ТОП-10 обов'язкових правил розрахунків з підзвітними особами

1. Правило 1. Оподатковувана сума підзвітних коштів
2. Правило 2. Форма звіту про використання коштів
3. Правило 3. Строки подання звіту про використання коштів
4. Правило 4. Підстави подання звіту про використання коштів
5. Правило 5. У яких випадках звіт про використання коштів не подається
6. Правило 6. Неоподатковуваний розмір добових
7. Правило 7. Визначення суми добових
8. Правило 8. Підтвердні документи щодо витрат підзвітної особи
9. Правило 9. Неоподатковувані доходи підзвітної особи
10. Правило 10. Оподатковувані доходи підзвітної особи
11. Висновки

Правило 1. Оподатковувана сума підзвітних коштів

На відрядження – у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).

Під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій (пп. 170.9.1 ПКУ).

Правило 2. Форма звіту про використання коштів

Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, затвердженою наказом Міністерством фінансів України від 28.09.2015 №841 (далі – МФУ), у редакції наказу від 09.05.2023 №239.

Завантажуйте шаблон та зразок: Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт

Подається у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог Законів України від 01.12.2022 №2801-IX «Про електронні документи та електронний документообіг» та від 10.10.2024 №4017-IX «Про електронні довірчі послуги»).

Правило 3. Строки подання звіту про використання коштів

До закінчення місяця, наступного за місяцем*, у якому платник податку:

1. завершує таке відрядження;
2. завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт (пп. 170.9.3 ПКУ).

* Строки, установлені пп. 170.9.3 ПКУ, продовжуються на один календарний місяць, у разі, якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів / електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільноправової дії.

Увага! Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою) (ЗІР, категорія 103.17)

Правило 4. Підстави подання звіту про використання коштів

Звіт подається у разі:

1. Наявності оподатковуваного доходу з метою розрахунку суми ПДФО та ВЗ.
2. Використання готівки понад суму добових витрат, включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів:

1. корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент;
2. особистий платіжний інструмент.

Правило 5. У яких випадках звіт про використання коштів не подається

Звіт про використання коштів, не складається і не подається, якщо підзвітна особа використала кошти в межах суми добових витрат і оподатковуваний дохід відсутній (пп. 170.9.4 ПКУ).

Правило 6. Неоподатковуваний розмір добових

У межах території України:

1. не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.

Для відрядження за кордон:

1. не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, у розрахунку за кожен такий день.

Зверніть увагу!

1. Сума збільшення розміру добових витрат на відрядження понад встановлені норми включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку та відображається в додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «118» (ЗІР, категорія 103.17).

Увага! Об'єктом оподаткування військовим збором є уся сума добових витрат, яка перевищує встановлені норми, без застосування коефіцієнта (ІПК ДФС від 17.05.2017 №232/6/99-99-13-02-03-15/ІПК)

2. Добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

У разі якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи збігається з днем вказаної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідні день вибуття або день прибуття відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, – за нормами, встановленими для відряджень за кордон (ЗІР, категорія 103.17).

Правило 7. Визначення суми добових

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні:

1. відміток прикордонних служб про перетин кордону;
2. проїзних документів;
3. рахунків на проживання;
4. та / або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.

Правило 8. Підтвердні документи щодо витрат підзвітної особи

1. транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
2. документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи;
3. страхові поліси;
4. документи (виписки та / або відомості з рахунка), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
5. документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів; інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Правило 9. Неоподатковувані доходи підзвітної особи

В межах фактичних витрат на:

1. на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
2. оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень;
3. оплату телефонних розмов;
4. оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз);
5. обов'язкове страхування;
6. інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат; суми «чайових», коли суми таких «чайових» включаються до рахунку згідно із законами країни перебування.

Увага! Податківці погоджуються, що суми відшкодованих витрат на таксі під час відрядження в Україні та за кордоном не оподатковуються ПДФО, якщо підприємство не фінансується з бюджету й виконано вимоги п. 170.9 ПКУ (ЗІР, категорія 103.17).

Правило 10. Оподатковувані доходи підзвітної особи

Кошти, надміру витрачені підзвітною особою, підлягають оподаткуванню ПДФО з урахуванням таких правил:

1. базу оподаткування надміру витрачених коштів визначають з урахуванням негрошового коефіцієнта, передбаченого п. 164.5 ПКУ (для ставки 18% – 1,219512);
2. суму ПДФО утримує особа (податковий агент), що видала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу платника податку (після його оподаткування) за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Увага! У додатку 4ДФ до Податкового розрахунку за ознакою доходу «118» відображається сума коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, які надміру витрачені та не повернуті в установлені законодавством строки

При визначенні об’єкта оподаткування військовим збором п. 164.5 ПКУ не застосовується, тобто військовий збір утримується без застосування коефіцієнта.

Висновки

1. Якщо працівник витратив кошти під час відрядження лише в межах добових і у нього немає оподатковуваного доходу, то Звіт про використання коштів не подається. Звіт обов’язковий лише за наявності оподатковуваного доходу або при використанні готівки понад суму добових.
2. Загальний строк подання Звіту – до кінця місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. Проте, якщо розрахунки проводилися карткою і списання коштів банком відбулося пізніше дати повернення, цей строк автоматично подовжується ще на один календарний місяць.
3. Якщо працівник витратив зайві кошти або не надав підтвердних документів, то ці суми оподатковуються ПДФО (18%) із застосуванням «натурального» коефіцієнта (1,219512) та військовим збором (5 %).
4. Якщо працівник отримав аванс, але відрядження скасували, він має повернути гроші дуже швидко – протягом трьох банківських днів з моменту прийняття рішення про відміну поїздки.

Читайте більше:

Відрядження за кордон

Відрядження по Україні

Добові на відрядження 2026

Добові на відрядження 2025

Кошти під звіт на господарські потреби: складання авансового звіту

Довіреність на отримання ТМЦ: практичні кейси та зразок заповнення

Шаблони та зразки документів:

Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт