Відрядження за кордон без штампів: як підтвердити витрати без податків

1. Які документи замінять відмітки прикордонників
2. Як підготувати внутрішні положення про відрядження
3. Які документи можуть замінити відмітки прикордонників
4. Практичний алгоритм підтвердження та нарахування добових

Із 10 квітня система EES (Entry/Exit System) повноцінно змінює правила перетину кордону Шенгенської зони для громадян третіх країн, зокрема українців.

Новий цифровий контроль передбачає обов’язкову біометричну реєстрацію та автоматичну фіксацію в’їздів і виїздів. Це дозволить прискорити перевірки на кордоні ЄС, підвищити безпеку та зменшити людський фактор.

Для бізнесу це означає, що зникають звичні штампи у паспорті, які раніше були головним доказом дати виїзду та в’їзду. Уся інформація про перетин кордону відтепер зберігатиметься лише в електронному вигляді протягом трьох років – фіксуватимуться біометричні дані, реквізити паспорта, дата й пункт перетину.

Надалі під час кожного в’їзду необхідно буде проходити лише сканування документа у терміналі самообслуговування. Водночас роботодавці не матимуть прямого доступу до цих відомостей.

Виникає питання:

Як тепер підтвердити перебування працівника у відрядженні для виплати добових без оподаткування?

Крок за кроком ми розглянемо:

1. які вимоги встановлює Податковий кодекс України;
2. які документи замінять відмітки прикордонників;
3. як підготувати внутрішні положення про відрядження;
4. практичний алгоритм підтвердження та нарахування добових.

Які документи замінять відмітки прикордонників

Відповідно до пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ), до оподатковуваного доходу працівника не включаються витрати на відрядження, якщо вони належать до добових і підтверджені документально. Для закордонних відряджень сума неоподатковуваних добових не може перевищувати 80 євро за кожен календарний день поїздки. Розрахунок здійснюється за офіційним курсом гривні до євро, установленим НБУ на кожен конкретний день.

Фактична кількість днів відрядження визначається на підставі наказу про відрядження, але цього недостатньо. Необхідно мати хоча б один документ, що підтверджує перебування працівника за кордоном. Це може бути відмітка прикордонної служби, проїзні документи, рахунок за проживання чи будь-які інші підтвердні матеріали.

Отже, кодекс фактично надає роботодавцю і працівникові вибір:

достатньо подати один чи кілька доказів перебування у відрядженні.

Але важлива деталь – витрати не звільняються від оподаткування, якщо немає документів, які підтверджують їхню фактичну вартість. До таких документів належать, зокрема:

1. транспортні квитки й багажні квитанції (у тому числі електронні),
2. рахунки за проживання або страхові поліси,
3. банківські виписки чи відомості про проведені платіжні операції,
4. а також інші документи, що засвідчують реальність і суму понесених витрат.

Як підготувати внутрішні положення про відрядження

У п. 16.1 розділу ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.09.1998 №59 (далі – Інструкція №59), наведено докази перебування у закордонному відрядженні, аналогічні до пп. 170.9.1 ПКУ. Водночас у цій Інструкції згадується також про можливість використання додаткових документів:

1. довідки підприємства, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження,

та

1. службової записки у довільній формі про виконання службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погодженої безпосереднім керівником.

Ці документи, складені у довільній формі, можуть підтверджувати тривалість перебування працівника у закордонному відрядженні.

Хоча Інструкція №59 обов’язкова лише для бюджетних установ, небюджетне підприємство може передбачити у Положенні про відрядження використання таких документів для підтвердження дат перетину кордону, що дозволяє виплачувати добові навіть без штампів у паспорті.

До Положення про відрядження можна внести пункт про підтвердження перебування у відрядженні, у якому зазначити, що фактична кількість днів перебування працівника визначається наказом про відрядження, а основними підтвердними документами є:

1. транспортні квитки (у тому числі електронні),
2. посадкові талони,
3. багажні квитанції, рахунки або чеки за проживання, бронювання готелю,
4. страхові поліси,
5. а також документи банку, що підтверджують розрахунки за кордоном,
6. та інші документи, що засвідчують вартість витрат під час відрядження.

Додатково можуть застосовуватися документи, які підтверджують перебування працівника, але не замінюють основних: довідка підприємства чи організації, яка приймала працівника, та службова записка у довільній формі про виконання доручення за межами постійного місця роботи, погоджена керівником. За наявності таких документів добові виплачуються в межах норм, установлених ПКУ.

У разі відсутності підтвердних документів добові підлягають оподаткуванню відповідно до вимог ПКУ.

Які документи можуть замінити відмітки прикордонників

Якщо немає квитків або інших підтвердних документів, офіційно підтвердити факт перетину кордону можна через довідку Державної прикордонної служби України. Раніше така практика застосовувалася для країн, де штампів у паспорті не ставили. На сайті ДПСУ є роз’яснення, як подати заяву.

Отримати довідку може лише сам працівник або його представник за довіреністю. Інформація про перетин кордону конфіденційна і без згоди особи не надається третім особам.

Звернення можливе поштою або електронною поштою, у такому разі заява обробляється протягом 30 днів, а відповідь надсилається письмово. Процедуру можна прискорити, подавши заяву особисто до громадської приймальні Адміністрації ДПСУ.

Отже, кожна особа, чиї дані внесені до бази ДПСУ, має право безоплатно отримати цю інформацію. Запит повинен відповідати ст. 16 Закону України «Про захист персональних даних». Довідку можна отримати через власника бази або Головний центр обробки спеціальної інформації ДПСУ, подавши заяву особисто або поштою за адресою: вул. Володимирська, 26, м. Київ, 0160

Важливо пам’ятати, що інформація про перетин кордону є конфіденційною, і без згоди працівника прикордонна служба її роботодавцю не надає.

Фактично це означає, що при перевірці податківці не можуть робити офіційний запит до ДПСУ про перетин конкретної особи для підтвердження добових. Вони можуть перевіряти лише наявність документів, що підтверджують перебування у відрядженні (квитки, чеки, довідки від організацій тощо). Якщо таких документів немає, підстави для виплати неоподатковуваних добових стають сумнівними.

Отже, ризики зловживань можуть існувати, але без довідки від працівника або інших підтвердних документів податківці не отримають прямого доступу до інформації з прикордонної служби. Найбільш безпечний варіант – мати підтвердні документи або довідку від ДПСУ, отриману самим працівником.

Практичний алгоритм підтвердження та нарахування добових

Перейдемо до покрокового алгоритму підтвердження та виплати добових без оподаткування у закордонному відрядженні.

Для цього насамперед слід перевірити Положення про відрядження на підприємстві. У документі має бути чітко визначений перелік підтвердних документів, не обмежуючись лише штампом у паспорті. За потреби до внутрішніх актів можна внести зміни, орієнтуючись на Інструкцію №59 та внутрішні положення підприємства.

Наступним кроком є перевірка наказу про відрядження, який повинен містити дані працівника, місце відрядження, мету та строки поїздки, відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ.

Далі необхідно зібрати підтвердні документи замість штампа у паспорті. До них належать:

1. транспортні квитки,
2. транспортні рахунки,
3. багажні квитанції (у тому числі електронні),
4. документи про проживання, такі як готельні рахунки або страхові поліси,
5. а також виписки та відомості з банківських рахунків про проведені платіжні операції,
6. чеки або інші документи про здійснені витрати під час відрядження, наприклад на АЗС, паркування чи платні дороги.

Для обережних платників податків можна запросити працівника отримати інформацію про перетин кордону від прикордонної служби.

Наступним етапом є визначення фактичної кількості днів відрядження шляхом зіставлення наказу та наявних підтвердних документів. У разі подовження відрядження необхідно видати додатковий наказ, оскільки без нього дні затримки не оплачуються добовими.

На фінальному етапі здійснюється нарахування та відображення добових.

Виплати проводяться в межах ліміту, який не перевищує 80 євро на день за курсом НБУ на кожен день.

Добові нараховуються за весь період перебування працівника, включно з днем вибуття та днем прибуття, і за наявності підтвердних документів не підлягають оподаткуванню відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ.

Читайте більше:

Кошти під звіт на господарські потреби: складання авансового звіту

ТОП-10 обов'язкових правил розрахунків з підзвітними особами

Майбутній помічник купив квитки шефу: кейс по ПДФО

Підзвітні кошти: обмеження, вимоги та помилки

Повернення невикористаних підзвітних коштів, податкові наслідки невчасного повернення невикористаного підзвіту

Оплата праці за дні перебування у відрядженні

Таксі у відрядженні: оформлюємо без податків

Відрядження за кордон