Супровідний лист до ТЦК: коли його треба додавати + зразки

1. Супровідний лист у військовому обліку: чи дійсно він потрібен
2. Випадки, коли потрібно складати супровідні листи до ТЦК
3. Правила оформлення супровідного листа
4. Найчастіші питання про супровідний лист до ТЦК
5. Висновки

Супровідний лист у військовому обліку: чи дійсно він потрібен

Основні документи, які повинні бути на підприємстві та які надсилаються відповідальним за військовий облік до ТЦК, регулюються Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою Кабміну від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).

Проте, цей Порядок не містить норми щодо правил складання та надсилання супровідних листів, але зазвичай вони входять у пакет документів, які надсилаються до ТЦК.

Обов’язок складати до пакета документів супровідний лист міститься в Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5).

Відповідно до п. 10 гл. 1 розд. IІ Правил №1000/5:

Документи без адресної частини (плани, звіти, довідки, акти тощо) та документи, що підлягають поверненню, електронні носії інформації надсилаються із супровідним листом.

Випадки, коли потрібно складати супровідні листи до ТЦК

Розглянемо конкретні ситуації, коли потрібно складати супровідний лист та до яких саме документів він потрібен.

1. Звільнення (увільнення), призначення керівника або особи, що відповідальна за організацію та ведення військового обліку.

У такій ситуації подається Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку (Додаток 1 до порядку №1487) – протягом 7 днів з моменту видання відповідного наказу.

Зразок Супровідного листа до повідомлення ТЦК про призначення керівника

(звільнення директора та призначення нового)

Завантажуйте шаблон та зразок: Супровідний лист до повідомлення ТЦК про призначення керівника (звільнення директора та призначення нового)

2. Зміна облікових даних працівників

Підприємство повинно щомісяця до 5 числа подавати до ТЦК, де працівник перебуває на військовому обліку, Повідомлення про зміну облікових даних (Додаток 4 до Порядку №1487) подається за наявності змін в:

1. прізвище, власне ім'я та по батькові (за наявності);
2. реквізити паспорта громадянина України;
3. реквізити паспорта громадянина України для виїзду за кордон;
4. адреса задекларованого / зареєстрованого місця проживання;
5. адреса місця фактичного проживання;
6. сімейний стан;
7. освіта;
8. місце роботи;
9. посада.

Шаблон та зразок документа у статті: «Супровідний лист до повідомлення ТЦК про зміну облікових даних»

3. Прийняття / звільнення працівника

З метою ведення персонального військового обліку підприємство повинне протягом 7 календарних днів з дня видання наказу про прийняття на роботу, звільнення з роботи, надіслати повідомлення за формою в додатку 4 до Порядку №1487 (п.34 Порядку №1487).

Відповідно до Примітки до Списку за додатком 5 Порядку №1487, в редакції постанови Кабміну від 30.07.2025 №916, у разі відсутності у військово-обліковому документі інформації, зазначеної у графах 3, 8, 13–16 цього додатка, про це вказується у повідомленні про призначення на посаду / звільнення з посади, що надсилається до ТЦК та СП (органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу):

1. графа 3 – військове звання згідно із записом у військово-обліковому документі (для призовників не заповнюється);
2. графа 8 – тризначне (шестизначне для офіцерського складу) цифрове позначення військово-облікової спеціальності (для призовників не заповнюється);
3. графа 13 – строк, на який надано відстрочку військовозобов’язаним та резервістам від призову на військову службу під час мобілізації на особливий період, призовникам від направлення для проходження базової військової служби (за наявності), та підстави для її надання (пункт, частина, стаття відповідного закону);
4. графа 14 – строк, на який надано відстрочку від призову на військову службу під час мобілізації військовозобов’язаним, які заброньовані (для резервістів та призовників не заповнюється);
5. графа 15 – у разі проходження військової служби – «так», в іншому випадку – «ні» (для призовників не заповнюється);
6. графа 16 – інформація про наявність мобілізаційного розпорядження «так або ні», дата його видачі та номер команди (військової частини для резервістів) (для призовників не заповнюється).

Оскільки нових полів для такої інформації у повідомленні за додатком 4 не передбачено, то подавайте цю інформацію у супровідному листі.

4. Звіряння даних працівників з ТЦК, що розташовані на території іншої адміністративної одиниці.

За наявності працівників, які стоять на обліку в ТЦК на території іншої адміністративної одиниці, необхідно провести звіряння з таким ТЦК не рідше одного разу на рік шляхом надсилання витягів зі списків персонального ВО (у двох примірниках) та копій ВОД працівників, які потрапили у витяг (п. 46 Порядку №1487).

Оскільки додаток 4 не містить заголовної частини, то необхідно його подавати із супровідним листом.

Шаблон та зразок документа у статті: «Супровідний лист про направлення для звіряння даних списків персонального військового обліку»

5. Звіряння даних працівників з ТЦК, за місцем реєстрації підприємства

Звіряння з таким ТЦК відбувається очно: відповідальна особа прибуває до ТЦК у визначений день та час. Проте! У зв'язку з безпековою ситуацією деякі ТЦК наголошують на тому, щоб таке звіряння відбувалось поштовим зв'язком. Варто уточнювати це у своєму ТЦК.

У такому випадку надсилаються всі документи як і при очному звірянні: Списки військового обліку за групами, копії ВОД та супровідний лист.

Завантажуйте шаблон та зразок: Супровідний лист про направлення для звіряння даних списків персонального військового обліку до ТЦК за місцем розташування підприємства

6. Отримання розпорядження про оповіщення та виклику працівник від ТЦК

У разі отримання розпорядження ТЦК щодо оповіщення призовників, військовозобов'язаних та резервістів про їх виклик до ТЦК, керівник підприємства зобов'язаний виконати такі дії:

1. видати наказ про оповіщення призовників, військовозобов'язаних та резервістів;
2. довести його до відома таких осіб під особистий підпис у частині, що стосується їх прибуття до відповідного районного ТЦК у визначені ним строки;
3. надіслати копію наказу або розпорядження у триденний строк до відповідного районного ТЦК (п. 47 Порядку №1487).

Копія такого наказу також надсилається із супровідним листом.

Шаблон та зразок документа у статті: «Супровідний лист про направлення копії наказу, щодо виклику працівників до ТЦК та СП»

7. Подання двічі на рік Відомості про наявність і технічний стан транспортних засобів і техніки, а також про громадян, які працюють на підприємстві, в установі та організації на таких транспортних засобах і техніці

За наявності на балансі транспортних засобів і техніки необхідно надсилати цей документ разом із супровідним листом.

Правила оформлення супровідного листа

Щоб правильно скласти супровідний лист необхідно дотримуватись вимог:

1. гл. 1 розд. ІІ Правил №1000/5;
2. ДСТУ 4163:2020, в частині дотримування обов’язкових реквізитів та їх місця розташування в листах.

Отже, реквізити супровідного листа, що надсилається до ТЦК:

1. найменування підприємства (повністю та скорочено), а також місцезнаходження підприємства (юридична адреса), контактний телефон, адреса електронної пошти, код ЄДРПОУ;
2. дата складання та реєстраційний індекс листа;
3. реквізити отримувача листа (повна назва ТЦК та його адреса);
4. назва листа;
5. текст листа. У тексті зазначте посилання на норму законодавства, яка передбачає надсилання відповідного документа (наприклад, п. 47 Порядку №1487) та інші відомості, що стосуються питання, у зв’язку з яким складено лист;
6. додатки (варто не нехтувати цим реквізитом і вказувати повністю реквізити документів, які додаються до листа: назва, дату та номер);
7. підпис керівника підприємства (із зазначенням посади, імені та прізвища).

Не буде зайвим і помилкою вказати у листі прізвище виконавця та його контактний телефон.

Найчастіші питання про супровідний лист до ТЦК

Чи потрібен супровідний лист, якщо повідомлення про зміну облікових даних оформлене на бланку підприємства?

Ні, не потрібно.

Надіслали додаток 4 до ТЦК без супровідного листа. Що робити?

У такій ситуації ТЦК може не ідентифікувати або зареєструвати повідомлення та це може бути розцінено як неподання відомостей, тому варто повторно надіслати супровідний лист та додаток 4 із зазначенням, що документи надсилаються повторно у зв'язку з тим, що додаток 4 від (дата) було подано без супровідного листа.

Надіслали списки на звіряння та копї ВОД без супровідного листа. Що робити?

Зазвичай ТЦК надсилають відповідь протягом 10 – 30 днів, якщо протягом цього часу звірений витяг не повернувся, то можна надіслати пакет документів повторно разом із супровідним листом із проханням повернути один примірник на адресу підприємства.

Висновки

1. Порядок №1487 прямо не регулює оформлення супровідних листів до ТЦК, однак їх складання є обов’язковим відповідно до Правил №1000/5, якщо документи не містять адресної частини або підлягають поверненню.
2. Супровідний лист до ТЦК є необхідним у більшості практичних випадків військового обліку на підприємстві: при кадрових змінах відповідальних осіб, зміні облікових даних працівників, прийнятті та звільненні, звірянні даних, виконанні розпоряджень ТЦК та поданні відомостей про транспорт.
3. За відсутності передбачених формою полів (зокрема у додатку 4 до Порядку №1487) додаткова інформація подається саме у супровідному листі.
4. Супровідний лист до ТЦК має оформлюватися з дотриманням вимог Правил №1000/5 та ДСТУ 4163:2020 і містити повний перелік обов’язкових реквізитів, включаючи відомості про додатки та правову підставу їх подання.
5. Подання документів до ТЦК без супровідного листа створює ризик їх неідентифікації або нерозгляду, що може бути розцінено як неподання відомостей і вимагатиме повторного направлення пакета документів.

Аліна ЛАКІС, редактор 7eminar

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про призначення керівника (звільнення директора та призначення нового)

Супровідний лист про направлення для звіряння даних списків персонального військового обліку до ТЦК за місцем розташування підприємства

Відомість про наявність і технічний стан транспортних засобів і техніки, а також про громадян, які працюють на підприємстві, в установі та організації на таких транспортних засобах і техніці

Читайте більше:

Військовий облік на підприємстві: усі матеріали редакції 7eminar.ua

Повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4) до ТЦК та СП: як заповнити та подати

Повідомлення до ТЦК про прийняття на роботу військовозобов’язаного: зразок

Які документи до ТЦК подають роботодавець і працівник: ТОП-6 ситуацій

Мінікурси на тему:

Звіряння з ТЦК у 2026 році: правила та топ-10 нестандартних ситуацій

Топ-5 пасток військового обліку для працівника та роботодавця