- Якими нормами законодавства передбачено складання актів наданих послуг
- За якою формою складається акт
- Яки реквізити слід включити до акту
- Якщо замовник відмовляється підписувати акт
- Типові помилки при складанні актів
- Висновки
Якими нормами законодавства передбачено складання актів наданих послуг
Укладання договору про надання послуг регламентується гл. 63 Цивільного кодексу (далі – ЦКУ).
За договором про надання послуг одна сторона (виконавець) зобов'язується за завданням другої сторони (замовника) надати послугу, яка споживається в процесі вчинення певної дії або здійснення певної діяльності, а замовник зобов'язується оплатити виконавцеві зазначену послугу, якщо інше не встановлено договором (ч. 1 ст. 901 ЦКУ). Про необхідність складання актів наданих послуг за цим договором гл. 63 ЦКУ не передбачено. Але, це не означає, що такий документ не потрібен.
В цьому питанні слід звертатися до нормативних документів, якими регламентуються питання бухгалтерського обліку та оподаткування. Так, Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон №996) передбачає, що підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи (ч. 1 ст. 9).
Аналогічні вимоги є також у Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 (далі – Положення №88). Так, у п. 2.1 Положення №88 вказано, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.
Крім того, необхідність складання акту обумовлена вимогами податкового законодавства. Вони закріплені у нормах Податкового кодексу України (далі – ПКУ). Так, відповідно до п. 44.1 ПКУ платники податків для цілей оподаткування зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та / або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів. При цьому забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених такими документами.
Як бачимо, складання актів про надані послуги необхідно для виконання вимог законодавства про бухгалтерський облік та для цілей оподаткування.
За якою формою складається акт
За загальним правилом, встановленим п. 2.6 Положення №88, первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Проте, у цьому ж пункті передбачено, що документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.
Для актів наданих послуг немає затверджених законодавством типових, або спеціалізованих форм. Тож, складається такий документ у довільній формі.
Але, слід зауважити, що оскільки такий акт є первинним документом, то в нього слід включити всі реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону №996 та п. 2.3 Положення №88.
Крім того, при оформленні акту варто дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» від 01.07.2020 №144, затверджені наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020).
Згідно ДСТУ 4163:2020 акти відносяться до організаційно-розпорядчої документації (п. 1.1).
Яки реквізити слід включити до акту
Виходячи з вищезгаданих норм Закону №996 та Положення №88, в акт наданих послуг слід включити наступні реквізити:
1. Назва документа
У нашому випадку назва документа – «Акт». Але, на практиці досить часто у СГ виникає наступне запитання щодо назви:
Як правильно назвати акт, який засвідчує факт надання послуг: «Акт наданих послуг», «Акт надання послуг», «Акт приймання-передачі послуг», адже на практиці такий акт всі називають по-різному?
Дійсно, акт, який фіксує факт надання послуг на практиці СГ називають досить по-різному. І це не випадково. Як ми вже зазначили, в ЦКУ немає норми, яка б зобов’язувала сторони складати акт про надані послуги. А у Законі №996 та Положенні №88 мова йде про первинні документи, без конкретної назви. Нема й затвердженої форми цього документу, тому сторони самостійно визначають, як назвати цей документ. На практиці умову про складання акту сторони включають у договір про надання послуг:
- вказують його повну назву, а також, дуже часто наводять форму акту, який повинен складатися на підтвердження факту надання послуг.
Таким чином, при складанні акту та, зокрема, визначенні його повної назви, слід керуватися, у першу чергу, умовами договору про надання послуг. У разі, якщо умовами договору про акт нічого не передбачено, акт може мати будь-яку назву з вищенаведених, це не буде помилкою. Головне, щоб цей акт відповідав вимогам Закону №996 та Положення №88, та повністю відображав суть господарської операції.
2. Дата складання
Зазвичай, дата вказується на початку акту, з лівого боку, після реквізиту «Назва документу».
Але, слід враховувати, що ця дата не завжди співпадає з датою набрання чинності цим актом. У договорі та у самому акті сторони досить часто вказують, що він набирає сили з моменту підписання уповноваженими представниками сторін. А біля підпису на акті кожна сторона вказує дату його підписання. Тож, для правильного відображення операції в обліку, слід звертати увагу не тільки на дату, вказану на початку акту, а й на дати його підписання сторонами.
В який строк та з якою періодичністю слід складати акти наданих послуг?
Законодавство, яке стосується договорів про надання послуг, не має приписів щодо строків та періодичності складання актів. Тому, в цьому питанні слід також дотримуватися умов, передбачених договором про надання послуг.
Зазвичай, якщо послуга разова, то акт складають безпосередньо після закінчення надання послуги, або протягом декількох днів. Якщо ж договір про надання послуг довгостроковий, а послуги надаються кожного місяця, то такі акти для цілей бухобліку слід складати кожного місяця.
3. Назва підприємства, від імені якого складено документ
У нашому випадку первинний документ двосторонній, тож, в акті зазначаються обидві сторони договору про надання послуг. Назви слід вказувати у відповідності до засновницьких документів, а також відомостей, які містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.
4. Зміст та обсяг господарської операції, одиниці виміру господарської операції (у грошовому та, за можливості, у натуральних вимірниках)
В акті бажано навести не тільки назву послуги, а й її конкретизацію.
Наприклад, якщо умовами договору передбачено, що консультаційні послуги надаються почасово, то слід вказати в акті конкретно, скільки часу ці послуги надавалися.
Особливу увагу щодо деталізації змісту операції варто приділяти рекламним та маркетинговим послугам, адже саме такі послуги є найбільш підозрілими для податкових органів щодо їх реальності. Роз’яснення ДПС щодо підтвердження маркетингових послуг первинними документами (у тому числі й актами) можна знайти за посиланням.
Також в акті слід зазначити вартість наданої послуги.
5. Посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення
В акті слід зазначати саме тих осіб, які будуть підписувати цей акт.
На практиці досить часто трапляються випадки, коли у підприємства є затверджена форма акту з вказаними на ньому прізвищами підписантів, але, по факту, акт підписує інша особа, бо працівник, якій вказаний в «шаблоні» акту у момент його складання знаходиться у відпустці, відрядженні, тощо. Це є помилкою, яка в подальшому може викликати проблеми, у тому числі й податкового характеру.
6. Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції
Чи обов’язково акт повинен підписувати керівник підприємства?
Ні, не обов’язково. Акт повинен засвідчуватися підписом працівника, уповноваженого на це юридичною особою. На підприємствах первинні документи підписуються не тільки директором, а й іншими посадовими особами. Для цього відповідні повноваження на підписання актів повинні бути закріплені у внутрішніх документах підприємства: у посадовій інструкції працівника, довіреності, наказі, тощо.
Чи можна підписувати акти за допомогою факсиміле?
Так, можна, якщо така умова передбачена договором.
Відповідно п. 2.4 Положення №88 використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.
Оскільки акт складається на виконання договору про надання послуг, звернемося до норм ЦКУ з цього питання. У ч. 3 ст. 207 ЦКУ передбачено, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.
Отже, якщо сторони договору про надання послуг хочуть засвідчувати акта за допомогою факсиміле, цю умову вони повинні прописати у договорі, а також навести у ньому зразки підписів, які будуть використовуватися при підписанні актів.
7. Інші реквізити
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо). Наприклад, у нашому випадку варто вказати в акті реквізити договору, відповідно до якого складено акт.
Якщо замовник відмовляється підписувати акт
На практиці досить часто трапляються випадки, коли виконавець надав замовнику послугу, склав про це акт, підписав його у 2 примірниках та передав на підпис замовнику. Але замовник ухиляється від підписання акту, та, відповідно, – не оплачує отримані послуги.
Як бути виконавцю в такий ситуації?
Відразу зазначимо, що для послуг така ситуація не регламентована нормами ЦКУ. Але, подібна ситуація прописана для договору підряду на будівельні роботи (ч. 4 ст. 882 ЦКУ). Ця норма передбачає, що передання робіт підрядником і прийняття їх замовником оформляється актом, підписаним обома сторонами. У разі відмови однієї із сторін від підписання акта про це вказується в акті і він підписується другою стороною. При цьому, акт, підписаний однією стороною, може бути визнаний судом недійсним лише у разі, якщо мотиви відмови другої сторони від підписання акта визнані судом обґрунтованими.
Тобто, для підрядних робіт в такій ситуації у якості доказу для стягнення вартості виконаних робіт є акт, підписаний тільки одною стороною. Вважаємо, що ці норми можуть бути використані по аналогії і для подібної ситуації за договором про надання послуг.
Довідково. Аналогія закону застосовується до не врегульованих законодавством відносин на підставі ч. 1 ст. 8 ЦКУ. Відповідно до цієї норми якщо цивільні відносини не врегульовані ЦКУ, іншими актами цивільного законодавства або договором, вони регулюються тими правовими нормами цього кодексу, інших актів цивільного законодавства, що регулюють подібні за змістом цивільні відносини (аналогія закону).
Таким чином, виконавцю слід документально зафіксувати факт надання замовнику акту на підписання (наприклад, акт може бути відправлений рекомендованим листом з описом вкладення). Також, варто скласти лист-вимогу щодо повернення підписаного акту.
Але, підкреслимо, що такі ситуації можливо попередити ще на етапі підписання договору про надання послуг. Для цього слід в договорі чітко визначити процедуру підписання актів:
- строк, протягом якого виконавець повинен скласти акт;
- строк підписання акту замовником (або висунення ним мотивованої відмови);
- строки усунення виконавцем недоліків, про які вказує замовник у відмові;
- штрафні санкції за порушення строку оформлення акту;
- умову наступного змісту: якщо замовник відмовляється, або ухиляється підписати акт протягом строку, зазначеного в договорі, такий акт вважається підписаним.
Отже, щоб уникнути проблем у майбутньому, детально прописуйте умови щодо актів у договорі про надання послуг.
Типові помилки при складанні актів
Виходячи з практики, найчастіше всього при оформленні актів про надані послуги сторони припускаються таких помилок:
- формально ставляться до формулювання суті наданої послуги, не конкретизуючи її;
- акт підписує не уповноважена особа, або в акті зазначено прізвище та посада однієї особи, а акт підписано іншою особою;
- акт підписаний за допомогою факсимільного відтворення підпису, у разі, коли це не передбачено умовами договору;
- не прописують у договорі процедуру оформлення актів.
Всі ці помилки можуть викликати у подальшому проблеми, у тому числі, визнання податковими органами операції нереальною, неможливість стягнути вартість наданої послуги з замовника.
Висновки
- Складання актів про надані послуги необхідне для цілей бухгалтерського обліку та оподаткування.
- Форма акту про надані послуги законодавством не затверджена, тому, він складається у довільній формі з дотриманням вимог законодавства щодо реквізитів первинних документів.
- Щоб уникнути проблем та суперечок у майбутньому, варто на етапі складання та підписання договору детально прописати порядок оформлення актів про надані послуги: форму, строки, відповідальність.
Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з юридичних питань
Статті на тему:
Готуємося до податкової перевірки: що перевірити у собівартості товарів (робіт, послуг)
Як правильно розрахувати собівартість товарів, продукції, робіт чи послуг, щоб уникнути штрафів
Консультації на тему:
ФОП і акт наданих послуг: чи можна обійтися публічною офертою
Чи обов’язковий акт виконаних робіт за договором надання послуг
Місце постачання послуг в акті: коли вказувати юридичну адресу, а коли фактичну
Дата акту наданих послуг чи надходження коштів: що визначає дохід юрособи чи ФОП на ЄП
Лише раз на рік, до Дня бухгалтера й аудитора: спеціальні ціни та грандіозні розіграші! Дізнатись більше