
Документообіг, первинні документи
31.03.2026
Недоліки первинних документів як підстава для ухилення від виконання договору
Будь-яка господарська операція супроводжується оформленням первинних документів. Утім, трапляються випадки, коли операція відбулася, тоді як її належна фіксація в первинному документі з тих чи інших причин – ні. Далі розглянемо наслідки такої ситуації та перспективи її вирішення в судовому порядку

- Що таке первинні документи та які вимоги до їхнього оформлення
- Які недоліки первинних документів є неістотними
- Розповсюджені помилки в оформленні первинних документів
- Як захиститися від наслідків помилок у первинних документах
- Якими доказами можна нівелювати недоліки первинних документів
- Висновок
Що таке первинні документи та які вимоги до їхнього оформлення
Згідно з пунктом 1.2 глави 1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 (зі змінами та доповненнями), первинними є документи, що створені в паперовій або в електронній формі, містять відомості про господарські операції та мають такі обов’язкові реквізити (ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»; далі – Закон №996):
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади і прізвища […] осіб, відповідальних за здійснення господарської операції […];
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Які недоліки первинних документів є неістотними
В абзаці 11 ч. 2 Закону №996 зазначено, що неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.
Таким чином, відповідні положення Закону допускають наявність у первинних документах неістотних недоліків, що не впливають на можливість ідентифікації особи, що брала участь в господарській операції, а також визначення змісту та обсягу такої операції.
Розповсюджені помилки в оформленні первинних документів
Під час оформлення первинних документів (переважно в паперовій формі), що складаються за результатами господарської операції (поставки, підряду, послуг, перевезення тощо), іноді навмисно або ненавмисно допускаються помилки, що можуть стати підставою для відмови покупця (замовника) від оплати отриманого ним товару (виконаних робіт чи наданих послуг).
Зазвичай це саме ті помилки, що не відносяться до «неістотних» і пов’язані з:
- неможливістю ідентифікації особи, що брала участь в господарській операції: відсутність підпису (або його підроблення), повноважень на підписання, посади та прізвища особи, відповідальної за здійснення операції;
або
- неможливістю визначення достовірного обсягу операції: помилки в найменуванні, кількості, вартості поставленого товару (робіт, послуг) і т.д.
На практиці такі помилки допускаються тоді, коли оформлення документів відбувається не в момент здійснення операції (передання товару, приймання результату робіт чи послуг), а шляхом обміну документами після її фактичного проведення.
Натомість виявлення помилок (недоліків документів), як правило, відбувається під час претензійного або судового врегулювання спору. Покупець (замовник), достовірно знаючи про наявність того чи іншого недоліку первинного документа (наприклад, підробленого підпису), відмовляється на цій підставі виконувати договір та оплачувати отримані товари чи надані послуги.
Як захиститися від наслідків помилок у первинних документах
У разі наявності тих чи інших недоліків первинних документів та невизнання стороною договору факту здійснення господарської операції, інша сторона має право доводити виконання договору (постачання товару, надання послуг) будь-якими іншими доказами.
Наведена вище позиція підтверджується усталеним висновком Верховного Суду (постанова КГС ВС від 07.09.2023 у справі 910/7195/21), сформованим за наслідками розгляду відповідних спорів:
… Разом із тим указані норми не визначають, що обставини передачі товару між юридичними особами можуть підтверджуватись тільки первинними документами, передбаченими Законом №996. Отже, такі обставини можуть підтверджуватися також іншими доказами. У разі дефектів первинних документів та невизнання стороною факту постачання спірного товару сторони не позбавлені можливості доводити постачання товару іншими доказами, які будуть переконливо свідчити про фактичні обставини здійснення постачання товару. |
Крім того, Верховний Суд (постанова КГС ВС від 29.01.2020 у справі №916/922/19) притримується стійкої позиції, що для правильного вирішення спору визначальне значення має не сам факт складення первинного документа та його форма, а реальний рух товару:
Касаційний господарський суд зазначає, що визначальною ознакою господарської операції є те, що внаслідок її здійснення має відбутися реальний рух активів, отже, судам у розгляді справи належить досліджувати, окрім обставин оформлення первинних документів, наявність або відсутність реального руху такого товару (як-то: обставини здійснення перевезення товару, поставленого за спірною видатковою накладною, обставини зберігання та використання цього товару у господарській діяльності покупця). |
Отже, недоліки первинних документів (як істотні, так і неістотні) самі по собі не є безумовною перешкодою для доведення реальності господарської операції та підставою для ухилення сторони від виконання умов договору.
Якими доказами можна нівелювати недоліки первинних документів
Практично будь-які документи (в т.ч. електронні), що створюються сторонами в процесі виконання договору, можуть бути використані на підтвердження реальності господарської операції.
Поширений спосіб захисту постачальника полягає в доведенні реальності операції через відображення покупцем її результатів і податкового кредиту в своїй податковій звітності. Детальний висновок Верховного Суду (ОП КГС ВС) із цього питання викладено в постанові від 03.06.2022 у справі №922/2115/19:
… Якщо сторона заперечує факт передачі товару за договором поставки за податковими накладними, але одночасно реєструє податкові накладні на придбання товарів від постачальника та формує як покупець податковий кредит за фактом поставки товару на підставі спірних видаткових накладних, і жодним чином не пояснює свої дії та правову підставу виникнення в платника права на податковий кредит з ПДВ за цими накладними, то така поведінка сторони не є добросовісною та розумною. У такому випадку дії сторони з реєстрації податкових накладних засвідчують волю до настання відповідних правових наслідків, тому податкова накладна, виписана однією стороною в договорі (постачальником) на постачання послуг на користь другої сторони (покупця), може бути допустимим доказом факту прийняття товару від контрагента на визначену суму, якщо покупець вчинив юридично значимі дії, зокрема, відобразив податковий кредит за вказаною господарською операцією з контрагентом. |
Якщо постає питання ідентифікації особи, що брала участь в операції (наприклад, відсутні відомості про прізвище та/або посаду особи), наявність відтиску печатки цієї особи належить до даних, що дають змогу її ідентифікувати (подібна правова позиція викладена в постановах Верховного Суду від 23.07.2019 у справі №918/780/18, від 20.12.2018 у справі №910/19702/17).
Зрештою, будь-яке листування сторін як за допомогою електронної пошти, так і через додатки (месенджери) також може бути використана як допустимий доказ на підтвердження обставин виконання договору. Зокрема, відповідно до висновків Верховного Суду (ВП ВС), викладених у постанові від 21.06.2023 у справі №916/3027/21:
51. Якщо з урахуванням конкретних обставин справи суд дійде висновку про те, що відповідне листування дає змогу встановити його учасників та може підтверджувати ті чи інші доводи сторін, наприклад, щодо наявності між ними відповідних відносин, ведення певних перемовин тощо, суд може прийняти таке листування як доказ і в такому разі надати йому оцінку сукупно з іншими доказами у справі. |
Висновок
Належно оформлені первинні документи є основою для захисту своїх прав у разі невиконання контрагентом умов договору. Утім, із досвіду адвокатів PRAGNUM, недоліки таких документів у більшості випадків не перешкоджають доведенню реальності господарської операції та стягненню заборгованості за умови наявності інших переконливих доказів.
Олександр МОСТОВИЙ, радник, адвокат PRAGNUM
✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
ЄСВ
14.08.2026
Донарахування ЄСВ після виходу з відпустки по догляду за дитиною
Працівниця вийшла з відпустки по догляду за дитиною до 3-х років 8 липня 2026 року. Нараховано заробітну плату з 08.07.2026 по 31.07.2026 в сумі 7246,96 грн. У Об'єднаній звітності яку кількість днів перебування в трудових відносинах проставляти та чи дораховувати ЄСВ до мінімального розміру?

ФОП
14.08.2026
ФОП відкриває магазин в іншому районі: куди подавати 20-ОПП та чи ставити позначку про неосновне місце обліку
ФОП 2 група зареєстрований в липні 2026 року в м.Київ в одному районі та планує орендувати магазин та відкривати торгову точку (ТТ) в іншому районі м.Києва. 20-ОПП потрібно подавати за місцем реєстрації, чи тільки за місцем ТТ? При подачі 20-ОПП потрібно ставити відмітку в графі 16 «взяття на облік за неосновним місцем обліку»?

Податкова та фінзвітність
14.08.2026
Працівники працюють в іншій області без філії: куди платити податки та подавати 4ДФ
Підприємство орендує офіс в іншій області. Ні філії, ні іншого відокремленого підрозділу не організовувало. В тому офісі працюють частина найманих працівників. Куди сплачувати податки, утримані з цих працівників та відповідно здавати Додаток 4ДФ?

ПДФО
14.08.2026
Чи можна виплатити дохід фізичній особі, у якої відсутня довідка про отримання РНОКПП
Податковий агент має право виплачувати дохід фізичним особам, які мають РНОКПП, та громадянам України, у паспортах яких є відмітка про право здійснювати будь-які платежі за серією (за наявності) та номером паспорта

Інше
14.08.2026
Знищене через обстріли майно: як списати його та зменшити податок на прибуток
Підприємства, майно яких було знищене або пошкоджене внаслідок ворожих обстрілів, можуть врахувати його списання при визначенні об’єкта оподаткування податком на прибуток. Порядок залежить від виду майна та обсягу річного доходу підприємства

Податок на прибуток
14.08.2026
Форс-мажор і податок на прибуток: що потрібно знати бізнесу
Податківці пояснили, що знищення або втрата товарів і запасів через обставини непереборної сили не потребують спеціального коригування фінансового результату для цілей податку на прибуток. Для підтвердження таких втрат підприємству необхідно мати належно оформлені первинні документи та сертифікат про форс-мажорні обставини

Кадрова робота
14.08.2026
Кадровий облік релокованого підприємства: які правила діють під час воєнного стану
Релокація підприємства в умовах воєнного стану вимагає особливого підходу до кадрового обліку та оформлення трудових відносин. Роботодавці можуть запроваджувати дистанційну роботу, вести електронний документообіг і змінювати істотні умови праці без дотримання двомісячного строку попередження. Окремі правила діють щодо призупинення трудових договорів, звільнення працівників та одностороннього припинення трудових відносин через «Дію». Водночас тривала відсутність працівника без зв’язку або порушення встановлених правил поведінки за певних умов також можуть стати підставами для припинення трудового договору

Вечірній бухгалтер
14.08.2026
📌 30 днів замість 10 на оскарження штрафу ДПС. 10% замість 5% ЄП. «Дія» забирає звірку з ТЦК онлайн. ПДВ за продажу в мінус. Посади, які приберуть із нормативу. 🙋♀️ Вечірній бухгалтер від 14.08.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні бухгалтерські новини на цей час. Радимо кращі статті та консультації дня, даємо зразки документів. І зовсім трошки професійного гумору 😉

Бронювання, критичність
14.08.2026
Отримали нову критичність: скільки часу займе перебронювання 24 чи 72 години
До 1 вересня 2026 року органи влади мають переглянути всі чинні рішення про визначення підприємств критично важливими відповідно до оновлених критеріїв. Після отримання нового статусу роботодавці можуть одразу продовжити бронювання працівників, при цьому попереднє бронювання не скасовується, а автоматично продовжується на новий строк за заявою роботодавця

Податкова та фінзвітність
14.08.2026
Оновлена форма Звіту про контрольовані операції вже чинна: як подавати у 2026 році
Із 10 липня 2026 року набрали чинності зміни до форми Звіту про контрольовані операції та Порядку його складання. Мінфін оновив документ, доповнивши його новими кодами пов’язаності осіб і уточнивши порядок звітування. У ДПС також пояснили, за якою формою слід подавати звіт за 2025 рік та що буде із документами, поданими до набрання чинності новими правилами

ПДВ
14.08.2026
Чи є об’єктом оподаткування ПДВ операції з продажу торгової марки
Податківці пояснюють, що у випадку, якщо покупець придбаває право на використання об’єкта права інтелектуальної власності без одержання права власності на нього, то винагорода (платежі) за таке використання не є об’єктом оподаткування ПДВ

Судова практика
14.08.2026
Чи може голова ОСББ самостійно звільнити та повторно прийняти себе на роботу
Голова правління ОСББ не може одноосібно звільнити себе з посади, а потім самостійно видати наказ про повторне прийняття на роботу. Верховний Суд наголосив, що припинення та набуття повноважень голови правління є питанням корпоративних відносин і належить до компетенції уповноважених органів ОСББ. Видача наказів без відповідного рішення загальних зборів або правління означає перевищення повноважень

Податкова та фінзвітність
14.08.2026
Декларація поштою: навіщо потрібен опис вкладення та коли відправляти
Подати податкову декларацію можна не лише в електронній чи паперовій формі безпосередньо до контролюючого органу, а й поштою. Для цього звітність потрібно надіслати рекомендованим листом із повідомленням про вручення, описом вкладення та супровідним листом. Опис вкладення є важливим доказом того, які саме документи були направлені до податкового органу

Торгівля, послуги
14.08.2026
Які товари вважаються технічно складними: перелік для продавців
Під час продажу товарів, що можуть належати до технічно складних побутових, продавцю важливо перевірити їх наявність у відповідному переліку КМУ. Саме Перелік №231 визначає групи товарів, які для цілей застосування законодавства про РРО та/або ПРРО вважаються такими, що підлягають гарантійному ремонту або гарантійній заміні

Кадрова робота
14.08.2026
Нацагентство кваліфікацій переглядає Класифікатор професій: що зміниться
Національне агентство кваліфікацій винесло на громадське обговорення проєкт оновленого Класифікатора професій до 30 вересня 2026 року. Документ передбачає гармонізацію з міжнародною класифікацією ISCO, перегляд назв професій, вилучення посад, які не є окремими професіями, та формування єдиного сучасного реєстру кваліфікацій

Лікарняні та декретні
14.08.2026
Нові правила розрахунку лікарняних: законопроєкт від Уряду
Кабмін повторно схвалив законопроєкт №15502, який змінює правила соціального страхування для ветеранів та постраждалих працівників. Документ передбачає розширення гарантій для учасників бойових дій і осіб з інвалідністю внаслідок війни при розрахунку страхових виплат. Також пропонується новий механізм оплати лікарняних у разі нещасного випадку на виробництві – ще до завершення офіційного розслідування. Окремо врегульовується порядок подальших перерахунків і компенсацій між роботодавцем та ПФУ







