Відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 №59 (далі – Інструкція №59), працівник зобов'язаний не пізніше закінчення третього банківського дня, що настає після дня повернення до місця постійної роботи, повернути невикористані кошти (у тому числі електронні гроші) у встановленому законодавством порядку:
- на відповідний рахунок підприємства;
- або до каси підприємства – у разі отримання авансу готівкою.
Ця Інструкція є основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. При цьому інші підприємства та організації також можуть використовувати Інструкцію №59 як допоміжний (довідковий) документ.
Відповідно до п. 3 Порядку складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841 (далі – Порядок №841), реквізити документів, які підтверджують понесені платником податку суми фактичних витрат коштів / електронних грошей на відрядження або для виконання окремих цивільно-правових дій, зазначаються у таблиці на зворотному боці Звіту. За наявності надміру витрачених коштів / електронних грошей така сума повертається платником податку в касу або зараховується на рахунок особи, що їх видала, в банку / небанківському надавачу платіжних послуг до або при поданні Звіту, а для випадків, коли Звіт не подається, – до граничного строку, зазначеного у пункті 2 цього Порядку.
Коли працівник має повернути невитрачені кошти з відрядження в касу/рахунок підприємства? Що саме мається на увазі під формулюванням «за наявності надміру витрачених коштів» у п. 3 Порядку №841? Чи йдеться фактично про невикористаний залишок авансу, який підлягає поверненню в касу або на рахунок підприємства, адже інакше незрозуміло, які саме кошти повинен повертати працівник?
Документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти / електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
- завершує таке відрядження;
- завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт (п.п. 170.9.3 Податкового кодексу України, далі – ПКУ).
Працівники органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, невикористані кошти у відрядженні мають повернути у строки, визначені Інструкцією №59, а інші суб'єкти господарювання (у тому числі ФОП) – у строки, визначені ПКУ
Джерело: Лист ДПС від 05.09.2025 №969/2/99-00-24-0103-02
Читайте більше:
Наказ про службове відрядження
Розрахунок середньої зарплати для оплати відрядження
Гривневі картки у валютному відрядженні
Відрядження надомних і дистанційних працівників: нові правила з травня 2025 року
Перехідне відрядження: як правильно оплатити
Оплата праці за дні перебування у відрядженні