення та зразок»

Що потрібно знати про військово-облікові документи

Військово-облікові документи (ВОД) – це мало не найголовніше для успішного ведення військового обліку.

Як зазначає Держпраці, що при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати:

1. паспорт або інший документ, що посвідчує особу,
2. трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування,
3. у випадках, передбачених законодавством, – також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи (ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю).

Форму і порядок видачі військово-облікових документів затверджено постанови КМУ від 16.05.2024 №559 (далі – Постанова №559).

Починаючи з 16 грудня 2025 року основним документом, який видає ТЦК, став електронний військово-обліковий документ, так званий «Резерв ID».

Паперові військово-облікові документи видаватимуть тепер виключно громадянам, які перебувають на військовому обліку в СБУ, розвідувальних органах або звільненим у відставку із зазначених органів.

Особи, які перебувають на військовому обліку в ТЦК, можуть отримати лише електронний ВОД.

При цьому, відповідно до п. 2 Постанови №559 військовий квиток, тимчасове посвідчення військовозобов’язаного та посвідчення про приписку до призовної дільниці продовжують діяти до видачі нових військово-облікових документів.

Тому використання паперового використання ВОД на сьогодні є недоцільним і краще використовувати згенерований е-ВОД.

Де отримати роздруківку «Резерв ID»

Паперову роздруківку електронного ВОД можна сформувати:

1. через «Резерв+» (застосунок для android, застосунок для apple);

або

1. на порталі «Дія».

Для тих, хто не користується ані порталом Дія, ані «Резерв+», отримати роздруківку ВОД можна через особисте звернення до ТЦК.

Як роботодавцю дізнатися про невідповідність даних паперового ВОД даним Реєстру «Оберіг»

У Порядку №1487 передбачено, що за наявності технічної можливості така перевірка відомостей щодо громадян України може проводитися з використанням функціоналу електронного кабінету ведення персонального обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

На сьогодні він ще не функціонує, тому можна здійснити перевірку чинності е-ВОД через застосунок «Резерв+». Така перевірка дає змогу переконатися у відповідності відомостей, зазначених у документі, даним реєстру «Оберіг».

Або про недостовірність відомостей у е-ВОД роботодавець може дізнатися від ТЦК (наприклад, під час перевірки чи звіряння списків).

Звіряння списків з ТЦК

У 2026 році Кабмін суттєво оновив порядок звіряння даних персонального військового обліку з територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки. Нові правила визначають не лише перехід до цифрового формату, а й встановлюють чіткі строки, порядок взаємодії зі «своїм» і «чужими» ТЦК та СП, а також алгоритм дій у разі відсутності технічної можливості електронного обміну.

З метою ведення персонального військового обліку підприємства не рідше одного разу на рік проводять звіряння даних списків персонального військового обліку з обліковими документами відповідних Р(М)ТЦК та СП, в яких вони перебувають на військовому обліку (п. 34 Порядок №1487).

При чому таке звіряння здійснюється всіма підприємствами, незалежно від того, чи є воно критично важливим та чи має право бронювати своїх працівників.

Існує 2 типи звіряння:

1. звіряння зі своїм ТЦК – за місцем реєстрації підприємства;
2. звіряння з чужими ТЦК – ті, де стоять на обліку працівники.

Детальніше про особливості таких звірянь у статті «Звіряння з ТЦК у 2026 році: нові правила з 27.06.2026 та практичні поради для відповідального за військовий облік»

Для забезпечення нормального процесу звіряння, голови відповідної районної, районної у м. Києві та Севастополі держадміністрації, міського голови затверджують графік звіряння подібно до плану перевірок.

Зверніть увагу! Якщо раніше для звіряння з чужим ТЦК не потрібно було узгоджувати дату звіряння, то з 27.06.2026 року це необхідність, а також всі звіряння з чужими ТЦК потрібно закінчити до 1 грудня поточного року

З 27.06.2026 року визначено, що звіряння зі своїм та чужими ТЦК може здійснюватися в електронний спосіб – через Портал Дія або кабінет персонального обліку.

На Порталі Дія з'явився функціонал, який дозволяє це робити онлайн без паперового еквіваленту. Детальніше про нові можливості на Порталі Дія читайте у статті (проте на сьогодні практичне його використання під великим питанням).

У разі технічної неможливості звіряння відбувається як і раніше:

1. зі «своїм» ТЦК – шляхом особистого відвідування відповідальною особою,
2. з «чужими» ТЦК – шляхом листування з належним документальним підтвердженням (п. 46 Порядку №1487).

Результати звіряння з ТЦК потрібно відобразити у журналі, складеному за формою додатка 9 до Порядку № 1487.

Повідомлення про прийняття, звільнення, зміну облікових даних

Важливою частиною обов’язків із ведення військового обліку є необхідність подання до ТЦК повідомлень про прийняття, звільнення та зміну облікових даних.

В усіх цих випадках подається повідомлення за додатком 4 до Порядку №1487.

з 27.06.2026 подають повідомлення про зміну облікових даних підприємства, установи та організації, але лише у випадку, коли у працівника, який є військовозобов’язаним, резервістом або призовником відбулася зміна:

1. прізвища, власного імені та по батькові (за наявності),
2. реквізитів паспорта громадянина України,
3. адреси задекларованого / зареєстрованого місця проживання,
4. адреси місця фактичного проживання,
5. місця роботи,
6. посади.

Вказане повідомлення подається до ТЦК за місцем військового обліку працівника.

Терміни подання: протягом 7 днів із моменту видання наказу про прийняття чи звільнення, а в разі зміни облікових даних – до 5 числа місяця, наступного за місяцем, в якому працівник надав «підтвердні документи» або виявлено розбіжності між даними Списків і військово-облікових документів працівників.

Хоча законодавчо і передбачено можливість подання повідомлень онлайн і на Порталі Дія є відповідний функціонал, проте на сьогодні ним краще не користуватись – аргументи за і проти і чому читайте у статті.

Розпорядження ТЦК про оповіщення працівників

Відповідно до п. 47 Порядку №1487 у разі отримання розпорядження ТЦК щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик керівники (голови) державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій зобов’язані:

1. видати наказ (розпорядження) про оповіщення про виклик до ТЦК;
2. довести його до відома осіб, що зазначені у розпорядженні під особистий підпис;
3. надіслати до ТЦК у 3-денний строк копію наказу про оповіщення.

Якщо працівник у відпустці, відрядженні, тимчасово непрацездатний або працює дистанційно чи за надомною формою роботи, розпорядження ТЦК виконуйте наступним чином:

1. видайте наказ (розпорядження) про оповіщення;
2. доведіть його до відома осіб, що зазначені у розпорядженні шляхом надсилання копії наказу рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення;
3. надішліть до ТЦК у 3-денний строк копію наказу про оповіщення, підтвердну інформацію (копії документів, що підтверджують здійснення поштового відправлення) та копію наказу про відпустку, відрядження, дистанційну роботу тощо.

Детальніше про оповіщення працівників та зразки документів шукайте у статті «Оповіщення працівників-дистанційників про виклик до ТЦК: дії відповідального за ВО + зразок наказу»

Перевірки військового обліку

Районні держадміністрації, районні у м. Києві та Севастополі держадміністрації, виконавчі органи міських рад проводять щороку відповідно до затверджених ними планів у взаємодії з Р(М)ТЦК та СП перевірку стану військового обліку в:

1. органах місцевого самоврядування;
2. на підприємствах, в установах та організаціях,

що перебувають на території адміністративно-територіальної одиниці (п. 79 Порядку №1487)

Зручний сервіс з пошуку планів ТЦК по областях знайдете у статті: «Плани перевірок ТЦК на 2026 рік»

Є наступні види перевірок ТЦК:

1. планові;
2. позапланові.

Планова або позапланова перевірка стану військового обліку проводиться щороку, якщо на підприємстві є:

1. заброньовані працівники;
2. військовозобов’язані, яким видано мобілізаційні розпорядження.

Решта державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій перевіряються один раз на чотири роки (п. 80 Порядку №1487).

Планові та позапланові перевірки проводяться у складі комісій, які можуть бути визначені в розпорядженні, яким затверджено план перевірок ТЦК, або можуть окремо зазначатись у повідомлені про перевірку.

До складу комісій включаються представники:

1. ТЦК;
2. мобілізаційних підрозділів обласних, Київської міської держадміністрацій, районних держадміністрацій, виконавчих органів міських рад (у частині делегованих повноважень з питань мобілізаційної роботи);
3. органів (підрозділів) поліції (за згодою);
4. територіальних органів ДПС;
5. структурних підрозділів з питань охорони здоров’я держадміністрацій, виконавчих органів місцевих рад;
6. структурних підрозділів з питань освіти та науки держадміністрацій, виконавчих органів міських рад;
7. підприємств, установ та організацій за згодою (п. 84 Порядку №1487).

Детальніше у статті: «Спільні перевірки військового обліку ТЦК, ДПС, Держпраці: предмет, межі і підготовка роботодавця»

Перевірка стану організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів проводиться за питаннями, визначеними у додатку 31 (п. 82 Порядку №1487).

Питання перевірки доводяться підприємствам, які включені до відповідних планів перевірки, не пізніше ніж за 10 днів до її початку.

Чітко встановленого каналу комунікації не визначено, але із практики відомо, що деякі ТЦК повідомляють про перевірку телефонним дзвінком, повідомленням у месенджері або листом на електронну адресу.

Відповідальність за неналежне ведення військового обліку

Адміністративне стягнення за вчинення в особливий період правопорушень, передбачених статтями 210, 210-1 цього Кодексу про адміністративні правопорушення (далі – КпАП), може бути накладено протягом трьох місяців з дня його виявлення, але не пізніше одного року з дня його вчинення (ст. 38 КпАП).

Штраф разом за все чи за кожне порушення окремо?

1. Якщо порушення виявлені під час перевірки, то буде розгляд однієї адміністративної справи, відповідно, буде один штраф за всі порушення.
2. Якщо порушення виявлені поза перевіркою і будуть розглядатися в межах однієї адміністративної справи, то буде один штраф за всі порушення.
3. Якщо порушення виявлені поза перевіркою, то буде стільки штрафів, скільки адміністративних справ. Тобто, можуть накладати штраф при кожному виявленні порушення і розгляді справи.

До відповідальності можуть притягнути як керівника так і відповідальну за військовий облік особу.

Детальніше про строки накладення штрафу, порядок сплати та наслідки несплати читайте у статті

Висновки

1. Військовий облік повинні вести усі юридичні особи, на яких працюють призовники, військовозобов'язані чи резервісти.
2. Військовий облік введеться у списках, кількість осіб відображається у відомості оперативного обліку.
3. Керівник є відповідальним за організацію військового обліку на підприємстві.
4. Підприємство повинно взаємодіяти з ТЦК під час перевірок, звірянь та інформувати ТЦК про порушення працівниками правил військового обліку.
5. Перевірки бувають плановими й позаплановими. В разі виявлених порушень під час перевірки чи поза перевіркою ТЦК має право накладати штрафи, передбачені ст. 210-1 КУпАП.

Шаблони та зразки документів:

Пропозиція працівнику про ведення військового обліку

Заява про покладання обов'язків з ведення військового обліку

Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку

Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації директору, який є відповідальним за ведення військового обліку

Читайте більше:

Як перевірити чи стоїть працівник на військовому обліку: поради ТЦК та СП

Як успішно пройти перевірку військового обліку у 2026 році: поради експерта

Немає фінансування на підвищення кваліфікації з військового обліку: що робити бюджетній установі

Чи повинен ФОП вести військовий облік працівників у 2026 році: обов’язки та штрафи

Військовий облік: що потрібно зробити до та після 1 січня 2027 року