Зберігаємо Податкові розрахунки з ЄСВ, ПДФО та ВЗ: строки, оформлення та практичні вимоги

1. Чому постало питання зберігання персоніфікованих відомостей про зарплату
2. Нормативна база
3. Що потрібно зберігати
4. Скільки має зберігатися Об’єднана звітність
5. У якій формі зберігати справу: електронній чи паперовій
6. Як сформувати документи у справу
7. Висновки

Наказом Мін'юсту від 16.03.2026 №667/5 затверджено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання. Одна зі змін піднімає цілий пласт запитань щодо необхідності зберігання персоніфікованих відомостей працівників про заробітну плату. Тож сьогодні поговоримо про світ архівного зберігання таких відомостей, що може в решті решт впливати у майбутньому на пенсійне забезпечення ваших працівників

Чому постало питання зберігання персоніфікованих відомостей про зарплату

Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 №667/5 (далі – Наказ №667/5) затверджені зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5).

Зокрема, з 04.04.2026 (дата набрання чинності Наказом №667/5) у п.2 гл.4 р. VII Правил №1000/5 серед заголовків справ опису з особового складу окремо визначено:

персоніфіковані відомості (звітність) про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, на яку нараховано і з якої сплачено страхові внески.

Отже, не така, щоб і новація. Але викликала у бухгалтерів низку запитань, зокрема:

1. Скільки зберігати такі персоніфіковані відомості?
2. У якому вигляді це потрібно робити: чи обов’язково роздруковувати і чи можна формувати таку справу в електронному вигляді?
3. Чи включати до справи весь Податковий розрахунок чи лише додаток 1?

Спробуємо відшукати відповіді на них та інші запитання. І перш за все визначимося із нормативними актами.

Нормативна база

З огляду на те що говоримо про податкову звітність, перш за все маємо взяти до уваги положення Податкового кодексу України (далі – ПКУ).

Загальні строки зберігання усіх документів встановлені у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік №578/5). Саме він групує документи за строками їх зберігання.

А з огляду на те що звітність до податкової ми подаємо у електронному вигляді під час розбору наших запитань обов’язково слід врахувати положення Закону України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон №851).

І тут одразу виділимо головний принцип:

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері (ст. 13 Закону №851).

Що потрібно зберігати

Місячний Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Податковий розрахунок або об’єднаний звіт) подають за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4. Детально про нього читайте тут.

Цей Податковий розрахунок (об’єднаний звіт) включає інформацію про нарахування ЄСВ, податку на доходи та військового збору. Зокрема у розрізі персоніфікованих даних про нараховані суми зарплати працівників, прийняття, звільнення та інші зміни у трудових відносинах між роботодавцем та працівником. Також він містить інформацію про нарахування, виплату та оподаткування всіх інших доходів фізичних осіб (не лише працівників).

Завдяки цьому документу фіксується також інформація щодо страхового стажу фізосіб.

Тож переконані що до справи «Персоніфіковані відомості (звітність) про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, на яку нараховано і з якої сплачено страхові внески» має потрапляти уся інформація із Об’єднаної звітності. А отже, зберігати у ній маємо всю подану звітність, зокрема й усі уточнюючі Податкові розрахунки.

Скільки має зберігатися Об’єднана звітність

Якщо зазирнути до п. 44.3 ПКУ, то можна побачити, що платники податків зобов’язані зберігати документи, пов’язані з нарахуванням і сплатою податків і зборів, не менше 1095 днів (3 роки) з дня подання звітності. Цей строк є корелює й зі строком давності для перевірок, визначеним ст. 102 ПКУ.

Водночас, як ми вже сказали, до складу Об’єднаної звітності входять персоніфіковані відомості про страховий стаж працівників. І саме тому застосовується значно довший строк.

Згідно зі ст. 678 п. 7.1 глави 7 розд. І Переліку №578/5 Відомості про застраховану особу, що підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню (персоніфікований облік), а із 2011 року – Звіт про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (персоніфікований облік)) підлягають зберіганню 75 років.

Висновок: оскільки Об’єднана звітність містить персоніфіковані відомості щодо оплати праці та нарахування ЄСВ, її доцільно зберігати саме 75 років. На практиці контролери також вказують на такий строк зберігання

Строк зберігання починається:

1. з дати подання звітності;

або

1. з граничного строку подання (якщо не подано).

Увага! Під час дії воєнного стану строки зберігання та строки давності фактично продовжуються (зупиняються) – пп. 69.9 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ

У якій формі зберігати справу: електронній чи паперовій

Упевнені у вас вже крутиться запитання:

Чи потрібно друкувати Об’єднаний розрахунок для його підшивання у справу?

Прямої вимоги друкувати Податковий розрахунок (з ЄСВ, ПДФО та військового збору) у паперовому вигляді законами не передбачено.

Водночас обов’язкове роздрукування електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передбачено п. 4 Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Мін'юсту від 11.11.2014 №1886/5 (далі – Порядок №1886/5). Тут сказано:

Установи, в яких здійснюється електронний документообіг, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній.

До того ж відповідь на запитання залежить від того, як саме:

1. подавалася звітність (в електронному вигляді або на папері);
2. як у вас організовано зберігання документації на підприємстві.

Пояснімо:

1. Якщо звітність подавали в електронному вигляді (а це наразі більшість випадків), то оригіналом вважають електронний документ з накладеним КЕП.

Відповідно до Закону №851, електронний документ з накладеним КЕП має таку ж юридичну силу, що й паперовий. Тобто саме файл звіту разом із квитанціями про його прийняття є оригіналом, а не роздрукована копія.

І тоді з огляду на норми Порядку №1886/5 нам потрібно створити засвідчену паперову копію електронного документа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

При цьому кожний реквізит, який оформлюється окремо від цього електронного документа, роздруковують на окремому аркуші разом з усією інформацію, визначеною в цьому пункті, для подальшого відтворення реквізиту, та засвідчується в порядку, визначеному для засвідчення електронного документа.

У випадку із Об’єднаною звітністю мова має йти про роздрукування:

1. самого файлу звіту;
2. квитанцій №1 та №2.

Отже, слід зберігати і електронний оригінал і додатково паперову копію для формування архіву та подальшого зберігання звітності. Паперова копія розрахунку також виконуватиме функцію зручної робочої копії, яка спрощує доступ до документів під час перевірок або внутрішнього контролю.

Важливо! Електронне зберігання – це не просто «зберегли файл на комп’ютері». У вас має бути системний підхід: слід організувати структуру папок, резервне копіювання, контроль доступу

2. Якщо звітність подавалась на папері (це рідкість наразі), то саме паперовий примірник Податкового розрахунку з відміткою контролюючого органу є оригіналом. І його обов’язково зберігати у складі справи. Така звітність має бути зі штампом контролюючого органу про отримання.

З огляду на воєнний стан в Україні та збільшені ризики втрати даних найбільш безпечним підходом буде комбінована модель. Тобто коли у вас будуть збережені й електронні документи (оригінали) і їх паперові копії (резерв). Або ж навпаки електронні копії з паперових оригіналів додатково до Об’єднаних розрахунків поданих на папері.

Увага! У разі ліквідації підприємства – документи належить передати до архівної установи!

Як сформувати документи у справу

Паперовий архів

Під час формування справи враховуйте:

1. Формуйте справи окремо за роками із розбивкою поквартально (за роки коли подавали квартальні звіти) / помісячно (коли розрахунок подавали щомісяця).
2. У справи має бути:
3. титульний аркуш (із зазначенням назви підприємства; періоду; виду документів; строку зберігання – 75 років);
4. слід сформувати внутрішній опис документів;
5. підшиті звіти та квитанції;
6. усі сторінки мають бути пронумеровані;
7. у справі має бути складений підсумковий напис;
8. належним чином оформлена обкладинка (такі справи повинні мати обкладинку з твердого картону).

Цікаво, що з огляду на вищезгадану зміну із Наказу №667/5 називати справи потрібно якось так:

Персоніфіковані відомості (звітність) про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, на яку нараховано і з якої сплачено страхові внески за 2025 рік.

Водночас на переконання автора логічною була б назва:

Податкові розрахунки сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (персоніфіковані відомості) за 2025 рік.

Така назва чітко відповідала б змісту документів включених до справи.

Паперова справа зазвичай зберігається у бухгалтерії або в архіві підприємства. Під час зберігання слід дотримуватися умов зберігання (захист від вологи, пожежі тощо).

Електронний архів

Доцільно дотримуватися такої структури папок:

1. Рівень 1:/Податкові розрахунки сум доходу на користь фізосіб, і сум утриманого з них ПДФО та сум нарахованого ЄСВ
2. Рівень 2:/2025
3. Рівень 3: /01 – /12 або /Квартал 1 – /Квартал 4

У кожній папці відповідно файли:

1. Податковий розрахунок.xml (основна форма та усі додатки до неї)
2. Квитанція1.pdf
3. Квитанція2.pdf

Увага! Якщо до відповідного Податкового розрахунку подавали уточнюючі розрахунки обов’язково долучіть їх до відповідної папки разом із квитанціями №1 та №2 про їх подання

Основні рекомендації:

1. дублюйте архів на 2 носії;
2. створюйте резервну копію у хмарі або на сервері;
3. захистіть архів від внесення змін;
4. забезпечте доступ тільки відповідальним особам.

Висновки

1. Податкові розрахунки з ЄСВ, ПДФО та військового збору потрібно зберігати 75 років.
2. Податкові розрахунки слід зберігати не лише в електронній формі. Тож слід формувати паперові копії таких розрахунків.
3. Податкові розрахунки слід формувати у справи та систематизувати за роками. Квитанції про подання розрахунків ДПС – невід’ємний елемент зберігання податкових розрахунків.

Також пропонуємо вашій увазі чекліст «Зберігання Податкових розрахунків (ЄСВ, ПДФО, ВЗ)».

Віктор НАГОРНИЙ, експерт з питань трудового законодавства, оплати праці та оподаткування

ЧЕКЛІСТ

Зберігання Податкових розрахунків з ЄСВ, ПДФО та ВЗ

під час додавання їх у справи

Читайте більше:

Податковий розрахунок ФОП за квартал: форми нема – що робити

Нові форми єдиної звітності для ФОП і юросіб!

Подаємо Податковий розрахунок за квітень: що потрібно знати про нові форми

Місячний Податковий розрахунок з ПДФО, ЄСВ та військового збору: як заповнити