Первинні документи: Мінфін змінює Положення №88 – що перевірити бухгалтеру

1. Факсиміле на акті: домовилися – але чи достатньо цього
2. Акт без підпису замовника: помилка чи законний документ
3. Старий шаблон акта: «У нас же всі реквізити є»
4. Договір мовчить про спрощене оформлення: чи можна просто змінити акт
5. Що бухгалтеру перевірити до набрання чинності змінами
6. Висновки

Мінфін наказом від 02.10.2026 №514 вніс зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 (далі – Положення).

Наказ №514 набере чинності з дня його офіційного опублікування. Його опубліковано в «Офіційному віснику" від 30.10.2026. Відповідно зміни до Положення №88 діють з 30 жовтня

Наказ підготовлено з метою удосконалення документального оформлення окремих господарських операцій та приведення Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88, у відповідність до:

1. Закону України від 24.02.2026 №4791-IX «Про внесення зміни до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» щодо спрощення оформлення первинних документів з надання послуг»

та

1. Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5.

На перший погляд, зміни технічні. Але для бухгалтера вони означають одне: варто переглянути власні правила роботи з первинними документами.

Розберемо на конкретних ситуаціях.

Факсиміле на акті: домовилися – але чи достатньо цього

Підприємство регулярно отримує акти від постачальника послуг. У договорі сторони написали, що можуть використовувати факсимільне відтворення підпису. Постачальник ставить факсиміле директора – і акти потрапляють у бухгалтерський облік.

Здавалося б, усе погоджено. Але під час перевірки виникає питання:

Де письмова згода на використання факсиміле та зразок підпису, який відтворюється?

І тут бухгалтеру варто бути уважним.

Мінфін пропонує вилучити з п. 2.4 Положення №88 норму про можливість використання факсимільного відтворення підпису. Але це не означає, що факсиміле стане забороненим.

Правила його використання й надалі визначатиме ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України. Факсимільне відтворення підпису допускається у випадках, установлених законом або іншими актами цивільного законодавства, а також за письмовою згодою сторін, яка містить зразки відповідних аналогів підписів або іншим чином визначає порядок їх використання.

Отже, після оновлення Положення №88 бухгалтеру потрібно перевірити, на якій підставі підприємство використовує факсиміле.

Перегляньте договори та інші письмові домовленості з контрагентами, за якими використовується факсиміле.

Зверніть увагу, чи визначено порядок його застосування та чи є належні зразки підписів.

Зверніть увагу! Наказ Мінфіну не створює нову заборону на факсиміле. Він прибирає з Положення №88 норму, яка фактично дублювала ЦКУ

Акт без підпису замовника: помилка чи законний документ

Уявімо іншу ситуацію. Підприємство щомісяця надає клієнту бухгалтерські послуги. Виконавець формує акт: зазначає дату, період, опис та вартість послуг і підписує його зі свого боку. Підпису представника замовника немає.

Бухгалтер звик працювати за старими правилами й одразу каже:

А де підпис клієнта? Такий акт не приймаємо.

Але з 1 квітня 2026 року Закон №4791 передбачив для окремих операцій спрощений порядок документування. Для послуг, робіт, найму та оренди в первинному документі за певних умов можна не зазначати посаду представника замовника, його прізвище, особистий підпис або інші дані для його ідентифікації.

Але тут є важливе «за певних умов». Для цього мають одночасно виконуватися встановлені законом вимоги.

Зокрема, спрощений порядок має бути прямо передбачений письмовим договором. У первинному документі повинна бути зазначена дата або період здійснення операції, а саму операцію потрібно відобразити в бухгалтерському обліку в періоді її здійснення.

Тому акт без підпису замовника тепер не обов'язково є дефектною первинкою. Але й автоматично вважати будь-який односторонній акт законним не можна.

І ще важливо: спрощення не поширюється на всі операції. Закон містить низку винятків, зокрема щодо операцій за рахунок публічних коштів, оренди державного та комунального майна, будівельного підряду, проєктно-вишукувальних робіт, пожертв, благодійної та гуманітарної допомоги.

Зверніть увагу! Спочатку перевіряємо вид операції та умови договору – і лише потім вирішуємо, чи можна спростити первинку

Старий шаблон акта: «У нас же всі реквізити є»

Тепер уявімо бухгалтерію, де все працює роками. Є власна форма акта. Її затвердили кілька років тому. У документі є назва, дата, зміст господарської операції, її обсяг, вартість, дані підприємства та підписи відповідальних осіб.

Бухгалтер спокійний: «Усі обов'язкові реквізити є. Значить, форма правильна».

Але саме цей підхід варто переглянути. Мінфін пропонує уточнити п. 2.6 Положення №88. Власні форми первинних документів мають складатися з урахуванням не лише обов'язкових реквізитів, а й особливостей документального оформлення окремих господарських операцій, визначених Законом України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон №966).

Підприємство може мати один універсальний акт для бухгалтерських послуг, консультацій, ремонту, оренди та інших операцій. Але правила документування для них можуть відрізнятися.

Наприклад, для певних послуг підприємство може скористатися спрощеним оформленням, а для операції, яка підпадає під законодавчий виняток, – ні.

Тому старий шаблон не потрібно автоматично викидати. Але його варто перевірити на відповідність чинним правилам. Особливо – форми актів за послугами, роботами та орендою.

Договір мовчить про спрощене оформлення: чи можна просто змінити акт

І нарешті – ситуація, яка може стати головною пасткою. Підприємство хоче перейти на спрощені акти. Бухгалтер знає, що закон дозволяє за певних умов не зазначати в первинному документі дані та підпис представника замовника.

Він відкриває шаблон акта, прибирає зайві реквізити – і готово.

Але потім відкриває договір. А там написано:

Надання послуг підтверджується актом приймання-передачі послуг, підписаним обома сторонами.

І жодного слова про спрощений порядок документування.

Зверніть увагу, що одна з ключових умов спрощеного оформлення, це те що відповідний порядок має бути передбачений письмовим договором.

Тому якщо підприємство хоче користуватися цією можливістю, спочатку потрібно привести до ладу договірні відносини.

Наприклад, укласти додаткову угоду, у якій сторони погодять відповідний порядок документування. Бо якщо в договорі написано одне, у шаблоні акта друге, а фактично підприємство працює за третім сценарієм – це вже потенційна проблема.

Що бухгалтеру перевірити до набрання чинності змінами

Станом на 20.10.2026 наказ Мінфіну поки що не є чинним. Наказ має набрати чинності з дня офіційного опублікування.

Але чекати цього моменту бухгалтеру не обов'язково. Адже ключові зміни щодо спрощеного оформлення первинки вже діють на рівні Закону №996 з 1 квітня 2026 року.

Тому зараз варто провести невелику ревізію:

1. Факсиміле.

Перевірити договори та письмові домовленості з контрагентами: чи належно врегульовано використання факсимільного підпису.

2. Акти без підпису замовника.

Визначити, які договори та операції можуть підпадати під спрощений порядок.

3. Власні форми первинки.

Переглянути шаблони актів та інших документів, особливо ті, які використовуються для послуг, робіт та оренди.

4. Договори.

Перевірити, чи передбачено в них можливість спрощеного документування. Якщо підприємство хоче цим користуватися – внести відповідні зміни.

5. Виключення.

Не переносити новий порядок на всі операції автоматично. Перевірити, чи не належить конкретна операція до тих, на які спрощення не поширюється.

Висновки

1. Мінфін приводить старе Положення у відповідність до правил, які вже змінилися на рівні Закону №996.
2. Тому бухгалтеру вже зараз варто критично переглянути власний документообіг: чи законно використовується факсиміле, чи можна оформлювати акти без підпису замовника, чи відповідають власні форми первинки чинним правилам і, головне, чи дозволяє такий порядок ваш договір.
3. Якщо на ці чотири питання бухгалтер може впевнено відповісти «так», зміни до Положення №88 навряд чи стануть для підприємства сюрпризом.

Читайте більше:

Акти без підпису з 01.04.2026: що змінилось, коли рахунок замінює акт та як працювати без ризиків

Нові правила Актів на послуги, роботи та оренду

Який пункт додати в договір, щоб не складати акти наданих послуг

Товарний облік для підприємців–2026: правила, що не можна ігнорувати

Документи знищено внаслідок ракетного обстрілу: коли діють положення пп. 69.28 ПКУ

Не кожен наказ має силу норми. Мін'юст пояснює: які акти проходять державну реєстрацію