Військовий облік: що потрібно зробити до та після 1 січня 2026 року

1. Усі юридичні особи ведуть військовий облік
2. Військово-облікові документи для введення військового обліку на підприємстві
3. Які документи з військового обліку мають бути у наявності
4. Строки подачі документів до Р(М) ТЦК та СП
5. Документи з військового обліку, які потрібно зробити в січні 2026 року
6. Звіти з військового обліку та звіряння списків з ТЦК
7. Відповідальність за не здійснення звіряння з ТЦК протягом 2026 року

Усі юридичні особи ведуть військовий облік

Усі юридичні особи, незалежно від форми власності, організаційно-правової форми, форми оподаткування чи інших чинників повинні вести персональний військовий облік призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які у них працюють чи навчаються.

Якщо на підприємстві немає жодного призовника, військовозобов’язаного чи резервіста, то військовий облік вести не потрібно до того моменту, поки не з’явиться хоч одна така особа.

А чи вести військовий облік, якщо на підприємстві немає інших працівників, крім директора?

Так, військовий облік потрібно вести, якщо директор входить до однієї з названих категорій, тобто, є призовником, військовозобов’язаним чи резервістом.

Ведення військового обліку полягає у виконанні вимог Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).

Військовий облік ведеться у Списках (Додаток 5 до Порядку №1487).

Завантажуйте шаблон та зразок Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів офіцерського складу (додаток 5)

Крім того, паралельно зі Списками, де міститься інформація про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, юридичні особи на постійній основі ведуть Відомість оперативного обліку (Додаток 12 до Порядку №1487), яка відображає кількісні показники таких працівників (студентів).

Завантажуйте шаблон та зразок Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12) з 18.05.2024

Військово-облікові документи для введення військового обліку на підприємстві

Отже, ваше підприємство веде військовий облік. Ймовірно, у вас зберігаються копії військово-облікових документів (далі – ВОД) усіх ваших працівників чи студентів, які повинні їх мати.

Нагадаємо, що відповідно до п. 9 Порядку №559 ВОД в електронній формі (у тому числі роздрукований) та ВОД у паперовій формі мають однакову юридичну силу. Це означає, що якщо у вашого працівника є електронний ВОД, то роздруківка такого електронного ВОД є достатнім документом для зберігання її у справах підприємства. При цьому, належним цей документ буде вважатися за умови наявності на ньому QR-коду, який доступний для зчитування.

Слід зазначити, що деякі Р(М) ТЦК та СП не дуже полюбляють електронні ВОД та їх роздруківки, і воліють побачити копії паперового ВОД на бланку (новий ВОД) або копії військових квитків, тимчасових посвідчень військовозобов’язаний чи посвідчень про приписку до призовних дільниць (старий ВОД).

Звертаємо увагу, що відповідно до п. 2 Постанови №559 ВОД, оформлені до набрання чинності цією постановою, вважаються дійсними на всій території України до видачі ВОД нового зразка.

Коли ви запитуєте, яку інформацію слід використовувати для заповнення списків (з Резерв+ чи з військового квитка), слід згадати вищенаведену норму Порядку №559, яка вказує на те, що за наявності електронного ВОД, старі ВОД ми можемо вже не використовувати і усю інформацію до списків вносимо з електронного ВОД чи його роздруківки.

Разом з цим, нагадаємо, що ТЦК дуже полюбляють паперові ВОД, тому якщо у військових квитках чи тимчасових посвідченнях міститься інформація, що не суперечить інформації із електронного ВОД, а лише доповнює її, можна використати цю інформацію.

Наприклад, у «Резерв+» немає інформації про вручені мобілізаційні розпорядження, а у військовому квитку така інформація є. Не буде помилкою внесення до списку інформації про мобілізаційне розпорядження з військового квитка.

Що робити, якщо ТЦК заперечує проти електронних ВОД чи їх роздруківок?

Насамперед звертати їх увагу на п. 9 Порядку №559, а для ще більшої переконливості, розміщуємо для вас відповідь Генштабу, яка була надана на наше звернення стосовно того, чи обов’язково військовозобов'язаний повинен мати паперовий документ, але є електронний.

Як бачимо, Генштаб дотримується вимог підзаконного нормативного акту і визнає чинність електронних документів.

Які документи з військового обліку мають бути у наявності

Документи з військового обліку, які повинні бути станом на кінець 2025 року:

1. Списки персонального військового обліку (Додаток 5 до Порядку №1487).
2. Відомість оперативного обліку (Додаток 12 до Порядку №1487)
3. Наказ про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку.
4. Посадова інструкція, в якій визначені обов’язки із ведення військового обліку.
5. Наказ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації особи, відповідальної за ведення військового обліку (дата наказу – до 1 жовтня).
6. Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами
7. Журнал або інший документ, що підтверджує ознайомлення призовників, військовозобов’язаних, резервістів з правилами військового обліку.
8. Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (Додаток 9 до Порядку №1487)
9. Докази направлення до ТЦК повідомлень про прийняття, звільнення, зміну облікових даних призовників, військовозобов'язаних і резервістів (Додаток 4 до Порядку №1487)
10. Докази направлення до ТЦК повідомлень про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку (Додаток 1 до Порядку №1487).

Крім того, у вас повинні бути розміщені на видному місці Правила військового обліку. Ці правила не потрібно розробляти та затверджувати на підприємстві. Вони викладені у Додатку 2 до Порядку №1487. Достатньо просто роздрукувати і розмістити на видному місці в офісі вашої компанії чи навчального закладу.

У доступному для працівників місці повинні бути також розміщені нормативні та локальні акти з питань, що стосуються військового обліку.

Крім цього, ТЦК може запитати про наявність блокнота розписок. Також можуть поцікавитися наявністю наказу про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік.

Ну й, звісно, обов'язково спитають, чи ви проходили звіряння списків з ТЦК.

Строки подачі документів до Р(М) ТЦК та СП

1. Повідомлення про прийняття на роботу / звільнення з роботи призовників військовозобов’язаних і резервістів (Додаток 4) подаються до ТЦК протягом 7 днів з моменту видання відповідного наказу.
2. Повідомлення про зміну облікових даних: ПІБ, реквізити паспорта, адреси місця проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи, посади (Додаток 4) подаються до 5 числа кожного місяця (за наявності змін).
3. Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку (Додаток 1) – протягом 7 днів з моменту видання відповідного наказу.
4. Інформація про наявність транспортних засобів – щорічно до 20.06 та 20.12.
5. Інформація про порушення працівниками Правил військового обліку подається на постійній основі за наявності підстав.

Всі вищенаведені документи і строки їх подання визначені Порядком №1487, а необхідність подання інформації про наявність транспортних засобів визначена Положенням про військово-транспортний обов'язок, затвердженим постановою КМУ від 28.12.2000 №1921.

Документи з військового обліку, які потрібно зробити в січні 2026 року

Відповідно до п. 40 Порядку №1487 щороку до 25 січня потрібно роздрукувати Списки персонального військового обліку (Додаток 5) та Відомість оперативного обліку (Додаток 12). Роздруковані Списки підписує керівник, а також особа, відповідальна за ведення військового обліку. Вони реєструються в установленому порядку в службі діловодства.

Якщо служба діловодства відсутня і ви не маєте досвіду реєстрації внутрішніх документів, можна просто завести журнал, в якому щороку будете реєструвати роздруковані списки персонального військового обліку.

Тобто, у Списках повинна міститися інформація про тих призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які працюють у вас станом на 1 січня року.

Приклад. У 2025 році ви ведете Списки і Відомість оперативного обліку в електронній формі. Ви додавали дані новоприйнятих працівників, вилучали дані мобілізованих працівників, натомість до кінця поточного року зберігаєте дані звільнених працівників і працівників, які виключені з військового обліку.

На початку січня 2026 року потрібно буде актуалізувати ці списки. А саме, вилучити дані працівників, які вже не працюють станом на 1 січня. Після такої ревізії (а це потрібно зробити до 25 січня) списки потрібно роздрукувати. Теж саме стосується відомості оперативного обліку. Підписані та зареєстровані списки та відомість будуть зберігатися на підприємстві разом із копіями (роздруківками) ВОД.

Звіти з військового обліку та звіряння списків з ТЦК

Нас часто запитують, чи подаються якісь звіти з військового обліку до ТЦК?

Ні, звітування до ТЦК з питань військового обліку не передбачене.

Натомість потрібно щорічно проводити звіряння списків персонального військового обліку з Р(М) ТЦК та СП.

Відповідно до п. 46 Порядку №1487 звіряння потрібно проводити і з ТЦК, що знаходиться за місцезнаходженням підприємства, і з ТЦК за місцем військового обліку ваших військовозобов’язаних працівників чи студентів.

Різниця полягає в тому, що до ТЦК за місцем реєстрації підприємства відповідальна особа повинна прибути зі списками і копіями (роздруківками) ВОД.

Таке звіряння відбувається відповідно до графіків, затверджених розпорядженням голови відповідної держадміністрації або міського голови.

Щодо Р(М) ТЦК, які розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, звіряння здійснюється шляхом надсилання у двох примірниках витягів із списків персонального в/о, а також копій військово-облікових документів до таких ТЦК.

Відповідальність за не здійснення звіряння з ТЦК протягом 2026 року

Нагадаємо, що за будь-які порушення ведення військового обліку, в т.ч. за непроведення звіряння з ТЦК, посадовим особам підприємства загрожує штраф у розмірі від 34 000 грн до 59 500 грн відповідно до ст. 210-1 КУпАП.

Тож, не наражайтеся на штрафи! Скористайтеся нашими зразками документів та порадами.

Тетяна ДОНЕЦЬ, шеф-редактор kadroland, практикуючий юрист, адвокат з 20-річним досвідом роботи