Військовий облік: що потрібно зробити до та після 1 січня 2026 року

1. Усі юридичні особи ведуть військовий облік
2. Військово-облікові документи для введення військового обліку на підприємстві
3. Які документи з військового обліку мають бути у наявності
4. Строки подачі документів до Р(М) ТЦК та СП
5. Документи з військового обліку, які потрібно зробити в січні 2026 року
6. Звіти з військового обліку та звіряння списків з ТЦК
7. Відповідальність за не здійснення звіряння з ТЦК протягом 2026 року

Усі юридичні особи ведуть військовий облік

Усі юридичні особи, незалежно від форми власності, організаційно-правової форми, форми оподаткування чи інших чинників повинні вести персональний військовий облік призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які у них працюють чи навчаються.

Якщо на підприємстві немає жодного призовника, військовозобов’язаного чи резервіста, то військовий облік вести не потрібно до того моменту, поки не з’явиться хоч одна така особа.

А чи вести військовий облік, якщо на підприємстві немає інших працівників, крім директора?

Так, військовий облік потрібно вести, якщо директор входить до однієї з названих категорій, тобто, є призовником, військовозобов’язаним чи резервістом.

Ведення військового обліку полягає у виконанні вимог Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).

Військовий облік ведеться у Списках (Додаток 5 до Порядку №1487).

Завантажуйте шаблон та зразок Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів офіцерського складу (додаток 5)

Крім того, паралельно зі Списками, де міститься інформація про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, юридичні особи на постійній основі ведуть Відомість оперативного обліку (Додаток 12 до Порядку №1487), яка відображає кількісні показники таких працівників (студентів).

Завантажуйте шаблон та зразок Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12) з 18.05.2024

Військово-облікові документи для введення військового обліку на підприємстві

Отже, ваше підприємство веде військовий облік. Ймовірно, у вас зберігаються копії військово-облікових документів (далі – ВОД) усіх ваших працівників чи студентів, які повинні їх мати.

Нагадаємо, що відповідно до п. 9 Порядку №559 ВОД в електронній формі (у тому числі роздрукований) та ВОД у паперовій формі мають однакову юридичну силу. Це означає, що якщо у вашого працівника є електронний ВОД, то роздруківка такого електронного ВОД є достатнім документом для зберігання її у справах підприємства. При цьому, належним цей документ буде вважатися за умови наявності на ньому QR-коду, який доступний для зчитування.

Слід зазначити, що Р(М) ТЦК та СП не дуже полюбляли електронні ВОД та їх роздруківки, і воліли побачити копії паперових ВОД на бланку або копії військових квитків, тимчасових посвідчень військовозобов’язаний чи посвідчень про приписку до призовних дільниць (старий ВОД).

Але з 16 грудня 2025 року діє нова редакція Постанови №559 і тепер паперові ВОД на бланку діють лише для громадян України, які перебувають на військовому обліку в СБУ, розвідувальних органах або звільнені у відставку із зазначених органів.

Для тих, хто перебуває на обліку в ТЦК та СП, паперові ВОД на бланку вже не діють і не видаються.

Разом з тим, продовжують діяти «старі» паперові ВОД, оформлені до набрання чинності Постанови №559 ВОД. Але й ці документи діють лише у тому випадку, якщо їх відомості не протирічать відомостям реєстру.

В п. 4 Порядку, затвердженого Постановою №559 зазначено:

У разі невідповідності відомостей, зазначених у військово-обліковому документі у паперовій формі (зокрема відомостей, зазначених у посвідченні призовника, тимчасовому посвідченні військовозобов’язаного, військовому квитку осіб рядового, сержантського і старшинського складу та військовому квитку офіцера запасу), відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів, призовник, військовозобов’язаний або резервіст, який перебуває на військовому обліку, або громадянин України, який був виключений з військового обліку (крім військовозобов’язаних та резервістів СБУ, розвідувальних органів або громадян України, звільнених у відставку із зазначених органів), повинен сформувати військово-обліковий документ в електронній формі відповідно до пункту 6 цього Порядку. Зміни у військово-облікові документи у паперовій формі зазначених громадян України не вносяться, а військово-облікові документи у паперовій формі, відомості в яких не відповідають відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів, вважаються недійсними.

Отже, основним військово-обліковим документом стає електронний документ. Його можна сформувати через застосунок «Резерв+» або через Дію.

Якщо ж особа не користується цими застосунками, то єдина можливість отримати військово-обліковий документ – звернутися до ТЦК та СП. В цьому випадку видається роздруківка електронного ВОД.

Для заповнення списків персонального військового обліку можна продовжувати використовувати військові квитки, тимчасові посвідчення чи посвідчення про приписку лише в тому разі, якщо їх відомості не протирічать даним Реєстру.

Ви спитаєте,

звідки роботодавець може дізнатися про невідповідність даних, якщо доступу до Реєстру у нього немає, а працівник не користується застосунком «Резерв+», через який можна побачити, яка інформація про нього міститься в Реєстрі?

Це може відбутися під час звіряння чи перевірки ТЦК та СП. Інших способів отримати дані з Реєстру у роботодавця немає.

Підсумовуючи наведене, можемо порадити роботодавцям попросити працівників надати роздруківки електронного ВОД і скоригувати списки на підставі актуальних документів.

Якщо ж у працівників є лише старі паперові ВОД, можна продовжувати вести військовий облік на підставі таких документів до тих пір, поки не стане відомо про невідповідність даних цих документів даним Реєстру.

Які документи з військового обліку мають бути у наявності

Документи з військового обліку, які повинні бути станом на кінець 2025 року:

1. Списки персонального військового обліку (Додаток 5 до Порядку №1487).
2. Відомість оперативного обліку (Додаток 12 до Порядку №1487)
3. Наказ про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку.
4. Посадова інструкція, в якій визначені обов’язки із ведення військового обліку.
5. Наказ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації особи, відповідальної за ведення військового обліку (дата наказу – до 1 жовтня).
6. Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами
7. Журнал або інший документ, що підтверджує ознайомлення призовників, військовозобов’язаних, резервістів з правилами військового обліку.
8. Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (Додаток 9 до Порядку №1487)
9. Докази направлення до ТЦК повідомлень про прийняття, звільнення, зміну облікових даних призовників, військовозобов'язаних і резервістів (Додаток 4 до Порядку №1487)
10. Докази направлення до ТЦК повідомлень про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку (Додаток 1 до Порядку №1487).

Крім того, у вас повинні бути розміщені на видному місці Правила військового обліку. Ці правила не потрібно розробляти та затверджувати на підприємстві. Вони викладені у Додатку 2 до Порядку №1487. Достатньо просто роздрукувати і розмістити на видному місці в офісі вашої компанії чи навчального закладу.

У доступному для працівників місці повинні бути також розміщені нормативні та локальні акти з питань, що стосуються військового обліку.

Строки подачі документів до Р(М) ТЦК та СП

1. Повідомлення про прийняття на роботу / звільнення з роботи призовників військовозобов’язаних і резервістів (Додаток 4) подаються до ТЦК протягом 7 днів з моменту видання відповідного наказу.
2. Повідомлення про зміну облікових даних: ПІБ, реквізити паспорта, адреси місця проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи, посади (Додаток 4) подаються до 5 числа кожного місяця (за наявності змін).
3. Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку (Додаток 1) – протягом 7 днів з моменту видання відповідного наказу.
4. Інформація про наявність транспортних засобів – щорічно до 20.06 та 20.12.
5. Інформація про порушення працівниками Правил військового обліку подається на постійній основі за наявності підстав.

Всі вищенаведені документи і строки їх подання визначені Порядком №1487, а необхідність подання інформації про наявність транспортних засобів визначена Положенням про військово-транспортний обов'язок, затвердженим постановою КМУ від 28.12.2000 №1921.

Документи з військового обліку, які потрібно зробити в січні 2026 року

Відповідно до п. 40 Порядку №1487 щороку до 25 січня потрібно роздрукувати Списки персонального військового обліку (Додаток 5) та Відомість оперативного обліку (Додаток 12). Роздруковані Списки підписує керівник, а також особа, відповідальна за ведення військового обліку. Вони реєструються в установленому порядку в службі діловодства.

Якщо служба діловодства відсутня і ви не маєте досвіду реєстрації внутрішніх документів, можна просто завести журнал, в якому щороку будете реєструвати роздруковані списки персонального військового обліку.

Тобто, у Списках повинна міститися інформація про тих призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які працюють у вас станом на 1 січня року.

Приклад. У 2025 році ви ведете Списки і Відомість оперативного обліку в електронній формі. Ви додавали дані новоприйнятих працівників, вилучали дані мобілізованих працівників, натомість до кінця поточного року зберігаєте дані звільнених працівників і працівників, які виключені з військового обліку.

На початку січня 2026 року потрібно буде актуалізувати ці списки. А саме, вилучити дані працівників, які вже не працюють станом на 1 січня. Після такої ревізії (а це потрібно зробити до 25 січня) списки потрібно роздрукувати. Теж саме стосується відомості оперативного обліку. Підписані та зареєстровані списки та відомість будуть зберігатися на підприємстві разом із копіями (роздруківками) ВОД.

Звіти з військового обліку та звіряння списків з ТЦК

Нас часто запитують, чи подаються якісь звіти з військового обліку до ТЦК?

Ні, звітування до ТЦК з питань військового обліку не передбачене.

Натомість потрібно щорічно проводити звіряння списків персонального військового обліку з Р(М) ТЦК та СП.

Відповідно до п. 46 Порядку №1487 звіряння потрібно проводити і з ТЦК, що знаходиться за місцезнаходженням підприємства, і з ТЦК за місцем військового обліку ваших військовозобов’язаних працівників чи студентів.

Різниця полягає в тому, що до ТЦК за місцем реєстрації підприємства відповідальна особа повинна прибути зі списками і копіями (роздруківками) ВОД.

Таке звіряння відбувається відповідно до графіків, затверджених розпорядженням голови відповідної держадміністрації або міського голови.

Щодо Р(М) ТЦК, які розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, звіряння здійснюється шляхом надсилання у двох примірниках витягів із списків персонального в/о, а також копій військово-облікових документів до таких ТЦК.

Відповідальність за не здійснення звіряння з ТЦК протягом 2026 року

Нагадаємо, що за будь-які порушення ведення військового обліку, в т.ч. за непроведення звіряння з ТЦК, посадовим особам підприємства загрожує штраф у розмірі від 34 000 грн до 59 500 грн відповідно до ст. 210-1 КУпАП.

Тож, не наражайтеся на штрафи! Скористайтеся нашими зразками документів та порадами.

Тетяна ДОНЕЦЬ, шеф-редактор kadroland, практикуючий юрист, адвокат з 20-річним досвідом роботи