Оплата перебування працівника у відрядженні чи у відпустці є трудовою гарантією. Це обов’язок роботодавця. Для оплати цих днів розраховується середній заробіток за Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою Кабміну від 08.02.1995 №100 (далі – Порядок №100).
На практиці доволі часто трапляються ситуації, коли під час відрядження чи перебування у відпустці працівник захворів. Оплата тимчасової непрацездатності є також гарантією – соціальною. Це зворотний бік втраченого заробітку. Для оплати тимчасової непрацездатності також розраховується середній заробіток за Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, затвердженому постановою Кабміну від 26.09.2001 №1266. А отже, виникає питання:
Як оплатити дні збігу хвороби та відрядження чи хвороби й відпустки?
Підтвердженням хвороби є сформований на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність листок непрацездатності (електронний чи паперовий).
Хвороба у відрядженні
Якщо працівник захворів під час відрядження, то відрядження переривається на строк, визначений у лікарняному. Так передбачено в п. 9 розділу ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59 (далі – Інструкція №59):
«У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на найм житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і виплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців.
Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.
За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.»
З огляду на це можливо декілька сценаріїв. Залежно від обставин, порядок оплати різниться.
Приклад 1. Хвороба напередодні вибуття у відрядження
Працівника скеровано у відрядження з 13.08. по 19.08. 2025. 11.08.2025 працівнику на особисту платіжну картку перерахований аванс. 12.08.2025 працівник зламав руку, сформовано лікарняний. Відповідно, найближчим часом відбути у відрядження не зможе.
В такій ситуації працівник має відразу повідомити роботодавця про настання страхового випадку. Своєю чергою, роботодавець видає наказ про скасування відрядження у зв’язку із хворобою працівника.
Працівник, що отримав аванс на відрядження і не виїхав, повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про скасування відрядження повернути зазначені кошти роботодавцю (п. 11 розд. II Інструкції №59).
В табелі обліку робочого часу за 12.08.2025 і по дату закриття листка непрацездатності позначаються кодом «ТН»/26.
Після закриття лікарняного (набуття електронним лікарняним статусу «Готовий до сплати») працівнику оплачують дні хвороби. При цьому, якщо не має підстав для відмови у призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності за ст. 16 Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон №1105).
Приклад 2. Хвороба у відрядженні, лікування амбулаторно
Працівника скеровано у відрядження з 13.08. по 19.08. 2025 (8 к. дн.). Аванс перерахований на особисту платіжну картку 11.08.2025 (добові, проживання, проїзд). 15.08.2025 працівнику відкритий лікарняний на 5 к. дн. (15 – 19.08.2025). Під час хвороби відряджений лікується амбулаторно по місцю відрядження, працювати не може. В такому разі ідеться про продовження терміну відрядження на період хвороби. При цьому, дні хвороби не враховуються у дні відрядження. До роботи у відрядженні працівник стає 20.08.2025 на 6 к. дн.
В такій ситуації працівник має повідомити роботодавця по настання страхового випаду, відповідно, затримку у відрядженні. На підставі цього роботодавець видаватиме відповідний наказ. Звісно, можна іти за настановами п. 10 розд. II і п. 4 розд. III Інструкції №59. Після повернення на постійне місце роботи працівник надає роботодавцю доповідну записку, в якій вказує причину затримки, на підставі якої керівник приймає рішення про продовження терміну відрядження і видає відповідний наказ. Але на практиці виникає потреба дофінансувати добові та проживання при такій затримці у відрядженні. І провести це можливо маючи наказ про продовження, виданий до повернення працівника. Тому все ж таки працівник має якнайшвидше повідомити роботодавця про хворобу.
В наведеній у прикладі ситуації роботодавець зобов’язаний:
- виплачувати добові протягом усього часу, поки відряджений не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання;
- відшкодовувати витрати на найм житлового приміщення протягом всього періоду перебування у відрядженні, включаючи дні хвороби.
Звісно, оплачується і проїзд до місця відрядження та назад із «продовженого» відрядження.
Оскільки дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження, то й у табелі обліку робочого часу дні хвороби у відрядженні, підтверджені листком непрацездатності позначаються кодом «ТН»/26. Відповідно, у разі, коли працівник у зв’язку із хворобою (15 – 19.08.2025) не може виконувати свої обов’язки йому оплачуються лікарняні як компенсатор втрату заробітку на підставі листка непрацездатності.
Дні відрядження 13 та 14.08. та дні, коли працівник став до роботи у відрядженні після хвороби 20-25.08.2025 роботодавець має оплатити не нижче середнього заробітку (ст. 121 Кодексу законів про працю, далі – КЗпП). Для цього потрібно порахувати середній заробіток за місяці розрахункового періоду (2 місяці, що передують відрядженню, тобто липень – червень 2025) і порівняти його із денним заробітком за місяць відрядження (серпень 2025). Адже в наведеній ситуації продовження відрядження на дні хвороби не призведе до зміни місяця відрядження.
Приклад 3. Хвороба у відрядженні, лікування в стаціонарі
Працівника скеровано у відрядження з 13.08 по 25.08. 2025 (13 к. дн.). Аванс перерахований на корпоративну платіжну картку 11.08.2025 (добові, проживання, проїзд). 20.08.2025 працівнику відкритий лікарняний на 14 к. дн. (20.08 – 02.09.2025). Працівника госпіталізовано у стаціонар, працювати не може. В такому разі ідеться про продовження терміну відрядження на період хвороби. При цьому, дні хвороби не враховуються у дні відрядження. До роботи у відрядженні працівник стає 03.09.2025 на 5 к. дн.
В цій ситуації роботодавець зобов’язаний:
- виплачувати добові протягом усього часу, поки відряджений не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання;
- відшкодовувати витрати на найм житлового приміщення 13.08 – 19.08.2025 включно та 03.09 – 07.09.2025.
В період перебування на лікуванні у стаціонарі (20.08 – 02.09.2025) проживання не оплачується.
Оскільки дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження, то й у табелі обліку робочого часу дні хвороби у відрядженні, підтверджені листком непрацездатності, позначаються кодом «ТН»/26. Відповідно, у разі, коли працівник у зв’язку із хворобою (20.08 – 02.09.2025) не може виконувати свої обов’язки йому оплачуються лікарняні як компенсатор втрату заробітку на підставі листка непрацездатності.
Дні відрядження з 13.08 по 19.08 включно та дні, коли працівник став до роботи у відрядженні після хвороби з 03.09 по 07.09 2025 роботодавець має оплатити не нижче середнього заробітку (ст. 121 КЗпП). Для цього потрібно порахувати середній заробіток за місяці розрахункового періоду (2 місяці, що передують відрядженню, тобто липень – червень 2025) і порівняти його із денним заробітком за місяць відрядження. В результаті настання страхового випадку відрядження буде продовжено вже в наступному місяці – у вересні. Відповідно порівнювати потрібно середній заробіток за період липень – червень 2025 із денним заробітком серпня (13.08 – 19.08) та вересня (03.09 – 07.09.2025). Тобто денний заробіток при перехідному відрядженні потрібно рахувати окремо за кожний місяць, на який припадають днів відрядження.
Хвороба у відпустці
Хвороба під час відпустки для працівника не є перешкодою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності (абз. 3 ч. 2 ст. 15, ч. 1 ст. 16 Закону №1105).
Щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена в разі тимчасової непрацездатності працівника (п.2 ст. 80 КЗпП, ст. 11 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки»). Але при цьому є певні правила, якими не варто нехтувати в подібній ситуації:
- Дні тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку, до щорічних відпусток не включаються (ст. 78 КЗпП). А отже, підставою для продовження чи перенесення відпустки у зв’язку із хворобою є листок непрацездатності (паперовий чи електронний).
- Настання страхового випадку у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням є підставою для відмови у призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності (ст. 16 Закону №1105). А отже, про перенесення чи продовження відпустки не ідеться.
- Не підлягають перенесенню на дні хвороби «чорнобильська» відпустка та відпустка УБД. Такі відпустки з огляду на профільні закони надаються як пільга та компенсація зазначеним категоріям працівників.
- Хвороба дитини під час щорічної відпустки не є підставою для продовження або перенесення відпустки. Адже у період щорічної відпустки працівника листок непрацездатності по догляду за хворою дитиною віком до 14 років не видається.
Рішення про продовження або перенесення відпустки приймається за згодою між працівником та роботодавцем.
Працівник зобов’язаний повідомити роботодавця про своє рішення продовжити або перенести відпустку на бажаний термін. Своєю чергою, роботодавець має видати наказ про продовження або перенесення відпустки. Підставами для такого наказу є листок непрацездатності та заява працівника (роз'яснення Південно-Східного МУ Держпраці від 03.10.2024).
На підставі наказу про продовження чи перенесення відпустки, рішення про призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності складаються зміни до табелю обліку робочого часу за місяць, на який припала тимчасова непрацездатність. В цих змінах зазначаються фактичні дані про дні перебування на лікарняному. Тобто замість «В»/08 дні щорічної основної відпустки, на які припала хвороба під час відпустки, проставляються «ТН»/26.
Якщо внаслідок хвороби під час відпустки по звершенні лікарняного відпустка продовжується, то у змінах до табелю обліку робочого часу після коду «ТН»/26, який засвідчує останній день хвороби, буде відображена щорічна основна відпустка, у т. ч. продовжена за кодом «В»/08.
Після цього видається наказ про внесення змін до графіку відпусток в частині нових дат відпустки працівника та проводиться перерахунок відпускних.
Приклад 4. Перенесення відпустки у зв’язку із хворобою в межах одного місяця.
Працівниці Мороз Н.В. (основне місце роботи, ставка ЄСВ 22%) надано частину щорічної основної відпустки з 04.08.2025 тривалістю 10 к. дн. (останній день відпустки – 13.08.2025). За відпрацьовані дні серпня нараховано зарплату в сумі 4900 грн, відпускні за середньоденним заробітком в сумі 14705,00 грн. З 08.08 по 17.08.2025 працівниці сформований лікарняний на 10 к. дн. Нараховано лікарняні в сумі 9800 грн. За заявою працівниці відпустка продовжена відразу по завершенню хвороби.
В результаті цього всі події (початок відпустки, хвороба та завершення перенесеної відпустки) припали на один місяць – серпень. А отже, перераховувати видані відпускні не потрібно.
Якщо дні хвороби й продовженої щорічної відпустки знаходяться в межах календарного місяця, сторнувати відпускні не потрібно
У Д1 податкового розрахунку серпня всі події місяця відображатимуться так:
У 4ДФ серпня всі нарахування (зарплата за дні роботи серпня, відпускні та лікарняні) відображаються одним рядком за ознакою доходу «101» (крім резидентів Дія Сіті, які відображають лікарняні окремим рядком за ознакою доходу «127»).
Якщо ж хвороба під час відпустки спричинила продовження щорічної відпустки на кількість днів хвороби, це також відображають у змінах до табелю обліку робочого часу. Тобто після коду «ТН»/26, який засвідчує останній день хвороби, буде відображена за кодом «В»/08 щорічна основна відпустка, у т. ч. продовжена.
Ці документи будуть підставою аби провести перерахунок оплати відпустки через лікарняний, а саме:
- сторнувати частину відпускних за дні хвороби, які припали на звітний місяць;
- нарахувати лікарняні (хвороба працівника під час відпустки);
- нарахувати відпускні за дні продовженої відпустки;
- відобразити перерахунок у Д1 до податкового розрахунку.
Приклад 5. Перенесення відпустки на інший місяць
Працівниці Макаренко Н.В. (основне місце роботи, ставка ЄСВ 22%) надано щорічну основну відпустку з 06.08.2025 тривалістю 24 к. дн. (останній день відпустки – 29.08.2025). З 22 по 31.08.2025 працівниці сформований лікарняний на 10 к. дн., з них 8 к. дн. співпало з освною щорічною відпусткою. За заявою працівниці після закриття лікарняного відпустка продовжена з 01 по 08.09.2025 включно.
Посадовий оклад працівниці у 2024 та 2025 роках – 25 000,00 грн. В серпні працівниці нараховано:
- зарплату за робочі дні з 01 по 05.08.2025 – 4850,00 грн;
- відпускні за 24 к. дн. – 19354,80 грн (середньоденна зарплата за розрахунковий період серпень 2024 – липень 2025 = 806,45 грн).
У Д1 податкового розрахунку серпня всі події місяця відображатимуться так:
У 4ДФ серпня всі нарахування відображаються одним рядком за ознакою доходу «101»:
У вересні, коли е-лікарняний набув статусу «Готовий до сплати», нарахували лікарняні за 10 к. дн., в т. ч. за 8 к. дн., що припали на серпень 2025. Сума лікарняних – 6850,00 грн (ЄСВ – 1597,00 грн).
1. Сторнування суми відпускних за 8 к. дн. із 22 по 31.08, що збіглися з днями хвороби: 806,45 х 8 к. дн. = 6451,60 грн (ЄСВ – 1419,35 грн).
2. Обчислення суми відпускних за продовжену частину відпустки (01 по 10.09.2025). Розрахунковий період: вересень 2024 – серпень 2025 року. За цей період працівником відпрацьовані всі дні, окрім окладу нарахувань не проводили. Розраховуємо середній заробіток за правилами Порядку №100:
- зарплата за робочі дня серпня (01 по 05.08.2025) – 4850,00 грн (ЄСВ – 1067,00 грн);
- відпускні за 16 к. дн. (06 по 21.08.2025) – 12903,20 грн (ЄСВ – 2838,70 грн);
- лікарняні за 10 к. дн. (22 по 31.08.2025) – 6850,00 грн (ЄСВ – 1507,00 грн).
3. Середньоденний заробіток для оплати перенесених днів відпустки:
(25 000,00 × 11 міс. + 4850,00 + 12903,20 + 6850,00) : 365 к. дн. = 820,83 грн.
4. Сума відпускних за перенесені 8 к. дн. відпустки 01 – 08.2025:
820,83 х 8 к. дн. = 6566,64 грн (ЄСВ – 1444,66 грн).
5. Нарахована зарплата за відпрацьовані дні вересня (з 09 по 30.09.2025) – 16970,00 грн (ЄСВ – 3733,40 грн).
У Д1 вересня відображаємо:
- нарахування зарплати за місяць – 16970,00 грн (ЄСВ – 3733,40 грн);
- лікарняний за серпень – 6850,00 грн (ЄСВ – 1507,00 грн);
- сторнування відпускних серпня – 6451,60 грн (ЄСВ – 1419,35 грн).
Останнє відображаємо внесенням від’ємних значень (п. 1 розд. ІІІ Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4):
- відпускні вересня (перенесені к. дн.) – 6566,64 грн (ЄСВ – 1444,66 грн).
У 4ДФ вересня відображаємо відпускні та лікарняні, та зарплатні доходи з урахуванням перерахунку. При цьому, не має значення, за який період нараховані, сторновані або донараховані лікарняні. Розбивати за місяцями нарахування тут не потрібно.
Отже, в 4ДФ за вересень одним рядком відображаємо суму нарахованої зарплати за вересень, зменшену на суму сторнованих відпускних за серпень та лікарняні серпня:
(16970,00 – 6451,60) + 6850,00 = 17368,40 грн.
Олена ГАБРУК, незалежний експерт-консультант з оподаткування, обліку, кадрових питань
Шаблони та зразки документів:
Табель обліку використання робочого часу
Наказ про внесення змін до графіку відпусток за заявою працівника
Заява про перенесення відпустки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю
Наказ про перенесення відпустки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю
Читайте більше:
Середня зарплата для відпускних: правила розрахунку
Розрахунок середньої зарплати для оплати відрядження
Коригування Табеля обліку робочого часу: практичні ситуації
Приклади заповнення 4ДФ щомісячного Податкового розрахунку
Помилки в розрахунку лікарняних та декретних: алгоритм виправлення
Діють зміни в розрахунку лікарняних / декретних: як застосовувати нові правила за Порядком №1266