Перевірка військово-облікового документа при працевлаштуванні: чекліст для військового обліку

1. Коли потрібно витребувати ВОД при працевлаштуванні
2. Чий ВОД не перевіряють при працевлаштуванні
3. Паперовий чи електронний: який ВОД необхідно приймати
4. Як правильно обчислити 72 години при працевлаштуванні
5. Як здійснити перевірку ВОД при працевлаштуванні
6. Чи можна прийняти працівника, якщо він не надав ВОД
7. ВОД не відповідає даним у Реєстрі: що робити
8. Як довести, що працівник надав актуальну роздруківку ВОД при працевлаштуванні
9. Які саме відомості потрібно перевірити у ВОД
10. Висновки

Коли потрібно витребувати ВОД при працевлаштуванні

Як зазначає Держпраці, що при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати:

1. паспорт або інший документ, що посвідчує особу,
2. трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування,
3. у випадках, передбачених законодавством, – також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи (ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю).

Додаткові вимоги встановлює Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).

З 27.06.2026 року було встановлено більш жорсткі правила щодо отримання ВОД від майбутнього працівника. Тепер, при прийнятті працівника на роботу роботодавець має перевіряти наданий ВОД у паперовій або електронній формі та звіряти його дані з відомостями реєстру «Оберіг»:

перевірку у громадян України під час прийняття на роботу (навчання) наявності військово-облікового документа (в електронній формі або в паперовій формі) та відповідності відомостей, зазначених у такому документі, відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів, на основі військово-облікового документа в електронній формі, сформованого засобами Державного вебпорталу електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони (далі - Портал) або засобами Порталу Дія, зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія), не раніше ніж за 72 години до дати прийняття на роботу (навчання) (п. 34 Порядку №1487).

При цьому встановлено жорсткі часові рамки – 72 години.

Якщо працівник відмовляється надати ВОД, то варто зважити ризики щодо працевлаштування такого працівника на підприємство, адже штраф, який може бути накладений становить від 34 тис. грн до 59,5 тис. грн, який накладається на керівника або відповідального за військовий облік.

Як ТЦК накладає штраф за працевлаштування без ВОД та про практику їх оскарження читайте у статті «Відповідальність за прийняття на роботу без військово-облікового документа: аналіз рішень суду»

Чий ВОД не перевіряють при працевлаштуванні

Окремо, п. 34 Порядком №1487 передбачено, що перевірку ВОД з відомостями, що містяться в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів, не проводять щодо військовозобов’язаних та резервістів СБУ, розвідувальних органів.

Паперовий чи електронний: який ВОД необхідно приймати

З 16 грудня 2025 року діють зміни, внесені постановою Кабміну від 10.12.2025 №1644 «Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України щодо удосконалення процедур оформлення військово-облікових документів», відповідно до яких військово-обліковий документ тепер можна сформувати лише в електронній формі (крім військовозобов’язаних та резервістів СБУ, розвідувальних органів та громадян України, звільнених з військової служби у відставку із зазначених органів).

Тому використання паперового використання ВОД на сьогодні є недоцільним і краще використовувати згенерований е-ВОД.

Проте з цього твердження також є виключення: паперовий ВОД можуть надавати військовозобов’язані та резервісти СБУ, розвідувальних органів.

Детальніше читайте у статті «Електронний військово-обліковий документ (роздруківка з Резерв+): оформлення, зберігання, оновлення»

Як правильно обчислити 72 години при працевлаштуванні

Так, як е-ВОД кандидата має бути сформований не раніше ніж за 72 години до дати прийняття на роботу, то це означає, що роботодавець має перевірити не лише наявність документа, а й дату та час його формування.

Так, наприклад, якщо е-ВОД був сформований більше ніж 72 години тому прийняти роботодавець його не може, і тому варто повідомити кандидату на посаду про необхідність надати актуальний документ з датою сформування менше ніж 72 години. Найкращим варіантом буде це формування та надання е-ВОД одразу на місці в кабінеті кадровика, до прикладу.

72 години слід обчислювати саме від дати прийняття працівника на роботу, а не від дати видання наказу про працевлаштування. Адже у Порядку №1487 чітко зазначено, що має значення саме «дата прийняття на роботу».

Наприклад, якщо наказ про прийняття видано 9 серпня, а фактично працівник стає до роботи 15 серпня, роздруківка е-ВОД, надана 9 серпня, на момент початку роботи вже втратить актуальність за правилом 72 годин.

У такому разі доцільно попросити працівника сформувати новий документ безпосередньо в день виходу на роботу.

Як здійснити перевірку ВОД при працевлаштуванні

У Порядку №1487 передбачено, що за наявності технічної можливості така перевірка відомостей щодо громадян України, крім військовозобов’язаних та резервістів СБУ, розвідувальних органів, може проводитися з використанням функціоналу електронного кабінету ведення персонального обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

На сьогодні він ще не функціонує, тому можна здійснити перевірку чинності е-ВОД через застосунок «Резерв+». Така перевірка дає змогу переконатися у відповідності відомостей, зазначених у документі, даним реєстру «Оберіг».

Якщо QR-код не зчитується або не підтверджує чинність документа, використовувати такий е-ВОД для прийняття на роботу не можна.

Що робити, якщо Резерв+ не працює?

На жаль, у такій ситуації до запровадження кабінету персонального обліку прийдеться чекати поки застосунок відновить свою роботу. Зазвичай, Міноборони у соцмережах оперативно повідомляє про такі випадки.

У свою чергу деякі експерти вважають, що перевіряти через «Оберіг» ВОД відповідальна особа не зобов'язана при працевлаштуванні, тому це залишається на ваш вибір.

Хто саме на підприємстві має проводити таку перевірку – кадровик, відповідальна за військовий облік особа чи керівник?

Обов’язки з ведення військового обліку, зокрема, на підприємствах, в установах та організаціях покладаються на працівників служби персоналу, служби управління персоналом (ч. 2 п. 8 Порядку №1487).

За відсутності штатної одиниці служби персоналу обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу, яка веде кадровий облік працівників на підприємстві, в установі, організації (ч. 3 п. 8 Порядку №1487).

Таким чином перевірку ВОД здійснює кадровик-особа відповідальна за ВО або керівник, якщо функції з ведення військового обліку покладено на нього.

Чи можна прийняти працівника, якщо він не надав ВОД

Прийняти працівника без сформованого ВОД за 72 години не можна:

<...> Прийняття на роботу (навчання), взяття на персональний військовий облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів здійснюється тільки після взяття їх на військовий облік у районних (міських) територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки, органах СБУ, відповідних підрозділах розвідувальних органів.<...> (п. 34 порядку №1487).

Таким чином, коло питань, які потрібно з'ясувати під час працевлаштування розширюється і необхідно з'ясувати чи стоїть кандидат на посаду на військовому обліку.

Якщо кандидат не стоїть на обліку, то спершу він повинен вирішити це питання і лише потім працевлаштуватись. У 2026 році це можна зробити дистанційно через Резерв+, не відвідуючи ТЦК.

Детальніше у статті «Автоматичне взяття та зняття з військового обліку: що врахувати роботодавцям»

ВОД не відповідає даним у Реєстрі: що робити

Порядок №1487 не містить заборони щодо прийняття на роботу працівника, який має порушення військового обліку, проте забороняє приймати особу, якщо вона взагалі не стоїть на військовому обліку.

У випадку, якщо дані з ВОД не співпадають з даними у Реєстрі, то є два варіанти дій:

1. Якщо це паперовий ВОД – то попросити працівника сформувати е-ВОД через Резерв+ або Портал Дія або особисто звернутись у ТЦК та СП.
2. Якщо це е-ВОД – то радимо повідомити працівника, що його дані не відповідають даним у Реєстрі та надати оновлений е-ВОД. Для цього працівнику можливо прийдеться заново сформувати документ зі свіжою датою або вже звернутися до ТЦК та СП для усунення розбіжностей.

Якщо відомості із наданого оновленого е-ВОД співпадають із даними із Реєстру, то такого працівника можна приймати на роботу, якщо – ні, то варто зважувати усі ризики такого працевлаштування.

Як довести, що працівник надав актуальну роздруківку ВОД при працевлаштуванні

Після того, як працівник надав роздруківку та її було перевірено, цю роздруківку потрібно правильно зберігати.

Роздруківка з Резерв ID (за наявності QR-коду) фактично є оригіналом, а не копією електронного документа, тому засвідчувати її не потрібно.

Роздруківки військо-облікових документів мають строк зберігання – 3 роки згідно зі статтями 674, 675, 676, 677, 678 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5.

Таким чином, роздруківки ВОД, які втратили чинність слід відокремити від поточних справ з ВОД і зберігати 3 роки (2026, 2027, 2028) в окремій папці. Їх не можна викидати чи знищувати раніше.

Які саме відомості потрібно перевірити у ВОД

Чи потрібно перевіряти всі дані військово-облікового документа, зокрема ВОС, звання, дату народження, місце проживання, відстрочку тощо?

Порядок №1487 не містить конкретного переліку відомостей, які потрібно звірити. Передбачено, що підприємство перевіряє:

1. наявність військово-облікового документа (в електронній формі або в паперовій формі)

та

1. відповідність відомостей, зазначених у такому документі, відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів, на основі військово-облікового документа в електронній формі, сформованого засобами Державного вебпорталу електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони (далі – Портал) або засобами Порталу Дія, зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія).

Нагадаємо, що е-ВОД містить наступні відомості про особу:

1. прізвище, ім'я та по батькові;
2. дату народження;
3. РНОКПП;
4. військово-обліковий статус;
5. найменування органу військового обліку;
6. звання;
7. номер в реєстрі Оберіг;
8. відомості про відстрочку або бронювання;
9. наявність зауважень і порушень;
10. адресу проживання;
11. інші відомості.

Таким чином необхідно звірити усі дані, що в роздруківці із відомостями, що містяться в Реєстрі.

Відомості з ВОД використовуються підприємством під час ведення військового обліку. Детальні статті із заповнення документів з військового обліку, де використовуємо дані з ВОД:

1. Заповнення списків військового обліку: відповіді на найчастіші запитання
2. Списки персонального військового обліку (додаток 5) (зі змінами від 27.06.2026): заповнення та зразок
3. Повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4) до ТЦК: як заповнити та подати
4. Повідомлення до ТЦК про прийняття на роботу військовозобов’язаного: зразок

Завантажуйте чекліст «Перевірка ВОД при працевлаштуванні»

Висновки

1. До прийняття на роботу потрібно обов’язково витребувати у кандидата військово-обліковий документ.
2. Е-ВОД має бути сформований не раніше ніж за 72 години до фактичної дати прийняття працівника на роботу.
3. Необхідно перевірити відповідність даних ВОД відомостям Реєстру «Оберіг», а також чинність документа.
4. Якщо кандидат не перебуває на військовому обліку або не може надати належний ВОД, приймати його на роботу не варто до усунення проблеми.
5. Підтвердження перевірки ВОД краще зберігати разом із кадровими документами – це стане доказом виконання роботодавцем вимог військового обліку під час перевірки ТЦК.

Читайте більше:

Повідомлення до ТЦК про прийняття працівника: що робити, якщо забули подати

Які документи до ТЦК подають роботодавець і працівник: ТОП-6 ситуацій

Військовий облік на підприємстві 2026

Чи може ТЦК накласти штраф без перевірки

Нові правила працевлаштування з 27 червня 2026: роботодавці перевірятимуть дані ВОД через «Оберіг»