1. Документальне оформлення відрядження за кордон
2. Аванс, добові на відрядження за кордон
3. Підтвердні документи закордонного відрядження
4. Компенсація витрат під час закордонного відрядження

Документальне оформлення відрядження за кордон

Будь-яке відрядження починається з наказу. У наказі про відрядження зазначають:

1. ПІБ і посаду відрядженого працівника;
2. пункт призначення (місто, область);
3. мету відрядження;
4. назву підприємства, на яке відряджається працівник;
5. строк відрядження;
6. розмір добових;
7. інші умови відрядження.

Так, у разі скерування працівника у відрядження за кордон на службовому авто або авто працівника, що використовується в господарській діяльності підприємства, про це кермо зазначається в наказі.

Завантажуйте шаблони та зразки:

1. Наказ про службове відрядження за кордон на службовому автомобілі
2. Наказ про службове відрядження на власному автомобілі працівника

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) наказ є обов’язковим документом для підтвердження відрядження. Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Тепер замість штампів у паспорті – сканування обличчя та відбитків пальців. З огляду на цю новацію доцільно вже зараз проінструктувати працівників, яких підприємство планує відряджати за кордон, про необхідність наявності підтвердних документів по проїзду, проживанню, інших підтвердних документів.

З наказом про відрядження необхідно ознайомити відрядженого під підпис.

А от посвідчення про відрядження не є обов’язковим документом (ІПК ГУ ДПС у Запорізькій області від 08.04.2024 №1878/ІПК/08-01-24-05-10).

Аванс, добові на відрядження за кордон

Відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю працівник має право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку з відрядженням.

Відрядженому виплачуються:

1. добові за час перебування у відрядженні;
2. вартість проїзду до місця призначення і назад;
3. витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

На думку фахівців Держпраці зазначена правова норма не містить обов’язку роботодавця виплачувати аванс працівникові, який вибуває у відрядження. Ця позиція важлива в тому випадку, коли працівники, здебільше директори, ідуть у відрядження власним коштом з подальшою компенсацією.

Разом з цим підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, мають обов’язок забезпечити відрядженого коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Це передбачено п. 4 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 №59.

Розмір добових комерційні підприємства встановлюються самостійно.

Гранична неоподатковувана сума добових за кордон за пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ – не більше 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, з розрахунку за кожен такий день.

Отже, якщо встановили добові на рівні 80+, то з метою оподаткування щодня маєте розраховувати вартість 80 євро у гривнях на кожен день відрядження. Відповідно, при зниженні курсу у працівника виникає такий собі курсовий оподатковуваний дохід. А от якщо добові за кордон встановлені в меншій сумі чи взагалі у фіксованій гривневій масі, що не перевищує 80 євро/доба, потреба в перерахунку відсутня.

Перераховувати аванс на відрядження можна на корпоративну картку, емітовану на відрядженого працівника або на його особисту платіжну картку, або видавати готівкою із каси підприємства.

Більшість відряджень відбувається до безвізових країн. З огляду на пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ аванс до таких країн визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

Якщо протягом одної доби працівник перебуває на території та за кордоном, наприклад, день виїзду чи повернення, то з метою визначання суми добових податківці радять звертати увагу на маршрут слідування та наявність пересадки.

Наприклад, відряджений вибув у відрядження м. Чернігів – м. Перемишль (Польща) 30.01.2025.

Варіант 1: маршрут слідування 30.01.2026 маршрутка м. Чернігів – м. Київ, посадка на потяг Київ – Перемишль. Прибуття до місця відрядження – 01.02.2026. Добові за 30.01.2026 закордонні.

Варіант 2: маршрут слідування 30.01.2026 року маршрутка м. Чернігів – м. Київ. Цього дня працівник у справах перебуває в м. Києві. 01.02.2026 вибуває потягом Київ – Перемишль. Прибуття до місця відрядження – 02.02.2026. Добові 30.01.2026 українські добові, з 01.02.2026 – закордонні.

Підтвердні документи закордонного відрядження

По поверненні з відрядження працівник має звітувати або шляхом надання підтвердних документів, або надаючи Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт. Останній, подається тільки за наявності підстав за пп. 170.9.4 ПКУ.

В обох варіантах звітування обов’язковим є надання документів, що підтверджують фактично понесені відрядженим витрати. Такими є:

1. транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
2. документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
3. документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти; документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
4. інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Ці документи потрібні аби витрати, понесені за рахунок отриманого авансу або компенсовані роботодавцем, не оподатковувались ПДФО та військовим збором.

Найпроблемнішим, як свідчить практика, є надання відрядженим виписки з карткового рахунку, до якого емітована платіжна картка. Такий документ потрібен у разі перерахування авансу на відрядження на особисту платіжну картку працівника.

Якщо розрахунки проводяться такою платіжною карткою або готівкою, отриманою за допомогою такої платіжної картки, відряджений при звітуванні має надати виписку або відомості з рахунку. В такий спосіб законодавець намагається контролювати, з метою оподаткування, правомірність витрат.

Адже на практиці непоодинокі випадки, коли аванс перерахований на платіжну картку працівника, а витрати на придбання квитків на проїзд або оплату проживання проведено карткою іншої фізособи, наприклад, члена родини. Саме тому, обираючи перерахування авансу на платіжну картку відрядженого, роботодавець має нагадати йому про податкові ризики у разі проведення розрахунків «чужою» карткою.

Компенсація витрат під час закордонного відрядження

За результатом звітування проводиться компенсація понесених у відрядженні витрат. Найчастіше, це витрати на проїзд та проживання.

Квитки на потяг. Раніше згідно з Порядком оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого наказом Мінінфраструктури, Міндоходів від 30.05.2013 №331/137, посадковий документ, перевізний документ, документ на повернення та документ на послуги, роздруковані на паперовому носії, вважалися розрахунковими документами (транспортними квитками). Але 19.12.2024 даний Порядок втратив чинність.

Проте в ІПК від 22.03.2024 №1552/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК податківці вказали, що якщо під час відрядження платник податку придбавав проїзний документ із застосуванням платіжного інструменту чи його реквізити, то з метою підтвердження понесених витрат працівник крім посадкового талону або проїзного документу надає також виписку та / або відомості з рахунку в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент та/або проїзних документів.

Так само і з авіаквитками. Для «безподаткового» відшкодування витрат на придбання електронного авіаквитка за наявності посадкового талона відряджена особа має надати підтвердний документ, що засвідчує вартість таких витрат. Інакше, сума відшкодування цих витрат включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такої особи, як додаткове благо та оподатковується ПДФО та військовим збором.

Витрати на проживання під час відрядження відшкодовуються на підставі чека РРО або електронного розрахункового документа ПРРО, що підтверджує оплату за проживання, до якого додається рахунок з готелю (мотелю) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання із зазначенням кількості діб проживання, переліку послуг, прізвища, імені та по батькові відрядженого працівника.

Врахуйте, що ФОП не може виписувати прибутковий касовий ордер, адже на нього не поширюється дія Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 29.12.2017 №148.

Отже, авансу виданий у валюті вистачає на оплату проживання та добові. Відповідно до НП(С)БО 21 «Вплив валютних курсів», затвердженого наказом Мінфіну від 10.08.2000 №193, виданий аванс є немонетарною заборгованістю, курсові різниці в цій частині не рахуються.

Компенсація понесених на оплату проїзду витрат проведені у гривні в Україні. Відповідно і компенсується саме ця сума, без прив’язки до валютної складової.

Олена ГАБРУК, незалежний експерт-консультант з оподаткування, обліку, кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Посвідчення про відрядження

Наказ про службове відрядження

Наказ про відрядження директора

Наказ про службове відрядження на власному автомобілі працівника

Наказ про службове відрядження за кордон на службовому автомобілі

Наказ про встановлення розміру добових витрат при відрядженнях у 2026 році

Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт

Читайте більше:

Авансовий звіт

Відрядження по Україні

Добові на відрядження 2026

Перехідне відрядження: як правильно оплатити

Підзвітні кошти: обмеження, вимоги та помилки

Перерахунок добових у гривні: який курс НБУ застосовувати

Як продовжити термін відрядження заброньованого працівника за кордоном

Мінікурси на тему:

Добові на відрядження у гривні / валюті: як розрахувати

Відрядження у вихідний: як розрахувати денний заробіток

Оплата днів відрядження: покроковий алгоритм з прикладами

Відрядження у вихідний день: як оплатити без помилок та штрафів

Відрядження за кордон без штампів: як підтвердити витрати без податків