Нові транспортні квитки з 2026 року та авансовий звіт: як відшкодовувати витрати на відрядження

1. Транспортні квитки з 2026 року: що змінилося
2. Квиток нового зразка – гарантія компенсації без ПДФО і ВЗ
3. Чи потрібно подавати авансовий звіт після відрядження
4. Строки подання
5. Висновки

Транспортні квитки з 2026 року: що змінилося

Наказом Мінрозвитку від 02.07.2025 №1066 «Про затвердження форми, обов’язкових реквізитів та відомостей, які повинні міститися у квитку та електронному квитку» (далі – Наказ №1066) оновлено форми паперових та електронних квитків і перелік їх обов’язкових реквізитів. Наказ гармонізовано із Законом України від 05.06.2024 №3378-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впровадження електронних квитків на автомобільному та міському електричному транспорті», який запроваджує використання електронного квитка на автомобільному та міському електричному транспорті. Документ встановлює єдині підходи до оформлення квитків і визначає універсальні обов’язкові реквізити для:

1. міських та приміських автобусних перевезень;
2. міжміських і міжнародних автобусних маршрутів;
3. трамвайних і тролейбусних перевезень;
4. метрополітену.

Вимоги поширюються як на паперові квитки, так і на електронні, сформовані через автоматизовані системи обліку оплати проїзду. Обидва формати мають однакову юридичну силу та можуть використовуватися нарівні.

До обов’язкових реквізитів усіх квитків належать:

1. інформація про вартість проїзду (тип квитка, сума ПДВ, комісійні платежі – за наявності);
2. реєстраційний номер або унікальний ідентифікатор;
3. дата та час відправлення і прибуття або строк дії квитка;
4. відомості про перевізника (найменування, код ЄДРПОУ або РНОКПП, адреса, контактні дані);
5. інформація про страховий договір і страховика;
6. за потреби – QR-код на лицьовій стороні квитка.

Водночас для окремих видів транспорту передбачені специфічні вимоги до оформлення та використання квитків.

Так, на міських і приміських автобусних маршрутах електронний квиток може надаватися пасажиру після реєстрації поїздки – через мобільний застосунок, QR-код, електронну пошту або відображення на екрані смартфона. Для приміських перевезень передбачена можливість оформлення багажної квитанції у разі перевезення багажу.

Для міжміських автобусних перевезень квиток має містити розширену інформацію, а саме:

1. назву маршруту та номер рейсу;
2. вартість квитка із зазначенням ПДВ і комісійного збору;
3. дату реалізації та реєстраційний номер;
4. місце посадки/висадки, дату й час відправлення та прибуття;
5. номер місця;
6. дані перевізника;
7. інформацію про страхування пасажирів;
8. відомості про багаж.

На міжнародних маршрутах квитки повинні бути персоналізованими: у них зазначаються ім’я та прізвище пасажира відповідно до паспорта, інформація про пересадки, а також обмеження щодо передачі квитка іншій особі.

Окремо вперше визначено вимоги до квитків на міський електричний транспорт – трамваї, тролейбуси та метрополітен. Електронні квитки можуть надаватися через QR-код, мобільний застосунок, електронну пошту або особистий кабінет користувача. Дані страхування дозволено розміщувати як на лицьовому, так і на зворотному боці квитка.

Квиток нового зразка – гарантія компенсації без ПДФО і ВЗ

Наказ №1066 діє з 01.01.2026. Це означає, що для відшкодування витрат на проїзд без оподаткування ПДФО та військовим збором працівник повинен надати квитки саме оновленої форми, якщо поїздка відбулася після цієї дати.

Відсутність обов’язкових реквізитів може поставити під сумнів безподаткове відшкодування витрат.

Відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю, працівнику гарантується компенсація витрат, пов’язаних зі службовим відрядженням, у тому числі:

1. проїзду до місця відрядження і назад;
2. пересування за місцем відрядження.

Витрати повинні бути підтверджені належними документами – транспортними квитками, транспортними рахунками, багажними квитанціями або електронними документами.

Відповідно до пп. 170.9.1 Податковий кодекс України (далі – ПКУ), витрати на проїзд можна відшкодувати без оподаткування ПДФО та військовим збором за наявності підтвердних документів. При цьому квиток має бути оформлений за чинною формою на момент поїздки – тобто з урахуванням вимог Наказу №1066.

Платники ПДВ можуть сформувати податковий кредит за транспортним квитком без податкової накладної, якщо він містить:

1. загальну суму платежу;
2. суму ПДВ;
3. податковий номер продавця.

Чи потрібно подавати авансовий звіт після відрядження

Після врегулювання вимог до підтвердних документів і транспортних квитків логічно перейти до ще одного ключового питання відряджень – оформлення авансового звіту. Саме цей документ тривалий час залишався основним інструментом контролю витрат працівника та підтвердження їх службового характеру. Водночас сучасна практика, активне використання безготівкових розрахунків і зміни підходів до документування витрат ставлять перед роботодавцями нові запитання: коли авансовий звіт є обов’язковим, чи можна обійтися без нього та як правильно організувати розрахунки з відрядженими працівниками. Розглянемо, у яких випадках подання звіту є необхідним, а коли достатньо інших підтвердних документів.

Офіційна назва документа авансового звіту – «Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт». Це основний документ для контролю касової дисципліни, який доводить, що витрати були пов'язані з господарською діяльністю.

Після завершення відрядження працівник має передати до бухгалтерії документи, що підтверджують понесені витрати. При цьому ПКУ розрізняє дві речі:

1. підтвердні документи щодо витрат;
2. авансовий звіт про використання коштів або електронних грошей.

Важливо: авансовий звіт подається не завжди, однак підтвердні документи необхідні у будь-якому випадку

Для бюджетних установ авансовий звіт є обов’язковим завжди, оскільки Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59, має для них обов’язковий характер. Для інших роботодавців Інструкція має рекомендаційний характер.

Для комерційних підприємств і ФОП порядок подання авансового звіту визначається внутрішніми документами та нормами ПКУ. Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ авансовий звіт подається у разі:

1. наявності оподатковуваного доходу;
2. використання готівки понад суму добових витрат (у тому числі отриманої через платіжні інструменти).

Підприємства і приватні компанії на практиці авансовий звіт подають у таких випадках:

1. працівник отримував кошти під звіт або аванс на відрядження;
2. необхідно підтвердити витрати документами для бухгалтерського обліку;
3. є ризик виникнення оподатковуваного доходу;
4. потрібно провести остаточні розрахунки з працівником.

Крім того, багато підприємств використовують авансовий звіт як універсальний документ для закриття витрат – навіть якщо формально ПКУ цього не вимагає.

У певних ситуаціях можна обійтися і без складання авансового звіту, якщо працівник:

1. розраховувався корпоративною або особистою платіжною карткою;
2. здійснював безготівкові платежі;
3. отримував готівку лише в межах добових витрат;
4. не має оподатковуваного доходу.

Проте навіть у цих випадках всі витрати на відрядження повинні бути підтверджені первинними документами.

Строки подання

Відповідно до п. 2 Порядку складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841, пп. 170.9.3 та 170.9.4 ПКУ, відзвітувати (подати підтвердні документи та, за потреби, авансовий звіт) потрібно до завершення місяця, що настає після місяця закінчення відрядження.

Якщо розрахунки здійснювалися платіжними інструментами і списання коштів відбулося після повернення працівника, строк може бути продовжено ще на місяць.

У разі отримання готівки авансовий звіт подається протягом:

1. 10 робочих днів – на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини;
2. 30 робочих днів – на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів;
3. 2 робочих днів – на всі інші виробничі (господарські) потреби.

Невикористані кошти повертаються разом із поданням звіту:

1. якщо не подається авансовий звіт – до закінчення місяця, на який припадає граничний строк подання підтвердних документів;
2. якщо подається авансовий звіт – до або разом з поданням авансового звіту. У разі, якщо цього не зробити – неповернені суми можуть бути визнані оподатковуваним доходом.

Наприклад, якщо працівник повернувся з відрядження 12 лютого 2026 року, то відзвітувати і повернути залишок невикористаних коштів треба до закінчення наступного місяця, тобто не пізніше за 31 березня 2026 року.

Дотримання цих правил дозволяє уникнути податкових ризиків і забезпечує правильне оформлення компенсацій за відрядження.

Висновки

1. З 01.01.2026 діють нові форми транспортних квитків, які впливають на відшкодування витрат у відрядженнях.
2. Для безподаткової компенсації витрат квитки мають бути оформлені за чинною формою та містити всі обов’язкові реквізити.
3. За відсутності оподатковуваного доходу та при безготівкових розрахунках авансовий звіт може не подаватися, але підтвердні документи – обов’язкові.
4. Грамотно складений авансовий звіт та належним чином оформлені первинні документи – це не лише порядок у бухгалтерському обліку, а й спосіб мінімізувати фінансові ризики для підприємства.
5. Помилки в оформленні або відсутність підтвердних документів можуть спричинити небажані наслідки: від дисциплінарної відповідальності працівника до фінансових санкцій для роботодавця.

Олена АФОНІНА, консультант з питань бухгалтерського обліку та оподаткування, головна редакторка 7еminar

Шаблони та зразки документів:

Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт

Читати більше:

Таксі у відрядженні: оформлюємо без податків

Службова записка про покриття господарських витрат, здійснених за власні кошти

Авансовий звіт

Відрядження та ПДФО: як оподатковують витрати, якщо оплату здійснюють колеги, треті особи або до видання наказу

Підзвітні кошти: обмеження, вимоги та помилки

Повернення невикористаних підзвітних коштів, податкові наслідки невчасного повернення невикористаного підзвіту

Мінікурси на тему:

Відрядження у вихідний: як розрахувати денний заробіток

Відрядження за кордон без штампів: як підтвердити витрати без податків

Добові на відрядження у гривні / валюті: як розрахувати