Відрядження та ПДФО: як оподатковують витрати, якщо оплату здійснюють колеги, треті особи або до видання наказу

1. Ситуація 1. Оплата одним із працівників витрат за інших
2. Ситуація 2. Оплата витрат третіми особами
3. Ситуація 3. Оплата витрат до видання наказу
4. Ситуація 4. Витрати помічників та делегованих працівників

Ситуація 1. Оплата одним із працівників витрат за інших

Працівник у відрядженні оплатив проїзд та проживання інших колег зі своєї особистої картки. Всі витрати оформлено в авансовому звіті та підтверджено документально. Вони пов’язані з господарською діяльністю Товариства.

ДПС вважає, що у разі якщо відряджений працівник здійснив з особистої платіжної картки оплату вартості проживання, квитків на проїзд тощо за інших працівників, які також направлені у відрядження Товариством, то відшкодування йому витрат здійснюється з розрахунку вартості проживання, проїзду тільки однієї особи. Тобто працівника, який сплатив кошти.

Якщо підприємство відшкодовує працівнику усі зазначені витрати, то дохід у вигляді вартості проживання, проїзду інших працівників буде:

1. включатися до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків як додаткове благо

та

1. оподатковуватися ПДФО і ВЗ на загальних підставах.

Ситуація 2. Оплата витрат третіми особами

Треті особи (не працівники Товариства) оплатили квитки та проживання відрядженого працівника через терміновість бронювання. Витрати підтверджено документально. Крім того, інший працівник, який не перебував у відрядженні, оплатив витрати (проїзд, проживання) відрядженого. Авансовий звіт подано, усі документи підтверджені.

За словами ДПС, оскільки витрати на проїзд та проживання несе третя сторона або працівник, який не перебував у відрядженні, тобто не працівник Товариства, то виплата відрядженому працівнику коштів у розмірі вартості поживання та проїзду не є відшкодуванням витрат у розумінні пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).

А отже включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого платника податку (працівника Товариства) як інший дохід та оподатковується ПДФО та ВЗ на загальних підставах.

Ситуація 3. Оплата витрат до видання наказу

Працівник оплатив бронювання проїзду та проживання до дати видання наказу про відрядження. Витрати документально підтверджені та пов’язані з господарською діяльністю.

Тут контролери нагадали, що не є об’єктом оподаткування ПДФО сума відшкодованих роботодавцем витрат платнику податку – фізичній особі, понесених ним у зв'язку з відрядженням за умови наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат (у т. ч. бронювання місць у місцях проживання, бронювання квитків та проїзд), понесених відрядженою особою.

Ситуація 4. Витрати помічників та делегованих працівників

Помічники або делеговані працівники за наказом керівника оплачують витрати на відрядження керівника (з особистих або корпоративних карток). Авансовий звіт і підтвердні документи оформлені:

1. як відрядженою (посадовою) особою щодо витрат, понесених під час відрядження,
2. так і помічником та / або делегованим працівником щодо витрат, понесених на відрядження такої особи з особистих та корпоративних карток (зокрема, копії банківських виписок, скріншоти транзакцій тощо). Останні також додають службові записки та / або інші документи, що пояснюють ситуацію.

Контролери пояснили, що відповідно до пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ податковим агентом під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.3 ПКУ строку, є особа, що видала таку суму під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, - у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.

Для цілей п. 170.9 ПКУ до суми перевищення не включаються та не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів / електронних грошей, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями.

Дія п. 170.9 ПКУ поширюється також на витрати, пов’язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням особливостей, визначених пп. 170.9.3 ПКУ.

Отже, кошти (безготівкові, використання корпоративних платіжних карток), отримані платником податку від роботодавця під звіт для виконання цивільно-правових дій на користь керівника, не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого платника за умови дотримання усіх вимог, встановлених п. 170.9 ПКУ.

Джерело: 7eminar

Читайте більше:

Відрядження за кордон

Відрядження по Україні

Добові на відрядження 2025

Перехідне відрядження: як правильно оплатити

Розрахунок середньої зарплати для оплати відрядження

Хвороба у відрядженні чи у відпустці: що платити роботодавцю

Авансовий звіт для закордонних відряджень: складання та затвердження

Відпускні 2025: як правильно розрахувати у складних випадках – сумісники, декрет, відрядження, надурочні

Плануєте врегулювати питання відряджень у своїй компанії? Наш конструктор «Положення про відрядження» дозволяє за кілька хвилин створити документ, що визначає порядок видачі авансу, нарахування добових, відшкодування витрат та звітність працівників. Обирайте лише потрібні розділи, додавайте реквізити підприємства та одразу отримуйте готовий результат у Word чи PDF. Швидко, просто й без ризику спірних ситуацій