Акти без підпису з 01.04.2026: що змінилось, коли рахунок замінює акт та як працювати без ризиків

1. Що змінилось та реально дозволено з 01.04.2026
2. Які фрази в договорі дозволяють скористатись новими правилами
3. Зміст акта під нові правила: як виконати вимоги
4. Спрощений акт наданих послуг
5. Чи може рахунок замінити акт
6. Ризики
7. Висновки

Що змінилось та реально дозволено з 01.04.2026

З 01 квітня 2026 року в статтю 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік), яка визначає обов’язкові реквізити первинних документів, було внесено зміни, а саме – додано новий абзац:

Про які ж реквізити йдеться в абзацах шостому та сьомому?

Йдеться про такі обов’язкові реквізити первинного документа, як:

1. посада і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
2. особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Отже, з нової норми можна зробити чіткі висновки щодо того, що саме дозволено з 1 квітня 2026 року:

1. Нові правила не скасовують самі акти виконаних робіт – мова йде лише про спрощення їх оформлення.
2. Допускається недооформлення акта лише зі сторони замовника або орендаря, при цьому підпис виконавця та орендодавця в акті має бути обов’язково.
3. Ці зміни стосуються виключно операцій з надання послуг, виконання робіт та оренди.
4. Крім обов’язкового реквізиту «дата складання», у ньому необхідно зазначати період або конкретну дату надання послуг, виконання робіт чи оренди.
5. Порядок оформлення актів без підпису замовника послуг або орендаря повинна бути передбачена в договорі. Тобто договір обов’язково має бути укладений у письмовій формі, а не в усній.
6. Навіть якщо акт оформлюється без підпису замовника, це не звільняє від обов’язку направляти його контрагенту – ця вимога залишається актуальною.
7. Господарська операція має бути відображена в обліку саме в тому періоді, коли вона фактично відбулася.

Нові правила поширюються як на юридичних осіб, так і на ФОП. І хоча ФОП не ведуть бухгалтерський облік, але норми статті 9 Закону про бухоблік до них застосовується.

Податкова у своїх роз’ясненнях щодо обов’язкових реквізитів та оформлення первинних документів для ФОП стабільно посилається саме на статтю 9 Закону про бухоблік, що підтверджує необхідність дотримання цих вимог і підприємцями.

Нові правила не розповсюджуються на наступні операції:

1. оплата за які здійснюється за рахунок публічних коштів;​
2. за договорами найму (оренди) державного або комунального майна;​
3. за договорами будівельного підряду;​
4. за договорами проєктно-вишукувальних робіт;​
5. за договорами про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.

Які фрази в договорі дозволяють скористатись новими правилами

Після змін до законодавства відсутність підпису замовника у первинному документі більше не вважається порушенням, але такий порядок оформлення документів має бути прямо передбачений у письмовому договорі.

У договорі необхідно чітко прописати, що виконавець має право складати акт в односторонньому порядку. Також важливо визначити, коли саме послуга вважається прийнятою. Наприклад, це може бути дата оплати, факт отримання результату робіт або відсутність заперечень від замовника протягом певного строку. Саме ці деталі і захищають бізнес у разі перевірки.

Тому до діючих договорів потрібно укласти додаткові угоди, а нові договори складати з урахуванням нових правил.

В договорі можна передбачити, що сторони домовились про наступне:

Варіант 1

Варіант 2 (з автоматичним прийняттям послуг)

Варіант 3 (адаптований для договору публічної оферти)

Варіант 4 (для оренди/суборенди)

Відповідно до ст. 774 Цивільного кодексу України до договору суборенди застосовуються ті ж положення договору найму (оренди). У цих відносинах суборендар виступає в ролі наймача (орендаря). Отже, норми Закону України від 24.02.2026 №4791-IX «Про внесення зміни до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» щодо спрощення оформлення первинних документів з надання послуг» поширюються і на акти за договорами суборенди: підпис та реквізити суборендаря можуть бути відсутні.

Формулювання можуть бути наступні:

або

Варіант 5 (для договору оренди, акти підписуються через Вчасно)

Зміст акта під нові правила: як виконати вимоги

Окрему увагу слід приділити змісту самого акта. Щоб скористатися новими нормами, в акті обов’язково потрібно вказати період або конкретну дату надання послуг, виконання робіт чи оренди. І це не дата складання акта, а саме описова частина, де зазначено, коли фактично надано послугу чи виконано роботу.

Ось приклади формулювань, які можна використовувати в акті:

1. «Послуги з технічного обслуговування, надані у період з 10.04.2026 по 12.04.2026».
2. «Інформаційні послуги, надані 09.04.2026».
3. «Оренда приміщення за період з 09.04.2026 по 30.04.2026».
4. «Оренда приміщення за квітень 2026 року».

Головне: щоб із формулювання було чітко зрозуміло, коли саме відбулась господарська операція – конкретна дата або період. Це дозволяє застосовувати нові правила щодо необов’язковості підпису з боку замовника та уникати порушень вимог до первинного документа

Спрощений акт наданих послуг

У багатьох після 1 квітня 2026 року виникає логічне питання:

Якщо в договорі передбачити одностороннє підписання актів і замовник більше не підписує акти, чи можна в такому випадку складати спрощений Акт наданих послуг, у тому числі за оренду, та прибирати з нього колонки для підпису замовника (орендаря), його посади та ПІБ?

Відповідь: так, можна, але з дотриманням нових правил.

Що обов’язково має залишитися в акті:

1. Інформація про сторони (орендодавець і орендар).
2. Період або конкретна дата надання послуг/оренди (наприклад, місяць, за який надано послугу).
3. Сума до оплати.
4. Реквізити виконавця (орендодавця) внизу документа.

Що більше не обов’язково:

1. Підпис замовника (орендаря).
2. Прізвище та посада уповноваженої особи з боку замовника (орендаря).

Таким чином, Акт наданих послуг без підпису замовника вважається належним чином оформленим.

Також ви маєте право не змінювати форму акту, яка затверджена на вашому підприємстві і передбачає підписи обох сторін договору. Просто реквізити щодо посади, прізвища та підпису замовника послуг (орендаря) залишати не заповненими.

Чи може рахунок замінити акт

Окремо варто розглянути питання: чи може рахунок замінити акт виконаних робіт. У деяких випадках це дійсно можливо, але за чітких умов.

Рахунок-фактура може бути первинним документом та замінити акт виконаних робіт, наданих послуг або оренди, якщо фіксує факт надання послуг та містить обов’язкові реквізити.

Основні правила:

1. Тільки після виконання операції:
2. зафіксувати факт надання послуг або виконання робіт можна лише після того, як послуги надані або роботи виконані;
3. відповідно, рахунок може замінити акт тільки у разі складання після здійснення операції.
4. Рахунок на передплату не замінює акт:
5. документ, який оформлюється до надання послуг або виконання робіт, є пропозицією оплати, а не фактом здійсненої господарської операції;
6. такий рахунок не можна використовувати для відображення операції в бухгалтерському обліку як виконаного документа.

Як було до 01.04.2026

Ще з 2017 року Мінфін у листі від 16.02.2017 №31-11410-06-5/4339 зазначав:

1. Рахунок-фактура (інвойс), оформлений належним чином, може бути підставою для відображення операції без складання акта приймання-передачі тільки у разі його оплати.
2. Реквізити рахунку-фактури повинні дозволяти ідентифікувати операцію та учасників, тому обов'язково потрібно вказати:
3. назву підприємства, від імені якого складено рахунок;
4. назву контрагента;
5. зміст і обсяг операції господарської операції;
6. одиницю виміру господарської операції;
7. особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунку-фактури.

Оплата рахунку-фактури фактично акцептує прийняття робіт або послуг.

Аналогічні висновки Мінфін підтвердив у листі від 24.03.2023 №41010-06-5/7983: інвойс може замінити акт приймання-передачі за умови оплати та належного оформлення.

Що змінилось після 01.04.2026

1. Якщо сторони домовилися користуватися можливістю оформлювати акти без підпису замовника і ця умова чітко зазначена у договорі, то навіть у випадку відсутності оплати рахунок-фактура або рахунок-акт вважатиметься належним чином оформленим первинним документом, за умови, що він містить усі інші обов’язкові реквізити первинного документа, які дозволяють ідентифікувати господарську операцію.
2. Підпис виконавця на інвойсі є обов’язковим.
3. В документі потрібно чітко фіксувати період надання послуг, виконання робіт або оренди. Дата складання документа не замінює дату здійснення операції.

Ризики

Коли краще не робити акт без підпису замовника:

1. Якщо є сумніви у порядності або надійності контрагента – краще отримати підпис для підтвердження операції, підпис додає спокою.
2. Коли можливі питання до якості послуг чи робіт – навіть із договором про «автоматичне прийняття» ризик залишиться.
3. Суттєва сума операції – великі платежі краще оформлювати з підписом замовника для додаткового страхування.
4. Покупець не згоден на «автоматичне» прийняття – якщо контрагент хоче самостійно підтверджувати операцію, не варто застосовувати одностороннє підписання.
5. Якщо є ризик блокування ПН або РК – краще перестрахуватися та підписати акт з обох сторін.

Тобто: односторонній акт – зручно, але не завжди безпечно.

Ми хочемо наголосити: ви цілком можете продовжувати працювати за старою схемою – складати акти з підписами обох сторін. Це повністю законно і ніяк не суперечить новим правилам.

Висновки

Підсумовуючи, можна сказати:

1. Нові правила дійсно спрощують роботу з документами, але не скасовують вимоги до їх правильного оформлення.
2. Акт без підпису – це не «автоматична опція», а інструмент, який працює лише за умови грамотно складеного договору та акту.
3. Рахунок може замінити акт за певних умов.
4. Старий підхід із підписами обох сторін залишається можливим і безпечним для уникнення ризиків

Марина СТЬОПІНА, керівник сервісу «Особистий консультант»

Читати більше:

Акти послуг, робіт та оренди по-новому з 1 квітня: податківці про Закон №4791

Надання послуг фізособам: чи можна з 1 квітня 2026 року не підписувати акти наданих послуг

З 1 квітня обов'язкові реквізити акта наданих послуг зміняться: Закон опубліковано

Нові правила Актів на послуги, роботи та оренду

Акт наданих послуг-2026: що зміниться з 1 квітня та як підготуватися