Податківці пояснюють, що відповідно до абзацу першого п. 44.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ), для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Абзацом першим п. 85.2 ПКУ визначено, що платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки.
Платник податків зобов’язаний забезпечувати збереження документів, пов’язаних з виконанням податкового обов’язку, протягом строків, установлених ПКУ (пп. 16.1.12 ПКУ)
Згідно з п. 44.3 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:
- 2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 і 392, п. 141.4 ПКУ (пп. 44.3.1 ПКУ);
- 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ПКУ, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 ПКУ (пп. 44.3.2 ПКУ);
- 1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ (пп. 44.3.3 ПКУ);
- 1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (абзац перший пп. 44.3.4 ПКУ).
Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії) (абзац другий пп. 44.3.4 ПКУ).
У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 і 392, п. 141.4 ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву (абзац третій пп. 44.3.4 ПКУ)
Передбачені п. 44.3 ПКУ строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ (абзац четвертий пп. 44.3.4 ПКУ).
Для контролюючого органу та платників податків зупиняється відлік строку давності щодо документальних планових та позапланових перевірок, які не проводяться згідно з підпунктами 69.22, 69.351 та 69.352 п. 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПКУ (пп. 69.36 п п. 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПКУ).
Враховуючи те, що платникам податків після початку перевірки необхідно надати у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки, то фізична особа – підприємець або фізична особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність, повинна зберігати первинні документи понад визначений п. 44.3 ПКУ, строк, якщо органом ДПС документальна перевірка не проводилась (у т. ч. більше 5 років), а саме:
- 1825 днів – для первинних документів у разі виплати нерезиденту доходів (прибутків) із джерелом їх походження з України, що оподатковуються в порядку, визначеному п. 141.4 ПКУ;
- 1095 днів – для інших первинних документів.
Джерело: ДПС
Матеріал на тему:
Які документи надає ФОП для проведення документальної перевірки