зараз в етері
Безкоштовний вебінар: Закриття 2026 року в обліку та звітності для ФОП і ТОВ & ШІ в роботі бухгалтера — як перевірити облік і автоматизувати щоденні завдання

ФОП на єдиному податку можуть оштрафувати за втрачену первинку: які строки зберігання

ФОП на єдиному податку 1–3 груп можуть вести облік доходів у довільній формі, але це не звільняє їх від обов’язку зберігати первинні документи. Залежно від виду документів строки зберігання становлять від 1095 до 2555 днів. За порушення правил зберігання передбачені штрафи 1020 грн, а за повторне порушення протягом року – 2040 грн. Водночас для окремих категорій спрощенців та підприємців із ТОТ і територій активних бойових дій діють винятки

Експерт:Аліна Лакіс
1

11

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


ФОП – платники єдиного податку 1 та 2 груп, а також 3 групи, які не є платниками ПДВ, ведуть облік отриманих доходів у довільній формі, відображаючи їх щомісяця.


При цьому ФОП 3 групи окремо обліковують доходи та витрати від виробництва і реалізації власної сільськогосподарської продукції. Облік можна вести в паперовій та / або електронній формі, зокрема через Електронний кабінет (п. 296.1 Податкового кодексу України, далі – ПКУ).


Водночас спрощена форма обліку не звільняє підприємців від обов’язку мати первинні документи.


Облік доходів, витрат та інших показників, необхідних для визначення об’єктів оподаткування і податкових зобов’язань, здійснюється на підставі первинних документів та інших документів, передбачених законодавством. Формувати показники податкової звітності на підставі даних, не підтверджених відповідними документами, заборонено (п. 44.1 ПКУ).


Підприємці зобов’язані зберігати документи та інформацію протягом установлених строків, але не менше:


  1. 2555 днів – документів та інформації, необхідних для податкового контролю відповідно до ст. 39, 39-2 та п. 141.4 ПКУ;
  2. 1825 днів – первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, зокрема складених ФОП, у тому числі платниками єдиного податку. Цей строк стосується також документів щодо виплачених нерезидентам доходів із джерелом походження з України, які оподатковуються відповідно до п. 141.4 ПКУ, якщо для них не встановлено триваліший строк;
  3. 1095 днів – інших документів, на які не поширюються вимоги п.п. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ;
  4. 1095 днів – документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого здійснюють контролюючі органи, зокрема дозвільних документів.


Строки зберігання обчислюються з дня подання відповідної податкової або іншої звітності, для складення якої використовувалися документи. Якщо звітність не подана – з граничного строку її подання. Для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, відлік починається з дня здійснення господарської операції, а для дозвільних документів – із дня завершення строку їх дії.


При ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за останні не менш як 1825 днів діяльності передаються до архіву в установленому законодавством порядку. Якщо перебіг строків давності зупиняється у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ, строки зберігання документів також продовжуються на відповідний період.


Варто враховувати й особливості зупинення строків давності.


Зокрема, п. 52-2 підрозд. 10 розд. XX ПКУ передбачав їх зупинення з 18 березня 2020 року до останнього календарного дня місяця, в якому завершилася дія карантину, встановленого через COVID-19. Крім того, відповідно до п.п. 69.9 підрозд. 10 розд. XX ПКУ, тимчасове зупинення строків, визначених податковим та іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, діяло до 1 серпня 2023 року, крім установлених цим підпунктом винятків.


Відповідальність за незберігання первинних документів у встановлені строки


За незабезпечення зберігання первинних документів у встановлені строки до ФОП – платників єдиного податку 1 та 2 груп, а також 3 групи, які не є платниками ПДВ, застосовується штраф:


  1. 1020 грн – за перше порушення;
  2. 2040 грн – за повторне протягом року порушення, якщо за таке саме порушення штраф застосовувався.

Водночас штрафи не застосовуються до ФОП – платників єдиного податку 1 і 2 груп та платників єдиного податку 3 групи, які не є платниками ПДВ, за незберігання первинних документів, які підтверджують витрати на придбання товарів / послуг

Винятки для платників на ТОТ та територіях активних бойових дій


Окремі правила передбачені п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. XX ПКУ. Вони стосуються платників податків та податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях України та не мають можливості пред’явити первинні документи, на підставі яких ведеться облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування і податкових зобов’язань.


Для таких платників, як виняток із загальних вимог ст. 44 ПКУ, застосовуються спеціальні правила підтвердження показників податкової звітності.


Джерело: ДПС


Читайте більше:


Первинні документи: Мінфін змінює Положення №88 – що перевірити бухгалтеру

Первинка з недоліками: як виграти спір із контрагентом

Втрата первинних документів: алгоритм дій, строки повідомлення ДПС і відновлення

Нові правила діловодства та електронних документів: що важливо знати бухгалтерам у 2026 році

Недоліки первинних документів як підстава для ухилення від виконання договору

Строки давності для перевірок: що потрібно знати платникам після 1 серпня 2026 року


Аліна Лакіс

Експерт

Аліна Лакіс

Редакторка Бухгалтерської платформи 7eminar

Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
1

11

4

136

4

411

4

18

1

13

3

1445

16

19481

2

15

1

771

2

147

3

3144

5

1398

2

879

2

15

7

4101

1

21

3

76

2

888

6

484

6

804