Загальні норми оплати праці за дні відрядження
Вони передбачені в статті 121 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП).
«Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку».
Тобто оплата праці за дні перебування у відрядженні буде оплачуватись або за умовами трудового договору, або за середнім заробітком.
Відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 №59 (далі Інструкція – №59) фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні:
- проїзних документів,
- рахунків на проживання,
- довідки підприємства, установи або організації, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження,
- службової записки у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погодженої безпосереднім керівником,
- та / або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні.
Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні. У разі відрядження працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.
Це означає, що відрядження може починатись та закінчуватись у вихідний для працівника день. І за всі ці дні відрядження йому будуть виплачуватись добові.
Стосовно оплати праці за дні відрядження слід орієнтуватись на графік роботи працівника. Так працівнику, який направлений у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи, та відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку (п. 13 розділу I Інструкції №59).
Приклад 1. На підприємстві встановлено 5-денний робочий тиждень із вихідними днями в суботу та неділю. Працівника направлено у відрядження з 19.01.2025 по 25.01.2025.
Відрядження прийшлось на 7 календарні дні, за які будуть виплачені працівнику добові. Проте оплату праці за дні відрядження слід зберігати тільки за 5 робочих дні (з 20 по 24 січня).
Яким чином виконати вимогу ст. 121 КЗпП щодо оплати праці за дні відрядження?
Дійте за таким алгоритмом.
Крок 1. Визначте денну зарплату.
Крок 2. Розрахуйте середню зарплату.
Крок 3. Порівняйте отримані показники.
Крок 4. Оплатіть дні відрядження за найбільшим показником.
Тобто якщо більшим виявиться середня зарплата, то робочі дні відрядження треба оплатити за середньою зарплатою, якщо більшим буде денний заробіток, то робочі дня відрядження треба оплатити як звичайні робочі дні. А для правильної оплати днів відрядження потрібно знати денну та середньоденну зарплату.
Денний заробіток
Щоб визначити денний заробіток потрібно зарплату у місяці відрядження поділити на робочі дні. При чому при розрахунку денного заробітку враховуємо всі постійні складові заробітної плати, які працівник отримає цього місяця: оклад, доплати, надбавки, премії, суми індексації тощо (лист Мінекономіки від 05.04.2024 №4707-05/25126-07, листи Мінсоцполітики від 24.04.2013 №4566/0/14- 13/13, від 06.08.2014 №1126/13/84-14).
Увага! Денний заробіток визначають, виходячи з повністю відпрацьованого місяця (роз’яснення Держпраці).
Щоб правильно визначити денну зарплату, враховуйте такі правила.
Правило 1. Денний заробіток, який порівнюватимемо із середньоденним, визначайте у місяці, в якому працівника буде направлено у відрядження. Наприклад, якщо працівник перебуватиме у відрядженні у січні 2025, то денний заробіток розраховують за січень.
Правило 2. Враховуйте всі постійні виплати у місяці перебування у відрядженні. Разові виплати (наприклад, матдопомогу, разову премію до ювілею, професійного свята тощо) – не враховуйте.
Правило 3. Визначте загальну суму зарплати за місяць, яка була би нарахована працівнику у разі якби він відпрацював місяць повністю. Крім того, лікарняні, відпускні, інші виплати із збереженням середнього заробітку не враховуємо.
Правило 4. При визначенні денної зарплати премії включайте в повному розмірі. Пропорційний розподіл премій в даному випадку не передбачений законодавством.
Правило 5. Виплати, які працівнику будуть нараховані за минулі періоди (наприклад при виправленні зарплатних помилок), при визначенні денного заробітку не враховуйте.
Правило 6. Для обчислення денного заробітку враховуйте норму робочих днів за графіком роботи для даного працівника.
Середній заробіток
Для оплати періоду службових відряджень середня заробітна плата обчислюється, виходячи з виплат за останні 2 місяці, що передують місяцю, в якому працівника направлено у відрядження (п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 №100, далі – Порядок №100).
Алгоритм розрахунку середньої зарплати такий:
Крок 1. Визначаємо розрахунковий період.
Крок 2. Обчислюємо сукупний дохід у розрахунковому періоді.
Крок 3. Підраховуємо кількість відпрацьованих днів у розрахунковому періоді.
Крок 4. Розраховуємо середню зарплату за 1 робочий день.
При обчисленні середньої зарплати також потрібно враховувати певні правила.
Правило 1. Розрахунковий період визначайте за правилами Порядку №100. В загальному випадку це 2 останні місяці. Якщо протягом останніх 2 календарних місяців, що передують місяцю, в якому працівника направлено у відрядження, працівник не працював, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за попередні два місяці роботи. Якщо ж протягом останніх 4-х місяців працівник взагалі не працював або в розрахунковому періоді не було заробітку, середню визначають згідно з п. 4 Порядку №100 виходячи з окладу або мінімальної зарплати.
Правило 2. До сукупного доходу включають оклад, доплати, надбавки, премії тощо. Не враховують виплати, що перелічені в п. 4 Порядку №100.
Правило 3. До розрахунку включають виплати за відпрацьований час. Відповідно лікарняні, відпускні, а також виплати за час, протягом якого зберігається середній заробіток працівника (за час виконання державних і громадських обов'язків, щорічної і додаткової відпусток, відрядження, вимушеного прогулу тощо).
Правило 4. При обчисленні середньої зарплати для премій потрібно застосовувати пропорційний розподіл.
Правило 5. До розрахунку включають усі фактично відпрацьовані дні, які припадають на розрахунковий період.
Оплата праці за дні «перехідного» відрядження
Загальні правила оплати днів відрядження з’ясували. Далі найцікавіше – правильно оплатити дні «перехідного» відрядження, тобто такого яке згідно із наказом починається в одному місяці, а закінчується в наступному.
Наприклад, якщо відрядження починається у січні, а закінчується у лютому, то у січні працівнику буде нараховано оплату праці за дні відрядження, які приходяться на січень. Відповідно за дні відрядження за лютий оплата праці буде нарахована і відображено в бухобліку у лютому.
Мінсоцполітики у листі від 11.11.2016 №1564/13/84-16 роз’яснювало:
«…середньоденна заробітна плата буде розраховуватись виходячи із заробітної плати липня – серпня п. р., оскільки зазначені місяці передують місяцю (вересню) направлення у відрядження. Денний заробіток необхідно буде визначати для вересня і жовтня окремо. У випадку, якщо середньоденний заробіток, розрахований у вересні п. р., буде нижчим денного заробітку вересня, то працівнику за дні відрядження, які припадають на вересень, необхідно заплатити заробітну плату згідно з його трудовим договором. Якщо середньоденний заробіток, розрахований у вересні п. р., буде вищим денного заробітку жовтня, то працівнику за дні відрядження, які припадають на жовтень, необхідно заплатити середньоденний заробіток».
Отже, для перехідного відрядження:
- Визначаємо одну середню зарплату виходячи із заробітку за 2 останні місяці, що передує місяцю початку відрядження.
- Визначаємо денний заробіток окремо для кожного місяця, на який приходяться дні «перехідного» відрядження.
- В кожному місяці «перехідного» відрядження оплату здійснюємо або за розрахованою середньою зарплатою або за денним заробітком для відповідного місяця..
Приклад 2. На підприємстві встановлено 5-денний робочий тиждень із вихідними днями в суботу та неділю. Працівника направлено у відрядження з 27.01.2025 по 07.02.2025. Працівнику встановлено оклад 15000 грн та надбавка за інтенсивність у роботі в розмірі 40% окладу (15000 грн х 40% = 6000 грн). В листопаді та грудні працівник відпрацював всі дні передбачені графіком і була нарахована зарплата по 21000 грн.
Визначимо середній заробіток: (21000 + 21000) : (21+22) = 976,74 грн, де
- 21 та 22 – кількість відпрацьованих днів у листопаді та грудні 2024 року.
Обчислюємо денний заробіток окремо для січня та лютого 2025 року.
Для січня-2025: (15000+6000) : 23 р.дн = 913,04 грн.
Для лютого-2025: (15000+6000) : 20 р.дн. = 1050 грн, де
- 23 – кількість робочих дні у січні 2025 року за графіком роботи;
- 20 – кількість робочих дні у лютому 2025 року за графіком роботи.
Порівняємо середню зарплату (976,74 грн) та денну зарплату для січня-2025 (913,04 грн). «Середня» зарплата більша за денний заробіток, тому у січні дні відрядження будуть оплачені за середньою зарплатою.
Оплата за дні відрядження у січні 2025 складає: 976,74 грн х 5 р.дн = 4883,70 грн, де
- 5 – це кількість днів відрядження у січні, що приходиться на робочі ді за графіком роботи працівника.
Сума зарплати за відпрацьовані дні у січні становить 16434,78 грн (21000 грн : 23 р. дн. х 18 р. дн.). А загальна сума зарплати за січень 2025 – 21318,48 грн (16434,78 + 4883,70).
Порівняємо середню зарплату (976,74 грн) та денну зарплату для лютого-2025 (1050 грн). «Середня» зарплата менша за денний заробіток, тому у лютому оплата за робочі дні відрядження буде здійснена як за звичайні робочі дні. А саме у лютому працівнику буде нарахований оклад 15000 грн та надбавка 6000 грн, всього 21000 грн.
Висновки
- Для оплати днів відрядження визначають денний заробіток і середню зарплату за 2 місяці. Оплата відрядження відбувається за найбільшим показником.
- Для перехідного відрядження середню зарплату визначають одну, виходячи із виплат за останні 2 місяці, що передують місяцю початку відрядженню, а денний заробіток – окремо для кожного місяця, на який приходиться відрядження.
- Оплату праці за дні відрядження нараховують «місяць в місяць».
Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar
Статті на тему:
Авансовий звіт для закордонних відряджень: складання та затвердження