Перевірки ТЦК: які документи з військового обліку обов’язкові на підприємстві

1. Які документи підготувати до перевірки ТЦК
2. Які документи подати до ТЦК до перевірки
3. Виправлення у військовому обліку до початку перевірки
4. Який штраф може накласти ТЦК та СП
5. Висновки

Які документи підготувати до перевірки ТЦК

Перевірка стану організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів проводиться за питаннями, визначеними у додатку 31 (п. 82 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487; далі – Порядок №1487).

Питання перевірки доводяться підприємствам, які включені до відповідних планів перевірки, не пізніше ніж за 10 днів до її початку.

Чітко встановленого каналу комунікації не визначено, але із практики відомо, що деякі ТЦК повідомляють про перевірку телефонним дзвінком, повідомленням у месенджері або листом на електронну адресу.

Для перевірки необхідно мати такі документи:

1. Списки персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку №1487).
2. Відомість оперативного обліку (додаток 12 до Порядку №1487).
3. Наказ про покладання обов’язків із ведення військового обліку.
4. Наказ про визначення особи, яка виконуватиме обов'язки з військового обліку на час відсутності основної відповідальної особи.
5. Посадову інструкцію, в якій визначені обов’язки із ведення військового обліку.
6. Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку (і в разі, коли потреба є, і в разі, коли її немає), дата наказу – до 1 жовтня.
7. Графіки звіряння даних списків з військово-обліковими документами працівників та обліковими даними ТЦК та СП, а також документи, що підтверджують здійснення таких звірянь.
8. Журнал (аркуш) або інший документ, що підтверджує ознайомлення призовників, військовозобов’язаних, резервістів з правилами військового обліку.
9. Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9 до Порядку №1487).
10. Повідомлення про зміну облікових даних – додаток 4 до Порядку №1487, та підтвердження своєчасності їх направлення.
11. Повідомлення про призначення / звільнення / увільнення керівника та відповідальної особи – додаток 1 до Порядку №1487, та підтвердження своєчасності його направлення.
12. Копії військово-облікових документів усіх призовників, військовозобов’язаних і резервістів.
13. Накази про стан військового обліку за попередній рік та завдання на наступний рік.
14. План роботи з військового обліку на рік.
15. Документи щодо своєчасності оповіщення про виклик до ТЦК та СП.
16. Повідомлення про порушення правил військового обліку (за наявності).
17. Правила військового обліку, розміщені у загальнодоступному місці.
18. Витяги з нормативно-правових актів, що стосуються ведення військового обліку та бронювання.
19. Блокнот розписок.
20. Номенклатура справ з військового обліку.
21. Документи з питань визначення підприємства критично важливим та бронювання військовозобов'язаних (якщо підприємство бронює працівників).
22. Листи отримані від ТЦК.
23. Зведений список громадян, що підлягають приписці до призовної дільниці (Додаток 6 не подається до ТЦК з 2025 року, але мають бути збережені підтвердження того, що цей додаток надсилався до ТЦК у попередні роки – 2023, 2024).

Перелік документів є доволі об'ємний і звісно, що не всі документи можуть бути витребувані при перевірці, але як показує практика, що краще їх мати ніж не мати.

За потреби ви можете згрупувати документи у групи як вам буде зручніше.

Які документи подати до ТЦК до перевірки

1. Повідомлення про призначення чи звільнення посадових осіб, відповідальних за військовий облік.

Що подається?

Повідомлення про:

1. призначення;
2. звільнення (або увільнення).

Форма документа: додаток 1 до Порядку №1487.

Терміни подання: протягом 7 днів із моменту видання відповідного наказу. Якщо наказ видали, а повідомлення не подали, то слід це зробити якомога скоріше.

2. Повідомлення про прийняття, звільнення або зміну облікових даних працівників.

Що подається?

Повідомлення про:

1. прийняття на роботу;
2. звільнення з роботи;
3. зміну облікових даних (наприклад, місця проживання, сімейного стану тощо).

Форма документа: додаток 4 до Порядку №1487.

Терміни подання: протягом 7 днів із моменту видання наказу про прийняття чи звільнення, а в разі зміни облікових даних – до 5 числа місяця, наступного за місяцем, в якому працівник надав «підтвердні документи» або виявлено розбіжності між даними Списків і військово-облікових документів працівників. Якщо не подавали в строк, то слід це зробити якомога скоріше.

Детальніше у статтях:

1. Повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4) до ТЦК: як заповнити та подати
2. Повідомлення до ТЦК про прийняття на роботу військовозобов’язаного: зразок

4. Інформація про наявність транспортних засобів.

Відповідно до п. 15 Положення про військово-транспортний обов’язок, затвердженого постановою КМУ від 28.12.2000 №1921 (далі – Положення №1921), для підприємств (юросіб) встановлена обов’язковість подавати відповідну звітність, а саме:

1. Відомість про наявність і технічний стан транспортних засобів і техніки, а також про громадян, які працюють на підприємстві, в установі та організації на таких транспортних засобах і техніці

Терміни подання: інформацію про наявність транспортних засобів і техніки, їх технічний стан, а також про громадян, які працюють на підприємствах, в установах та організаціях на таких транспортних засобах і техніці подають щороку двічі на рік:

1. до 20 червня,
2. до 20 грудня.

Остання судова практика показала, що навіть за відсутності транспорту звіт потрібно подавати. Детальніше про те, як уникнути штрафу за неподання Відомості читайте у статті «Відомість про транспортні засоби до ТЦК: коли не накладуть штраф у розмірі 59500 грн».

5. Звіряння з іншими ТЦК

Не рідше раз на рік підприємство повинно проводити звіряння з ТЦК, де на обліку стоять його працівники. З 27 червня 2026 року було унормовано, що таке звіряння потрібно встигнути провести до 1 грудня та до звіряння зі «своїм» ТЦК.

Детальніше про звіряння читайте у статті «Звіряння з ТЦК у 2026 році: нові правила з 27.06.2026 та практичні поради для відповідального за військовий облік».

6. Додаток 1 про призначення / звільнення керівника

Форма документа: додаток 1 до Порядку №1487.

Повідомлення за подається щодо керівника у наступних випадках:

1. призначення на посаду (прийняття, переведення, виконання обов’язків тимчасово, призначення у процесі трудових відносин);
2. звільнення;
3. увільнення (через мобілізацію, перебування на лікарняному, у відпустці тощо).

Терміни подання: таке повідомлення необхідно подати протягом 7 календарних днів з дати видання наказу про призначення, звільнення чи увільнення відповідних осіб.

Детальніше у статті «Додаток 1 до ТЦК: як подати повідомлення про призначення та звільнення керівника».

Виправлення у військовому обліку до початку перевірки

До початку перевірки можна встигнути скоригувати деякі аспекти військового обліку

1. Зробити списки (додаток 5 до Порядку №1487) та відомість (додаток 12) станом на 01.01.2026 (якщо на цей час у вас були призовники, військовозобов'язані чи резервісти), підписати та зареєструвати їх (п. 40 Порядку №1487).

Щороку до 25 січня (станом на 1 січня) списки персонального військового обліку та відомості оперативного обліку підписуються керівником державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку, та реєструються в установленому порядку в службі діловодства таких органів, підприємств, установ, організацій

2. Призначити / перепризначити відповідальну особу за ведення військового обліку і подати до ТЦК повідомлення за формою додатка 1 до Порядку №1487 протягом 7 днів з дня видання наказу.

3. Визначити доплату відповідальній особі (п. 10 Порядку №1487).

4. Визначити потребу у підвищенні кваліфікації (п. 12 Порядку №1487).

Якщо потреби немає, то все одно має бути наказ про відсутність потреби в підвищенні кваліфікації відповідального за ведення військового обліку.

5. Розмістити на видному місці Правила військового обліку (п. 19 Порядку №1487).

6. Ознайомити з Правилами під підпис та проінформувати про відповідальність за порушення усіх призовників, військовозобов’язаних, резервістів, що були прийняті після 05.01.2023 (п. 25 Порядку №1487).

7. Затвердити графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами (п. 45 Порядку №1487).

8. Звернутися до ТЦК, де стоять на обліку працівники із запитом на узгодження проведення дати звіряння.

Який штраф може накласти ТЦК та СП

Адміністративне стягнення за вчинення в особливий період правопорушень, передбачених статтями 210, 210-1 цього Кодексу про адміністративні правопорушення (далі – КпАП), може бути накладено протягом трьох місяців з дня його виявлення, але не пізніше одного року з дня його вчинення (ст. 38 КпАП).

Штраф разом за все чи за кожне порушення окремо?

1. Якщо порушення виявлені під час перевірки, то буде розгляд однієї адміністративної справи, відповідно, буде один штраф за всі порушення.
2. Якщо порушення виявлені поза перевіркою і будуть розглядатися в межах однієї адміністративної справи, то буде один штраф за всі порушення.
3. Якщо порушення виявлені поза перевіркою, то буде стільки штрафів, скільки адміністративних справ. Тобто, можуть накладати штраф при кожному виявленні порушення і розгляді справи.

Висновки

1. Сформуйте окрему папку перевірки: списки персонального військового обліку, відомість оперативного обліку, накази, повідомлення до ТЦК, документи про звіряння, оповіщення та ознайомлення працівників.
2. Перевірте всі повідомлення за додатками 1 і 4 та докази їх направлення до ТЦК. Особливо важливо звірити дати наказів із датами подання повідомлень.
3. Перегляньте документи за 2026 рік, зокрема списки й відомість станом на 1 січня, графіки та результати звіряння, наказ про стан військового обліку і план роботи.
4. Перевірте кадровий склад військовозобов’язаних фактично: у кожного працівника мають бути належні військово-облікові документи, актуальні дані та підтвердження ознайомлення з правилами військового обліку.
5. Не залишайте без уваги «другорядні» документи – транспортну звітність, номенклатуру справ, блокнот розписок, листування з ТЦК, документи щодо бронювання та підтвердження попередніх подань. Саме їх відсутність часто стає проблемою під час комплексної перевірки.

Джерело: kadroland

Читайте більше:

Підприємство у планах перевірки ТЦК у 2026 році: покрокова інструкція для бухгалтера

Коли бухгалтер (не) може бути особою, відповідальною за ведення військового обліку

Військовий облік на підприємстві 2026

Які документи до ТЦК подають роботодавець і працівник: ТОП-6 ситуацій

Супровідний лист до ТЦК: коли його треба додавати + зразки

Топ-5 пасток військового обліку для працівника та роботодавця

Військовий облік на підприємстві: як виграти суд з ТЦК – судова практика