Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (абз. 1 п. 44.1 Податкового кодексу України, далі – ПКУ).
Платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки (абз. 1 п. 85.2 ПКУ).
Платник податків зобов’язаний забезпечувати збереження документів, пов’язаних з виконанням податкового обов’язку, протягом строків, установлених ПКУ (пп. 16.1.12 ПКУ)
Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів протягом визначених законодавством строків, але не менше:
- 2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 і 392, п. 141.4 ПКУ (пп. 44.3.1 ПКУ);
- 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ПКУ, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 ПКУ (пп. 44.3.2 ПКУ);
- 1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ (пп. 44.3.3 ПКУ);
- 1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (абзац перший пп. 44.3.4 ПКУ).
Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії) (абзац другий пп. 44.3.4 ПКУ).
У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 і 392, п. 141.4 ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву (абзац третій пп. 44.3.4 ПКУ)
Передбачені п. 44.3 ПКУ строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ (абзац четвертий пп. 44.3.4 ПКУ).
Для контролюючого органу та платників податків зупиняється відлік строку давності щодо документальних планових та позапланових перевірок, які не проводяться згідно з підпунктами 69.22, 69.351 та 69.352 п. 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПКУ (пп. 69.36 пп. 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПКУ).
Враховуючи те, що платникам податків після початку перевірки необхідно надати у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки, то ФОП або фізична особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність, повинна зберігати первинні документи понад визначений п. 44.3 ПКУ, строк, якщо органом ДПС документальна перевірка не проводилась (у т. ч. більше 5 років), а саме:
- 1825 днів – для первинних документів у разі виплати нерезиденту доходів (прибутків) із джерелом їх походження з України, що оподатковуються в порядку, визначеному п. 141.4 ПКУ;
- 1095 днів – для інших первинних документів.
Джерело: ДПС
Від редакції: зверніть увагу, що на час карантину та на початку повномасштабного вторгнення строки призупинялися, тобто первинні документи потрібно зберігати ще довше ніж 3 і 5 років.
Читайте більше:
Які документи надає ФОП для проведення документальної перевірки
70% перевірок – у перші 6 місяців: скільки насправді варто зберігати документи
Строки зберігання первинних документів ФОП-єдинників та штрафи за їх порушення
Нові правила Актів на послуги, роботи та оренду
З 1 квітня обов'язкові реквізити акта наданих послуг зміняться: Закон опубліковано
Первинка за договором поставки: де бізнес найчастіше спотикається, а податкова ловить
Первинний документ заповнений частково друкованим способом, а частково вручну: чи можна
