Як успішно пройти перевірку військового обліку у 2026 році: поради експерта

Першими документами, які надаємо представникам комісії на перевірку, це:

1. наказ про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку,
2. наказ про встановлення доплати за ведення військового обліку,
3. наказ про визначення особи, яка буде виконувати обов'язки з ведення військового обліку на час відсутності відповідальної особи,

Зауважимо, що усі перелічені питання можуть бути викладені як в одному наказі, так і в окремих

1. посадова інструкція відповідальної особи,
2. повідомлення про її призначення згідно з додатком 1 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).

Своєчасність направлення повідомлення згідно з додатком 1 перевіряється наявністю на ньому відмітки про дату отримання у ТЦК та СП або датою відправлення згідно з поштовим чеком. Тобто докази своєчасного направлення повідомлення перевіряються обов'язково.

Порада: якщо наказ про призначення відповідальної особи видано до набуття чинності Порядком №1487 та / або повідомлення згідно з додатком 1 своєчасно не направлено, видайте новий наказ та у семиденний строк направте повідомлення до ТЦК та СП

Одразу після ознайомлення з наведеними вище документами перевіряють:

1. накази про визначення потреби у підвищенні кваліфікації відповідальної особи

та

1. наявність сертифіката про підвищення кваліфікації.

Якщо навчання лише планується, підготуйте перелік навчальних закладів, які надають послуги з підвищення кваліфікації з військового обліку, тобто докази планування навчання.

Відразу зауважимо, що представники комісії дотримуються переліку питань, які підлягають перевірці згідно з додатком 31 до Порядку №1487.

Тож, далі надавайте папку з роздрукованими витягами з нормативно-правових актів, що стосуються ведення військового обліку, та покажіть, де розташовані Правила військового обліку. Також надайте докази ознайомлення з Правилами під особистий підпис при прийнятті на роботу призовників, військовозобов'язаних та резервістів. Спосіб, у яких працівників ознайомлено з Правилами, значення не має, головне – факт ознайомлення.

Порада: обов'язково майте роздруковану нормативну базу та актуальні Правила військового обліку

Особливу увагу при перевірці приділяють спискам персонального військового обліку та відомості оперативного обліку:

1. повноті та достовірності їх заповнення,
2. своєчасності внесення змін до них,
3. порядку підписання та реєстрації до 25 січня станом на 1 січня відповідного року,
4. а також своєчасному направленню повідомлень про зміну облікових даних згідно з додатком 4.

Порада: після кожного внесення змін до списків персонального військового обліку та відомості оперативного обліку зберігайте їх у новому файлі, повідомлення направляйте рекомендованим відправленням або цінним листом з описом вкладення

Разом зі списками персонального військового обліку перевіряють справи з копіями військово-облікових документів працівників.

ТЦК та СП радять мати копії паперових військово-облікових документів (для прийнятих на роботу до запровадження електронних військово-облікових документів) та роздрукованих електронних. З 27 червня 2026 року наявність роздрукованого електронного військово-облікового документу є обов'язковою, оскільки відповідно до п. 34 Порядку №1487 під час прийняття на роботу (навчання) потрібно здійснити перевірку у громадян України наявності військово-облікового документа (в електронній формі або в паперовій формі) та відповідності відомостей, зазначених у такому документі, відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів, на основі військово-облікового документа в електронній формі, сформованого не раніше ніж за 72 години до дати прийняття на роботу (навчання), крім військовозобов’язаних та резервістів СБУ, розвідувальних органів.

Щодо працівників, призваних на військову службу, представники комісії просять надати довідки за формою 5, що підтверджують проходження ними служби.

Порада: якщо між датою видання наказу про прийняття на роботу та датою початку трудових відносин більше трьох днів, подбайте про надання майбутнім працівником електронного військово-облікового документу двічі: при оформленні прийняття на роботу та напередодні першого робочого дня. У разі отримання повідомлення про проведення планової перевіркипотурбуйтесь про отримання довідок за формою 5 від мобілізованих працівників

Обов'язково перевіряється наявність графіку звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з військово-обліковими документами призовників, військовозобов'язаних та резервістів та графіку звіряння даних списків з обліковими даними ТЦК та СП, у яких працівники перебувають на військовому обліку, та ТЦК та СП за місцем реєстрації підприємства, здійснення звіряння у заплановані строки, оформлення результатів звірянь, ведення журналу обліку результатів перевірки.

Форму внутрішнього звіряння Порядком №1487 не передбачено, тому зафіксувати результати звіряння можна у самому графіку, передбачивши відповідні графи, або у таблиці довільної форми (в якості зразка можна використовувати форму журналу обліку перевірок згідно з додатком 9 до Порядку №1487), або у службовій записці, або в акті.

Будь-який з цих документів складається у довільній формі.

З практичного досвіду, найзручнішим варіантом є саме таблична форма або безпосередньо графік, у якому передбачено графу «результати звіряння» та «відмітка про усунення недоліків» або «примітка».

Зверніть увагу, що на звіряння надається військово-обліковий документ станом на дату звіряння. Тобто, якщо працівник надає на звіряння електронний військово-обліковий документ, його має бути сформовано у день звіряння.

Звіряння з ТЦК та СП, у яких працівники перебувають на військовому обліку, слід здійснити до 1 грудня у погоджені з ТЦК та СП строки. Оскільки форму погодження строків не передбачено, це може бути як письмовий запит, так і усне звернення. Якщо погодити строки не вдається, документи на звіряння слід направити у строки, заплановані графіком звіряння, затвердженим керівником підприємства.

Звіряння з ТЦК та СП за місцем реєстрації підприємства здійснюється у строки, передбачені графіком звіряння, затвердженим відповідною держадміністрацією, а у разі невключення підприємства до такого графіку – у строки, погоджені з ТЦК та СП. З метою погодження строків звіряння радимо направити до ТЦК та СП відповідний лист.

Отже, звіряння зі «своїм» ТЦК та СП з 27 червня 2026 року є обов'язковим незалежно від включення підприємства до графіків звіряння.

При заповненні журналу обліку результатів перевірки особливу увагу приділяйте графам:

1. «Рішення керівника«, у якій у разі виявлення недоліків за результатами звіряння обов'язково має бути перелік заходів, які потрібно вжити для усунення недоліків, та підпис керівника,

та

1. «Відмітка про усунення виявлених недоліків«, до якої вносять результати вжитих заходів.

У разі неотримання результатів звіряння від ТЦК та СП слід направляти додаткові запити про надання таких результатів. Невжиття заходів є підставою для зауваження в акті перевірки.

Порада: обов'язково фіксуйте результати внутрішнього звіряння у письмовій формі та вживайте заходів щодо отримання результатів звіряння з ТЦК та СП

Прискіпливо перевіряють стан оповіщення працівників про їх виклик, своєчасне інформування ТЦК та СП про результати оповіщення, контроль за прибуттям працівників до ТЦК та СП та інформування про порушення ними правил військового обліку у разі неявки за викликом, а також у разі виявлення інших порушень з боку працівників та проведення роз'яснювальної роботи з метою недопущення ними порушень.

Порада: фіксуйте проведення роз'яснювальної роботи письмово шляхом вручення працівникам відповідних повідомлень та інформуйте про порушення ними правил військового обліку

Незважаючи на відсутність у переліку питань, що перевіряються, наявності плану роботи та наказу про стан військового обліку за попередній рік та завдання наступний рік (п. 72 Порядку №1487), ці документи мають бути обов'язково, їх відсутність є підставою для зауваження в акті перевірки.

Порада: складайте зазначені документи детально, виключіть формальний підхід до їх складання.

Якщо підприємство визначено критично важливим та здійснює бронювання військовозобов'язаних, особливу увагу приділіть дотриманню лімітів бронювання, оскільки відповідно до п. 17 Критеріїв та Порядку, за якими здійснюється визначення підприємств, установ та організацій, які є критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період, а також критично важливими для забезпечення потреб Збройних Сил, інших військових формувань в особливий період, затверджених постановою КМУ від 27.01.2023 №76 (в редакції постанови КМУ від 05.06.2024 №650), перевищення лімітів бронювання є підставою для скасування рішення про визначення підприємства критично важливим.

Враховуючи досвід проходження перевірки, її атмосферу, результати та позитивний акт, радимо зустрічати комісію впевнено, доброзичливо, з усмішкою та гарним настроєм. Бажаємо успішних перевірок та лише позитивного досвіду!

Шаблони та зразки документів:

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про звільнення відповідальної особи за військовий облік

Повідомлення про звільнення (увільнення) особи, відповідальної за військовий облік, і призначення іншої (додаток 1)

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про призначення відповідальної особи за військовий облік

Читайте більше:

До 1 жовтня видаємо наказ щодо підвищення кваліфікації відповідального за ведення військового обліку

Перевірки ТЦК: які документи з військового обліку обов’язкові на підприємстві

Графіки звіряння з ТЦК на 2026 рік: перевірте своє підприємство (оновлено від 11.08.2026)

Звіряння військового обліку з ТЦК у 2026 році: як провести звірку з іншим ТЦК до 1 грудня