
Документообіг, первинні документи
31.03.2026
Недоліки первинних документів як підстава для ухилення від виконання договору
Будь-яка господарська операція супроводжується оформленням первинних документів. Утім, трапляються випадки, коли операція відбулася, тоді як її належна фіксація в первинному документі з тих чи інших причин – ні. Далі розглянемо наслідки такої ситуації та перспективи її вирішення в судовому порядку

- Що таке первинні документи та які вимоги до їхнього оформлення
- Які недоліки первинних документів є неістотними
- Розповсюджені помилки в оформленні первинних документів
- Як захиститися від наслідків помилок у первинних документах
- Якими доказами можна нівелювати недоліки первинних документів
- Висновок
Що таке первинні документи та які вимоги до їхнього оформлення
Згідно з пунктом 1.2 глави 1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 (зі змінами та доповненнями), первинними є документи, що створені в паперовій або в електронній формі, містять відомості про господарські операції та мають такі обов’язкові реквізити (ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»; далі – Закон №996):
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади і прізвища […] осіб, відповідальних за здійснення господарської операції […];
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Які недоліки первинних документів є неістотними
В абзаці 11 ч. 2 Закону №996 зазначено, що неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.
Таким чином, відповідні положення Закону допускають наявність у первинних документах неістотних недоліків, що не впливають на можливість ідентифікації особи, що брала участь в господарській операції, а також визначення змісту та обсягу такої операції.
Розповсюджені помилки в оформленні первинних документів
Під час оформлення первинних документів (переважно в паперовій формі), що складаються за результатами господарської операції (поставки, підряду, послуг, перевезення тощо), іноді навмисно або ненавмисно допускаються помилки, що можуть стати підставою для відмови покупця (замовника) від оплати отриманого ним товару (виконаних робіт чи наданих послуг).
Зазвичай це саме ті помилки, що не відносяться до «неістотних» і пов’язані з:
- неможливістю ідентифікації особи, що брала участь в господарській операції: відсутність підпису (або його підроблення), повноважень на підписання, посади та прізвища особи, відповідальної за здійснення операції;
або
- неможливістю визначення достовірного обсягу операції: помилки в найменуванні, кількості, вартості поставленого товару (робіт, послуг) і т.д.
На практиці такі помилки допускаються тоді, коли оформлення документів відбувається не в момент здійснення операції (передання товару, приймання результату робіт чи послуг), а шляхом обміну документами після її фактичного проведення.
Натомість виявлення помилок (недоліків документів), як правило, відбувається під час претензійного або судового врегулювання спору. Покупець (замовник), достовірно знаючи про наявність того чи іншого недоліку первинного документа (наприклад, підробленого підпису), відмовляється на цій підставі виконувати договір та оплачувати отримані товари чи надані послуги.
Як захиститися від наслідків помилок у первинних документах
У разі наявності тих чи інших недоліків первинних документів та невизнання стороною договору факту здійснення господарської операції, інша сторона має право доводити виконання договору (постачання товару, надання послуг) будь-якими іншими доказами.
Наведена вище позиція підтверджується усталеним висновком Верховного Суду (постанова КГС ВС від 07.09.2023 у справі 910/7195/21), сформованим за наслідками розгляду відповідних спорів:
… Разом із тим указані норми не визначають, що обставини передачі товару між юридичними особами можуть підтверджуватись тільки первинними документами, передбаченими Законом №996. Отже, такі обставини можуть підтверджуватися також іншими доказами. У разі дефектів первинних документів та невизнання стороною факту постачання спірного товару сторони не позбавлені можливості доводити постачання товару іншими доказами, які будуть переконливо свідчити про фактичні обставини здійснення постачання товару. |
Крім того, Верховний Суд (постанова КГС ВС від 29.01.2020 у справі №916/922/19) притримується стійкої позиції, що для правильного вирішення спору визначальне значення має не сам факт складення первинного документа та його форма, а реальний рух товару:
Касаційний господарський суд зазначає, що визначальною ознакою господарської операції є те, що внаслідок її здійснення має відбутися реальний рух активів, отже, судам у розгляді справи належить досліджувати, окрім обставин оформлення первинних документів, наявність або відсутність реального руху такого товару (як-то: обставини здійснення перевезення товару, поставленого за спірною видатковою накладною, обставини зберігання та використання цього товару у господарській діяльності покупця). |
Отже, недоліки первинних документів (як істотні, так і неістотні) самі по собі не є безумовною перешкодою для доведення реальності господарської операції та підставою для ухилення сторони від виконання умов договору.
Якими доказами можна нівелювати недоліки первинних документів
Практично будь-які документи (в т.ч. електронні), що створюються сторонами в процесі виконання договору, можуть бути використані на підтвердження реальності господарської операції.
Поширений спосіб захисту постачальника полягає в доведенні реальності операції через відображення покупцем її результатів і податкового кредиту в своїй податковій звітності. Детальний висновок Верховного Суду (ОП КГС ВС) із цього питання викладено в постанові від 03.06.2022 у справі №922/2115/19:
… Якщо сторона заперечує факт передачі товару за договором поставки за податковими накладними, але одночасно реєструє податкові накладні на придбання товарів від постачальника та формує як покупець податковий кредит за фактом поставки товару на підставі спірних видаткових накладних, і жодним чином не пояснює свої дії та правову підставу виникнення в платника права на податковий кредит з ПДВ за цими накладними, то така поведінка сторони не є добросовісною та розумною. У такому випадку дії сторони з реєстрації податкових накладних засвідчують волю до настання відповідних правових наслідків, тому податкова накладна, виписана однією стороною в договорі (постачальником) на постачання послуг на користь другої сторони (покупця), може бути допустимим доказом факту прийняття товару від контрагента на визначену суму, якщо покупець вчинив юридично значимі дії, зокрема, відобразив податковий кредит за вказаною господарською операцією з контрагентом. |
Якщо постає питання ідентифікації особи, що брала участь в операції (наприклад, відсутні відомості про прізвище та/або посаду особи), наявність відтиску печатки цієї особи належить до даних, що дають змогу її ідентифікувати (подібна правова позиція викладена в постановах Верховного Суду від 23.07.2019 у справі №918/780/18, від 20.12.2018 у справі №910/19702/17).
Зрештою, будь-яке листування сторін як за допомогою електронної пошти, так і через додатки (месенджери) також може бути використана як допустимий доказ на підтвердження обставин виконання договору. Зокрема, відповідно до висновків Верховного Суду (ВП ВС), викладених у постанові від 21.06.2023 у справі №916/3027/21:
51. Якщо з урахуванням конкретних обставин справи суд дійде висновку про те, що відповідне листування дає змогу встановити його учасників та може підтверджувати ті чи інші доводи сторін, наприклад, щодо наявності між ними відповідних відносин, ведення певних перемовин тощо, суд може прийняти таке листування як доказ і в такому разі надати йому оцінку сукупно з іншими доказами у справі. |
Висновок
Належно оформлені первинні документи є основою для захисту своїх прав у разі невиконання контрагентом умов договору. Утім, із досвіду адвокатів PRAGNUM, недоліки таких документів у більшості випадків не перешкоджають доведенню реальності господарської операції та стягненню заборгованості за умови наявності інших переконливих доказів.
✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Податкова та фінзвітність
28.09.2026
Помилка «нецілісний пакет» у ДПС: чи ризикують платники штрафами? Є повідомлення від Medoc та самої ДПСУ
21 вересня 2026 року платники податків зіткнулися з проблемами під час подання електронної звітності за серпень. У відповідь на відправлені документи частина користувачів отримала повідомлення про неприйняття із причиною «Нецілісний пакет».Особливість ситуації в тому, що помилка виникала навіть тоді, коли платники формували звітність разом із усіма необхідними додатками одним пакетом. Проблеми стосувалися не лише декларацій з ПДВ, а й інших форм звітності, зокрема Єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та військового збору. Головне питання чи буде штраф залишається відкритим, проте розробник програми Medoc звернеться офіційним листом до ДПС за поясненнями та з проханням не застосовувати штрафні санкції до користувачів, які через зазначені труднощі не змогли своєчасно подати звітність. Станом на 28.09.2026 ДПС України визнала, що був збій

Податкова та фінзвітність
28.09.2026
ФОП припинив діяльність до завершення кварталу: коли подавати останній Податковий розрахунок, – коментар від редакції
Припинення підприємницької діяльності ФОП не означає автоматичного припинення його податкових обов’язків, зокрема щодо звітності за найманих працівників. Якщо запис про припинення діяльності внесено до ЄДР 25.08.2026, ФОП втрачає статус підприємця саме з цієї дати. Водночас останній Податковий розрахунок за III квартал 2026 року можна подати вже після внесення відповідних відомостей до інформаційних систем ДПС – 25.08.2026 або 26.08.2026 залежно від часу надходження даних з ЄДР. Водночас чи дійсно це можливо і як це реалізовано на практиці – у роз'ясненні від експерта редакції

Дивіденди
28.09.2026
Виплата нерезиденту при зменшенні статутного капіталу: яку ознаку доходу зазначати в 4ДФ
Під час зменшення статутного капіталу, викупу корпоративних прав або виходу учасника з товариства виплата на користь засновника – фізичної особи-нерезидента за певних умов прирівнюється до дивідендів. Це стосується частини виплати, яка зменшує нерозподілений прибуток юридичної особи. У такому разі резидент виступає податковим агентом, а до доходу застосовуються правила оподаткування дивідендів. У додатку 4ДФ до Податкового розрахунку такі виплати відображають за ознакою доходу «109»

ПДФО
28.09.2026
Отримали гроші від іншої фізособи на картку: як оподатковувати та звітувати у 2026 році
Фізичні особи, які отримують доходи від інших громадян або іноземні доходи, мають самостійно подбати про їх декларування та сплату податків. Податкове законодавство прямо зобов’язує таких платників включити отримані суми до річного оподатковуваного доходу, подати декларацію та сплатити ПДФО

Податкова та фінзвітність
28.09.2026
Уточнюючий розрахунок та самостійне виправлення помилок у деклараціях: чи буде штраф
Самостійне виправлення помилок у податковій звітності – це не лише обов’язок платника, а й можливість уникнути значних фінансових санкцій. Особливо актуально це для ПДВ, де діє окремий порядок подання уточнюючих розрахунків та спеціальні правила на період воєнного стану

Звільнення, скорочення
28.09.2026
Як звільнити відсутнього працівника
У статті розглянуто підстави звільнення працівника у разі його тривалої відсутності на роботі: за прогул та у зв’язку з відсутністю понад 4 місяці без інформації про причини. Експерт пояснив відмінності між цими підставами, порядок їх застосування, вимоги до документального оформлення та ключові ризики для роботодавця

Зміни у законодавстві
28.09.2026
Компенсація воєнних збитків бізнесу: що змінилося з 22 вересня та за яке майно тепер можна отримати компенсацію
Війна б’є не лише по будівлях і виробничих приміщеннях. Знищене пальне, розбита сільгосптехніка, вантажівка, яка потрапила під обстріл, резервуари для зберігання пального – усе це реальні втрати бізнесу. І тепер частина такого майна прямо включена до державної програми компенсації. Крім того, до територій підвищеного ризику додали Київ і Київську область. Розберемося, що саме змінилося для бізнесу і на що потрібно звернути увагу бухгалтеру та керівнику

Особи з інвалідністю
28.09.2026
Працівники з інвалідністю: які трудові гарантії зобов’язаний забезпечити роботодавець у 2026 році
Працівники з інвалідністю мають передбачені трудовим законодавством гарантії щодо режиму роботи, розірвання строкового трудового договору та збереження робочого місця під час скорочення. Зокрема, роботодавець зобов’язаний встановити неповний робочий день або тиждень на прохання працівника, а залучати його до нічних і надурочних робіт можна лише за письмовою згодою та за відсутності медичних протипоказань. Крім того, настання інвалідності або погіршення стану здоров’я може бути підставою для дострокового розірвання строкового договору. Розглянемо, які трудові гарантії передбачені для осіб з інвалідністю та за яких умов вони застосовуються

Пенсія, соцпільги
28.09.2026
Допомога «єЯсла» для ФОП: Комітет рекомендує законопроєкт №15265-1
З 1 січня 2026 року в Україні запроваджено нову допомогу для догляду за дитиною «єЯсла», яка покликана підтримати батьків, що поєднують виховання дітей із професійною діяльністю. Однак чинна редакція законодавства фактично обмежила доступ до цієї виплати для ФОП та осіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність. У відповідь у Верховній Раді зареєстровано законопроєкт №15265 та альтернативний законопроєкт №15265-1, який пропонує надати право на отримання допомоги «єЯсла» самозайнятим батькам. Ініціатива спрямована на розширення соціального захисту, підтримку жіночого підприємництва та створення рівних умов для всіх категорій працюючих батьків. За результатами розгляду Комітет ухвалив рішення: рекомендувати Верховній Раді України прийняти за основу альтернативний законопроєкт (реєстр. №15265-1), а законопроєкт (реєстр. №15265) – відхилити

Е-сервіс
28.09.2026
Що відображається у відомостях з ДРФО
Податкова служба пояснює, що у відомостях з Державного реєстру фізичних осіб буде відображатися повна інформація про всі джерела доходу. Це включає як доходи, задекларовані самостійно фізичною особою або ФОП, так і дані, подані податковими агентами

Інше
28.09.2026
Держспецзв’язку вчергове оновила Перелік забороненого ПЗ: 2394 найменувань у списку!
Держспецзв’язку вкотре оновила перелік програмного забезпечення та комунікаційного обладнання, забороненого до використання в Україні. Після оновлень від 28 вересня 2026 року до списку додано нові російські програмні продукти та розробників, а загальна кількість заборонених позицій уже досягла 2394. Роботодавцям, державним органам і підприємствам варто перевірити, чи не використовують вони програмне забезпечення, яке потрапило до оновленого переліку. Використання підсанкційного ПЗ може призвести до обов'язкової його заміни, а за невиконання припису – до адміністративної відповідальності

Неприбуткова діяльність
28.09.2026
Чи втратить КНП статус неприбутковості через безоплатні медогляди працівників: роз’яснення ДПС
КНП, яке проводить обов’язкові медичні огляди для власних працівників у межах статутної діяльності, не втрачає статус неприбуткової організації та не порушує вимог п. 133.4 ПКУ, за позицією ДПС. Безоплатне проведення таких оглядів за рахунок ресурсів підприємства також не розглядається як розподіл доходів або прибутку серед працівників

Ліквідація госпсуб'єкта
28.09.2026
Смерть ФОП: як відбувається зняття з податкового обліку та хто погашає його борги
У разі смерті ФОП, оголошення її померлою або визнання безвісно відсутньою зняття з податкового обліку відбувається на підставі відомостей з ЄДР про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності. Датою зняття з обліку є дата отримання контролюючим органом відповідних відомостей з ЄДР. Якщо запис про припинення ще не внесено, але податківці отримали від спадкоємців копію свідоцтва про смерть, вони передають її державному реєстратору для вжиття необхідних заходів. Водночас податкові зобов’язання та борг померлого ФОП можуть перейти до спадкоємців – у межах вартості успадкованого майна та пропорційно їхній частці у спадщині

ПДВ
28.09.2026
Залік зустрічних вимог і ПДВ: коли виникають податкові зобов’язання при продажу товару
Під час продажу товарів із частковим погашенням вартості шляхом заліку зустрічних однорідних вимог дата такого заліку сама по собі не визначає момент виникнення ПДВ-зобов’язань. Відповідно до позиції ДПС, залік зустрічних вимог не є окремою подією для цілей п. 187.1 ПКУ, оскільки кошти фактично не надходять на рахунок постачальника

Військовий облік
28.09.2026
28 вересня 2026 року не працює Резерв+: як отримати військово-обліковий документ через Дія
Нестабільна робота застосунку «Резерв+» не звільняє від обов’язку мати при собі військово-обліковий документ під час мобілізації. У разі технічних збоїв варто скористатися альтернативою – PDF-версією ВОД із QR-кодом або його паперовою копією. Відсутність документа може призвести до значних штрафів, тому важливо подбати про його наявність завчасно. Найзручніший спосіб – сформувати ВОД через портал Дія та зберегти його у доступному форматі

Інше
28.09.2026
Пільгові ціни на газ продовжили до 31 березня: що вирішив уряд
Пільгові ціни на газ для населення та виробників тепла залишаться чинними до 31 березня, тобто фактично до завершення опалювального сезону. Рішення ухвалили в умовах воєнного стану та дії мораторію на підвищення тарифів. Водночас уряд працює над подальшим удосконаленням тарифної політики та системи адресної допомоги

Податкова та фінзвітність
28.09.2026
До 30 вересня слід подати Повідомлення про участь у МГК та Звіт про КО за 2025 рік
Платники податків, які здійснювали контрольовані операції, зобов’язані подавати звітність до 1 жовтня року, що настає за звітним. Відтак граничний термін подання Звіту про контрольовані операції та Повідомлення про участь у міжнародній групі компаній за 2025 рік – 30 вересня 2026 року

Інше
28.09.2026
Пошкоджено дата-центр: як бізнесу повідомити ДПС про неможливість виконання податкових обов’язків
Пошкодження дата-центру внаслідок воєнних дій може унеможливити своєчасне виконання підприємством податкових обов’язків – від подання звітності до сплати податків і реєстрації податкових документів. Для таких випадків Податковий кодекс передбачає спеціальний механізм звільнення від відповідальності, якщо платник об’єктивно не мав можливості виконати свої обов’язки вчасно. Водночас таку неможливість необхідно підтвердити у встановленому порядку. Після пошкодження дата-центру платнику варто зафіксувати наслідки атаки, зібрати підтвердні документи та подати до ДПС заяву відповідно до вимог наказу Мінфіну №225

Трудові книжки, ЕТК
28.09.2026
Як підготувати трудову книжку до оцифрування: перевіряємо ПІБ, записи та печатки
Перед оцифруванням паперової трудової книжки варто уважно перевірити всі записи. Помилки в ПІБ, датах, відомостях про прийняття та звільнення або відсутність необхідних реквізитів можуть ускладнити внесення даних до електронної трудової книжки. Розповідаємо, що саме перевірити та як виправити виявлені недоліки




