Втрата первинних документів: алгоритм дій, строки повідомлення ДПС і відновлення

1. Головні ризики втрати первинки
2. Перші години після втрати: що потрібно зробити
3. Комісія: навіщо вона потрібна
4. П’ять днів, які можуть врятувати від проблем
5. Інвентаризація: про неї часто забувають
6. 90 днів на відновлення: як використати цей час правильно
7. Коли первинка гине разом з офісом: типові воєнні сценарії
8. Суди все частіше стають на бік бізнесу
9. Практична порада, яка сьогодні рятує бізнес
10. Відповідальність: чого реально варто боятися
11. Висновки

Для бухгалтера втрата первинних документів звучить майже як вирок. Адже саме первинка підтверджує доходи, витрати, податковий кредит, рух активів та фактично всю господарську діяльність підприємства. Якщо під час перевірки документів немає, податківці можуть поставити під сумнів показники звітності, а інколи й донарахувати податки.

Проте законодавство не вимагає неможливого. Воно передбачає чіткий алгоритм дій для випадків, коли документи загублено, викрадено, пошкоджено або знищено. Головне – діяти швидко, документувати кожен крок і не пропустити встановлені строки.

Головні ризики втрати первинки

Первинні документи є основою бухгалтерського обліку відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-XIV. Саме на їх підставі формуються регістри бухобліку, фінансова звітність та податкові показники.

Тому втрата документів створює одразу кілька ризиків:

1. неможливість підтвердити витрати;
2. втрату права на податковий кредит з ПДВ;
3. штрафи за незабезпечення зберігання документів;
4. претензії під час податкових перевірок;
5. адміністративну або навіть кримінальну відповідальність у разі навмисного знищення документів.

Втім, сам факт втрати документів ще не означає автоматичні санкції. Критичним є те, як підприємство відреагувало на ситуацію.

Перші години після втрати: що потрібно зробити

Порядок дій визначають п. 44.5 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) та п. 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88.

Перша помилка, якої часто припускаються підприємства, – починають шукати дублікати документів, але забувають оформити сам факт втрати. А саме це насамперед цікавитиме податківців.

Тому алгоритм починається не з відновлення, а з фіксації події.

Керівник підприємства повинен письмово повідомити правоохоронні органи про втрату документів. Якщо йдеться про крадіжку – подають заяву до поліції. Якщо причиною стала пожежа – варто отримати документи від ДСНС. У разі затоплення чи іншої аварії бажано мати відповідні акти або довідки.

Паралельно керівник видає наказ про створення комісії для проведення службового розслідування.

Комісія: навіщо вона потрібна

Комісія фактично виконує роль внутрішнього «слідчого органу». Її завдання – встановити:

1. причини втрати документів;
2. обставини події;
3. відповідальних осіб;
4. перелік відсутніх документів.

Закон не встановлює вимог до складу комісії. Зазвичай до неї включають керівника або його заступника, головного бухгалтера, працівників бухгалтерії, представників служби безпеки чи кадрової служби.

За результатами роботи складають акт у довільній формі. Саме цей документ стане одним із головних доказів добросовісності підприємства.

В акті доцільно максимально детально описати ситуацію: коли сталася подія, які документи втрачені, які заходи вже вжито для їх відновлення та які підтвердні документи отримано від правоохоронців або інших органів.

Копію акта слід направити податківцям протягом 10 днів після його оформлення.

П’ять днів, які можуть врятувати від проблем

Окрему увагу слід приділити строку повідомлення ДПС.

Пункт 44.5 ПКУ вимагає повідомити податковий орган протягом п’яти календарних днів із дня виявлення втрати, пошкодження або дострокового знищення документів.

На практиці це повідомлення складають у довільній формі.

У ньому бажано зазначити:

1. дату виявлення втрати;
2. причини та обставини події;
3. податкові періоди, яких стосується втрата;
4. перелік відсутніх документів;
5. заходи, які вже вживають для відновлення.
6. 
   

До повідомлення доцільно додати копії всіх підтвердних документів: заяви до поліції, довідки ДСНС, наказу про створення комісії, акта розслідування тощо.

Чим більше доказів буде надано одразу, тим менше запитань виникатиме у контролерів.

Інвентаризація: про неї часто забувають

Якщо документи втрачено через пожежу, крадіжку, руйнування або іншу надзвичайну подію, підприємство має провести інвентаризацію відповідно до Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879.

Багато хто сприймає інвентаризацію як формальність. Насправді вона дозволяє підтвердити реальний стан активів і зобов’язань після надзвичайної ситуації.

Якщо доступ до майна відсутній через бойові дії або окупацію, інвентаризацію проводять після усунення таких перешкод. У цьому випадку її здійснюють станом на перше число місяця, що настає після відновлення доступу.

90 днів на відновлення: як використати цей час правильно

Після повідомлення ДПС починається відлік найважливішого строку – 90 календарних днів на відновлення документів.

На цей період податківці не мають права штрафувати підприємство за відсутність документів. Якщо призначено перевірку, її повинні перенести до моменту відновлення документів, але не більш ніж на 120 днів.

Відновлення зазвичай відбувається у три етапи:

1. Спочатку аналізують облікові дані та визначають перелік документів, які необхідно відновити.
2. Далі отримують дублікати від контрагентів. Практика показує, що саме цей шлях є найефективнішим. Постачальники та покупці зазвичай можуть надати копії договорів, актів, накладних, специфікацій та інших документів.
3. Після цього звертаються до банків для отримання виписок і копій платіжних документів.

За потреби можна отримати копії поданої звітності в податкових органах.

При цьому податкові накладні відновлювати окремо не потрібно, адже вони існують в електронному вигляді та зберігаються в інформаційних системах ДПС.

Коли первинка гине разом з офісом: типові воєнні сценарії

Ще кілька років тому типовими причинами втрати документів були пожежа, крадіжка або затоплення офісу. Сьогодні український бізнес дедалі частіше стикається з іншими ситуаціями.

Наприклад, підприємство орендувало офіс у бізнес-центрі в Києві. Після нічної атаки дронів будівля зазнала пошкоджень, виникла пожежа, частина архіву вигоріла повністю. У такій ситуації бухгалтеру важливо не доводити сам факт втрати документів через кілька місяців під час перевірки, а одразу формувати доказову базу.

Практика показує, що найкращими доказами будуть:

1. акт ДСНС про пожежу;
2. довідка поліції;
3. фото- та відеофіксація пошкоджень;
4. повідомлення військової адміністрації про наслідки обстрілу;
5. наказ про створення комісії;
6. акт комісії про втрату документів.

Чим більше документальних підтверджень збере підприємство відразу після події, тим менше підстав у податківців сумніватися в реальності втрати.

Ще один поширений сценарій – прямого влучання немає, але вибуховою хвилею пошкоджено систему водопостачання або пожежогасіння. Внаслідок цього архів затоплюється, а документи стають непридатними для використання.

У такій ситуації доцільно оформити акт аварії, залучити представника орендодавця або балансоутримувача приміщення та максимально швидко зафіксувати стан документів.

Повномасштабна війна змусила законодавця переглянути підхід до втрати документів. Адже значна кількість підприємств Харківської, Донецької, Запорізької, Херсонської та Сумської областей втратили доступ до первинної документації через руйнування офісів або вимушену евакуацію.

Для платників, які працювали на територіях бойових дій або тимчасово окупованих територіях, діє спеціальний режим, передбачений пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.

Ця норма дозволяє повідомити ДПС про:

1. втрату документів через бойові дії;
2. неможливість їх безпечного вивезення;
3. перебування документів на окупованій території.

Відповідне повідомлення складають у довільній формі. Скористайтеся шаблонами і зразками:

1. Повідомлення про втрату первинних документів
2. Повідомлення про неможливість вивезення первинних документів

Після прийняття такого повідомлення податковий орган не має права ставити під сумнів показники звітності лише через відсутність документів.

Більше того, щодо відповідних податкових періодів фактично діє мораторій на документальні перевірки.

Це одна з найважливіших гарантій для бізнесу, який постраждав від війни.

Однак застосовувати цю норму безпідставно не можна. Якщо податківці доведуть, що втрата документів не пов’язана з війною, підприємство може зіткнутися з серйозними претензіями.

Повідомлення про втрату або неможливість вивезення документів можна подати:

1. через Електронний кабінет у режимі «Листування з ДПС»;
2. особисто через Центр обслуговування платників;
3. поштою з описом вкладення та повідомленням про вручення (див. роз’яснення ГУ ДПС у Дніпропетровській обл., ГУ ДПС у Житомирській обл.).

Податківці також рекомендують максимально деталізувати обставини втрати документів та додавати всі можливі підтвердні матеріали. Чим детальніше описано ситуацію, тим менше ризик отримати відмову в застосуванні спеціального режиму.

Суди все частіше стають на бік бізнесу

Податківці традиційно виходять із принципу: немає документа – немає права на витрати чи податковий кредит.

Проте судова практика останніх років демонструє інший підхід.

Верховний Суд неодноразово наголошував: сама лише відсутність окремих первинних документів не свідчить автоматично про відсутність господарської операції. Суд повинен оцінювати всі наявні докази в сукупності – банківські виписки, листування сторін, договори, товарно-транспортні документи, акти виконаних робіт, дані бухгалтерського обліку тощо.

Зокрема, у низці рішень Верховного Суду у податкових спорах судді зазначали, що визначальним є реальний рух активів та фактичне здійснення господарської операції, а не формальна наявність або відсутність окремого документа (постанови ВС від 29.05.2025 у справі №300/1608/20, від 18.04.2025 у справі №813/702/18, від 16.04.2025 у справі №160/32289/23, від 19.02.2025 у справі №420/11599/24).

Тому якщо після обстрілу вдалося відновити лише частину документів, це ще не означає автоматичну втрату права на витрати чи податковий кредит. Головне – зібрати максимум альтернативних доказів реальності операцій.

Практична порада, яка сьогодні рятує бізнес

Після масованих атак 2024–2026 років багато підприємств змінили підхід до архівування.

Найкращий захист від втрати первинки сьогодні – не відновлення документів після катастрофи, а їх дублювання до неї.

Практика показує, що підприємства відновлюють документообіг не за 90 днів, а буквально за кілька днів після обстрілу або евакуації, якщо паралельно зберігали:

1. електронний архів у хмарному сховищі;
2. резервні копії бухгалтерських баз;
3. сканкопії договорів і первинки.

Саме тому тема втрати документів сьогодні вже не стільки про ліквідацію наслідків, скільки про побудову системи безперервності бізнесу в умовах війни. Для багатьох компаній це стало такою ж необхідністю, як резервне живлення чи генератор.

Відповідальність: чого реально варто боятися

Найбільша загроза полягає навіть не в штрафі за втрату документів.

Сам штраф за п. 121.1 ПКУ порівняно невеликий – 1020 грн, а за повторне порушення протягом року – 2040 грн.

Набагато небезпечнішими є непрямі наслідки: втрата права на витрати, податковий кредит або донарахування податкових зобов’язань.

Саме тому головна мета підприємства – не просто виконати формальності, а максимально відновити доказову базу щодо здійснених господарських операцій.

У поміч вам – Інфографіка:

Висновки

1. Втрата первинних документів сама по собі не є катастрофою, якщо підприємство оперативно повідомило правоохоронні органи, створило комісію та вчасно поінформувало ДПС відповідно до п. 44.5 ПКУ.
2. Найважливіші строки – 5 робочих днів для повідомлення податківців і 90 календарних днів для відновлення документів. Саме вони визначають подальші податкові ризики.
3. Для документів, втрачених через бойові дії, діє спеціальний захист за пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, який дозволяє зберегти податкові показники та уникнути перевірок щодо відповідних періодів.

Читайте більше:

Первинні документи на підприємстві

Топ-ризики первинки: що найчастіше запитують бухгалтери

Строки зберігання документів

Зберігаємо Податкові розрахунки з ЄСВ, ПДФО та ВЗ: строки, оформлення та практичні вимоги

Знищення первинних та інших документів на підприємстві

Втрата документів через воєнні дії: як захистити бізнес та відновити документообіг

Втрачені первинні документи відновлені після перевірки: чи прийме їх ДПС

Відсутність оригіналів первинних документів: які ризики для бізнесу

Зруйновані офіси та втрачені документи: як діяти бізнесу

Шаблони та зразки:

Акт про знищені та відсутні первинні документи

Лист-запит щодо надання копій знищених пожежею документів

Наказ створення комісії для встановлення переліку відсутніх документів

Повідомлення про знищення первинних документів внаслідок ракетної атаки

Повідомлення про втрату первинних документів

Повідомлення про неможливість вивезення первинних документів