Графи 17 та 18 Списків військового обліку при прийнятті, звільненні і переведенні

1. Списки ВО: основні правила
2. Що вважати зміною посади
3. Чи до кожної групи Списків військовозобов'язаних вносити інформацію про зміну посади
4. В графах 17 та 18 показувати всі події чи останню
5. Чи переносити дані з графи 18 Списків на наступний рік
6. Заповнюємо графу 18, якщо у додатку 4 нема номера і дати
7. Чи може в графі 18 не бути даних про додаток 4
8. Нові відмітки у графі 18 з 27.06.2026

Списки ВО: основні правила

У разі прийняття на роботу чи звільнення з роботи призовників, військовозобов’язаних або резервістів інформація про них у п’ятиденний строк вноситься до Списків персонального військового обліку та Відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (п. 41 та 42 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487, далі – Порядок №1487).

Крім того, відповідно до п. 34 Порядку №1487 з метою ведення персонального військового обліку підприємства, установи та організації вносять у п’ятиденний строк з дня подання відповідних документів (або відображають в електронній формі інформацію, що міститься у таких документах, які можуть пред’являтися (надаватися) з використанням мобільного додатка Порталу Дія) зміни облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів до Списків військовозобов'язаних. Причому серед змін, які слід відображати в Списках військовозобов'язаних, зазначено зміну посади.

Отже, при прийнятті, звільненні та зміні посади у відповідального за військовий облік є 5 днів (оскільки не уточнено інше, то орієнтуємося на календарні дні), щоб внести відповідну інформацію до відповідного Списку військовозобов'язаних. Таку інформацію містить графа 17 «Посада, реквізити акта про призначення/ звільнення на посаду/з посади».

Оскільки в Порядку №1487 не зазначається, що строк обраховується від дати видання наказу, вважаємо, що в такому випадку орієнтуватися треба на дату події: прийняття, звільнення, переведення тощо.

А тепер відповіді на конкретні питання.

Що вважати зміною посади

Якщо буквально, то сюди потрапляє і переведення працівника на іншу посаду, і, наприклад, уточнення чи зміна назви посади у випадку внесення змін до Класифікатора професій.

Але чи ТЦК потрібна інформація про назву посаді?

Вважаємо, що ні.

Чи до кожної групи Списків військовозобов'язаних вносити інформацію про зміну посади

Нагадаємо, що 31 липня внесено зміни до форми Списків. Наразі всі групи Списків (а їх максимально може бути чотири) заповнюються за однією формою. Причому єдиним став і Перелік інформації, яка зазначається в облікових записах списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Відповідно до Переліку в графі 17 відображають:

найменування посади, дата та номер наказу (розпорядчого документа) про призначення на посаду / звільнення з посади (останнього переведення, переміщення)

Отже, для всіх груп Списків визначено загальне правило, яку саме інформацію слід зазначати в графі 17:

1. про призначення на посаду (зокрема, про прийняття на роботу);
2. звільнення;
3. переведення (причому – останнє!);
4. переміщення.

Чому робимо на цьому акцент?

Тому що до 31.07.2025 графа 17 для Списків різних груп (відповідно до чинного на той момент Переліку) заповнювалася по-різному.

Якщо виходити зі «старого» роз’яснення, то інформацію про зміну посади (а точніше, про переведення на іншу посаду) вносили тільки по працівниках офіцерського складу. Щодо інших – зазначали тільки інформацію про прийняття та звільнення. Але зараз це вже не актуально.

В графах 17 та 18 показувати всі події чи останню

Графа 17

Відповідно до Переліку в графі 17 відображають, зокрема, інформацію про останнє переведення. Це дає підстави вважати, що зазначаємо інформацію тільки про останню подію. Наприклад, якщо працівник був прийнятий на роботу і звільнений в одному і тому ж році, то в колонці 17 зазначаємо тільки інформацію про звільнення.

Водночас якщо ви зафіксуєте всі події, то навряд чи це буде розцінено як помилка (максимум – можуть зробити зауваження з приписом усунути непотрібні відомості).

Графа 18

В графі 18 «Реквізити повідомлення про призначення на посаду / звільнення з посади» зазначають дату та номер повідомлення, надісланого до ТЦК, про призначення на посаду / звільнення з посади.

Зауважте, формально фіксувати тут інформацію про подання додатка 4 в разі переведення не передбачено. Але, на думку автора, краще зазначити реквізити такого повідомлення (супровідного листа, яким таке повідомлення направляли – докладніше про це нижче). Тоді графи 17 та 18 корелюватимуть між собою.

Поєднуємо графи 17 та 18

Прийняли призовника, військовозобов’язаного, резервіста:

1. протягом 5 к.дн. з дати прийняття «завели» на нього рядок в Списку (умовно – відкрили картку);
2. в графі 17 зафіксували посаду і реквізити наказу про прийняття;
3. в графу 18 внесли інформацію про подання додатка 4 до ТЦК працівника.

Звільнили призовника, військовозобов’язаного, резервіста:

1. протягом 5 к.дн. з дати звільнення в графі 17 внесли реквізити наказу про звільнення. Зберігаємо інформацію про звільнених, увільнених у списках до кінця року.
2. в графу 18 вносимо запис «Звільнено з роботи, завершено навчання (відраховано)» та інформацію про подання додатка 4 до ТЦК працівника.

Зміна посади (переведення) призовника, військовозобов’язаного резервіста:

1. до графи 17 вносимо інформацію про актуальну посаду та реквізити наказу про переведення;
2. в графу 18 радимо внести інформацію про подання додатка 4 до ТЦК працівника.

Чи переносити дані з графи 18 Списків на наступний рік

Зауважте, що графа 18 заповнюється в тандемі з графою 17. Як вже з’ясували, в графі 17 наразі зазначають відомості про останню подію, а не перелічують всі, що сталися з працівником.

Отже, в графі 18 наразі зазначають реквізити останнього з поданих повідомлень. Зауважте, що такі дані переносяться до Списків на наступний рік, окрім мобілізованих та звільнених (їх не переносимо у списки на наступний рік).

Тобто, якщо військовозобов’язаного працівника прийняли у 2025 році й подали повідомлення за додатком 4 до ТЦК 06.10.2025, то реквізити й дата подання такого повідомлення будуть в графі 18 і в Списках за 2026 рік.

Призовники, військовозобов’язані та резервісти, з якими призупинено дію трудового договору відповідно до ст. 13 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», залишаються у списках персонального військового обліку.

Заповнюємо графу 18, якщо у додатку 4 нема номера і дати

Ми рекомендуємо надсилати додаток 4 із супровідним листом, який реєструють як вихідну кореспонденцію. Відповідно в графі 18 фіксуємо реєстраційний номер і дату.

Якщо цього не зробили, зазначте дату поштових реквізитів, що підтверджують направлення додатка 4. Такий корінець завжди радимо зберігати.

Чи може в графі 18 не бути даних про додаток 4

Формально – так, якщо працівника прийняли до 05.01.2023 (дати набрання чинності Порядком №1487). Тоді не було встановлено обов’язку з подання додатка 4.

Однак на практиці деякі ТЦК роблять зауваження про відсутність інформації в графі 18 про подання повідомлення і в такому випадку.

В такому разі доцільно зараз подати повідомлення по усіх призовниках, військовозобов'язаних і резервістах, яких ви приймали на роботу чи звільняли з роботи після 05.01.2023.

Нові відмітки у графі 18 з 27.06.2026

З 27.06.2026 року змінився порядок заповнення Списку, а саме було уточнено які позначки та в яких випадках необхідно заносити графу 18 та уточнено примітку до Списку (Постанова КМУ від 10.06.2026 №812 «Про внесення змін до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів»).

До цієї графи заносять також такі відомості в наступних випадках:

1. у разі досягнення граничного віку перебування у запасі для військовозобов’язаних та резервістів робиться запис «Виключено з військового обліку за віком»;
2. у разі звільнення з роботи, завершення навчання або відрахування із закладу освіти військовозобов’язаного, резервіста робиться відмітка «Звільнено з роботи, завершено навчання (відраховано)»;
3. у разі увільнення від роботи у зв’язку з призовом (прийняттям) їх на військову службу під час дії особливого періоду, робиться відмітка «Військовослужбовець з “_____” ______________».

Відомості щодо осіб:

1. звільнених з роботи,
2. таких, що завершили навчання (відрахованих із закладу освіти),
3. увільнених від роботи у зв’язку з призовом (прийняттям) їх на військову службу під час дії особливого періоду

зберігаються у списках персонального військового обліку до кінця поточного року з відображенням відповідної інформації про їх чисельність у відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Таким чином, у випадку звільнення / увільнення у цій графі потрібно зазначати не лише номер та дату повідомлення за додатком 4, а й проставляти відповідну позначку згідно примітки.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Аліна ЛАКІС, редакторка 7еminar

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів ((додаток 5) в редакції постанови КМУ від 10.06.2026 №812)

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Читати більше:

Військовий облік на підприємстві: усі матеріали редакції 7eminar.ua

Списки персонального військового обліку (додаток 5): заповнення та зразок

Чи потрібно звірити списки (Додаток 5) з ТЦК та СП до 31.12.2025