Добові на відрядження у гривні / валюті: як розрахувати

1. Основні засади виплати добових: що потрібно знати
2. Як правильно розрахувати добові по Україні
3. Як правильно розрахувати добові для закордонного відрядження

Основні засади виплати добових: що потрібно знати

Добові – це фіксована сума витрат, яка компенсується працівнику за кожен день відрядження. Вона покриває щоденні побутові витрати: харчування, транспорт у місті перебування тощо. Добові виплачуються незалежно від фактичних витрат. Їх виплату працівникам за час перебування у відрядженні гарантує ст. 121 Кодексу законів про працю. Сума добових не потребує підтвердження чеками чи квитанціями – достатньо документів, що підтверджують сам факт відрядження (наказ, завдання на відрядження, авансовий звіт) (п.п. «а» п.п. 170.9.1 Податкового кодексу України).

Добові дозволено виплачувати тільки, працівникам, з якими укладено трудовий договір (незалежно від форми власності роботодавця). І тільки у разі офіційного направлення у відрядження, підтвердженого відповідним наказом юрособи чи ФОП.

ФОП не може «відрядити» сам себе, а отже – не має права виплачувати собі добові. Це ж правило стосується ситуацій, коли він перебуває у діловій поїздці.

Отже, добові не передбачені для:

1. ФОПів, навіть якщо поїздка відбувається з діловою метою;
2. Фізичних осіб за цивільно-правовими договорами (ЦПД);
3. Працівників із роз’їзним або вахтовим характером роботи – у них інші механізми компенсацій;
4. Працівників, які переміщуються в межах одного населеного пункту – це не є відрядженням за визначенням.

Добові не є частиною зарплати та не входять до фонду оплати праці (ФОП). Це окрема компенсація, яка не пов’язана з виробничими показниками або результатами праці працівника. Водночас сам період відрядження не вважається неоплачуваним: роботодавець зобов’язаний оплатити дні відрядження за одним із двох варіантів – обираючи той, що вигідніший працівнику:

1. середня зарплата за останні 2 місяці;
2. або фактична денна ставка за місяць, у якому відбулося відрядження.

Для приватного сектора законодавство не встановлює фіксованого розміру добових. Тож саме роботодавець визначає суму компенсації за витрати працівника у відрядженні – як у межах України, так і за кордоном. Мінекономіки у своєму листі від 27.01.2022 № 4711-06/4121-01 прямо зазначає: госпрозрахункові підприємства самостійно визначають розміри компенсаційних виплат.

Як орієнтир можна використати суми добових, передбачені для бюджетників (Додаток 1 до постанови про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, затвердженої Кабінетом міністрів України від 02.02.2011 №98), але це – не обов’язкова вимога.

У 2025 році мінімальні рекомендовані добові для внутрішніх відряджень в Україні становлять 300 гривень на день. Для закордонних поїздок цей показник коливається в межах від 56 до 80 євро на день залежно від країни перебування. Якщо роботодавець встановлює розмір добових, що суттєво менший за ці орієнтири, така практика може бути розцінена як порушення трудових прав працівника. Це зазначено у листі Мінсоцполітики № 1732/0/101-16/28.

Що стосується максимальної межі добових, які не підлягають оподаткуванню, то для внутрішніх відряджень вона становить 800 гривень на день. Це еквівалентно 10% від умовної мінімальної заробітної плати в розмірі 8000 гривень. Для закордонних відряджень неоподатковуваний ліміт дорівнює 80 євро на день, і він розраховується відповідно до офіційного курсу Національного банку України.

У випадку, якщо сума добових перевищує ці граничні значення, різниця вважається додатковим благом працівника. Вона підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб у розмірі 18% і військовим збором у розмірі 5%, а також враховується у фонді оплати праці.

Розмір добових слід прописати у:

1. Положенні про службові відрядження – як базовому внутрішньому документі;
2. або в окремому наказі керівника на конкретне відрядження.

Як правильно розрахувати добові по Україні

Розрахунок добових витрат на відрядження має чіткі правила, які не варто ігнорувати. Щоб уникнути плутанини, дотримуйтесь цих актуальних орієнтирів:

Кількість днів визначаємо на основі наказу про відрядження. Але самого наказу недостатньо – важливо мати ще й підтвердження того, що працівник дійсно був у відрядженні. Це можуть бути квитки, звіт після відрядження, інші документи, що підтверджують факт поїздки.

День виїзду і день повернення до місця роботи визначаємо за датами та часом у проїзних документах. Якщо працівник виїжджає, скажімо, 28 травня о 23:57 – це вже вважається повноцінним днем відрядження. Аналогічно з днем повернення. Навіть 3 хвилини після півночі мають значення.

Навіть якщо працівник провів у відрядженні всього годину – наприклад, поїздка туди й назад відбулася в межах одного дня – все одно добові нараховуються за повну добу.

Святкові, вихідні та неробочі дні, що потрапляють у період відрядження, враховуються при нарахуванні добових так само, як і звичайні. Головне, щоб ці дні були частиною наказу про відрядження або підтверджені документами.

Буває, що працівнику потрібно залишитися у відрядженні довше, ніж планувалося. У такому разі обов’язково оформлюйте новий наказ про продовження поїздки. Без нього добові за додаткові дні виплачувати не можна – це буде порушення.

Якщо день повернення з одного відрядження збігається з днем виїзду в інше – цей день рахується лише один раз. Бухгалтеру потрібно самостійно вирішити, до якого з відряджень його віднести. Водночас слід відповідно скоригувати тривалість іншої поїздки – або зменшити її на день, або додати, залежно від обраного підходу.

Наприклад, працівник підприємства, перебував у службовому відрядженні до Львова з 3 червня по 6 червня включно. За графіком, 6 червня він повернувся до місця основної роботи – у Київ. У той же день, 6 червня, працівник вирушив у нове відрядження – цього разу до Одеси, яке тривало з 6 червня по 10 червня включно. Таким чином, 6 червня є спільним днем для двох відряджень – днем повернення з одного та днем виїзду в інше. Цей день може бути врахований лише один раз у розрахунках добових. Якщо віднести 6 червня до першого відрядження (до Львова), тоді тривалість другого відрядження (до Одеси) скорочується на один день – до 4 днів.

Розрахуємо суму добових на відрядження, при умові що добові становлять 400 грн/день:

1. Відрядження до Львова: кількість днів – 4, сума добових 4 х 400 = 1600 грн.
2. Відрядження до Одеси: кількість днів – 4, сума добових 4 х 400 = 1600 грн.

Як правильно розрахувати добові для закордонного відрядження

Виплата добових працівникам, які виїжджають за межі України у службове відрядження, потребує особливої уваги. Є низка правил, які регулюють розрахунок добових залежно від території перебування, моменту перетину кордону та валютного курсу.

Перш за все, варто розділяти відрядження на українську та закордонну частини. Якщо день подорожі проходить на території України, добові нараховуються за внутрішньою нормою – 300 гривень на день. Натомість дні, проведені за кордоном, розраховуються за міжнародними стандартами, до 80 євро на добу залежно від країни перебування.

Орієнтуватися слід на правила, передбачені Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 №59, яку, хоча й розроблено для бюджетної сфери, часто застосовують як рекомендаційний документ і для комерційних підприємств. Згідно з нею, момент переходу з української на закордонну частину маршруту фіксується з моменту посадки працівника на транспорт, що прямує до іноземної держави. Відповідно, українські добові нараховуються до цього моменту, а з нього – вже за іноземною ставкою.

У ситуації, коли пересадка в Україні та виїзд за кордон відбуваються в межах одного дня, вся добова сума розраховується за закордонними нормами. Це так зване «правило одного дня», яке дозволяє не ділити виплати на дві частини.

Під час розрахунків добових у валюті важливо враховувати можливі курсові різниці. Якщо працівнику було видано аванс за одним курсом, а звітність подається вже після його зміни – виникає розбіжність у сумах.

У такому випадку можливі два сценарії: працівник повертає надлишок коштів, або ж ця сума визнається додатковим благом і підлягає оподаткуванню. Зокрема, вона обкладається податком на доходи фізичних осіб (18%) та військовим збором (5%), але не включається до бази нарахування ЄСВ.

Наприклад, працівник перебував у службовому відрядженні до Польщі протягом 12 днів. Добові встановлені в розмірі 80 євро на добу. Офіційний курс НБУ на момент видачі авансу становив 46,96 грн за 1 євро.

Тому сума добових склала: 12 днів × 80 євро × 46,96 грн за 1 євро = 45 081,60 грн.

Якщо на момент подання авансового звіту курс впав до 46,06, фактична вартість 960 євро становитиме вже 44 217,60 грн. Різниця в 864 грн або повертається працівником, або підлягає оподаткуванню.

Шаблони та зразки:

Положення про відрядження

Наказ про службове відрядження

Кошторис витрат на відрядження

Завдання на службове відрядження

Наказ про службове відрядження за кордон

Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт

Читайте більше:

Відрядження за кордон

Оплата праці за дні перебування у відрядженні

Перехідне відрядження: як правильно оплатити

Авансовий звіт для закордонних відряджень: складання та затвердження

Відрядження надомних і дистанційних працівників: нові правила з травня 2025 року