- Нормативка, що регулює тему відрядження
- Дозволені витрати на відрядження
- Підтвердні документи щодо витрат на відрядження
- Розмір добових по Україні та закордон
- Чи зменшувати добові, якщо до вартості проживання включено сніданок
- Чи можуть добові дорівнювати нулю
- За яким курсом фіксувати закордонні добові
- Підтвердження добових та кількості відрядження
- Що може підтвердити відрядження, якщо «слідів» майже не залишилося
- Коли для підтвердження добових достатньо лише наказу
- Маршрут, звіт про результати відрядження, кошторис: чи складати
- Виплата авансу на відрядження: чи обов’язкова
- Максимальний строк відрядження та практичні нюанси оформлення
- Висновки
Відрядження – одна з тих тем, яка може стати актуальною для будь-якого роботодавця, навіть того, який наразі працівників у відрядження не направляє. Адже це питання не є специфічним, а потреба у службовій поїздці може виникнути у будь-який момент.ї
У цій статті розглянемо, які документи є підставою для виплати добових, у тому числі при закордонних відрядженнях. З’ясуємо, чи потрібно складати маршрут відрядження, звіт про його результати (і йдеться не про авансовий звіт) та кошторис витрат.
Окремо зупинимося на тому, як правильно визначити гривневий еквівалент добових у разі закордонних відряджень і чи потрібно зменшувати суму добових, якщо до вартості проживання в готелі вже включено харчування, наприклад сніданок.
Також розберемо, чи є обов’язковою виплата авансу на відрядження та яка відповідальність передбачена за його невидачу.
З’ясуємо, чи встановлено мінімальний розмір добових і як підтвердити право на їх виплату, якщо фактично немає документальних слідів відрядження: працівник їхав власним автомобілем або проживав у родичів.
Не оминемо й питання оподаткування: у яких випадках добові підлягають оподаткуванню, як визначити суму податків та відобразити такі виплати у додатку 4ДФ.
Нормативка, що регулює тему відрядження
Почнемо з нормативної бази, яка регулює питання відряджень.
Насамперед це п. 170.9 Податкового кодексу України (ПКУ), який визначає правила оподаткування коштів, виданих на відрядження або під звіт. Однак для практичної роботи бухгалтерів не менш важливими є й інші документи.
Перший із них – Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59 (далі – Інструкція №59). Але тут є важливий нюанс: Інструкція №59 є обов’язковою лише для підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів.
Аналогічна ситуація і з постановою КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 №98 (далі – Постанова №98). Вона також орієнтована насамперед на бюджетну сферу.
Крім того, варто згадати Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841), тобто документа, який більшість із нас за звичкою називає авансовим звітом.
Водночас саме Інструкція №59 фактично містить відповіді на більшість практичних запитань, які виникають щодо відряджень:
- як рахувати дні відрядження,
- як визначати день вибуття та прибуття,
- як враховувати перетин кордону,
- за які дні виплачувати добові тощо.
Але тут постає закономірне запитання:
Що робити небюджетним підприємствам, на які Інструкція №59 формально не поширюється?
Видати наказ із вказівкою про застосування Інструкції №59 на підприємстві навряд чи можна вважати найкращим рішенням. Більш коректний підхід – розробити власне Положення про відрядження.
Саме відсутність такого документа найчастіше створює практичні проблеми. У результаті щоразу доводиться повертатися до одних і тих самих запитань: як рахувати дні відрядження, як визначати день вибуття та прибуття, як виплачувати добові за ці дні та як діяти в інших спірних ситуаціях.
Податківці нерідко орієнтуються на положення Інструкції №59. Водночас для звичайних госпрозрахункових підприємств вона не є нормативним документом прямої дії.
Утім немає потреби винаходити велосипед або розробляти внутрішнє положення з нуля. Найпростіше – взяти за основу Інструкцію №59, використати її як шаблон, а потім адаптувати під потреби свого підприємства: прибрати зайве, спростити окремі норми та закріпити ті правила, за якими фактично плануєте працювати.
Дозволені витрати на відрядження
Щоб зрозуміти, які виплати у відрядженні не оподатковують, а які можуть стати об’єктом оподаткування, слід звернутися до пп. 170.9.1 ПКУ. За змістом цієї норми податковий агент оподатковує суми, видані на відрядження або під звіт, якщо вони були надміру витрачені, не підтверджені документально чи не повернуті у встановлені строки. Саме роботодавець як податковий агент повинен визначити такі суми та утримати з них ПДФО і військовий збір.
Які ж витрати можна віднести до витрат на відрядження без податкових наслідків?
Ключове правило досить просте: усе, що вкладається в перелік витрат, визначених пп. 170.9.1 ПКУ, не є оподатковуваним доходом працівника.
Перелік досить широкий. До нього належать витрати на проїзд, бронювання транспортних квитків, перевезення багажу, проживання у готелях, мотелях та інших житлових приміщеннях, а також витрати на харчування та побутові послуги, якщо вони включені до рахунку за проживання. Наприклад, прання, чищення, прасування одягу та взуття.
Також до витрат на відрядження належать витрати на службові телефонні розмови, оформлення закордонних паспортів, віз, дозволів на в'їзд, обов’язкове страхування та інші документально підтверджені витрати, безпосередньо пов’язані з правилами в’їзду, перебування або пересування у місці відрядження.
Крім того, ПКУ дозволяє враховувати збори, податки та інші обов’язкові платежі, які відповідно до законодавства країни перебування необхідно сплатити у зв’язку з поїздкою. Тобто, якщо правила країни відрядження передбачають додаткові обов’язкові витрати, не названі прямо у пп. 170.9.1 ПКУ, вони також можуть вважатися правомірними витратами на відрядження за умови їх документального підтвердження (див. Рис.).
Усе, що виходить за межі цього переліку, потрапляє під оподаткування ПДФО за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 5%.
При цьому варто звернути увагу на один важливий момент. Положення пп. 170.9.1 ПКУ поширюються лише на фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із роботодавцем, а також на членів керівних органів підприємства.
Важливо! Для цілей неоподатковуваного відрядження йдеться саме про найманих працівників або членів керівних органів
Це важливо враховувати резидентам Дія Сіті. Якщо у відрядження направляють гіг-спеціаліста, норми п. 170.9 ПКУ на нього не поширюються. Відповідно, виплати, пов’язані з таким відрядженням, будуть оподатковуватися у повній сумі.
Аналогічний підхід і щодо ФОПів, які оформляють відрядження самі собі. Податкове законодавство не передбачає для них механізму відряджень у розумінні п. 170.9 ПКУ. Тому норми про неоподатковувані витрати на відрядження на такі випадки не поширюються.
Підтвердні документи щодо витрат на відрядження
Після того як визначилися з переліком витрат, які можна відшкодовувати без оподаткування, потрібно звернути увагу на їх документальне підтвердження.
У тому самому пп. 170.9.1 ПКУ зазначено, що зазначені в ньому витрати є неоподатковуваними лише за наявності підтвердних документів, які засвідчують їх вартість. Тобто недостатньо лише того, що витрати відповідають переліку, наведеному в ПКУ. Вони мають бути належно підтверджені первинними документами.
Тому ситуація, коли працівник або директор повертається з відрядження та повідомляє про понесені витрати, але не надає жодних підтвердних документів, фактично унеможливлює їх безподаткове відшкодування.
Які саме документи можуть підтверджувати витрати?
Насамперед це транспортні квитки, багажні квитанції, рахунки та інші документи, що підтверджують оплату проїзду, у тому числі електронні квитки.
Якщо говорити про бюджетні установи, то для них обов’язковою є наявність посадкового талону. Для решти підприємств – розрахункова квитанція та квиток.
Важливими є й документи, видані особами, які надають послуги з розміщення та проживання, а також страхові поліси. Тобто йдеться про рахунки готелів, мотелів та інших закладів розміщення.
І саме тут на практиці часто виникають проблеми. Наприклад, працівник проживав у невеликому готелі або садибі, власником яких є ФОП. Оплату здійснювали готівкою, але фіскального чека працівнику не видали. У такому випадку податківці можуть не визнати відповідні витрати належно підтвердженими.
Фактично підприємство, а точніше працівник, стає заручником якості документів, які отримує працівник під час відрядження. Тому важливо заздалегідь інструктувати працівників щодо того, які документи необхідно отримувати та зберігати.
Також підтвердними документами можуть бути виписки або відомості з рахунку, що містять передбачену законодавством інформацію про проведені платіжні операції.
Це стосується ситуацій, коли працівник розраховується власною платіжною карткою. У такому разі варто попередити його, що для підтвердження витрат може знадобитися не лише чек, а й виписка або відомість з банківського рахунку.
Якщо витрати здійснювалися через розрахункові операції, їх також можуть підтверджувати фіскальні чеки РРО або ПРРО та інші документи, що засвідчують факт і суму витрат.
Водночас не всі витрати, понесені під час відрядження, можуть бути відшкодовані без податкових наслідків. Так не включають до неоподатковуваних витрат і, відповідно, підлягають оподаткуванню витрати на алкогольні напої, тютюнові вироби, «чайові», а також витрати на розваги та видовищні заходи.
На замітку! ПКУ дозволяє враховувати «чайові» до неоподатковуваних витрат, якщо їх включення до рахунку є обов’язковим відповідно до законодавства або звичаїв країни перебування
Тому, якщо до рахунку потраплять екскурсії, відвідування театрів чи інші розважальні послуги, такі суми не вважатимуть витратами на відрядження для цілей п. 170.9 ПКУ і вони можуть стати об’єктом оподаткування.
Розмір добових по Україні та закордон
Коли йдеться про добові, у багатьох виникає запитання:
Який їх розмір можна встановити для працівника під час відрядження в Україні та за кордоном?
Якщо говорити про підприємства, які не фінансуються з бюджету, то відповідь може здивувати: законодавство не встановлює для них обов’язкового розміру добових ні для відряджень по Україні, ні для закордонних відряджень.
Роботодавець може самостійно визначити суму добових у внутрішніх документах підприємства. Це може бути як 100 грн, так і 10 000 грн на день. Проте для цілей оподаткування важливим є інше – чи не перевищують добові неоподатковувану межу, встановлену ПКУ.
Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ до оподатковуваного доходу не включають добові витрати, які виплачують на харчування та фінансування інших власних потреб працівника під час відрядження, у межах установленого ліміту.
Для відряджень у межах України неоподатковуваний розмір добових становить не більше 0,1 мінімальної заробітної плати, установленої на 1 січня звітного року, за кожен день відрядження.
Для закордонних відряджень неоподатковувана межа становить не більше 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним курсом НБУ.
Важливо розуміти: наведені суми – це не рекомендований і не обов’язковий розмір добових. Це лише граничний неоподатковуваний ліміт. Якщо підприємство встановить добові в межах цього ліміту, оподатковуваного доходу у працівника не виникатиме. Якщо ж ліміт буде перевищено, сума перевищення підлягатиме оподаткуванню.
Зверніть увагу! Добові виплачують не лише на харчування. ПКУ прямо говорить про харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи під час відрядження. Тобто законодавство не обмежує працівника у тому, на що саме витрачати ці кошти
Щодо закордонних відряджень теж є один важливий нюанс. Ліміт у 80 євро визначають за курсом НБУ за кожен календарний день відрядження. Тобто якщо відрядження тривало п’ять днів, для визначення неоподатковуваної межі потрібно враховувати курс НБУ окремо за кожен із цих днів.
При цьому такий розрахунок потрібен винятково для перевірки дотримання неоподатковуваного ліміту. Він не означає, що підприємство зобов’язане встановлювати добові саме у розмірі 80 євро.
Наприклад, у Положенні про відрядження можна передбачити добові у розмірі 75 євро або 80 євро за курсом на дату складання авансового звіту. Однак у такому разі варто уважно прописати механізм розрахунку. Адже коливання валютного курсу можуть призвести до того, що фактично виплачена сума перевищить неоподатковуваний ліміт, розрахований за правилами ПКУ, а отже, виникнуть податкові наслідки.
Розглянемо практичний приклад, який допоможе краще зрозуміти, як працює неоподатковуваний ліміт добових при закордонних відрядженнях та яку роль у цьому відіграє курс НБУ.
Відповідно до Положення про відрядження підприємство встановило добові у розмірі 80 євро на день.
Працівнику видали аванс 5 лютого на дводенне відрядження. Курс НБУ на дату видачі авансу становив 45 грн за 1 євро.
Відповідно, сума виданих добових склала:
80 євро × 2 дні × 45 грн = 7200 грн.
Контроль для цілей оподаткування:
- курс НБУ на 15.02 (перший день відрядження) – 43 грн за 1 євро;
- курс НБУ на 16.02 (другий день відрядження) – 44 грн за 1 євро.
Граничну неоподатковувану суму добових розраховуємо окремо за кожен день відрядження:
- 80 євро × 43 грн = 3440 грн;
- 80 євро × 44 грн = 3520 грн.
Загальна неоподатковувана межа становить:
3440 грн + 3520 грн = 6960 грн.
Фактично працівнику виплатили 7200 грн, тоді як неоподатковуваний ліміт складає 6960 грн.
Отже, сума перевищення дорівнює:
7200 грн – 6960 грн = 240 грн.
Саме ця сума вважається додатковим благом працівника та підлягає оподаткуванню ПДФО і військовим збором. ПДФО нараховуємо із застосуванням натурального коефіцієнта:
240 × 1,219512 × 18% = 52,68 грн.
Щодо військового збору, податкова служба традиційно дотримується позиції, що він утримується із суми перевищення без застосування натурального коефіцієнта. Водночас є й інша точка зору. Оскільки ПКУ не встановлює для військового збору окремих правил визначення бази оподаткування в таких ситуаціях, можна аргументувати, що натуральний коефіцієнт слід застосовувати і при розрахунку військового збору. Тому на практиці застосовні обидва підходи. Наведемо розрахунки для обох:
- військовий збір (без натуркоефіцієнта): 240 × 5% = 12,00 грн.
- військовий збір (без натуркоефіцієнта): 240 × 1,219512 × 5% = 12,63 грн.
Суму перевищення також необхідно відобразити в додатку 4ДФ з ознакою доходу «118».
Цей приклад спеціально побудований так, щоб виникло перевищення неоподатковуваного ліміту. Якщо ж фактично виплачена сума добових була б меншою за розраховану граничну величину або не перевищувала її, жодних податкових наслідків не виникало б.
Чи зменшувати добові, якщо до вартості проживання включено сніданок
Досить поширена ситуація – до вартості проживання в готелі вже включено сніданок. Тож виникає запитання:
Чи потрібно в такому разі зменшувати суму добових?
Із норм ПКУ, які ми вище розглянули, такого обов’язку не випливає. Тому сам факт включення сніданку до вартості проживання не означає автоматичного зменшення добових.
Водночас підприємство може самостійно врегулювати це питання у своїх внутрішніх документах. Рішення про зменшення добових або про їх виплату в повному обсязі приймає роботодавець і закріплює його в Положенні про відрядження.
Наприклад, можна використати підхід, який застосовують у бюджетній сфері, та передбачити, що якщо до вартості проживання включено харчування, працівнику виплачують певний відсоток від установленої на підприємстві суми добових, скажімо 80%.
Чи можна так робити?
Безумовно. Але це право, а не обов’язок роботодавця. Якщо внутрішні документи підприємства не передбачають зменшення добових у разі включення харчування до вартості проживання, підстав для такого зменшення немає.
При цьому розмір добових доцільно визначити у Положенні про відрядження. Наприклад, можна встановити конкретну суму або передбачити, що добові для закордонних відряджень виплачують в євро за курсом на певну дату – дату видачі коштів, дату складання авансового звіту чи іншу визначену підприємством дату.
Можливий і інший підхід: не фіксувати конкретний розмір добових у Положенні про відрядження, а передбачити, що його визначають окремо в кожному наказі про відрядження. У такому разі загальний розмір добових у внутрішньому положенні не встановлюють.
Чи можуть добові дорівнювати нулю
Оскільки для госпрозрахункових підприємств законодавство не встановлює обов’язкового розміру добових, виникає ще одне запитання:
Чи можна взагалі не виплачувати добові?
Формально законодавство не містить прямої норми, яка б визначала мінімальний розмір добових для небюджетних підприємств. Проте повністю відмовлятися від їх виплати ризиковано.
Так, ще у 2016 році Мінсоцполітики висловило свою позицію з цього питання (лист від 21.12.2016 №1732/0/101-16/28). У листі зазначено, що відповідно до ст. 12 Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці» гарантії та компенсації працівникам у разі службових відряджень належать до мінімальних державних гарантій. Саме з цієї причини, на думку Мінсоцполітики, розмір добових не має бути нижчим за норми, встановлені для бюджетної сфери.
Зараз такі норми становлять 300 грн на день для відряджень у межах України та 56 – 80 євро на день для закордонних відряджень залежно від країни перебування (Додаток 1 до Постанови №98).
Звичайно, лист Мінсоцполітики має лише рекомендаційний характер і не є нормативним актом. Проте він показує підхід контролюючих органів до цього питання. Тому на практиці доцільно все ж передбачати виплату добових і не встановлювати їх у нульовому розмірі.
За яким курсом фіксувати закордонні добові
Ще одне практичне питання – за яким курсом визначати суму добових для закордонних відряджень і як це правильно прописати у Положенні про відрядження.
Можливі різні підходи.
Наприклад, можна передбачити, що добові встановлені у фіксованому розмірі, скажімо 75 євро за кожен день відрядження, а їх гривневий еквівалент визначають за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту.
Такий підхід часто використовують для того, щоб уникнути ситуації, коли через коливання валютного курсу сума добових перевищить неоподатковуваний ліміт у 80 євро за день, розрахований за правилами ПКУ, і виникне необхідність оподатковувати суму перевищення.
Інший варіант – визначати гривневий еквівалент добових за курсом НБУ на дату перерахування працівнику авансу на відрядження.
Можливі й інші підходи. Головне – чітко закріпити обраний порядок у внутрішніх документах підприємства.
Витрати, понесені під час відрядження (наприклад, оплата готелю, транспортних квитків тощо), перераховуємо за курсом згідно виписки банку з карткового рахунку працівника.
Якщо ж працівнику аванс на відрядження не видавали і він здійснював витрати власним коштом, їх суму в іноземній валюті зазвичай перераховують у гривню за офіційним курсом НБУ на дату складання авансового звіту. Саме такий підхід у більшості випадків буде найбільш коректним.
Підтвердження добових та кількості відрядження
Для виплати добових при закордонному відрядженні важливо враховувати, чи потребує країна відрядження наявності візи для в’їзду громадян України.
Сума добових визначається в разі відрядження:
у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.
Зверніть увагу на формулювання ПКУ: «рахунки на проживання та/або будь-які інші документи». Саме сполучник «та/або» дозволяє зробити висновок, що відмітки прикордонних служб не завжди є єдиним можливим доказом. Головне – наявність документів, які підтверджують фактичне перебування працівника у місці відрядження.
Увага! Якщо жодних підтвердних документів немає, виплачені добові втрачають свій неоподатковуваний статус і підлягають оподаткуванню
Податковий кодекс також встановлює, що фактичну кількість днів перебування у відрядженні визначають відповідно до наказу про відрядження за наявності одного або кількох документальних підтверджень. Це можуть бути відмітки прикордонних служб, проїзні документи, рахунки за проживання або інші документи, які підтверджують перебування працівника у відрядженні.
Це одна з новацій останніх років. Її поява пов’язана з тим, що окремі роботодавці використовували добові як інструмент часткової заміни заробітної плати. Оскільки добові в межах установлених лімітів не оподатковують, через них іноді збільшували фактичний дохід працівника, одночасно зменшуючи базу для нарахування податків і внесків.
Саме тому сьогодні самого наказу про відрядження вже недостатньо. Особливо в ситуаціях, коли працівник їде власним автомобілем, проживає у родичів і не має жодних інших документів, які підтверджують поїздку. Якщо відсутні будь-які докази фактичного перебування у відрядженні, добові можуть бути визнані оподатковуваним доходом.
Що може підтвердити відрядження, якщо «слідів» майже не залишилося
Ключовий принцип дуже простий: потрібен документ від третьої сторони, який підтверджує, що відрядження справді відбулося.
Такими документами можуть бути:
- проїзні документи (транспортні квитки);
- рахунки за проживання;
- відмітки про перетин кордону;
- маршрутні (подорожні) листи;
- будь-які інші документи, що підтверджують перебування працівника у місці відрядження.
Якщо працівник проживав у родичів і подорожував власним автомобілем, одним із можливих рішень може стати посвідчення про відрядження з відміткою сторони, яка приймала працівника.
Хоча посвідчення про відрядження давно не є обов’язковим документом, законодавство не забороняє його використовувати. Якщо підприємство вирішить застосовувати таку форму, це слід передбачити у Положенні про відрядження та затвердити власний бланк відповідним наказом по підприємству.
Саме відмітка приймаючої сторони у такому посвідченні може стати тим документом третьої сторони, який підтвердить факт відрядження.
Також у Положенні про відрядження доцільно передбачити використання маршрутного (подорожнього) листа, кошторису витрат та звіту про результати відрядження.
Крім того, можна скористатися підходами, закладеними в п. 4 розд. ІІ Інструкції №59:
Фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (проїзних документів, рахунків на проживання, довідки підприємства, установи або організації, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження, службової записки у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погодженої безпосереднім керівником, та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні).
Як бачимо, одним із документальних підтверджень може бути службова записка працівника про виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.
Додатковим доказом може стати довідка підприємства, до якого відряджали працівника. Наприклад, приймаюча сторона може підтвердити, що працівник прибув у певні дати, перебував на підприємстві та виконував конкретні завдання. Такий документ також виступатиме підтвердженням від третьої сторони.
Коли для підтвердження добових достатньо лише наказу
Цікавою є позиція податкової служби, погоджена з Мінфіном, щодо одноденних відряджень у межах України (ІПК ДПС від 01.08.2024 №3958/ІПК/99-00-24-03-03):
<…>Враховуючи викладене, при відрядженні працівника, який їде до місця відрядження особистим транспортом строком на один день, сума добових витрат в межах України визначається згідно з наказом про відрядження та є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження.
Одночасно слід зазначити, що зазначена позиція погоджена з Міністерством фінансів України як головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізацію єдиної державної податкової політики.
Отже, податківці зазначають, що якщо працівник вирушає у відрядження власним транспортом на один день, суму добових визначають відповідно до наказу про відрядження і така сума є окремим видом витрат, який не потребує спеціального документального підтвердження. Тобто для одноденного відрядження по Україні самого наказу може бути достатньо.
Очевидно, законодавець виходить із того, що в таких ситуаціях ризик використання добових як прихованої форми оплати праці є мінімальним. Саме тому для короткострокових відряджень застосовують більш лояльний підхід, тоді як для тривалих поїздок документальне підтвердження фактичного перебування працівника у відрядженні залишається обов’язковим.
Маршрут, звіт про результати відрядження, кошторис: чи складати
Якщо говорити про небюджетні підприємства, то законодавство не вимагає обов’язково складати ані маршрут відрядження, ані звіт про його результати, ані кошторис витрат.
Водночас багато залежить від мети відрядження та його обставин. Наприклад, якщо працівника направляють на конференцію, виставку, переговори чи інший діловий захід, звіт про результати відрядження може бути цілком доречним. У ньому можна зафіксувати проведені зустрічі, досягнуті домовленості, укладені договори, отримані контакти чи інші результати, заради яких і організовували поїздку.
У деяких випадках корисним буде і кошторис витрат. Зокрема, коли йдеться про масштабні заходи, виставки або відрядження зі значними запланованими витратами.
Що стосується маршруту відрядження, то його складання також може мати практичний сенс. Особливо зараз, коли через обмеження транспортного сполучення працівники нерідко добираються до місця призначення складними маршрутами з кількома пересадками та проміжними пунктами.
Проте всі ці документи доцільно передбачити у Положенні про відрядження підприємства. Саме там можна визначити випадки, коли їх складають, їх форму та порядок оформлення.
Тобто прямої законодавчої вимоги щодо складання відповідних документів немає. Однак чим детальніше і обґрунтованіше оформлено відрядження, тим простіше в подальшому підтвердити його зв’язок із господарською діяльністю підприємства та відстояти правомірність понесених витрат.
Виплата авансу на відрядження: чи обов’язкова
І насамкінець розглянемо ще одне практичне питання:
Чи обов’язково роботодавець має виплачувати працівнику аванс перед відрядженням?
Якщо говорити про госпрозрахункові підприємства, то прямої законодавчої вимоги щодо обов’язкової видачі авансу на відрядження немає. Такий обов’язок передбачає п. 11 розд. ІІ Інструкції №59, але вона поширюється лише на бюджетні установи.
Для решти роботодавців ключове значення має ст. 121 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). За цією нормою працівники мають право на відшкодування витрат та отримання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями. Зокрема, працівнику відшкодовують витрати на проїзд до місця відрядження і назад, витрати на найм житла, а також виплачують добові за час перебування у відрядженні.
Тобто законодавство гарантує працівникові компенсацію понесених витрат, але не встановлює обов’язку роботодавця здійснювати таку компенсацію саме у формі попередньо виданого авансу.
Саме тому доцільно врегулювати це питання у Положенні про відрядження. Наприклад, передбачити, що аванс на відрядження може виплачуватися за рішенням роботодавця, але не є обов’язковим у кожному випадку. Тоді підприємство діятиме відповідно до власних внутрішніх правил, що не суперечитиме вимогам ст. 121 КЗпП.
На практиці також трапляються ситуації, коли працівник після завершення відрядження залишається у місці поїздки ще на кілька днів з особистих причин – для відпочинку, відвідування родичів чи з інших мотивів.
У такому разі дати в транспортних квитках можуть не збігатися з датами відрядження, зазначеними в наказі. Проте це саме по собі не означає, що витрати на проїзд не підлягають відшкодуванню.
Водночас добові в такій ситуації виплачують лише за ті дні, які відповідно до наказу є днями відрядження. Дні особистого перебування працівника після завершення відрядження до розрахунку добових не включають.
Максимальний строк відрядження та практичні нюанси оформлення
Навіть якщо відрядження проходить максимально ефективно і «затягується» з робочої точки зору, існують встановлені орієнтири щодо його тривалості.
Який максимальний строк відрядження?
Так, відповідно до Інструкції № 59, максимальний строк відрядження становить 30 календарних днів по Україні та 60 календарних днів для закордонних відряджень (п. 1 розд. II, п. 1 розд. III Інструкції №59). Хоча для небюджетних підприємств ця інструкція не є обов’язковою, її положення часто використовують як орієнтир.
На практиці підприємство може встановлювати інші строки відрядження, але в розумних межах і обов’язково закріплювати їх у Положенні про відрядження.
Окремо варто враховувати ситуації, які на практиці виникають доволі часто.
Як діяти, якщо аванс видали, але відрядження скасували?
Буває, що аванс на відрядження вже видано, але сама поїздка з тих чи інших причин скасовується. Важливо передбачити у внутрішньому Положенні про відрядження порядок дій у таких випадках: строки повернення коштів, відповідальність та процедуру оформлення. Це допоможе уникнути спорів із контролюючими органами, адже за відсутності внутрішніх правил вони можуть орієнтуватися на норми Інструкції №59, хоча вона не є обов’язковою для більшості суб’єктів господарювання.
А в Інструкції №59 встановлено вимогу повернення авансу протягом трьох банківських днів (п. 11 розд. II Інструкції №59). Для підприємств приватного сектору цей підхід не є обов’язковим, але може бути взятий за основу або змінений у власному регулюванні.
Чи оплачувати відрядження у вихідні дні?
Ще один важливий момент – відрядження у вихідні дні. Ці питання також доцільно врегулювати внутрішнім положенням, оскільки на практиці вони часто викликають спірні ситуації.
Якщо працівник виконує роботу у вихідний день і це не співпадає з його звичайним робочим графіком, застосовують ст. 106 КЗпП – оплата праці у подвійному розмірі годинної ставки як за роботу у надурочний час.
Якщо ж відрядження припадає на робочий день підприємства, то окремо його не оплачують.
В Інструкції №59 також міститься підхід, за яким у разі вибуття працівника у відрядження у вихідний день роботодавець зобов’язаний надати інший вихідний день. А у разі прибуття з відрядження у вихідний – такий вихідний може бути наданий.
Звертає на себе увагу різниця у формулюваннях: «зобов’язаний» та «може». Саме вона впливає на обсяг гарантій працівника. Водночас для небюджетних підприємств ці правила не є імперативними, і роботодавець має право врегулювати ці питання інакше у своєму Положенні про відрядження.
Висновки
- Для госпрозрахункових підприємств власне Положення про відрядження – не формальність, а спосіб встановити зрозумілі правила роботи та мінімізувати спори.
- Не всі витрати у відрядженні є неоподатковуваними: ключове значення мають перелік витрат і належне документальне підтвердження.
- Розмір і порядок виплати добових роботодавець може визначати самостійно, але механізм потрібно чітко закріпити у внутрішніх документах.
- Відсутність «класичних» документів не завжди позбавляє права на добові, якщо є інші докази фактичного відрядження.
- Більшість проблем із відрядженнями виникає не через норми ПКУ, а через неврегульовані внутрішні процедури, які краще продумати заздалегідь.
Мар’яна КАВИН, власник проєкту Податковий блог Мар'яни Кавин, практикуючий бухгалтер і незалежний податковий консультант CAP, СІРА, АССА DipIFR, IFA внутрішній аудит
Шаблони та зразки документів:
Наказ про затвердження Положення про відрядження працівників
Наказ про внесення змін до Положення про відрядження
Наказ про внесення змін до Положення про відрядження (зміна розміру суми добових)
Наказ про службове відрядження
Наказ про службове відрядження за кордон
Наказ про відрядження з кошторисом
Наказ про службове відрядження (робота у вихідний день)
Заява про надання іншого дня відпочинку за повернення з відрядження у вихідний день
Наказ про надання іншого дня відпочинку за повернення з відрядження у вихідний день
Наказ про встановлення розміру добових витрат на відрядження
Наказ про службове відрядження на службовому автомобілі
Кошторис витрат на службові відрядження
Читайте більше:
Бухгалтерський порадник «Відрядження працівників: від оформлення до оплати»
Перехідне відрядження: як правильно оплатити
Авансовий звіт для закордонних відряджень: складання та затвердження
Оплата праці за дні перебування у відрядженні
Розрахунок середньої зарплати для оплати відрядження
Бухгалтерський збірник «Відрядження працівників: середня зарплата & ТОП-7 нових зразків документів»
Добові при службових поїздках: судова практика
Нові транспортні квитки з 2026 року та авансовий звіт: як відшкодовувати витрати на відрядження
Таксі у відрядженні: оформлюємо без податків
Гривневі картки у валютному відрядженні
Працівник-сумісник у відрядженні за основним місцем роботи: що робити роботодавцю за сумісництвом
