Військовий облік: що потрібно зробити до та після 1 січня 2025 року

Усі юридичні особи ведуть військовий облік

Усі юридичні особи, незалежно від форми власності, організаційно-правової форми, форми оподаткування чи інших чинників повинні вести персональний військовий облік призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які у них працюють чи навчаються.

Якщо на підприємстві немає жодного призовника, військовозобов’язаного чи резервіста, то військовий облік вести не потрібно до того моменту, поки не з’явиться хоч одна така особа.

А чи вести військовий облік, якщо на підприємстві немає інших працівників, крім директора?

Так, військовий облік потрібно вести, якщо директор входить до однієї з названих категорій, тобто, є призовником, військовозобов’язаним чи резервістом.

Ведення військового обліку полягає у виконанні вимог Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).

Військовий облік ведеться у Списках (Додаток 5 до Порядку №1487).

Завантажуйте шаблон та зразок Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів офіцерського складу (додаток 5)

Крім того, паралельно зі Списками, де міститься інформація про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, юридичні особи на постійній основі ведуть Відомість оперативного обліку (Додаток 12 до Порядку №1487), яка відображає кількісні показники таких працівників (студентів).

Завантажуйте шаблон та зразок Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12) з 18.05.2024

Військово-облікові документи для введення військового обліку на підприємстві

Отже, ваше підприємство веде військовий облік. Ймовірно, у вас зберігаються копії військово-облікових документів (далі – ВОД) усіх ваших працівників чи студентів, які повинні їх мати.

Нагадаємо, що відповідно до п. 9 Порядку №559 ВОД в електронній формі (у тому числі роздрукований) та ВОД у паперовій формі мають однакову юридичну силу. Це означає, що якщо у вашого працівника є електронний ВОД, то роздруківка такого електронного ВОД є достатнім документом для зберігання її у справах підприємства. При цьому, належним цей документ буде вважатися за умови наявності на ньому QR-коду, який доступний для зчитування.

Слід зазначити, що деякі Р(М) ТЦК та СП не дуже полюбляють електронні ВОД та їх роздруківки, і воліють побачити копії паперового ВОД на бланку (новий ВОД) або копії військових квитків, тимчасових посвідчень військовозобов’язаний чи посвідчень про приписку до призовних дільниць (старий ВОД).

Звертаємо увагу, що відповідно до п. 2 Постанови №559  ВОД, оформлені до набрання чинності цією постановою, вважаються дійсними на всій території України до видачі ВОД нового зразка. Тобто в момент отримання нового ВОД, старі ВОД втрачають чинність. ВОД може бути отриманий в електронній формі через застосунок Резерв+ або на порталі Дія. В такому разі, з моменту отримання ВОД в Резерв + чи на порталі Дія військові квитки чи інші ВОД вже не діють.

Тому, коли ви запитуєте, яку інформацію слід використовувати для заповнення списків (з Резерв+ чи з військового квитка), слід згадати вищенаведену норму Порядку №559, яка вказує на те, що за наявності електронного ВОД, старі ВОД ми вже не використовуємо. Тобто, усю інформацію до списків та інших документів вносимо з електронного ВОД чи його роздруківки.

Що робити, якщо ТЦК заперечує проти електронних ВОД чи їх роздруківок?

Насамперед звертати їх увагу на п. 9 Порядку №559, а для ще більшої переконливості, розміщуємо для вас відповідь Генштабу, яка була надана на наше звернення стосовно того, чи обов’язково військовозобов'язаний повинен мати паперовий документ, але є електронний.

Як бачимо, Генштаб дотримується вимог підзаконного нормативного акту і визнає чинність електронних документів.

Які документи з військового обліку мають бути у наявності

Документи з військового обліку, які повинні бути станом на грудень 2024 року:

1. Списки персонального військового обліку (Додаток 5 до Порядку №1487).
2. Відомість оперативного обліку (Додаток 12 до Порядку №1487)
3. Наказ про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку.
4. Посадову інструкцію, в якій визначені обов’язки із ведення військового обліку.
5. Наказ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації особи, відповідальної за ведення військового обліку (дата наказу – до 1 жовтня).
6. Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами
7. Журнал або інший документ, що підтверджує ознайомлення призовників, військовозобов’язаних, резервістів з правилами військового обліку.
8. Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (Додаток 9 до Порядку №1487)
9. Докази направлення до ТЦК повідомлень про прийняття, звільнення, зміну облікових даних призовників, військовозобов'язаних і резервістів (Додаток 4 до Порядку №1487)
10. Докази направлення до ТЦК повідомлень про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку (Додаток 1 до Порядку №1487).
11. Докази направлення до ТЦК зведеного списку громадян, що підлягають приписці до призовної дільниці (Додаток 6 до Порядку №1487).  

Крім того, у вас повинні бути розміщені на видному місці Правила військового обліку. Ці правила не потрібно розробляти та затверджувати на підприємстві. Вони викладені у Додатку 2 до Порядку №1487. Достатньо просто роздрукувати і розмістити на видному місці в офісі вашої компанії чи навчального закладу.

Строки подачі документів до Р(М) ТЦК та СП

1. Зведені списки осіб, що підлягають приписці до призовних дільниць (Додаток 6) – щороку до 1 грудня.
2. Повідомлення про прийняття на роботу / звільнення з роботи призовників військовозобов’язаних і резервістів (Додаток 4) – протягом 7 днів з моменту видання відповідного наказу.
3. Повідомлення про зміну облікових даних: ПІБ, реквізити паспорта, адреси місця проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи, посади (Додаток 4) – до 5 числа кожного місяця (за наявності змін)
4. Повідомлень про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку (Додаток 1) – протягом 7 днів з моменту видання відповідного наказу.
5. Інформація про наявність транспортних засобів – щорічно до 20.06 та 20.12.

Всі вищенаведені документи і строки їх подання визначені Порядком №1487, а необхідність подання інформації про наявність транспортних засобів визначена Положенням про військово-транспортний обов'язок, затвердженим постановою КМУ від 28.12.2000 №1921.

Документи з військового обліку, які потрібно зробити в січні 2025 року

Відповідно до п. 40 Порядку №1487 щороку до 25 січня потрібно роздрукувати Списки персонального військового обліку (Додаток 5) та Відомість оперативного обліку (Додаток 12). Роздруковані Списки підписує керівник, а також особа, відповідальна за ведення військового обліку, та реєструються в установленому порядку в службі діловодства.

Якщо служба діловодства відсутня і ви не маєте досвіду реєстрації внутрішніх документів, можна просто завести журнал, в якому щороку будете реєструвати роздруковані списки персонального військового обліку.

Тобто, у Списках повинна міститися інформація про тих призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які працюють у вас станом на 1 січня року.

Приклад. У 2024 році ви вели Списки і Відомість оперативного обліку в електронній формі. Ви додавали дані новоприйнятих працівників, вилучали дані мобілізованих працівників, натомість до кінця поточного року зберігаєте дані звільнених працівників і працівників, які виключені з військового обліку. На початку січня, потрібно буде зробити ревізію цих списків. А саме, вилучити дані працівників, які вже не працюють станом на 1 січня. Після такої ревізії (а це потрібно зробити до 25 січня) списки потрібно роздрукувати. Теж саме стосується відомості оперативного обліку. Підписані та зареєстровані списки та відомість будуть зберігатися на підприємстві разом із копіями (роздруківками) ВОД.

Звіти з військового обліку та звіряння списків з ТЦК

Нас часто запитують, чи подаються якісь звіти з військового обліку до ТЦК?

Ні, звітування до ТЦК з питань військового обліку не передбачене.

Натомість потрібно щорічно проводити звіряння списків персонального військового обліку з Р(М) ТЦК та СП.

Відповідно до п. 46 Порядку №1487 звіряння потрібно проводити і з ТЦК, що знаходиться за місцезнаходженням підприємства, і з ТЦК за місцем військового обліку ваших військовозобов’язаних працівників чи студентів.

Різниця полягає в тому, що до ТЦК за місцем реєстрації підприємства відповідальна особа повинна прибути зі списками і копіями (роздруківками) ВОД.

Таке звіряння відбувається відповідно до графіків, затверджених розпорядженням голови відповідної держадміністрації або міського голови.

Щодо Р(М) ТЦК, які розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, звіряння здійснюється шляхом надсилання у двох примірниках витягів із списків персонального в/о, а також копій військово-облікових документів до таких ТЦК.

Відповідальність за не здійснення звіряння з ТЦК протягом 2024 року

Звіряння з Р(М) ТЦК повинно відбуватися за графіком, затвердженим головою адміністрації чи міським головою.

Тож, якщо підприємству не довели графік звіряння або якщо Р(М) ТЦК не вимагає надати списки для звіряння, підстав для притягнення до відповідальності немає.

Чи це гарантія, що не накладуть штраф?

Ні, але володіючи наведеною інформацією, ви зможете захистити свої права.

Щодо звіряння з Р(М) ТЦК, які розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, ніж ваше підприємство, радимо до кінця року направити витяги зі списків, щоб не наражатися на штрафи від ТЦК.

Нагадаємо, що за будь-які порушення ведення військового обліку посадовим особам підприємства загрожує штраф у розмірі від 34 000 грн до 59 500 грн відповідно до ст. 210-1 КУпАП.

Тетяна ДОНЕЦЬ, шеф-редактор 7eminar, практикуючий юрист, адвокат з 20-річним досвідом роботи